Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion documentaire du système de management de la qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorraine - PowerPoint PPT Presentation

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Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion documentaire du système de management de la qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorraine . Jean-Yves BRON : directeur du pôle Olivier NARTZ : responsable systèmes d’information. Centre de Metz. Pôle AIP-PRIMECA Lorraine. Service commun inter-établissements.

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Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion documentaire du système de management de la qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorraine

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Presentation Transcript


Mise en uvre dadvitium pour la gestion documentaire du syst me de management de la qualit du p le aip primeca lorraine

Mise en œuvre d'Advitium pour la gestion documentaire du système de management de la qualité du pôle AIP-PRIMECA Lorraine

Jean-Yves BRON : directeur du pôle

Olivier NARTZ : responsable systèmes d’information


P le aip primeca lorraine

Centre de Metz

Pôle AIP-PRIMECA Lorraine

Service commun

inter-établissements

Membre du réseau national

2 sites géographiques

AIP-Lorrain et ENSAM de Metz


Centre de ressources mutualis es

Centre de ressources mutualisées

  • Matériels et compétences

    • Productique, Conception et fabrication intégrées en mécanique, Robotique, Automatique, Systèmes d’informations, …

  • Lieu de transfert de la recherche vers la formation et l’entreprise

    • Contribue à la formation de futurs cadres du monde industriel

    • En 2004/2005 : 1400 étudiants et 148000 heures.élèves

  • Utilisation de plates-formes de dimension industrielle

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D marche qualit

Démarche qualité

  • Objectifs

    • Satisfaire nos clients : Formations, Enseignants, Étudiants, Industriels, …, Personnels

    • Mettre à disposition des plates-formes de qualité

    • Améliorer en continu le service rendu

      Sans alourdir notre fonctionnement

  • Projet interne

    • Initié par la direction avec une forte implication de l’ensemble du personnel

      • Pour impulser une nouvelle dynamique

    • Accompagné par un organisme externe : l’AFPA

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Projet qualit

Projet qualité

  • Déroulement

    • Réalisation d’un audit externe de diagnostic (mai 2003)

    • Sensibilisation et formation du personnel (juin 2003)

    • Validation du projet par le conseil du pôle (oct. 2003)

    • Formation et accompagnement 12 demi-journées sur 12 mois (nov. 2003 à oct. 2004)

    • Audit à blanc d’évaluation (oct. 2004)

  • Certification ISO 9001 : 2000 en avril 2005

    « Conception, réalisation et mise à disposition

    de plates-formes technologiques en productique

    et conception intégrée en mécanique pour

    l’enseignement et le transfert vers l’entreprise »

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Mod lisation orient e processus

Modélisation orientée processus

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Un syst me qualit instrument

Un système qualité « instrumenté »

Gestion des processus et des données

Espace de travail collaboratif

Site Web

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Gestion des donn es

Gestion des données

  • 2 classes d’objets identifiées

    • Des Documents

    • Des Dossiers

  • Fonctionnalités attendues

    • Gestion des documents qualité (au sens de la norme)

      • Maîtrise du cycle de vie (de la création à la suppression)

      • Gestion des révisions et de l’historique

      • Confidentialité

    • Gestion des enregistrements

      • Instanciation automatisée à partir des modèles de documents

      • Fichiers au format Microsoft Word

      • Stockage de tous les enregistrements qualité dans un référentiel unique

      • Fonctions de classification, de recherche etc…

    • Gestion dynamique du manuel qualité (dossier)

      • Arborescence de documents

      • Mise à jour automatique du manuel qualité lors de la publication des documents le composant

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Objectifs des processus workflow

Objectifs des processus (WorkFlow)

  • Communiquer plus efficacement

    • Avec nos clients

      • Toutes les demandes aboutissent à une action à réaliser (du simple accusé de réception au déclenchement d’un projet sur plusieurs années)

      • Le client est automatiquement notifié par courriel des décisions prises aux étapes qui le concernent

    • Entre nous

      • Les tâches (étapes) sont affectées aux membres de l’équipe qui sont prévenus par courriel

      • Elles sont planifiées et bornées dans le temps

      • L’ensemble du processus lui-même est borné dans le temps

      • Des guides sont mis en place

    • En mode Intranet/extranet

  • Standardiser l’interface

    • Pour le client, quelle que soit la demande :

      • Le point d’accès est le site Web Qualité

      • Le principe est de remplir un formulaire web et de le poster

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Nos processus advitium actuels

Nos processus Advitium actuels

  • Enquêtes satisfaction client

  • Mise en œuvre particulière

  • Réclamations, suggestions

  • Fiche action

  • Déclaration de projets étudiants

  • Projets de conception développement

  • Prêt de matériels, logiciels

  • Évaluation de formation

  • Main courante

  • Fiche Installation de logiciels

  • Approbation des documents

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D marche de mise en uvre

Démarche de mise en œuvre

  • Analyse et modélisation des processus sous Mega2005

    • Définir les processus du pôle

    • Définir les flux d’informations (évènements déclenchant, déclenchés, flux processés…) entre processus

  • Définition des procédures de mise en œuvre des processus

    • Définir les données nécessaires

    • Définir les opérations et leur type

      • Saisie manuelle

      • Tâche automatisée

    • Réaliser le logigramme

    • Affecter les rôles (acteurs)

  • Implémentation sous Advitium

    • Traduire le logigramme Mega en processus Advitium

    • Déclarer et typer les variables

    • Créer les Formulaires utilisateurs et des contrôles associés

    • Créer les Automations (tâches automatisées)

    • Créer les Rapports

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Exemple processus smq

Exemple : Processus SMQ

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Des processus aux proc dures

Des processus aux procédures

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De mega advitium

De MEGA à Advitium

Soumission par le RQ d’un nouveau document (état « En création ») ou d’une modification à apporter à un document existant

Tâche automatique de mise à jour du référentiel : Extraction/Rangement et passage à l’état « Validé »

Le RQ effectue les corrections en fonction des remarques du directeur

Le processus est archivé

Les membres du groupe SMQ sont notifiés de la mise à jour ou de la création du document

Le RQ publie le document à la date choisie (date d’application)

Le directeur peut approuver dans l’état, refuser, ou demander des corrections

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Demande d approbation

Demande d’approbation

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Pi ces jointes

Pièces jointes

  • Dans cet exemple, des pièces sont jointes au processus pour aider le directeur dans son choix.

