Les ERP :

1. Les ERP : Une autre vision des systèmes d’information Partie 1

2. Objectifs du cours • Apporter une vision différente des SI à travers les différents fonctions des ERP, • Disposer d’un point sur l'état du marché, • Appréhender les méthodologies de mises en oeuvre, • Permettre aux ingénieurs SupInfo de situer leur rôle éventuel dans l’implantation et la maintenance des ERP.

3. Programme du cours • Définitions et composition d’un ERP, • Marché des ERP, • Structure et vie d’un projet ERP, • Conduite du changement, • Maintenance des ERP, • Progiciels «périphériques», • Conclusions.

4. Un ERP ?Qu’est-ce que c’est ?

5. Première tentative de définition • ERP signifie Enterprise Resource Planning, c’est-à-dire : « Gestion / planification des ressources de l'entreprise » • Outil unique par lequel tous les départements (administratif, comptabilité et finance, ventes, production, ressources humaines ….) sont mis en relation via l'informatique • L'ERP : • automatise les processus horizontaux ou transverses, • collecte et agrège des données de natures diverses (données client, produit, ...), • standardise les tâches ou les grandes fonctions de base d'une entreprise (Ex. traitement des commandes client), • permet de développer une vision d'ensemble de l'activité de l'entreprise, notamment en évaluant ses performances, Une fois cette définition posée, a-t-on une meilleure vision de ce qu’est un ERP ?

6. Quelques questions • C’est quoi et ça fait quoi exactement un ERP ? • Quelles sont les fonctions de l’entreprise qui sont réellement couvertes par les ERP ? • Quelle place occupent-ils parmi des millions d’applications, en place depuis des années ? • Quelle(s) différence(s) avec ces logiciels «classiques» (modulaires ou spécifiques ou développés) ? • Qu’apportent-ils réellement aux entreprises ? • Pourquoi les entreprises font-ils le choix d’implanter un ERP ? • Quels sont leurs avantages et leurs inconvénients ?

7. PRESENTATION D’UN EXEMPLE D’ERP

8. Présentation d’un exempled’ERP : Menu général de Baan IV

9. Structure de menu d’un ERP Gd domaine fonctionnel Module = une fonction Sous module = détail d’une fct Session = saisie de données ou exécution d’une tâche

10. Les domaines fonctionnelsGestion de la finance Gestion des comptes de résultats et de bilan Suivi des règlements client Suivi des paiements aux fournisseurs Gestion des liquidités Comptabilité analytique Préparation des budgets Éditions des comptes Gestion des valeurs immobilisées PARAMETRES

11. Les domaines fonctionnelsGestion de la fabrication Gestion des Protos bureaux d’études Gestion des articles vendus/achetés A Composition des produits Liste des opérations de fab. B C D E F G Planification des ressources de fabrication Planification des capacités de fabrication Suivi de la fabrication sur les lignes de fab. Enregistrement des tps de fabrication (hommes ou machines) PARAMETRES

12. Les domaines fonctionnelsGestion de la logistique Gestion des articles vendus/achetés Calcul du prix de revient des produits vendus Achat, réception, contrat, … Vente, devis, contrat, livraison, factures, … Gestion avant-vente Gestion des transferts inter magasins Gestion des magasins, inventaires, transferts, … Gestion des casiers dans les magasins PARAMETRES

13. Les domaines fonctionnelsGestion des transports Gestion des acteurs transport & fonctions Gestion des adresses (ex. groupage/dégroupage) Gestion des moyens de transport Gestion ordres de transport (étapes) Gestion du conditionnement (palettes, caisses, …) Matériels inflammables, radioactif, toxiques, … PARAMETRES

14. Les domaines fonctionnelsGestion du Service après-vente Description des matériels installés, à entretenir Conditions d’application de l’entretien Gestion des interventions de dépannage Symptômes et statistiques de pannes Gestion des pièces détachées PARAMETRES

15. Gestion du système et des développements Gestion des versions et des service packs Paramétrage système Valeurs par défaut et droits utilisateurs Gestion imprimantes et autres systèmes ext. Gestion des traitements automatisés Gestion des bases de données Gestion des textes standard Création, modif. Personnalisation des menus Créations, sauvegardes et utilisation de requêtes Développements d’adaptations légères Développements nouveaux programmes

