Signe marie bjordal regnskapskontoret personal og konomiavdelingen p a
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 41

Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA) PowerPoint PPT Presentation


  • 80 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere. Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA). Innledning. Kurstype: Grunnkurs i Oracle økonomisystem Målgruppe: Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab

Download Presentation

Signe Marie Bjordal Regnskapskontoret Personal- og økonomiavdelingen (PØA)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Grunnkurs for nytilsatte økonomimedarbeidere

Signe Marie BjordalRegnskapskontoretPersonal- og økonomiavdelingen (PØA)


Innledning

  • Kurstype:Grunnkurs i Oracle økonomisystem

  • Målgruppe:Nytilsatte økonomimedarbeidere ved UiB, Unifob, NSD og Ilab

  • Forkunnskaper:Ingen krav i forhold til vårt økonomisystem


Kursinnhold

  • Presentasjon

    Hvem er dere og hvor hører dere til

    Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere

    Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon

  • Brukerkontakt

    Hvordan brukerstøtten er organisert

    Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen)

  • Økonomiforvaltningen ved UiB

    Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser

    Attestasjon og anvisning

    Budsjett- og økonomistyring

    Kontostrengen og –segment ved UiB

  • Økonomisystemet Oracle Financial (OF)

    Oppbyggingen av modulene i OF

    Periodisering

    Utbetalingsrutiner

    Mva

    Omposteringer i OF og SLP

    Videre opplæring i OF


Deltakerliste


Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere?


Hvilke oppgaver har vi i sentraladministrasjonen?

  • Regnskapsfører - for flere firma (UiB, Unifob, NSD, Ilab og SIU)

  • Rapporteringsansvarlige overfor myndigheter

  • Systemansvarlige for økonomisystemet

  • Ansvarlige for rutiner og kvalitet på administrative system

  • Være faglige støttespillere for desentrale nivå i forhold til administrative oppgaver innenfor

    • regnskap

    • personal

    • lønns

    • innkjøp

    • budsjett


BRUKERSTØTTE- overfor institutt/fakultet/avdelinger

  • Hjemmesider for PØA (Personal- og Økonomiavdelingen)

    • Rutinebeskrivelser

    • Skjema, maler, satser etc.

    • Kontaktpersoner og e-postadresser

    • Informasjonsbrev : LØPende info nr. XX/200X

  • Brukerstøtte på Regnskapskontoret

    • De forskjellige type bilag/saksbehandlere har egne e-post grupper, besvares fortløpende mellom kl. 9 - 14.30:

      • [email protected]

      • [email protected]

      • [email protected]

      • [email protected]

    • LØP-HJELP Brukerstøtte: betjent mellom kl. 9 – 14.30

      • [email protected]

      • Telefon 55 58 35 00


  • Rutiner for post til Regnskaps- og Lønnskontoret

    Leverandørfakturaer ..................... ”regnskap - skanning”

    Personfaktura……………………….. ........ ”regnskap - skanning”

    Fakturagrunnlag/bilag i AR (kunde) ”regnskap - kunde”

    Innbetalinger.................................”regnskap - innbetalinger”

    Omposteringer/korrigeringer i Oracle ”regnskap – saksbehandler”

    Omposteringer/korrigeringer i SLP ”lønnskontoret”

    Lønnsbilag ...................................  ”lønnskontoret”

    Reiseregninger .............................  ”lønnskontoret”


Hjemmesidene til Personal- og øk. avd (PØA)

www.uib.no/persok/

  • Sidene er inndelt etter avdelingenes funksjoner

    • Budsjett, Innkjøp, Regnskap, Personalforvaltning, Lønn, Kurs, Kompetanse- og org. utv., Prosjekt adm. og Likestilling

  • Regnskap : www.uib.no/persok/regnskap

    • Hvordan komme i kontakt med oss

    • Retningslinjer for regnskapsarbeidet

    • Regelsamlingen

    • Universitetets kontoplan

    • Bruk av økonomisystemet Oracle Financials (OF)

    • Aktuelle tema


Nytt intranett for UiB - https://intranett.uib.no/

  • Informasjonen på intranettet er TEMATISK oppbygget

    • Min forside – Forskning – Utdanning – Formidling – Administrasjon – Tjenester – Organisasjon

  • Under Administrasjon finner du for eksempel:

    • Regelsamling

    • It

    • HMS

    • Personal og lønn

    • Økonomi

      • Budsjett

      • Regnskap

      • Innkjøp

    • Eiendom og drift


Gjør deg kjent på nettsidene våre

PøA’s hjemmeside: www.uib.no/persok/regnskap

og/eller på intranettet:https://intranett.uib.no/

Hvordan har vi organisert sidene våre?

