1 / 32

Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba

Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba. Sadržaj. Uvod Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti Javno otvaranje – formalna usklađenost ponuda Administrativna usklađenost ponuda Tehnička usklađenost ponuda Pregled financijskih ponuda

Download Presentation

Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba

  2. Sadržaj • Uvod • Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Javno otvaranje – formalna usklađenost ponuda • Administrativna usklađenost ponuda • Tehnička usklađenost ponuda • Pregled financijskih ponuda • Zaključak i priprema izvještaja • Preporuke / test

  3. Cilj prezentacije • Jačanje učinkovitosti svrhovitosti postupka ocjenjivanja ponuda kroz upoznavanje potencijalnih članova odbora sa specifičnostima postupka • Izbjegavanje tipičnih grešaka sa učinkom usporavanja postupka a koje mogu rezultirati gubitkom sredstava i neostvarivanjem ciljeva projekta

  4. Uvod • Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije • Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom • Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX)

  5. Uvod • PRAG: • Podjela postupka prema vrijednosti • Opis postupaka • Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u različitim fazama postupka • Objavljena natječajna dokumentacija (lex specialis) • Podjednako važno: praksa (PRAG sadrži samo smjernice)

  6. Uvod • Najčešći postupci: Otvoreni (međunarodni i lokalni): • Razlike između međunarodnog i lokalnog postupka: vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja)

  7. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice: poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene) • Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude po redoslijedu prispijeća)

  8. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Dobra praksa – podaci (privremeni) se paralelno sa registracijom ponuda unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja) • Za ponude zaprimljene na zadnji dan roka za dostavu ponuda se bilježi i točan sat prispijeća • Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja • Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)

  9. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao: a) povlačenje ponude (withdrawl) ili b) promjena (alteration)

  10. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema: • Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što su projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora • Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda • Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju

  11. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Priprema materijal za članove odbora (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije javnog otvaranja koji sadrži: • 1 kopiju natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju • Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje) • Istraživanje tržišta (budžet) • za svakog člana povjerenstva: • “Instructions to tenderers” • “Technical Specification”

  12. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • “Procurement notice” (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja) • “Administrative compliance grid” (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao informacija) • Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids & technical compliance sub-grids) • Obrasci za ocjenjivanje (“Evaluation grids”) • “Questions & answers” + “corrigendum” (ukoliko je isti objavljen)

  13. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja • Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja • Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3 • Predsjedatelj još jednom provjerava dostupnost svih zaprimljenih ponuda logističke elemente u vezi javnog otvaranja i poziva predstavnike ponuditelja u prostoriju

  14. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o: • tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist) • dostupnosti izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog (izvještaj se dostavlja na ex-ante odmah po završetku otvaranja zajedno sa izvadcima iz ponudbene dokumentacije)

  15. Javno otvaranje – formalna usklađenost Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi: • Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda • krajnji rok za dostavu ponuda • Konstatira da će se tijekom javnog otvaranja pregledati samo ponude koje su stigle u roku (ponude pristigle izvan roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja – vraćanje natječajnog jamstva)

  16. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Predsjedate zatim provodi slijedeće: • Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received” • Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju) • Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente: • Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,

  17. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene) • Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan) • Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja), • Da li ponuda sadrži “Tender submission form”, • Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za svakog člana u slučaju konzorcija • Javno čitanje cijene iz “Tenderer’s Declaration”,

  18. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno. • Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude • Predsjedatelj prije otvaranja ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda koje su zaprimljene u roku • Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)

  19. Javno otvaranje – formalna usklađenost - Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva • predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja • izvještaj sa javnog otvaranja se dostavlja Delegaciji na ex-ante

  20. Administrativna usklađenost ponuda - provodi se temeljm tkz. “Administrative compliance” obrasca - ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijeloviponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja

  21. Administrativna usklađenost ponuda • ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se odbija • koncept potpunosti ponudbene dokumentacije • proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje

  22. Administrativna usklađenost ponuda “Adminstrative compliance grid”: • državljanstvo ponuditelja • potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS) • upotreba službenog jezika postupka • potpunost – Tender submission form

  23. Administrativna usklađenost ponuda • potpisi (ovlaštena osoba) – Tenderer’s declaration(s) • ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.)

  24. Tehnička usklađenost ponuda - pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje: • Kvalifikacijski kriteriji • Tehnički kriteriji • Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani • Glavni obrazac (“Evaluation grid”) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa) • Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje

  25. Tehnička usklađenost ponuda • Kontrola usklađenosti tehničke ponude sa tehničkom specifikacijom – da/ne pristup (jedan “ne” je dovoljan za konstatiranje tehničke neusklađenosti) • Kontrola usklađenosti traženih usluga (servis, post-prodaja itd.) – da/ne pristup • Pregledavaju se financijske ponude za koje nedvojbeno utvrđeno da zadovoljavaju sve formalne, administrativne i tehničke uvjete opisane u natječajnoj dokumentaciji

  26. Pregled financijskih ponuda • formalne pretpostavke (DDU paritet, cijena iskazana u eurima, sve stavke u predviđenoj količini, unutar pojedine grube nabave uključene) • Aritmetička točnost • Diskrepancija: • Između jedinične cijene i totala (umnožak j. cijene i količine) • Između iznosa iskazanog u brojkama i slovima

  27. zaključak i priprema izvještaja - ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”) • Tajnik odbora priprema izvještaja koji potpisuju svi članovi odbora za ocjenjivanje • odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora, već samo daje preporuku tijelu nadležnom za nabavu (Contracting Authority) • Tijelo nadležno za nabavu provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom izvještaja)

  28. zaključak i priprema izvještaja U slučaju odbijanje izvještaja, isti se može: • Vratiti na postupanje odboru za ocjenjivanje • Proslijediti nepotpisan ex-ante tijelu sa obrazloženjem i prijedlogom daljnjih aktivnost (npr. provođenje pregovaračkog postupka temeljem dostavljene pregovaračke strategije)

  29. Preporuke /analiza testa Najčešći razlozi odbijanja preporuka odbora za Ocjenjivanje prema učestalosti: • Predložena ponuda premašuje financijske resurse alocirane za tu grupu nabave (Lot) • Previd ili nedosljednost u pristup odbora za ocjenjivanje tijekom pregleda tehničkih ponuda • Nedosljedna ili netočna primjena kvalifikacijskih kriterija - provođenje kratkog testa kojim se simuliraju situacije iz prakse (vrijeme: 10 minuta + analiza rezultata)

  30. Pitanja ?

  31. Hvala na pažnji…

More Related