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CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS

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CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS. MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002 JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002 MICHEL LÉVESQUE. PRÉSENTATION : SCÉNARIO.

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calendrier de conservation et courriels

CALENDRIER DE CONSERVATIONETCOURRIELS

MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES

VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002

JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002

MICHEL LÉVESQUE

pr sentation sc nario
PRÉSENTATION : SCÉNARIO
  • Vous ouvrez votre ordinateur personnel, vous consultez vos répertoires, vous accédez à vos fichiers dans un répertoire donné, vous ouvrez un fichier, vous lisez et vous complétez le texte en y ajoutant de l ’information, vous sauvegardez, vous ouvrez votre courrier électronique, vous créez un message et vous joignez le texte que vous venez de corriger, vous envoyez votre courriel, vous fermez votre ordinateur.
  • Vous répétez ces opérations des centaines de fois.
  • Avez-vous géré votre information ? Votre disque dur est-il utilisé à pleine capacité ? Avez-vous besoin de tout cela ? Avez-vous tout cela sur papier ?
d marche commune d analyse des documents bureautiques et courriels
DÉMARCHE COMMUNE D ’ANALYSE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS
  • ANALYSE DE CONTENU
  • ANALYSE DU CONTEXTE
analyse de contenu
ANALYSE DE CONTENU
  • CONNAISSANCE DE L ’INFORMATION, DES DONNÉES, DES DOCUMENTS
  • ÉVALUATION DE LEUR UTILITÉ SELON LES BESOINS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS, LÉGAUX, HISTORIQUES
  • DÉTERMINATION DES DURÉES DE CONSERVATION ET DES MODES DE DISPOSITION
  • CRITÈRES D ’ÉVALUATION : RECUEILS, CALENDRIERS DE CONSERVATION, CRITÈRES SPÉCIFIQUES
analyse du contexte
ANALYSE DU CONTEXTE
  • DOUBLE SENS DE L ’INFORMATION : IMPORTANCE DU CONTEXTE
  • CONTEXTE DU DOUBLE
    • INFORMATIQUE ET PAPIER
    • INFORMATIQUE ET MICROFILM
    • INFORMATIQUE ET CD-ROM
analyse du contexte suite
ANALYSE DU CONTEXTE (SUITE)
  • OPACITÉ DE L ’INFORMATION : CODE, LOGICIEL ET APPAREIL
  • CONTEXTE DE FORME
  • INFORMATICIEN
  • NORMALISATION ET SIMPLIFICATION
documents bureautiques et courriels
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS
  • DOCUMENTS PRINCIPAUX OU SECONDAIRES ?
    • RÈGLE DE CONSERVATION GÉNÉRALE OU SPÉCIFIQUE ?
  • CHOIX DU SUPPORT DE CONSERVATION
documents bureautiques et courriels1
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS
  • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION
    • CARACTÈRE LÉGAL DU DOCUMENT
    • AVANCÉES JURIDIQUES
      • NOTION DE DOCUMENTS PAR RAPPORT À LA NOTION DE DOSSIERS
documents bureautiques et courriels suite
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
  • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION
    • OBLIGATION DE CLASSIFICATION
    • ADAPTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION
documents bureautiques et courriels suite1
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
  • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION (SUITE)
    • STANDARDISATION DES FORMATS
    • FORMATS CONSEILLÉS
    • MÉTADONNÉES
    • XML
documents bureautiques et courriels suite2
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
  • ÉVALUATION DES DOSSIERS VIRTUELS/DES DOCUMENTS
    • DOCUMENTS PAR DOCUMENTS
    • ENSEMBLE DE DOCUMENTS DANS UN MÊME DOSSIER
    • DOSSIER COMME UN TOUT
  • CORRESPONDANCE ENTRE LES RÈGLES ET LES FICHIERS/lEUR ORGANISATION CLASSIFICATOIRE
documents bureautiques et courriels suite3
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE)
  • COHABITATION DU PAPIER ET DE L ’ÉLECTRONIQUE
  • AUTOMATISMES INFORMATIQUES
courriels
COURRIELS
  • MÊME PROBLÉMATIQUE QUE LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES
    • INFORMATION CONSIGNÉE SUR UN SUPPORT
    • TRÈS UTILISÉ
    • CONTENU DE + EN + IMPORTANT
    • UTILISÉ EN COUR
    • SYSTÈME PARTICULIER
courriels suite
COURRIELS (SUITE)
  • TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS
    • MESSAGES PERSONNELS PERMIS
      • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS, À CARACTÈRE PRIVÉ OU PERSONNEL AVEC OU SANS VALEUR ARCHIVISTIQUE PERSONNELLE
courriels suite1
COURRIELS (SUITE)
  • TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS (SUITE)
    • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
      • MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVES ÉPHÉMÈRE
      • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE
courriels suite2
COURRIELS (SUITE)
  • PROPOSITION DE RÈGLES DE CONSERVATION
  • MESSAGES PERSONNELS PERMIS
    • AUCUNE RÈGLE FORMELLE DE CONSERVATION
    • IMPOSITION D ’UNE MESURE ADMINISTRATIVE D ’ÉLAGAGE
courriels suite3
COURRIELS (SUITE)
  • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
    • MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE ÉPHÉMÈRE
      • DURÉE ACTIVE : TANT QU ’UTILE OU 30 JOURS APRÈS LA DATE D ’ENVOI OU DE RÉCEPTION
      • DURÉE SEMI-ACTIVE : AUCUNE (0)
      • MODE DE DISPOSITION : DESTRUCTION
courriels suite4
COURRIELS (SUITE)
  • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)
    • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE
      • RÈGLES DE CONSERVATION VARIABLES SELON CELLES DU CALENDRIER DE CONSERVATION
courriels suite5
COURRIELS (SUITE)
  • PROBLÉMATIQUE DES DOCUMENTS ATTACHÉS
    • ÉVALUATION DU MESSAGE SEULEMENT ET RÈGLE SUR LE MESSAGE
    • ÉVALUATION DU DOCUMENT ATTACHÉ DE PROVENANCE EXTERNE ET TRANSFERT
courriels suite6
COURRIELS (SUITE)
  • CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES
    • CRITÈRES GÉNÈRAUX
      • MESSAGES QUI REFLÈTENT LES POSITIONS OFFICIELLES
      • MESSAGES QUI INFORMENT SUR LES PRISES DE DÉCISIONS OU LES ACTIONS OFFICIELLES
      • MESSAGES QUI ENTÂMENT, AUTORISENT OU COMPLÈTENT UNE TRANSACTION COMMERCIALE
      • MESSAGES QUI PERMETTENT DE PROUVER LES DROITS, PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DE L ’ORGANISME
courriels suite7
COURRIELS (SUITE)
  • CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES AVEC FICHIERS ATTACHÉS
    • PRÉCISION DU CONTEXTE DE CRÉATION
    • PRÉCISION SUR LE CONTENU
    • INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES
    • INFORMATIONS SUR DES LIENS AVEC AUTRES DOCUMENTS
    • DEMANDE/RÉPONSE D ’APPROBATION OFFICIELLE
    • RÉSUMÉ OU SYNTHÈSE
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