Добра ИКТ пракса у Општини Кула

1. Добра ИКТ пракса у Општини Кула Информациони систем за електронско управљање документацијом еДМС

2. Кула • Мала општина, са око 50.000 становника распоређених у 7 насењених места • Вишенационална средина која захтева висок ниво толеранције • Локална самоуправа са 95 запослених и скупштином од 37 одборника

3. Лутање грађана по четири спрата зграде, по одељењима, чекање пред канцеларијама Пријемна канцеларија и писарница била је поред места за примање поднесака и информисање грађана и шалтер за упућивање грађана на “тај спрат... у ту канцеларију” Нефункционална рачунарска мрежа са недовоњно капацитета (застарели хардвер и софтвер) доприносила је нефункционалном пословању и недоступности информацијама Комуникација грађана са референтима

4. Пре и после

5. “Писарница”

6. Услужни центар

7. Потреба за услужним центаром за грађане • Пријатан простор за пружање услуга • Све на једном месту (поштанске услуга) • Директан контакт грађана са референтима (комфорност у раду) • Референти су систематизовани из свих одељења искључиво обучени за пријем странака

8. Услуге на 10 радних места у УЦ-у

9. Ефикасност и функционалност УЦ-а • Поред грађевинских радова опремљен је простор модерном рачунарском опремом, кроз целу зграду су одрађене нове инсталације (електричне, рачунарске и телефонске), видео надзор, систем за контролу редова са звучним сигналом у УЦ-у и др. • Капацитет и проходност рацунарске мреже је повећан на 1ГБ по вертикали између спратова и на 100МБ проводњивост по спратовима. • Оспособњена засебна соба у коју се уливају све инсталације, са адекватним расхладним системом и видео надзором • Техничка опремљеност није довољна, за грађана, па се захтевала ефикасност и функционалност у пружању услуга грађанимаи врло систематски и уз многобројне анализеприступило се изради ИС за подршку раду УЦ-а, стварању модерне писарницеи повезивању свих референата ОУ у јединствен систем.

10. Развој на ИС-у • Уз подршку руководства , нашег информатицког одељења (два раднка), свих радника ОУ и фирме СРЦ системске интеграције д.о.о. Београд почели смо да остварујемо план који смо зацртали - окт/дец 2008 – анализа свих послова ОУ - јан/феб 2009 – дораде програма на основу сугестија радника ОУ и стварање пратеће документације - март/апр 2009 – обука запослених и постављање хардвера и инсталација софтвера - 14 април – отварање УЦ-а и почетак коришћења система

11. О хардверу и софтверу • Софтверска платформа је IBM Lotus Domino i aplikacije IMIS/Scan - Lotus Notes Clienti на 12 радних места и IMIS/Scan (ауторизација рада приликом скенирање докумената ) на 2 радна места, неограничен број Web-конекција • Хардверска подршка система: - два идентична сервера (апликативни, Lotus Domino, архиве докумената) са репликом у интервалу од 5 минута - два робусна скенера (20 стр/мин) - колор штампачза штампу омота (А3 формат)

12. О ИС-у • Анализом свих послова и ОУ смо успели да успоставимо аутоматизацију и стандардизацију пословних процедура - тачно се зна који радни ток тј. процедура за одређени посао је у питању, ко је отворио предмет, коме је додељен на обраду, ко импортује документа у предмет (ко га решава), у ком временском периоду и у којој фази обраде је предмет тренутно • Електронским управљањем документацијом добили смо да су: - скенирањем документа смештена у централну електронску архиву, сигурну и прегледну - документа у оквиру предмета се лако претражују, дистрибуирају, дорађују од стране референата и размењују у електронској форми унутар одељења ОУ.

13. Почетни екран-након логовања, преглед по врстама послова у ОУ

14. Преглед по грађанима који су подносили поднесак на писарници

15. Кретање предмета од пријема у УЦ-у до архиве • Захтев је примљен у УЦ-у на РМ 8, издата је потврда о пријему поднеска странки, референт је отворио нови предмет, скенирао захтев и доделио га колеги из одељења задуженом за решавање конкретног захтева • Приказ отвореног предмета и скенираног документа тј. захтева са пријемним печатом, потписом референта и тачним временом кад је захтев примљен

18. Захтев и предмет су прослеђени у одељење • По самом отварању предмета, предмет је видљив у одељењу • Референт (WEB-клијент) у одељењу види само строго дефинисане предмете тј. предмете у оквиру свог одељења • На приказу видимо и преглед скенираних докумената који чине сам предмет

20. Начин решавања • Референти углавном користе преглед где искључиво гледају само своје предмете који су њима додељени. • Прослеђивање предмета од референта до референта се врши додељивањем тј. именовањем онога ко треба да “види” предмет (именом и презименом) • Начин решавања - прима предмет (потпис) – уносом времена и датума види се ефикасност и доследност - у току решавања предмета “увози” потребна документа (са свог рачунара или било ког другог места где се налази потребан документ) - уноси попис аката, који је потребан за штампу омота (на омоту кошуљице, се при архивирању, штампа друга страна са пописом аката ) - означава предмет као обрађен - прослеђује га у затворене предмете тј. у архиву и предмет је сад аутоматски видљив у писарници где се спроводи његово архивирање

22. Шта смо добили системом ? • ИС је успоставио надзорнадпредметимаи документимапасмодобили, сједне стране, већуефикасностреференатаињихових предпостављених, асадругестранеграђанин лакше долази до информације да ли је његов захтев узет у процедуру и када, коме је од референата тренутно додељен захтев, ко га решава, на који начин, колико ефикасно и у којој је фази поступак решавања. • Сматрамо да је систем који смо увели и који функционише јак темељ за надоградњу другим сервисима који би приближили администрацију грађанима и привредним субјектима општине.

23. Надоградња система • Систем који функционише тренутно је у фази надоградње са WEB-portal-ом, који би поред Виртуелног матичара, упита у бирачки списак подржавао и електронски упит упућен е-писарници. • Сервис који је такође планиран је call-центар и стални рад да ниво електронских јавних услуга иде корак напред.

24. “ Желим да вас позовем да посетите нашу општину и да научимо једни од других што више”