DIRI – Dipartimento Amministrativo Relazioni Internazionali

1. DIRI – Dipartimento Amministrativo Relazioni Internazionali IL PROGRAMMA ERASMUS FORMAZIONE PER I TUTOR Giovedì 29/01/2009

2. Cos’è il Programma Erasmus 1/2 • Il Programma ERASMUS, acronimo di European Community Action Scheme for the Mobility of University Students, è un programma di mobilità promosso dalla UE per trascorrere un periodo da 3 a 12 mesi presso un’università europea, di frequentarne i corsi, di sostenere i relativi esami e di ottenere il riconoscimento dell’attività didattica svolta. • Il programma esiste dal 1995. In realtà è un sub-programma del Programma che fino al 2007 si chiamò “Socrates”, ora “Lifelong Learning Programme” (sigla: LLP) di cui fanno parte anche altri sub-programmi quali Leonardo e Jean Monnet. • L’Università di Bologna è attualmente al primo posto tra gli atenei europei per quanto riguarda gli studenti Erasmus in uscita. Ogni anno prevede ca. 1.300 studenti in uscita e altrettanto in entrata.

3. Cos’è il Programma Erasmus 2/2 • Il Programma Erasmus viene gestito da agenzie nazionali. Le agenzie nazionali LLP dividono i fondi provenienti da Bruxelles tra gli atenei del proprio Paese, informano e vigilano sull’applicazione delle regole inerenti ai vari sub-programmi del Lifelong Learning Programme. Il sito internet dell’Agenzie LLP per l’Italia è www.programmallp.it • La selezione degli studenti è delegata ai singoli atenei, che devono predisporre un Bando per garantire pari opportunità di accesso ai posti scambi disponibili. L’Università di Bologna pubblica il suo Bando Erasmus ogni anno a dicembre per l’anno accademico seguente. Vedi www.unibo.it/studenti/erasmus • Il Bando Erasmus dell’Università di Bologna attualmente prevede circa 3.500 posti scambio con oltre 600 università in 29 Paesi: • gli altri 26 Paesi membri dell’Unione Europea • Islanda, Norvegia • Turchia

4. Gestione degli scambi Erasmus • L’Ufficio Erasmus Centrale, parte del Dipartimento Amministrativo Relazioni Internazionali (DIRI) amministra e gestisce centralmente tutti gli accordi bilaterali Erasmus dell’ateneo, si coordina con le Facoltà e con i singoli docenti che coordinano scambi Erasmus. • Per gli “outgoing” pubblica ogni anno il Bando Erasmus e gestisce tutte le attività prima, durante e dopo il Bando. • Per gli “incoming” (stranieri) è di supporto per l’iscrizione on-line, materiale informativo, l’iscrizione ai corsi d’italiano gratuiti ecc.  Amministrazione Centrale  DIRI (dirigente: Giovanna Filippini) Ufficio Erasmus Centrale (responsabile: Basilio Lamberti)

5. Gestione degli scambi Erasmus • Le attività preliminari dell’Ufficio Erasmus Centrale per poter includere uno scambio nel Bando Erasmus si distinguano a seconda del fatto se lo scambio è nuovo o se si tratta di un replicarsi dello stesso scambio. • 1) Replicazione dello stesso scambio (riguarda ca. 90% degli scambi):ogni anno chiediamo la conferma a tutte le sedi straniere se vogliono o meno replicare lo scambio dell’anno accademico precedente. • 2) Attivazione di uno scambio nuovo (riguarda ca. 10% degli scambi): richieste che partono sempre direttamente da un docente.

6. Gestione degli scambi ErasmusReplicazione di scambi esistenti • Replicazione di scambi esistenti • Ogni anno i docenti responsabili di scambi Erasmus hanno la possibilità • di disdire gli scambi per il nuovo anno accademico entro fine luglio. • Una volta passata quella scadenza, si suppone che il docente desidera replicare gli scambi nel nuovo anno accademico, dopodiché l’Ufficio Erasmus Centrale (DIRI) procede a richiedere il consenso alle rispettive sedi estere. • Questo lavoro (che riguarda appunto tutti i 3.500 scambi attivi) viene effettuato ogni anno dall’Ufficio Erasmus Centrale, e consiste nel chiedere la firma del documento che formalizza lo scambio: il così detto “accordo bilaterale Erasmus”.

