Spisov slu ba u ve ejnopr vn ch p vodc
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 32

Spisová služba u veřejnoprávních původců PowerPoint PPT Presentation


  • 110 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Spisová služba u veřejnoprávních původců. Legislativní normy. zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední novela s účinností od 1. července 2012 publikována pod č. 167/2012 Sb.)

Download Presentation

Spisová služba u veřejnoprávních původců

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Spisov slu ba u ve ejnopr vn ch p vodc

Spisová služba

u veřejnoprávních původců


Legislativn normy

Legislativní normy

zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (poslední novela s účinností od 1. července 2012 publikována pod č. 167/2012 Sb.)

vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby (platná od 1. srpna 2012)


Dal p edpisy

Další předpisy

Instrukce ministerstva vnitra ČR ze dne 25.5.1992 o spisové službě (publikována ve Věstníku vlády ČR pro okresní úřady a orgány obcí, roč. 2, č. 1) + 2 novely z roku 2001 publikované tamtéž

Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb (publikován ve Věstníku Ministerstva vnitra pod č. 64/2012)


Metodika

Metodika

metodiky pro obce jsou zveřejňovány na stránkách ministerstva vnitra (www.mvcr.cz) v sekci Archivnictví a spisová služba (odkaz O nás)

přímý odkaz na metodiky http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx

Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností


Archivn z kon

Archivnízákon

Veřejnoprávní původci (§ 3)

- územně samosprávné celky = obce (písm. f)

- jejich organizační složky (písm. g)

- právnické osoby zřízené nebo založené obcemi (písm. h)

- školy s výjimkou mateřských škol (písm. j)


Povinnosti ve ejnopr vn ch p vodc

Povinnosti veřejnoprávních původců

uchovávání dokumentů (§ 3)

umožnění výběru archiválií (§ 3)

řádné vedení spisové služby (§ 63)

vydání spisového řádu (§ 66)


Spisov slu ba

Spisová služba

odborná správa dokumentů vzniklých z činnosti původce, popř. jeho právních předchůdců

- příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání

- ukládání po dobu stanovenou skartačními lhůtami

- vyřazování ve skartačním řízení


Z kladn pojmy

Základní pojmy

Spisovna – místo určené v uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení

Spisový řád – předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení

Spisový a skartační plán – příloha spisového řádu stanovující spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty u jednotlivých druhů dokumentů


Z kladn pojmy1

Základní pojmy

Spisový znak – číselný kód pro zařazení dokumentů do věcných skupin za účelem budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazení

Skartační znak – označení dokumentů podle něhož se posuzují ve skartačním řízení (A, V, S)

Skartační lhůta – doba, během níž musí být dokument uložen u původce (dokumenty se skartačním znakem A možno po dohodě s archivem přebírat i dříve)


Veden spisov slu by v listinn podob

Vedení spisové služby v listinné podobě

podací deník ve formě knihy

povinnost převodu dokumentů přijatých v digitální podobě autorizovanou konverzí a uchovávání jejich původní podoby (dokument doručený prostřednictvím datové schránky je nutné zachovat rovněž ve formátu .zfo)


Veden spisov slu by v elektronick podob

Vedení spisové služby v elektronické podobě

elektronický systém spisové služby (ERMS) musí splňovat kritéria stanovená Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby

není povinnost převodu dokumentů přijatých v analogové podobě


P jem dokument

Příjem dokumentů

podatelna - slouží pro příjem dokumentů

formy podání

- písemně (analogově): pošta, fax, osobně, kurýr

- písemně (elektronicky): datová schránka, e-mail, technické nosiče dat (CD, DVD)

- ústní podání


Ozna ov n dokument

Označování dokumentů

Jednoznačný identifikátor – označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost

v případě listinné evidence je totožný s číslem jednacím

v případě elektronické evidence si jednoznačný identifikátor vytváří program nezávisle a není totožný s číslem jednacím

doručené dokumenty jsou označovány otiskem podacího razítka, popř. jiným technologickým prostředkem obdobného určení


Podac raz tko

Podací razítko

název veřejnoprávního původce

datum doručení dokumentu

číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů dle jiných předpisů (např. evidence faktur)

počet listů dokumentu

počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popř. počet svazků listinných příloh dokumentu

počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě (CD, občanský průkaz)


Evidence dokument

Evidence dokumentů

většina údajů je shodných jak v listinné, tak v digitální evidenci

pokud jsou používány v evidenci zkratky, musí existovat jejich seznam v evidenci dokumentů

podací deník v listinné podobě musí mít tyto náležitosti

- název původce

- časové období používání

- počet listů


Daje o dokumentu v podac m den ku

Údaje o dokumentu v podacím deníku

pořadové číslo dokumentu (část čísla jednacího), v každém roce musí číselná řada začínat znovu od 1

datum doručení

údaje o odesílateli (název, adresa, číslo jednací dokumentu), jde-li o dokument vytvořený veřejnoprávním původcem, uvede se slovo „Vlastní“

počet listů dokumentu a příloh (údaj stejný jako v podacím razítku)