16. Exemple de sous menu :Gestion des achats Tableaux des prix et des remises fournisseurs Conventions avec les fournisseurs (articles, prix, délais, …) Demande de prix et des remises aux fournisseurs Gestion des commandes aux fournisseurs Enregistrement des quantités reçues, réclamations, Màj stocks, …

17. Exemple de processus :Passation d’une commande fournisseur Gd domaine fonctionnel Module = une fonction Sous module = détail d’une fct Session = saisie de données ou exécution d’une tâche

18. Exemple d’une session :commande fournisseur (en tête) N° de commande Code du fournisseur  adresse Code des étapes de la procédure d’achat Date de la commande et date souhaitée Modalités de livraison Modalités de paiement

19. Exemple d’une session :commande fournisseur (lignes) Position ou n° de ligne de commande 1ère ligne de commande 2ème ligne de commande Quantités commandées et prix Code de l’article commandé  données fiche article N° du Magasin de réception de la marchandise (par défaut)

20. Exemple d’une session : une commande fournisseur (réception) Après fax ou lettre de la commande  réception de la marchandise N° de la commande (14) Position de la ligne (10) Qtés déclarées envoyées par le fournisseur Qtés réellement reçues Les quantités déclarées reçues augmentent d’autant le stock du magasin

21. Paramétrage • Cependant, les entreprises ne fonctionnent pas toutes de façons identiques … loin de là ! • Leurs besoins varient d’un secteur d’activité à un autre, • Comment adapter l’ERP aux procédures de l’entreprise ? • C’est l’objet du paramétrage dans les ERP.

22. Exemple de paramètres généraux Mise en œuvre ou non d’un package (Gd domaine fonctionnel)

23. Exemple de paramètres d’un domaine fonctionnel (Ventes) Choix date d’application du Tx de change Choix date d’application des tarifs Contrôle de dispo. du stock

24. Peut-on maintenant répondre à la question :Qu'est-ce qu'un ERP ? • Un ERP est composé de modules fonctionnels, connectés à une base de données centrale, gérant toutes les données opérationnelles de l'entreprise, • Un ERP, peut être composé de plus de 7 à 10 000 fichiers et 25 000 programmes, • Un paramétrage sophistiqué permet d'adapter, chaque module, aux besoins spécifiques de l'entreprise, • Un L4G (ABAP pour SAP, Tools pour Baan, PL/SQL pour Oracle application, par ex.) permet d'ajouter des traitements plus spécifiques, ou de créer de nouvelles interfaces.

25. Synoptique d’un ERP Installations Missions Contrats Commandes Achat/vente Stocks Production Conception GPAO Gestion atelier Stocks Service Distribution Expédition facturation Finances Compta géné Compta auxi Trésorerie Immos Tournées, Parc de véhicules Trajets Ingénierie Industrie Transports Projets Adaptations Développements Administration Méthodologie d'implantation Ressources Humaines Outils Implantation Gestion des ressources humaines

26. Composants techniques d’un ERP

27. Matériel NW CPU RAM I/O Exemple d’une architecture générale Dictionnaire UI Serveur d’application DB Driver DB Système d’exploitation

28. Exemple d’une architecture technique : SAP R/3 (1/3) Tâches du niveau Base de Données : • une seule machine physique où s'effectue la gestion du dictionnaire physique de données : • accès aux données (routines input/output), • mise à jour physique de celles-ci, • validation • Pendant une transaction, les données sont stockées dans un buffer. • En fin de transaction, la mise à jour physique est effectuée (validation des données par blocs). Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Requêtes SQL Envoi des requêtes Requête, http, fichiers, SQL Envoi des réponses Serveur de Bases de données Serveur d’applications Client