7. Gestione degli scambi ErasmusReplicazione di scambi esistenti • Esempio di accordo bilaterale / • “Bilateral Agreement”

8. Gestione degli scambi ErasmusReplicazione di scambi esistenti • L’accordo bilaterale Erasmus contiene i seguenti dati che interessano in particolare ai fini della pubblicazione nel Bando: • Numero di studenti in/out • Livello degli studenti in/out (I°, II°, III° ciclo / undergraduate, postgraduate, doctoral) • Durata dello scambio espresso in mesi per studente in/out

9. Gestione degli scambi ErasmusAttivazione di nuovi scambi • Attivazione di nuovi scambi • Anche gli scambi nuovi vanno formalizzati tramite un accordo bilaterale. • Il docente può rivolgersi direttamente all’Ufficio Erasmus Centrale del DIRI per avere informazioni utili per la stipulazione dell’accordo (è una pratica molto snella che può concludersi entro pochi giorni). • Dopo la stipulazione dell’accordo bilaterale, il docente potrà indicare eventuali ulteriori criteri di selezione utili per il Bando, da comunicare sempre all’Ufficio Erasmus Centrale/DIRI.

10. Come funziona il Bando ErasmusFase di domanda e assegnazione • Fase di domanda • Gli studenti possono fare domanda sia on-line che in forma cartacea. • E’ preferibile la modalità on-line, sia per evitare le file agli sportelli, sia perché è una procedura guidata e quindi più sicura. Per incentivare questa modalità per fare domanda, la scadenza per la “consegna” è stata fissata un paio di giorni dopo quella per la modalità cartacea. • Solo per alcuni studenti non è possibile fare domanda on-line, per motivi formali che sono descritti nel Bando. • Il Bando Erasmus consiste di due parti: • la parte normativa in cui sono descritti le regole, i criteri, le scadenze ecc.; è un file pdf scaricabile dal sito www.unibo.it/studenti/erasmus; si consiglia ai tutor di leggere attentamente questo documento in quanto contiene le risposte alle domande più diffuse degli studenti! • l’elenco dei posti scambio: consultabile esclusivamente on-line; contiene tutti gli scambi tra cui lo studente può scegliere.

11. Come funziona il Bando ErasmusFase di domanda e assegnazione • L’utilità dei tutor nella fase della domanda • I tutor possono aiutare gli studenti nella fase di domanda per • rispondere alle domande che riguardano le “formalità” descritte nella parte normativa del Bando • informare gli studenti delle particolarità di certi scambi e soprattutto di certe università straniere: requisiti linguistici posti dalla sede straniera, application deadlines, esami che (non) si possono scegliere ecc. E’ scritto nel Bando che è compito dello studente stesso informarsi su i criteri di selezione posti dalla sede esteraprima di fare domanda. Tuttavia è bene sottolinearlo, e aiutare gli studenti nel reperire le informazioni necessarie. Molti studenti pensano che il Bando sia l’ultimo traguardo, mentre invece è solamente la selezione interna, dopodiché comincia la fase in cui lo studente deve mostrare alla sede estera di essere in possesso di tutti i requisiti posti da quest’ultima, ce questi non sono sempre descritti nel Bando.

12. Come funziona il Bando ErasmusFase di domanda e assegnazione • Assegnazione dei posti scambio vinti • Dopo che il termine per fare domanda è scaduto, l’Ufficio Erasmus Centrale (DIRI) raccoglie tutte le domanda on-line e cartacee e le trasmette, suddivise per docente, alle Facoltà, che a loro volta procedono alla distribuzione ai docenti con la richiesta di stilare le graduatorie. • Gli Uffici Relazioni Internazionali dei Poli (Cesena, Forlì, Ravenna, Rimini) fanno lo stesso lavoro per gli scambi che sono coordinati da docenti afferenti al loro Polo. • I docenti comunicano le graduatorie agli uffici, i quali provvedono alla pubblicazione delle graduatorie on-line. • Nello stesso giorno della pubblicazione delle graduatorie, parte il periodo in cui gli studenti vincitori devono confermare l’accettazione del posto vinto (una settimana circa)  vedi parte normativa Bando.