Gjør deg kjent med Regnskapskontorets hjemmeside

  • Postrutiner

  • Brukerstøtte og de kontaktrutinene Regnskap har lagt opp til

  • Hvilke regnskapsrutiner er lagt ut – finn Regelsamlingen

  • Kontoplanoversikt – den er det lurt å ta utskrift av!

  • Anvisningsskjema – hvor finner du skjemaene våre?

  • Kursdokumentasjon – finner du dagens kursdokumentasjon?

  • Omposteringeringsrutiner – hvilke rutiner gjelder?

  • LØPende info – hvor finner du årets og fjorårets infobrev


Økonomiforvaltningen ved UiB

Litt om

  • Økonomireglementet i Staten, UiB’s Regelsamling, Rutinebeskrivelser

  • Budsjett- og økonomistyring ved UiB

  • Attestasjon og anvisningsmyndighet

  • Kontostrengen ved UiB og de enkelte kontosegment


Gjeldende Økonomireglement ved UiB – 1

  • Statens økonomireglement

    • Ny revidert utgave er vedtatt, gjeldende fra 1/4 -04

      Finansdepartementet har hatt 3 hovedmål med revisjonen :

  • Videreutvikle bl.a. for å oppdatere regelverket i forhold til teknologisk utvikling og erfaringer siden regelverket trådte i kraft

  • Forenkling, gjennom endringer i struktur og oppbygging, samt reduksjon i regelomfanget

  • Desentralisering og virksomhetstilpasning, gjennom at styring og kontroll i større grad kan tilpasses virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet

    Det gis en generell overgangsordning på 1 år for å utarbeide instrukser i henhold til reglementet.


Gjeldende Økonomireglement ved UiB - 2

  • Regelsamlingen for UiB

    Del 7. Økonomiforvaltning

    1. Hovedregler for økonomiforvaltningen 2. Retningslinjer for budsjettarbeidet 3. Retningslinjer for regnskapsarbeidet 4. Retningslinjer for innkjøpsarbeidet

    - finnes på følgende sti: www.uib.no/regelsamling el.

    https://intranett.uib.no/Administrasjon

  • Rutinebeskrivelser og systemdialoger

    Som en veiledning til PC-operatøren er det utarbeidet rutinebeskrivelser og systemdialoger

    - finnes på følgende sti: www.uib.no/persok/regnskap/rutine/index


Delegerte fullmakter gitt av Universitetsdirektøren - 1

  • Budsjettdisponeringsmyndighet og anvisningsmyndighet

    Fra Regelsamlingen Del 7.3.3 :

    ” Anvisningsmyndighet er myndighet til å bestemme at utbetaling kan skje. "Den som anviser skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig””.


Delegert myndighet gitt av Universitetsdirektøren – 2

  • Attestasjonmyndighet Fra Regelsamlingen del. 7.3.4:

    Alle typer utbetalingsdokumenter må være attestert som en bekreftelse på at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden.

    "Den som attesterer skal således:

    - påse at regnskapsbilaget er et originalbilag som viser hva posteringen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll

    - kontrollere betalingsdokumentasjonen, eventuelt kontrakt eller rammeavtale, med henblikk på pris og betalingsforpliktelse

    - kontrollere dokumentasjon for varemottak/tjenesteleveranse mot faktura

    - kontrollere regler om avlønning, dvs. at det er benyttet riktige tariffer eller regulativbestemte satser m.m.

    - kontrollere at tilskuddsbeløp som skal utbetales er i samsvar med meddelelse i tilsagnsbrev, og eventuell senere dokumentasjon

    - angi konteringsinformasjon, eventuelt kontrollere at forhåndspåført konteringsinformasjon er korrekt."