29. Exemple d’une architecture technique : SAP R/3 (2/3) Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Tâches du niveau Application : • 7 types de tâches correspondantes à un service applicatif particulier. • Tâches réparties sur un ou plusieurs serveurs et gérées sous forme d'instances (ensembles des process d'un serveur) : • D (Dialog) Dialogue : tâche de communication entre le PC et le serveur applicatif • V (Validate) Mise à jour des données : tâche de communication entre le serveur de SGBDR et le serveur d'application • E (Enqueue) Gestion des blocages : gestion des accès concurrentiels sur des objets (blocages logiques) • B (Batch) Traitements en lot : tâche de gestion des traitements lancés en batch • M (Message) Message : tâche de communication intra-serveurs (sur une même machine) • G (Gate) Passerelle : tâche de communication entre différentes machines distantes • S (Spool) Gestion des impressions : gestion du spool (file d'attente des impressions) • Les tâches de type D, V, E, B, S donnent lieu à un ou plusieurs processus de travail. Chacun de ces processus est activé par le dispatcher (répartiteur). Requêtes SQL Envoi des requêtes Requête, http, fichiers, SQL Envoi des réponses Serveur de Bases de données Serveur d’applications Client

30. Dispatcher Enqueue Work Process Spool Work Process Batch Work Process Update Work Process Dialog Work Process Exemple d’une architecture technique : SAP R/3 (3/3) Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 • Le dispatcher analyse le type de tâche à effectuer et l'affecte au processus qui doit le traiter Tâches du niveau Présentation : • Le niveau présentation exécute les programmes d'interface utilisateur. C’est soit un poste bureautique, soit un serveur de terminaux, • Sur chaque plate-forme de présentation : • Le système d'exploitation met en forme des objets affichés et le fenêtrage, • SAPGUI se charge de dire quels sont les écrans et menus à afficher. Requêtes SQL Envoi des requêtes Requête, http, fichiers, SQL Envoi des réponses Serveur de Bases de données Serveur d’applications Client

31. Dictionnaires : données/application • Dictionnaire de données : • Définition des tables : champs, indexes, références, … • Domaines : types de données (numérique, chaîne, date,…) • Dictionnaire applicatif : • Sessions, • Programmes (scripts, fonctions, …), • Écrans, menus, rapports, • Messages, questions, • Libellés, • Aide en ligne, • Graphiques.

32. Modulesfonctionnels

33. Principaux composants d’un ERP (1/3) Gestion financière • Gestion des informations comptables actualisées permettant d’établir comptes de résultats et bilans mais aussi le contrôle de gestion et les prévisions Gestion de la trésorerie • Gestion et placement des liquidités de l’entreprise, rentabilisation des immobilisations et de limitation des risques Contrôle de gestion • Instruments d’analyse structurée et de suivi des coûts et revenus constituant un système de contrôle et de pilotage de l’entreprise Pilotage d’entreprise • Établissement et suivi permanent d’indicateurs liés aux résultats et au niveau de productivité de l’entreprise Gestion des investissements • Élaboration et suivi des décisions et des projets d’investissements, de la planification à l’imputation, incluant les calculs de rentabilité et de simulation de l’amortissement.

34. Principaux composants d’un ERP(2/3) Planification de la production • Processus de prévision et de gestion des différents types de production : fabrication répétitive ou unitaire, production avec variantes, fabrication à la commande ou sur stock, production orientée processus et gestion intégrée de la Supply chain, de la CAO et le SGDT, Achats et stocks • Gestion processus d’achat. Évaluation automatique des fournisseurs, réduction des coûts d’approvisionnement et d’entreposage par une gestion précise des stocks et des emplacements de magasin et contrôle intégré des factures fournisseur, Maintenance et Gestion du service après-vente • Planification, gestion et suivi des fonctions entretien, inspection et maintenance ainsi que des services garantissant une disponibilité maximale des systèmes propres et des équipements livrés aux clients, Gestion de la qualité • Surveillance, enregistrement et administration de tous les évènements qualité dans la chaîne logistique, coordination du contrôle, déclenchement des mesures correctives.

35. Principaux composants d’un ERP(3/3) Gestion de projets • Coordination et gestion de toutes les phases d’une affaire en lien avec les achats et le contrôle de gestion : • offre, conception, approbation, gestion des ressources et imputation, Administration des ventes • Gestion des activités de vente incluant : • définition des prix, • gestion des commandes client et les livraisons, • avec une liaison directe avec le compte de résultat et le système de production. Planification et gestion des ressources humaines • Planification et gestion des personnels de l’entreprise : • Embauche, contrats, formation, paie, … Business Information / Data Warehouse • Collecte et agrégation des données provenant des diverses applications de l’ERP voire de sources externes pour établir des statistiques et tableaux de bord permettant la prise de décision et le pilotage de l’entreprise.

