Document management systém pro nemocnice

1. Document management systémpro nemocnice DMS VUMS Legend s.r.o. Ve Struhách 27 160 00 Praha 6 tel: 255725250, fax: 255725256, e-mail: vlegend@legend.cz, web: www.legend.cz

2. Téma prezentace • Představení společnosti VUMS Legend • Představení platformy Lotus Notes • Představení produktů společnosti VUMS Legend • Elektronická podatelna • Spisová služba • PointsRD – podnikový integrovaný systém řízené dokumentace DMS

3. Představení VUMS Legend • VUMS Legend • Založena 1994, 40 zaměstnanců, certifikované produkty, certifikovaní pracovníci, prověření NBÚ • IBM Premier Business Partner • SAP Technologický partner • Zaměření společnosti • Komplexní řešení a služby na platformě Lotus Notes • Řešení na platformě WebSphere • Řešení v oblasti RDB (Informix, Oracle, Sybase,…) • Analýzy a procesní modelování – Aris • Produkty pro mobilní služby • Integrace dokumentových a relačních systémů DMS

4. Významné projekty • Komerční sektor • Severočeská energetika, Chemopetrol, Rubena, Východočeská energetika, BorsodChem, Olma, Motorpal, TNT Express, Buzuluk,… • Státní sektor • Ministerstvo zahraničních věcí ČR, Ministerstvo vnitra ČR, Ministerstvo spravedlnosti ČR, ČSNI, Český institut pro akreditaci.... DMS

5. Služby VUMS Legend • Vypracování úvodní studie, analýzy, procesní a datové modelování ARIS • Návrh koncepce včetně integrace na ostatní podnikové systémy • Implementace, instalace, zkušební provoz • Administrace a správa systému i vzdáleně, kontroly, nastavení replikačních schémat, kontrola bezpečnostní architektury • Školení pro administrátory a správce systému (aplikací) (An) • Školení pro uživatele systému (Cz, An) • Konzultace • Poimplementační podpora, HelpDesk, Systémové poradenství, Emergency, SW podpora • Péče o zákazníka ve vztahu k IBM • Návrh, vývoj a dodávka aplikací nad Lotus Notes, modelová řešení DMS

6. Platforma Lotus Notes Lotus Notes je SW systém, který umožňuje organizacím a firmám sdílet znalosti a zkušenosti uvnitř i mimo její organizační strukturu GroupWare Komunikace, Kooperace, Koordinace APLIKACE DMS

7. K čemu Lotus Notes použít • Šíření informací • Směrnice, pracovní postupy, produktové info., výrobní info., marketingové materiály, info. o konkurenci • Získávání informací • Znalostní databáze, řízení projektů, vývoj a výzkum, sledování vztahů se zákazníky, sledování zakázek,marketingové plánování • Workflow procesy • Schvalovací procesy, připomínkové řízení, formuláře, oběžníky, objednávky, požadavky • Sdílení nápadů, zkušeností, dovedností • Diskusní databáze, znalostní systémy, vývoj a výzkum, HelpDesk DMS

8. Základní charakteristiky Lotus Notes • Lotus Notes • Client/server • Replikace, podpora práce on-line i off-line • Mobilita klientů • Vysoký stupeň zabezpečení – certifikáty, šifrování asymetrické a symetrické, elektronický podpis • Řízení přístupu ACL – Access Control List • Podpora internet standardů, nativní podpora SMTP, MIME, S/MIME, POP3, IMAP4 • Databáze přístupné z internetu – dynamický překlad do HTML • Clustering, virtuální servery, škálování, DECS – napojení na DB2, Oracle, Sybase, ODBC • Otevřené vývojové prostředí, podpora programátorských standardů – Lotus Script, LSX, CGI, Java, JavaScript, XML – jazyk DXL… DMS

9. Přehled aplikací na platformě Lotus Notes • Integrace • Požadavky na objednávku • Peněžní deník • Sklady, řízení pracovníků • Integrace na smlouvy Ixos • Zakázky údržby • DMS • Evidence písemností • Spisová služba • Elektronická podatelna • PointsRD • Interní audit • Evidence měřidel • Referátník • Registr smluv • Správa majetku • Územní generel • Workflow smluv • Další aplikace • Evidence faktur, faktury • Knihovna dokumentů • Hromadná korespondence • Akce a nepřítomnost • Databáze přístrojů • Správa pohledávek • Porady vedení • Evidence majetku • Úkolovník DMS