    Attestasjonen skal være datert og underskrevet


Ansvars-og myndighetsavklaringer

Anviser/Godkjenner/Person med Budsjettdisponeringsmyndighet

  • Påse at det er hjemmel for disposisjonen, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

  • Personen skal ha gitt skriftlig bestillingsfullmakt til Bestillerne og skal godkjenne alle fakturaer

    Bestiller

  • Person m/ bestillingsfullmakt gitt av person m/ budsjettdisponerings-myndighet. 2-4 personer pr enhet. Fullmakten skal inneholde skriftlige rammer

    Attestant

  • Person som iht. jobbinnhold har i oppgave å kontrollere og kontere faktura/bilag som kommer i forbindelse med kjøp gjort av Bestiller

  • Dette kan med fordel være samme person som Bestiller

    Rekvirent

  • Alle ansatte er rekvirenter = alle som har et innkjøpsbehov


Økonomimodell UiB

Bev fin.

(Virk=BFV)

Ekstern fin.

(Virk=EFV)

Annuum

prosjekt 000000

Virk =BFA

Eksterne prosjekter 100000 – 699999

Virk=EFV

Instituttannuum ekskl fastlønn mv.

(Saldonivå=I)

Øremerkede tiltak

prosjekt 700000-799999

(Virk BFP)


God økonomistyring: Vi legger en plan..

kroner

plan

des

Jan.


... vi måler avvik underveis

kroner

rapport

rapport

plan

status

des

Jan.


.. vi har god kontroll gjennom hele året

kroner

Rapport rapport rapport rapport rapport rapport

rapport

status

plan

des

Jan.


UiB’s KONTOPLAN er delt inn i syv segmemt – 32 posisjonerAntall siffer i hver kode er notert i parentes

  • Kontostrengen (32):

  • Firma (2)

  • Art (4)

  • Prosjekt (6)

  • Sted (6)

  • Analyse (6)

  • Motpart (2)

  • Aktivitet (6)

  • MVA (2):

  • løses utenfor kontoplanen

  • inngår ikke i kontostrengen

22


Firma - 2 posisjonerFølgende verdier for firma er opprettet i Oracle økonomisystem:

23


Art – 4 posisjonerangir hvilken type utgift, inntekt, gjeld eller tilgodehavende bilaget gjelder

Artene er inndelt i klasser, grupper og undergrupper:

24


Artsklasser – 9 aktuelle klasser i artskontoplanen

  • 2 hovedtyper arter:

  • BALANSEARTER : klasse 1 - 2

  • RESULTATARTER: klasse 3 - 9

25


Disse artene skal IKKE BRUKES i Oracle Financial (OF)-bare i SLP (lønnsystemet vårt)

Lønnsarter fra 5xxx til og med 5799

Reiseutgiftene: de slutter på ”1” 71x1

(f.eks. 7111, 7121, 7131 etc.)

NB:

Det er opprettet egne reiseutgiftesarter til bruk i OF:

  • De slutter på ”5” slik: 71x5 (f.eks. 7115, 7125 etc.)

    Dette pga. oppgaveplikt til Likningskontoret og avstemmingsproblematikk internt mellom OF og SLP


Prosjekt – 6 posisjonerkode som angir eventuelt prosjekt

27


Sted – 6 posisjonerAngir hvilket sted som er kostnadsbærerStedkoder for fysiske avdelinger eller seksjoner

Sifferne i stedkoden sier noe om tilknytning til fakultet og institutt

28


Analyse – 6 posisjonerBrukes til å sette ”merkelapp” på deler av ditt forbruk/omsetning

  • Dere ønsker f.eks. å merke:

  • tildeling av midler til forskere

  • tildeling av midler til forskergrupper

  • spesiell oppfølging av et prosjekt eller seminar

  • tildeling av belønningsmidler

  • en eller annen type omsetning avd. driver

  • intern handel; salg av slips, kompendier, programvare

  • Analyseseriene gis av fakultetene

  • - dere oppretter selv verdier m/ navn innen for din serie ([email protected])

29


Aktivitet – 6 posisjonerBrukes også til å sette ”merkelapp” på deler av sitt forbruk/omsetning

  • Brukes kun av Eiendomsavdelingen (EIA):

  • merker kostnader pr. bygning av EIA’s bydningsmasse

  • Aktivitetsserien er gitt EIA

  • dere oppretter selv verdier m/ navn innen for denne serien

  • ([email protected])

30


Hele kontostrengen – 32 posisjonerAlle kontosegment må ha en verdi – 00/000000 er også verdier!