Daje o dokumentu v podac m den ku1

Údaje o dokumentu v podacím deníku

stručný obsah dokumentu (předmět, věc)

označení organizační součásti veřejnoprávního původce, které byl dokument přidělen k vyřízení (u malých původců příjmení vyřizující osoby)

způsob vyřízení (stručný obsah odpovědi), v případě vlastních dokumentů se zde uvádí adresát

počet listů a počet příloh

spisový znak, skartační znak a skartační lhůta


Dal daje o dokumentu v elektronicky veden m podac m den ku

Další údaje o dokumentu v elektronicky vedeném podacím deníku

jednoznačný identifikátor dokumentu (generuje se automaticky)

informace o tom, zda jde o dokument v digitální nebo analogové podobě

záznam o provedení výběru archiválií

identifikátor dokumentu uloženého v digitálním archivu


Slo jednac

Číslo jednací

je tvořeno

- označením nebo zkratkou původce

- u velkých původců je možné jeho označení doplnit přesnějším určením odboru (popř. další části)

- pořadovým číslem z evidence dokumentů

- kalendářním rokem


Tvorba spisu

Tvorba spisu

spojování dokumentů

- každý dokument má samostatné čj. a v evidenci jsou vzájemné odkazy

Sběrný arch

- pouze jedno číslo jednací iniciačního dokumentu, v rámci něho sběrný arch („malý podací deník“) a další čísla jednací jsou tvořena za pomlčkou


Rozd lov n a ob h dokument

Rozdělování a oběh dokumentů

podatelna provádí rozdělování dokumentů postupem popsaným ve Spisovém řádu původce

původce zajistí oběh dokumentů tak, aby bylo možné identifikovat pohyb dokumentu u původce (kdo, kdy a jaký úkon prováděl)


Vy izov n dokument

Vyřizování dokumentů

odpověď na došlý dokument je odesílána pod tímtéž číslem jednacím

stručný obsah odpovědi je zaznamenán do evidence dokumentů (podacího deníku)

nejpozději při jeho vyřízení je dokumentu přidělen spisový znak, skartační znak a skartační lhůta


Vyhotovov n dokument

Vyhotovování dokumentů

jednotnou úpravu (hlavičkový papír) odesílaných dokumentů je nutno uvést do Spisového řádu

na odeslaném dokumentu musí být uvedeno:

- datum podpisu

- počet listů a příloh

- jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem

původce si pro výkon spisové služby ponechává prvopis (stejnopis prvopisu) dokumentu


Podepisov n dokument a u v n edn ch raz tek

Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek

původce musí určit fyzické osoby oprávněné k podepisování vyhotovených dokumentů a užívání úředních (kulatých) razítek

původce musí vést evidenci úředních razítek

původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli v rozsahu § 17, odst. 4 vyhlášky


Odes l n dokument

Odesílání dokumentů

dokumenty jsou odesílány prostřednictvím výpravny (bývá totožná s podatelnou), která opatří odesílaný dokument potřebnými náležitostmi

i původce vedoucí spisovou službu v listinné podobě musí zajistit řádné odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky (formát PDF/A)


Ukl d n dokument

Ukládání dokumentů

všechny uzavřené spisy a vyřízené dokumenty původce ukládá ve spisovně podle věcných skupin a spisových znaků

před uložením do spisovny je nutné zkontrolovat úplnost dokumentů

o dokumentech a spisech uložených ve spisovně vede původce evidenci (např. archivní kniha, zvláštní moduly v ERMS)

evidence je vedena rovněž o zapůjčování a nahlížení do spisů a dokumentů


Skarta n n vrh

Skartační návrh

po uplynutí skartačních lhůt původce zařadí příslušné spisy a dokumenty do skartačního řízení a vyhotoví skartační návrh

do přílohy skartačního návrhu se dokumenty uvádějí rozdělené podle jednotlivých původců (Sbor dobrovolných hasičů, Základní škola aj.)

návrh obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, skartační znak/lhůtu, množství


Skarta n protokol

Skartační protokol

na základě skartačního návrhu vypracuje archiv protokol o skartačním řízení

v příloze č. 1 protokolu jsou uvedeny dokumenty vybrané za archiválie

V příloze č. 2 protokolu jsou uvedeny dokumenty, které je možno zničit


P ed n archiv li

Předání archiválií

původce předá archiválie do 30 dnů od podpisu protokolu o skartačním řízení

k předání archiválií se vyhotoví předávací protokol (původce) nebo úřední záznam (archiv)

příloha předávacího protokolu/úředního záznamu obsahuje: pořadové číslo, ukládací znak, druh písemností, dataci, množství


Kontrola v oblasti spisov slu by

Kontrola v oblasti spisové služby

archivy mohou kontrolovat, zda původce

- uchoval dokument a umožní výběr archiválií

- vykonává spisovou službu

- vydal Spisový řád

- dodržuje podmínky pro ukládání dokumentů

- ukládá dokumenty podle vlastního Spisového a skartačního plánu

- ...


Sankce

Sankce

v případě, že původce některé dříve uvedené povinnosti neplní, dopouští se správního deliktu a může mu být vyměřena pokuta

200 000,- Kč


D kujeme za pozornost mgr jan edl edl@soaplzen cz phdr mark ta novotn novotna@soaplzen cz

Děkujeme za pozornost

Mgr. Jan Edl ([email protected])

PhDr. Markéta Novotná ([email protected])


  • Login