電腦系統日常保養 知識 檔案 分類及處理

1. 電腦系統日常保養知識檔案分類及處理 District Cyber Centres Alliance 地區數碼中心聯網

2. 認識檔案 • 檔案的類型有很多種，例如：文字、圖片、動畫、聲音、視訊…等 • 其名稱由「主檔名及副檔名」構成，如：文件.doc • 「文件」─主檔名；「.doc」─副檔名 • 主檔名是自己取的，而副檔名是由該應用軟體幫您附加的，所以通常都是以「副檔名」來辨別是何種檔案類型。 主檔名 副檔名

3. 檔案類型 • 一般要分辨檔案的類型，可以利用該檔案的圖示來辨認 • 而圖示則由預設開啟該檔案的程式所設定 • 但部分程式可以同時支援多種格式的檔案，此時要靠其副檔名去辨認

4. 副檔名 • 一般情況下，副檔名都是預設為隱藏的 • 可到資料夾選項中設定顯示副檔名 • 開啟 [資料夾選項] • 按下 [開始] ，進入 [控制台]>[外觀及個人化/外觀和主題]，然後選擇 [資料夾選項]

5. 副檔名 • 按一下 [檢視] 索引標籤，然後在 [進階設定] 下執行下列其中一個項目： • 隱藏副檔名，選取 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊，然後按一下 [確定] • 顯示副檔名，清除 [隱藏已知檔案類型的副檔名] 核取方塊，然後按一下 [確定]

6. 副檔名 • 不要隨意更改副檔名，否則有可能使該檔案不能開啟 • 若要重新命名某檔案，請注意不要修改到其副檔名 • 系統會因應其副檔名來分辨該檔案的類型

7. 副檔名 • 常見副檔名及主要開啟該檔案的程式： • 文件 • .doc, .docx, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx (Microsoft Office) • .pdf (Adobe Reader) • .txt (記事簿)

8. 副檔名 • 圖像 • .jpg, .png, .gif, .bmp, .tif • .psd (Photoshop) • 音效及影像 • .mp3, .wav (Windows Media Player) • .mov, .mp4, .mpg, .avi • .rmvb, .rm (Real Player)

9. 副檔名 • 壓縮檔 • .rar, .zip (Winrar) • 網頁檔 • .html,.htm, .mht (Internet Explorer) • 執行檔 • .exe

10. 開啟檔案 • 一般情況下，只需點擊該檔案即可開啟 • 但亦有可能因電腦缺少該程式而導致檔案未能成功開啟 • 此時你要先尋找可以開啟該檔案的程式並安裝在電腦上，安裝完成後即可再次開啟該檔案

11. 開啟檔案 • 但若然安裝後，系統都未能為該檔案自動進行程式配對，你可以手動方式開啟 • 首先開啟該檔案，選擇「從已安裝程式的清單選取程式」 • 從清單中選擇合適的檔案或按下瀏覽在電腦上選取其他程式

12. 開啟檔案 • 選取「從清單選取程式」

13. 開啟檔案 • 選擇程式後，發覺選擇了不適合的程式，可以再次選擇以其他程式開啟 • 首先在該檔案上按下滑鼠右鍵，選擇開啟檔案＞選擇預設程式

14. 開啟檔案 • 再次選擇合適的程式後，剔選「永遠用選取的程式來開啟這種檔案」

15. 檔案管理 • 為了有效地尋找檔案，必須利用不同的資料夾把各個檔案分類收好 • 於Windows中已為各用戶設置多個不同的資料夾供用戶放置檔案，如我的文件、我的圖片、音樂等 • 你可以按檔案類型分別放到以上的資料夾中，亦可使用其他分類方法自行新增資料夾

16. 建立新資料夾 • 首先在要建立新資料夾的地方的空白處按下滑鼠的右鍵，選擇「新增」＞「資料夾」 • 就會出現一個名為「新增資料夾」的資料夾，你可以立刻為它換上新名字

17. 複製檔案／資料夾 • 如要複製任何的檔案或資料夾，只需在選取該檔案後在檔案上按下滑鼠的右鍵，選擇複製 • 再到其他位置的空白處按下滑鼠的右鍵，選擇貼上即可

18. 移動檔案／資料夾 • 如要移動檔案／資料夾，可在該檔案上按下滑鼠的右鍵，選擇剪下，然後在要移動到的位置按下滑鼠的右鍵，並選擇貼上 • 或直接把該檔案／資料夾直接拉到其他地方 • 如要移動及複製多個檔案，可按住Ctrl 或Shift鍵再選擇其他檔案

19. 建立捷徑 • 你可以為不同程式、文件、資料夾等建立一個捷徑，方便你從不同位置開啟該檔案 • 要建立捷徑，先在檔案上按下滑鼠右鍵，選擇建立捷徑，再把捷徑移動到其他位置

20. 提升檔案管理效率 • 使用我的文件 • 若要開啟我的文件，按下開始，然後選擇我的文件 • 我的文件可以簡單的方式儲存個人文件 • 而使用「我的文件」可以： • 更方便尋找檔案 • 更容易備份檔案，將所有檔案保存在同一個地方，是檔案備份的基本步驟。 • 將檔案與程式分開保存，將文件檔案與程式檔案分開，在安裝或升級程式時，降低意外刪除文件的風險