36. GESTION FINANCE, COMPTABILITE Gestion des Données Techniques Comptabilité Contrôle de gestion Gestion de Projets et de Programmes Suivi Qualité Gouvernance d’entreprise Gestion des Immobilisations Gestion des flux financiers GESTION DES OPERATIONS Comptabilité Gestion des Données Techniques Gestion de Projets et de Programmes Contrôle de gestion Direction d’entreprise Suivi Qualité Gestion des flux financiers Gestion des Immobilisations Achats Gestion des stocks Achats Production Gestion des stocks Gestion de projets Production Maintenance Gestion Des projets Gestion de la qualité Maintenance Distribution Gestion de la qualité Distribution Administration des ventes Adminstration des ventes SUPPORT AUX OPERATIONS Gestion de la relation employé Gestion de la relation employé Gestion du cycle de vie employé Gestion du cycle de vie employé Gestion des Transactions RH Gestion des Transactions RH RESSOURCES HUMAINES Gestion des déplacements professionnels Gestion des déplacements et frais Environnement, Santé & Sécurité Environnement, Santé & Sécurité Intéressements & Commissions Intéressements & Commissions Biens Immobiliers Budget Biens Immobiliers Budgets SERVICES PARTAGES D’ENTREPRISE Gestion de la Performance d’Entreprise Gestion de la Perfor-mance d’Entreprise Applications décisionnelles finances & budget Décisionnel finances & budget Application décisionnelles Ressources Humaines Décisionnel Ressources Humaines Applications décisionnelles pour optimiser les opérations Décisionnel pour les opérations APPLICATIONS ANALYTIQUES ET PILOTAGE SAP NetWeaver™ Intégration des individus Intégration informationnelle Intégration des processus Plate-forme d’applications Web Intégration des individus Intégration informationnelle Intégration des processus Plate-forme d’applications Web PORTAIL UTILISATEUR, ARCHITECTURE Self-services Self-services Exemple de structure fonctionnelle

37. Modélisation de règles & processus Fonctions ERP Périmètre fonctionnel Domaine de Gestion Processus Flux Transactions Les règles de gestion reproduisent les usages de l’entreprise : paramétrées selon l’activité de l’entreprise paramétrables selon les exigences spécifiques de l’entreprise.

38. Notion d’intégration • Une transaction réalisée • dans un module met à jour • instantanément les autres • modules concernés • Exemple : la réception en • stock d’un achat peut créer • automatiquement : • l’écriture sur un compte de facture à recevoir • l’incrémentation du stock en magasin • la création d’un ordre de contrôle qualité, • Etc FI SD FI SD Sales & Financial Sales & Financial Distribution Accounting Distribution Accounting CO CO MM MM R/3 Controlling Controlling R/3 Materials Materials Mgmt Mgmt PP PP AM AM Production Production Asset Asset Planning Planning Accounting Accounting Client/Server Client/Server PS QM PS QM ABAP/4 ABAP/4 Project Project Quality Quality System System Mgmt Mgmt PM PM WF WF Plant Maint - Plant Maint - Workflow/ Workflow/ enance enance IS HR IS HR Human Human Industrial Industrial Resources Resources Solutions Solutions

39. Organisation et paramétrage • A priori, pas d’organisation imposée par l’ERP à l’entreprise, • Choix de «briques logicielles» parmi les fonctions proposées et plusieurs centaines de processus opérationnels, • Paramétrage des «briques» pour former une organisation autonome et sur mesure, • Modularité permettant de choisir entre une mise en place progressive ou une transformation radicale et simultanée (big bang) de tout le SI, • Adaptations d’applications complémentaires (développements spécifiques) par l’intégrateur, si nécessaire.