Eksempel:

01-6522-000000-142000-246012-00-000000

31


Økonomisystemet Oracle Finansial (OF)

Litt om

  • Oppbyggingen av Oracle 11i

  • MVA – 3 typer omsetning av varer og tjenester

  • Periodisering

  • Utbetalingsrutiner

  • Omposteringer (intern handel og korreksjoner)

  • PØA’s videre opplæringstilbud i Økonomisystemet


Økonomisystemet i praksis..

virkeligheten

modell


OPPBYGGING AV ORAKEL ØKONOMISYSTEM

E - fakt. BasWare

Leverandørreskontro

(AP)

Kundereskontro

(AR)

Lønnssystem

(SLP)

Hovedbok

(GL)

Lønnssystem

Anleggsregister

Innkjøpsmodul

Personalsystem

34


MVA De tre typer omsetning - hva inngår hvor


MVA - 2 posisjonerAngir om et program for beregning av mva skal kjøres for den aktuelle posteringen

36


Periodisering av regnskapet

  • Regnskapet føres i 12 perioder

    - en periode pr. måned

  • Hver periode STENGES

    - ca. den 10. i påfølende måned

  • Det går ut melding fra Regnskap når perioden er stengt (sendes på e-post til [email protected])

  • Når perioden er stengt kan en ta ut RAPPORTER

    Etter stenging vil det (normalt) ikke komme flere føringer på den perioden


Betalingsrutiner for Leverandørmodulen- dvs. inngående faktuarer

Regnskapskontoret ”kjører betaling” etter følgende hovedplan:

Innenlandske fakturaer:

mandag – onsdag – fredag

Utenlandskefakturaer:

onsdag


Omposteringer da har vi..

..ett PRINSIPP

Feilen skal rettes i det forsystemet den oppstår.

..to TYPER omposteringer

Korrigeringer av feilføringer (feil art/prosjekt/sted/analyse)

Intern handel og kostnadsfordeling mellom ansvarssteder

..to MÅTER å føre dem på

Elektronisk - orginalt avist bilag i INTERNPOSTEN og som VEDLEGG på e-post

Manuelt – Orginalt anvist bilag i POSTEN

..to KONTOR som fører omposteringer – send riktig!

Regnskapskontoret – både Manuelle og Elektroniske

Lønnskontoret - kun lønnsdata - bare Manuelle


Videre opplæring i økonomisystemet

√GRUNNKURS I ORACLE

KURS I KUNDEMODULEN (AR)

E-FAKTURABEHANDLING

RAPPORTKURS i DISCOVERER

BUDSJETTINNLEGGELSE I B4

Nærmere info: LØPende info nr. 2/2005

All Påmelding: Heidi Fretheim:

[email protected]

Tlf.8-3284


Kursinnhold

  • Presentasjon

    Hvem er dere og hvor hører dere til

    Hvilke oppgaver har dere som økonomimedarbeidere

    Hvilke oppgaver har vi som sentraladministrasjon

  • Brukerkontakt

    Hvordan brukerstøtten er organisert

    Hjemmesidene til PØA (Personal- og ØkonomiAvdelingen)

  • Økonomiforvaltningen ved UiB

    Økonomireglement, Regelsamling, Rutinebeskrivelser

    Budsjett- og økonomistyring

    Attestasjon og anvisning

    Kontostrengen og –segment ved UiB

  • Økonomisystemet Oracle Financial (OF)

    Oppbyggingen av modulene i OF

    Periodisering

    Utbetalingsrutiner

    Mva

    Omposteringer i OF og SLP

    Videre opplæring i OF


  • Login