21. 提升檔案管理效率 • 檔案與資料夾命名採用一致的方法 • 為您最常建立的檔案類型設計命名規則，並切實遵守此規則 • 好處是檔案的名稱有一定的規則,容易辨識檔案內容或是資料夾內的檔案內容 • 如：nb_tools，hd_tools，nb_progs，一致的性的命名會更容易管理，尋找檔案

22. 提升檔案管理效率 • 檔名應保持簡短 • Windows 允許使用長檔名，但長檔名顯示時顯得雜亂，簡潔檔名表達更清楚 • 而資料夾可以發揮命名的功用 • 如：與其建立檔名 Great American Novel Chapter One First Effort.doc，不如建立如下的資料夾結構：

23. 提升檔案管理效率 • 將進行中與完成的工作分開 • 只將使用中的檔案放在我的文件裡，可保持資料夾單純好用，減少搜尋時的檔案數以及需要備份的資料量 • 將不再使用的檔案移到另一個資料夾或位置

24. 提升檔案管理效率 • 儲存相同類型的檔案 • 將資料夾限制在單一種 文件類型，您即可運用「Windows 管理員」中的資料夾範本，可以更簡單尋找檔案 • 例如，將圖形都存放在單一個資料夾中，即可以使用「Windows 檔案總管」中的 [影片] 檢視和幻燈片放映功能尋找正確的圖片

25. 提升檔案管理效率 • 避免龐大的資料夾結構 • 如您需要在一個資料夾中放入許多的子資料夾，以致於無法一次清楚瀏覽所有的子資料夾，可考慮依照字母排列順序建立功能表

26. 提升檔案管理效率 • 使用捷徑與捷徑連結，取代多份副本 • 如需要從多個位置取得同一個檔案，不用製作檔案副本，可使用建立捷徑的方法 • 使用捷徑的好處，可以使檔案一致性，避免修改到不同版本的文件

27. 資料夾設定 • 在資料夾上按下滑鼠右鍵，選擇內容 • 你可以在此看到該資料夾的資訊，如容量大小

28. 資料夾設定 • 按下自訂索引標籤可對資料夾作一些簡單設定 • 如資料夾類型、圖示上顯示的圖片等

29. 檔案總管 • 檔案總管是一個能夠管理所有資料夾或檔案的地方 • 你可以於「開始」＞「所有程式」＞「附屬應用程式」＞「Windows檔案總管」開啟

30. 檔案總管 • 或者於任何資料夾的上方按下「資料夾」按鈕亦可開啟類似功能 • 你可以在左面的框架內找尋電腦內所有的資料夾，而選擇好的資料夾會在右面的框架上顯示出來

31. 檔案總管的檢視模式 • 按下「檢視」 鈕， 可更改顯示區的檢視模式。 • 縮圖：顯示圖片內容，圖示尺寸最大。 • 並排：檔案與資料夾排列。 • 圖示：以小圖示來排列檔案與資料夾。 • 清單：以最小的圖示來顯示檔案與資料夾名稱。 • 詳細資料：以最小的圖示來顯示檔案與資料夾名稱，並列出檔案 與資料夾的詳細資料。 • 影片：若整個資料夾內放的都是圖片，檢視鈕下拉選單中會多出 一個「影片」模式。影片模式可直接在檔案總管內瀏覽圖片

32. 大批重新命名 • 當我們在電腦中儲存了一堆照片、檔案或文件之後，如果你希望依照順序整個重新命名的話，可以利用大批重新命名的方法 • 這個方法可以把檔案重新依照順序以數字命名

33. 大批重新命名 • 首先開啟要處理的資料夾，如有需要可先依照日期、檔案類型或檔案大小、圖檔尺寸等屬性來排序 • 然後選取要處理的檔案，然後在第一個檔案上面按一下滑鼠右鍵，再點「重新命名」

34. 大批重新命名 • 輸入新的檔案名稱，並按下Enter • 已選取的檔案會自動依照你指定的排列方式，從(1)、(2)、(3)...一直重新命名

35. 隱藏檔案／資料夾 • 你可以選擇把檔案或資料夾隱藏起來，不會輕易被人發現 • 方法是在要隱藏的資料夾上按下滑鼠右鍵，選擇內容 • 在屬性一項中選取隱藏，完成後將會在該位置消失

36. 隱藏檔案／資料夾 • 如要開啟已被隱藏的檔案／資料夾，就必先把被隱藏的檔案顯示出來，或利用執行指令輸入該隱藏檔案／資料夾的路徑 • 顯示已隱藏的檔案： • 進入 [控制台]>[外觀及個人化/外觀和主題]，然後選擇 [資料夾選項] • 按一下 [檢視] 索引標籤，然後在 [進階設定]中的隱藏檔案和資料夾一項中選擇顯示隱藏的檔案、資料夾及磁碟機

37. 隱藏檔案／資料夾

38. 隱藏檔案／資料夾 • 利用執行指令 (要先記住該被隱藏資料的路徑) • 從開始功能表中選擇執行，或按下鍵盤上的 Windows按鈕+R • 輸入被隱藏資料的路徑 • 按下確定

39. - 完 - 多謝!