  • Il s’agit :

    • De la version actuellement publiée du document

    • Des fichiers associés

    • Du fichier modifié par le RQ (PcsAchat.html)

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Approbation directeur

Approbation directeur

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Publication

Publication

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Mise jour du r f rentiel

Mise à jour du référentiel

function AutomationResource(strSystemId, strParticipantId)

AutomationResource = "Approved"

Const WITH_COMPRESSION = 1

Const WITHOUT_COMPRESSION = 2

Const CONF_OPTIONS_NONE = 0

Const WITH_CONFNODE_PROPERTIES = 1

Const WITHOUT_XML_RETURNED = 2

Const PART_OPTIONS_NONE = 0

Const WITHOUT_LAYOUT = 2

on error resume next

'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''

' initialisations

'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''

Set objPartMgr = CreateObject("PartManager.PartManager")

set objDocMgr = CreateObject("DocumentManager.DocumentManager")

set objWebTools = CreateObject("LS.WebTools")

set objFileServer =CreateObject("LS.FileServer")

Set objPackageStore = CreateObject("LS.PackageStore")

'on recupere les infos du package

strDateApprobation=Package.selectsinglenode("ArchivedNodes/Node[@Name='Approbation directeur']/@DateExited").value

strDateCreation=Package.selectsinglenode("ArchivedNodes/Node[@Name='Publication']/@DateExited").value

if err then

debugwrite "Erreur initialisation : " + err.description

mailError "Erreur initialisation : " + err.description,Package

exit function

end if

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Archivage du processus

Archivage du processus

  • Stockage des informations

    • de chaque étape

      • Dates d’entrée et de sortie

      • Acteur(s)

      • Décision

    • du processus

      • Variables locales (CustomProperties)

  • Possibilités de faire des rapports

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Rapport enqu tes clients

Rapport Enquêtes Clients

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Site web qualit http qualite aipl uhp nancy fr

Site Web Qualité http://qualite.aipl.uhp-nancy.fr

  • Besoin de regrouper dans un portail les informations « Qualité »

  • Besoin de faire interagir le client avec le système sans utiliser Advitium

  • Pages HTML standard

    • Présentation générale

    • Modélisation Méga

  • Intégration de « composants » Advitium

    • Requêtes sur des objets du référentiel

      • Accès aux modèles de documents publiés

      • Accès aux compte-rendus de revue de directions, audit etc…

      • Liste des réclamations/suggestions

      • Indicateurs

    • Déclenchement de processus par la page relations-clients

      • Personnalisée en fonction du profil

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Mise en uvre dadvitium pour la gestion documentaire du syst me de management de la qualit du p le aip primeca lorraine

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Mise en uvre dadvitium pour la gestion documentaire du syst me de management de la qualit du p le aip primeca lorraine

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Probl mes rencontr s

Problèmes rencontrés

  • Le nombre de prérequis nécessaires

    • Mega

    • Advitium

    • Html

    • XML/XSLT

    • Asp, vbscript, javascript

  • L’obligation de développer une sur-couche « utilisateur » simplifiée car le produit dans sa version de base est trop complexe

    • Login unique (invité, client)

    • Portail web

  • Pas de connexion avec un annuaire type LDAP

  • L’absence d’intégration entre la modélisation Mega et l’outil de design des processus Advitium Connect Designer

    • Où s’arrêter dans la modélisation?

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Les b n fices

Les bénéfices

  • Pour les clients (enseignants, responsables de filières, étudiants…)

    • Pouvoir exprimer leurs attentes plus facilement

    • Meilleure réactivité face à leurs attentes

  • Pour l’équipe de l’AIP Lorrain

    • Une visibilité plus claire des tâches à réaliser au quotidien

      • Quoi faire et pour quand

      • Gestion des retards!

    • Plus de perte de temps à chercher le bon document

    • Procédures de fonctionnement formalisées (guide)

  • Pour la direction

    • Les rapports Advitium fournissent immédiatement une partie des indicateurs qualité

    • Toutes les demandes sont formalisées et enregistrées

      • Exigence de la norme

      • Utile pour la rédaction du rapport annuel d’activités

      • « Contractualisation » de la relation avec le client

  • Pour la planète

    • 0 Papier (ou presque!!…)

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Pistes d am liorations

Pistes d’améliorations

  • Couplage avec un outil de gestion de projet/planning

  • Couplage avec un outil de modélisation (MEGA)

  • Amélioration de l’interface utilisateur

    • Simplification

    • Personnalisation

  • Développement de composants réutilisables pour les formulaires, les rapports, les automations

  • Utilisation des processus Advitium comme assistants

  • Fusion avec la base aip-primeca

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Conclusion

Conclusion

  • Réelle prise en compte des clients

    • Au centre de nos préoccupations

    • N’a pas remplacé la relation humaine

  • Système efficace

    • Nombreuses améliorations en cours … pour le rendre efficient

    • Aide au management de notre activité

      • Instrumentation adaptée en cours de généralisation

  • Retombées pédagogiques

    • Support à l’enseignement en management de la qualité

    • Gestion des projets du Master IS

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