Calendrier de conservation et courriels
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CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS. MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002 JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002 MICHEL LÉVESQUE. PRÉSENTATION : SCÉNARIO.

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Calendrier de conservation et courriels

CALENDRIER DE CONSERVATIONETCOURRIELS

MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES

VENDREDI , LE 20 SEPTEMBRE 2002

JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002

MICHEL LÉVESQUE


Pr sentation sc nario
PRÉSENTATION : SCÉNARIO

  • Vous ouvrez votre ordinateur personnel, vous consultez vos répertoires, vous accédez à vos fichiers dans un répertoire donné, vous ouvrez un fichier, vous lisez et vous complétez le texte en y ajoutant de l ’information, vous sauvegardez, vous ouvrez votre courrier électronique, vous créez un message et vous joignez le texte que vous venez de corriger, vous envoyez votre courriel, vous fermez votre ordinateur.

  • Vous répétez ces opérations des centaines de fois.

  • Avez-vous géré votre information ? Votre disque dur est-il utilisé à pleine capacité ? Avez-vous besoin de tout cela ? Avez-vous tout cela sur papier ?


D marche commune d analyse des documents bureautiques et courriels
DÉMARCHE COMMUNE D ’ANALYSE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS

  • ANALYSE DE CONTENU

  • ANALYSE DU CONTEXTE


Analyse de contenu
ANALYSE DE CONTENU ET COURRIELS

  • CONNAISSANCE DE L ’INFORMATION, DES DONNÉES, DES DOCUMENTS

  • ÉVALUATION DE LEUR UTILITÉ SELON LES BESOINS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS, LÉGAUX, HISTORIQUES

  • DÉTERMINATION DES DURÉES DE CONSERVATION ET DES MODES DE DISPOSITION

  • CRITÈRES D ’ÉVALUATION : RECUEILS, CALENDRIERS DE CONSERVATION, CRITÈRES SPÉCIFIQUES


Analyse du contexte
ANALYSE DU CONTEXTE ET COURRIELS

  • DOUBLE SENS DE L ’INFORMATION : IMPORTANCE DU CONTEXTE

  • CONTEXTE DU DOUBLE

    • INFORMATIQUE ET PAPIER

    • INFORMATIQUE ET MICROFILM

    • INFORMATIQUE ET CD-ROM


Analyse du contexte suite
ANALYSE DU CONTEXTE (SUITE) ET COURRIELS

  • OPACITÉ DE L ’INFORMATION : CODE, LOGICIEL ET APPAREIL

  • CONTEXTE DE FORME

  • INFORMATICIEN

  • NORMALISATION ET SIMPLIFICATION


Documents bureautiques et courriels
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS ET COURRIELS

  • DOCUMENTS PRINCIPAUX OU SECONDAIRES ?

    • RÈGLE DE CONSERVATION GÉNÉRALE OU SPÉCIFIQUE ?

  • CHOIX DU SUPPORT DE CONSERVATION


Documents bureautiques et courriels1
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS ET COURRIELS

  • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION

    • CARACTÈRE LÉGAL DU DOCUMENT

    • AVANCÉES JURIDIQUES

      • NOTION DE DOCUMENTS PAR RAPPORT À LA NOTION DE DOSSIERS


Documents bureautiques et courriels suite
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION

    • OBLIGATION DE CLASSIFICATION

    • ADAPTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION


Documents bureautiques et courriels suite1
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION (SUITE)

    • STANDARDISATION DES FORMATS

    • FORMATS CONSEILLÉS

    • MÉTADONNÉES

    • XML


Documents bureautiques et courriels suite2
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • ÉVALUATION DES DOSSIERS VIRTUELS/DES DOCUMENTS

    • DOCUMENTS PAR DOCUMENTS

    • ENSEMBLE DE DOCUMENTS DANS UN MÊME DOSSIER

    • DOSSIER COMME UN TOUT

  • CORRESPONDANCE ENTRE LES RÈGLES ET LES FICHIERS/lEUR ORGANISATION CLASSIFICATOIRE


Documents bureautiques et courriels suite3
DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • COHABITATION DU PAPIER ET DE L ’ÉLECTRONIQUE

  • AUTOMATISMES INFORMATIQUES


Courriels
COURRIELS ET COURRIELS

  • MÊME PROBLÉMATIQUE QUE LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES

    • INFORMATION CONSIGNÉE SUR UN SUPPORT

    • TRÈS UTILISÉ

    • CONTENU DE + EN + IMPORTANT

    • UTILISÉ EN COUR

    • SYSTÈME PARTICULIER


Courriels suite
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS

    • MESSAGES PERSONNELS PERMIS

      • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS, À CARACTÈRE PRIVÉ OU PERSONNEL AVEC OU SANS VALEUR ARCHIVISTIQUE PERSONNELLE


Courriels suite1
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS (SUITE)

    • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)

      • MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVES ÉPHÉMÈRE

      • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE


Courriels suite2
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • PROPOSITION DE RÈGLES DE CONSERVATION

  • MESSAGES PERSONNELS PERMIS

    • AUCUNE RÈGLE FORMELLE DE CONSERVATION

    • IMPOSITION D ’UNE MESURE ADMINISTRATIVE D ’ÉLAGAGE


Courriels suite3
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)

    • MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE ÉPHÉMÈRE

      • DURÉE ACTIVE : TANT QU ’UTILE OU 30 JOURS APRÈS LA DATE D ’ENVOI OU DE RÉCEPTION

      • DURÉE SEMI-ACTIVE : AUCUNE (0)

      • MODE DE DISPOSITION : DESTRUCTION


Courriels suite4
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ)

    • MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU ’AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE

      • RÈGLES DE CONSERVATION VARIABLES SELON CELLES DU CALENDRIER DE CONSERVATION


Courriels suite5
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • PROBLÉMATIQUE DES DOCUMENTS ATTACHÉS

    • ÉVALUATION DU MESSAGE SEULEMENT ET RÈGLE SUR LE MESSAGE

    • ÉVALUATION DU DOCUMENT ATTACHÉ DE PROVENANCE EXTERNE ET TRANSFERT


Courriels suite6
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES

    • CRITÈRES GÉNÈRAUX

      • MESSAGES QUI REFLÈTENT LES POSITIONS OFFICIELLES

      • MESSAGES QUI INFORMENT SUR LES PRISES DE DÉCISIONS OU LES ACTIONS OFFICIELLES

      • MESSAGES QUI ENTÂMENT, AUTORISENT OU COMPLÈTENT UNE TRANSACTION COMMERCIALE

      • MESSAGES QUI PERMETTENT DE PROUVER LES DROITS, PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DE L ’ORGANISME


Courriels suite7
COURRIELS (SUITE) ET COURRIELS

  • CRITÈRES D ’ÉVALUATION DES MESSAGES AVEC FICHIERS ATTACHÉS

    • PRÉCISION DU CONTEXTE DE CRÉATION

    • PRÉCISION SUR LE CONTENU

    • INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

    • INFORMATIONS SUR DES LIENS AVEC AUTRES DOCUMENTS

    • DEMANDE/RÉPONSE D ’APPROBATION OFFICIELLE

    • RÉSUMÉ OU SYNTHÈSE


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