40. Exemples de paramètres • Le paramétrage est le reflet des règles de gestion. • Exemples de paramètres : • Liens entre modules (activés ou non) • Nombre d’originaux de facture, • Date prise en compte pour un tarif, • Sérialisation des pièces produites, • Production répétitive ou industrie de process, • Types de procédures de vente, d’achat, de production, qualité, … • Système de calcul des prix remises, • Méthode de calcul des prix de revient, des coûts de production, • Définition des liens entre les données article d’étude et article de production, • Schéma de comptabilité anglo-saxonne ou française, • Modalités d’application des Taxes, • …

41. Logiciel développé Cahier des charges, Spécifications générales, Spécifications détaillées, Développements, Tests, Recette, Mise en production / maintenance ERP Pré étude, Analyse / prise de connaissance des besoins / réengineering (BPR), Constitution et formation de l’équipe projet, Maquettage, Conception générale = solution, Paramétrage de prototype(s), Éventuels développements spécifiques, Tests, Recette, Mise en production / maintenance. Différences entre logiciels développés et ERP prêt à porter costume sur mesure

42. Chaque logiciel est plus spécialisé dans son domaine  meilleure couverture du besoin utilisateur  donc meilleures performances "locales" MAIS Démultiplications de données  risques d'incohérences  grandes difficultés à consolider les résultats Données mises à jour avec décalage  risques d'incohérences,  mauvaise réactivité, Couverture des différents métiers de l'entreprise : même outil, mêmes principes et même ergonomie universalité, meilleure efficacité globale de l'entreprise Pérennité de la solution Base de données unique et partagée par l'ensemble des utilisateurs :  meilleure cohérence des données Données mises à jour en temps réel :  dès sa création, la donnée est disponible pour tous  réduction des erreurs liées au retard de mises à jour. Logicielsdéveloppés vs ERP

43. Solutions sectorielles • Au delà de son universalité, l'ERP devient souvent une application sectorielle, • Les éditeurs ont adapté leur applicatif aux besoins spécifiques d'un secteur d'activité (banque, automobile, hôtellerie, industries pharmaceutique ou pétrolière, RH...).

44. Aerospace & Defense Automotive OEM Automotive Supplier Automotive Wholesale Retail & Service Providers Banking Chemicals Financials Healthcare Higher Education & Research High Tech Human Resources Insurance Media Mill Products Mining Oil & Gas Pharmaceuticals Public Sector Service Providers Telecommunications Travel Management Utilities. Exemples de Solutions sectorielles

45. Un Exemple de Solution sectoriel : La Chimie

46. Un Exemple de Solution sectoriel détails d’un module choisi : Opérations

47. Intégration de l'ERP aux autres applications • Avoir un, et uniquement un, seul ERP dans le SI est extrêmement rare • Fréquemment, il existe d’autres applications (même temporaires) auxquelles il faut s’interfacer : • Une gestion des temps (pointeuse), • Une gestion des ressources humaines, • Une interface vers un sous traitant de la paie, • Une interface vers un sous traitant des stocks magasin, • …

48. Exemple de système d’information et ses interfaces SIGA Paye Syst. Notes de frais Saisie d’activité 1 Réparation Web Time Saisie d’activité MS Project Projets/ressources Syst. Qualité Pic / Pdp Saisie d’activité E déplacement GPAO PGM Gestion de projet BAAN MRP Processus Négoce ? Stocks Achats Prod. Commerce Activité Harry Reporting PM Gestion de config. Création / Màj Article GENEC CEC FISS E Proc. (TradeXpress) SIBA Compta (générale, analytique, auxiliaire) Facturation Contrôle facture Controlling Achats hors Prod. Module de comptabilité Interface

49. Le marché des ERP

50. Les ERP : un peu d’histoire • Début des années 50 : logiciels de gestion des stocks • Années 50-60 : 1ers modèles de gestion de production - calcul de besoins nets = MRP (Materials Requirements Planning) • Années 70-80 : MRP II, Manufacturing Resources Planning recherche d’intégration des besoins matériels, en capacités de production, voire même financiers, • Milieu des années 80 : à travers l’usine de production intégrée la CIM (Computer-Integrated Manufacturing) recherche d’automatisation des process de production dans l’usine, • Années 80-90 : l’arrivée de la technologie Client-serveur permet l’évolution du MRP-II vers l’ERP qui intègre les autres fonctions de l’entreprise, • Fin des années 90 : les entreprise se focalisent sur l’utilisation des ERP et de leurs technologies complémentaires (e-Business, CRM, BI, Web, …).