10. Elektronická podatelna • Charakteristika • Pracoviště pro příjem a odesílání datových zpráv • Kontrolování čitelnosti zprávy • Předávání ověřeného podání k dalšímu řízení • Možnost integrace na Spisovou službu DMS

11. Úloha Elektronické podatelny • Pro občana: • Nabízet tradiční formuláře v el. podobě • Realizace elektronického podání • Elektronické podepsání • Získání informací o aktuálním stavu podání • Pro organizaci • Ověření el. podpisu občana • Import podání od IS úřadu • Odeslání elektronicky podepsaného potvrzení o přijetí podání • Odeslání identifikátoru pro sledování aktuálního stavu podání • Poskytovat informace o aktuálním stavu podání • Možnost archivace podání DMS

12. Atestace Elektronické podatelny • Atestace udělena 20.1.2003 • Shoda se standardy: • Standard ISVS pro náležitosti životního cyklu informačního systému • Standard ISVS pro náležitosti procesu a metodiky atestace jakosti produktu • Standard ISVS pro provoz elektronických podatelen ve vztahu k používání zaručeného elektronického podpisu DMS

13. Spisová služba • Úloha spisové služby • Evidence a přidělení došlé pošty • Vyřízení došlé pošty, kontrola vyřízení došlé pošty • Zařazení do spisu • Tvorba a odesílání došlé pošty • Zadávání a příjem úkolů – úkolový lístek • Výkazy práce • Neevidovaná interní komunikace - koncepty DMS

14. PointsRD • PointsRD podporuje následující procesy • Tvorba a evidování • Zpracování a připomínkování • Přezkoumání a ověření • Schvalování • Vydání a zveřejňování • Seznamování • Prověřování • Archivace DMS

15. Databáze systému • Hlavní • Řízená dokumentace • Archiv řízené dokumentace • Podpůrné • Interní adresář • Datový slovník • Číselné řady • Rozdělovník DMS

16. Hierarchická struktura DMS

17. Procesní funkce • Správce • Gestor • Zpracovatel • Ověřovatel • Schvalovatel • Prověřovatel • Viditelnost a přístupy k dokumentům • Přístupová práva • Viditelnost • Avíza • Historie workflow DMS

18. Související dokumenty • Podnět • Přepracovat • Ukončit platnost • Zamítnout • Připomínka • Uživatelům • Vedoucím útvarům • Prověrka • Potvrdit platnost • Přepracovat • Nahradit • Ukončit platnost DMS

19. Náhled a tisk řízených dokumentů • Typy tiskovin • Originál k podpisu • Evidovaný výtisk • Neevidovaný výtisk • Jak zobrazit nebo vytisknout řízený dokument? • Interní v LN • Externí – v MS Word, MS Excel DMS

20. Řízená dokumentace v praxi • Systém jakosti • Požadavky na systém jakosti podle ISO 9000:2000 • Služební předpisy • Příkazy, rozhodnutí, směrnice, pokyny,… • Vnitřní řídící akta • Předpisy, zápisy, rozbory, studie,… • Záznamová dokumentace • Řídící akty vnější • Sbírka zákonů, externí předpisy,… DMS

21. Databáze na platformě PointsRD • Interní audity (Olma) • Evidence měřidel (Olma) • Referátník (ZPMV ČR) • Registr smluv (ZPMV ČR) • Workflow smluv (Chemopetrol) DMS

22. Document Management systém v praxi • Český institut pro akreditaci, obecně prospěšná společnost • posuzování DMS v organizacích žádající o akreditaci nebo v organizacích, které osvědčení o akreditaci již vlastní • V ČIA nasazen Document management systém od VUMS Legend • systém posouzen a schválen auditory Evropské akreditace – orgán sdružující evropské akreditační orgány WWW.CIA.CZ DMS

23. Ve Struhách 27Praha 6www.legend.cz DMS