13. Studenti Erasmus in uscita 1/3Fase pre-partenza • A tutti gli studenti vincitori viene dato la “Guida dello studente Erasmus” in cui vengono spiegati tutti gli adempimenti da compiere prima, durante e dopo la permanenza all’estero. • Anche questo è un documento di riferimento utilissimo ai tutor! • C’è un adempimento nel periodo prima della partenza di particolare rilievo: il Learning Agreement, cioè il piano di studio che lo studente deve obbligatoriamente compilare con l’aiuto del docente che coordina lo scambio. • I tutor dei corsi di studio possono essere di particolare aiuto in questa fase sia per gli aspetti formali che riguardano il Learning Agreement sia per fungere da tramite tra i docenti, gli studenti e la sede estera.

14. Studenti Erasmus in uscita 2/3Fase in cui gli studenti sono all’estero Durante la loro permanenza all’estero, gli studenti Erasmus possono avere varie domande riguardo, per esempio, prolungamenti di periodo, cambiamenti di Learning Agreement, erogazione della borsa ecc. Anche per queste informazioni il documento di riferimento è la “Guida dello Studente Erasmus”.

15. Studenti Erasmus in uscita 3/3Fase in cui gli studenti sono tornati dal periodo Erasmus • La principale preoccupazione degli studenti che tornano dall’Erasmus è il riconoscimento degli esami fatti all’estero. Anche qui è d’aiuto ciò che è scritto nella Guida dello studente Erasmus. • Come col Learning Agreement, il tutor può essere utile in questa fase per fungere da tramite tra studente, sede estera, docente e Ufficio Erasmus Centrale o l’Ufficio Relazioni Internazionali di Polo. • ---------------------------------------------------- • Recapiti dei colleghi dell’Ufficio Erasmus Centrale che si occupano degli studenti Erasmus in uscita: • e-mail: erasmus@unibo.it • tel. 051-2088100

16. Studenti Erasmus in entrata (stranieri) 1/2 • Abbiamo finora parlato solamente degli studenti Erasmus in uscita, ma in entrata si riscontra un flusso di più o meno altrettanto studenti stranieri. • I colleghi dell’Incoming Office dell’Ufficio Erasmus Centrale/DIRI forniscono assistenza agli studenti stranieri per quanto riguarda: • l’iscrizione on-line • La consegna del Welcome Pack contenente, tra l’altro, la International Students Guide (scaricabile da www.eng.unibo.it > Students > International students) • L’iscrizione ai corsi gratuiti di italiano

17. Studenti Erasmus in entrata (stranieri) 2/2 • L’iscrizione agli esami e tutte le questioni correlate vengono invece gestite direttamente dalle Facoltà. • Quindi soprattutto per queste questioni i tutor potranno essere d’aiuto. • Tuttavia è consigliabile che tutti i tutor prendono anche visione dell’Exchange Students Guide e di tutte le altre informazioni che si trovano sul sito www.eng.unibo.it/PortaleEn/Students/International+Students/default.htm, oppure www.eng.unibo.it > Students > International students. • ----------------------------------- • Recapiti dei colleghi dell’Ufficio Erasmus Centrale che si occupano degli studenti Erasmus in entrata: • e-mail: incoming.diri@unibo.it • tel. 051-2088101

18. Delegati Erasmus di Facoltà e Uffici di Facoltà • All’Università di Bologna ogni Facoltà ha un Delegato Erasmus di Facoltà. • La coordinatrice istituzionale per il Programma LLP/Erasmus è la prof.ssa Maria Lilla Maria Crisafulli. • L’elenco dei Delegati Erasmus di Facoltà si trovano all’interno di un documento che contiene anche i recapiti degli Uffici Relazioni Internazionali di Facoltà. E’ scaricabile da Home > Relazioni Internazionali > Opportunità all'estero > LLP Erasmus > Bando Erasmus 2009-2010 > Uffici Relazioni Internazionali di Facoltà (sotto “Allegati”)

19. Hand-out per tutti i tutor • Potete ritirare qui un hand-out con: • indirizzi web utili per scaricare i vari documenti di riferimento -recapiti dell’Ufficio Erasmus Centrale e degli Uffici Relazioni Internazionali dei Poli con gli orari di sportello

20. Grazie per l’attenzione Grazie per l’attenzione DIRI – Ufficio Erasmus Centrale Wouter de Leeuw ------------------------------------------------------------- Responsabile: dott. Basilio Lamberti – basilio.lamberti@unibo.it Contatto studenti in uscita: dott. Wouter de Leeuw – wouter.deleeuw@unibo.it Contatto studenti in entrata: dott.ssa Francesca Maltauro – francesca.maltauro@unibo.it