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Steuern. Kurs halten. Steuern. Inhaltsübersicht Fortschreibung der Pläne Besonderes bei weiteren Projekttypen Projektbericht Kontierung Projektbesprechung Controlling Phasenentscheidungssitzung Das Projektleitungssoll. Fortschreibung der Pläne.
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Steuern Kurs halten
Steuern • Inhaltsübersicht • Fortschreibung der Pläne • Besonderes bei weiteren Projekttypen • Projektbericht • Kontierung • Projektbesprechung • Controlling • Phasenentscheidungssitzung • Das Projektleitungssoll
Fortschreibung der Pläne • Die zentralen Fragen bei der Projektsteuerung lauten: • Wann wird das Projekt wirklich fertig? • Was wird das Projekt wirklich kosten? • V’Ist = Auflauf + erwarteter Rest • Je besser die Planung, desto weniger Aufwand bei der Fortschreibung der Planungsunterlagen • Je konstanter das V’ist, desto besser das Projekt
Fortschreibung der Pläne • MITARBEITERGEBIRGE • AUFWANDS- und TERMINPLAN • MITARBEITEREINSATZPLAN • MEILENSTEINTRENDANALYSE • AUFWANDSTRENDANALYSE • KOSTENTRENDANALYSE • PHASENKALKULATION, PROJEKTKALKULATION • ZULIEFERPLAN • QUALITÄTSSICHERUNGSPLAN • PRODUKTSTRUKTUR, PHASENSTRUKTUR • PROJEKTORGANISATION
Aufwands- und Terminplan • Fragen Sie:“Welche Aufgaben müssen noch erledigt werden, um das Arbeitspaket fertigzustellen, und wieviel Zeit wird für jede dieser Aufgaben gebraucht?”
Mitarbeitereinsatzplan • Eine veränderte Zuteilung odereine Verschiebung von Arbeitspaketen,neue Arbeitspakete oderdie Erkrankung oder den Einsatz neuer Mitarbeiter müssen Sie im MITARBEITEREINSATZPLAN mitvollziehen. • Beim Einsatz eines Planungswerkzeuges entsteht der Mitarbeitereinsatzplan automatisch mit dem Aufwands- und Terminplan!
Standardprodukte • Steuern wie üblich • Vertriebsprojekt muß ebenfalls planmäßig laufen • Geeignete Maßnahmen zur AbsatzförderungVerkaufserfolg auf verabredeter Produktbasis steuern • Wirtschaftlicher Produktplan • Begründete Change Requests bewerten,Auswirkungen auf WPP ermitteln
Kundensystemprojekte: Lieferstatus/Lieferplanung • Haben Sie besonders die Lieferungen im Blick, die von externen Lieferanten direkt an den Kunden gehen. Der Projektleiter muß die Rechnungen abzeichnen.
Zeiterfassung Kostenfassung Kontierung
Projektplanungswerkzeug • V’Ist im Projektplanungswerkzeug • Erwarteten Rest in Aufwands- und Terminplan eintragen, V’Ist wird berechnet • Zeitskala umschalten auf Monat • Auswertung an KA • Vom Zeiterfassungssystem nach PMW • Ist-Stunden für fertiggestellte Arbeitspakete aus dem Projektbericht des Zeiterfassungssystems übernehmen
Projekt-V’Ist • Folien mit Beispiel
Kostenübersicht • Folie mit Beispiel
Projektbesprechung • Alle Teilnehmer sollten sich auf jeder Projektbesprechung fragen: • Wie kommt man voran? • Wo gibt es Probleme? Was ist die Ursache? • Ist das Ziel in Gefahr? • Wie ist aus eigener Kraft Abhilfe bei Problemen zu schaffen? • Ist der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz? • Gibt es Über- oder Unterforderungen? • Was ist für gutes Klima zu tun? • Werden die richtigen Methoden eingesetzt? • Wird das Richtige richtig getan?
Besprechungsregeln • Treffen gut vorbereiten, Besprechungsziele bekanntgeben • Teilnehmer über Angelegenheiten informieren, zu denen sie sich äußern sollen. • Mitarbeitern danken,Zwischenergebnisse würdigen, Wenn Kritik, dann bitte freundlich und so, daß niemand sein Gesicht verliert. • Auf disziplinierte, faire Gesprächsführung achten, vorgesehene Zeiteinteilung einhalten • Die Gedanken anderer verfolgen und kreativ mitarbeiten • Ergebnisse protokollieren, Aktionsliste führen: Wer muß was wann tun
Controlling (1) • Für alle Controller gelten die Grundsätze • Das Controlling muß unbeeinflußt vom Projekt-geschehen und von vertrieblichen Aspekten sein. • Der Überblick/die Außensicht müssen gewährleistet sein. • Das vereinbarte Projektziel ist das Maß aller Dinge. • Bitte kooperieren Sie mit Ihrem Controller! • Wenn Sie die kritischen Punkte Ihres Projekts auf den Tisch legen, beweisen Sie Ihre Managementfähigkeit im Sinne des Projekterfolgs.
Controlling (2) • Der Maßstab für die Prüfung sind der Vertrag und der Auftraggebernutzen sowie die niedergelegten Richtlinien. • Prozeß-Controlling • Technisches Controlling • Betriebswirtschaftliches Controlling
Phasenentscheidungssitzung • „Eine PES ist diejenige Sitzung, in der die offizielle Entscheidung über Beginn und Ende von Prozeßschritten zu den Meilensteinterminen durch den Entscheider getroffen wird. In einer PES wird festgestellt, ob alles richtig durchgeführt wurde, es wird selbst nicht durchgeführt.“
PES-Rollen • Entscheider • Projektleiter • Teilprojektleiter, Phasenverantwortlicher • Technischer Controller/ Prozeß-Controller • Betriebswirtschaftlicher Controller • Moderator • Sonstige Teilnehmer
PES-Arten • Zu folgenden Prozeßschritten ist in der Regel eine PES vorgesehen: A10, A20, A30/T10, T20, T26, T30, T50, B30 • Angebots-PES • Start-PES • Planänderungs-PES • Meilenstein-PES • Status-PES • Abnahme-PES
Vorbereitung der PES • Sie als Projektleiter geben den Anstoß zur Veranstaltung einer PES. • Spätestens 5 Arbeitstage vor dem Sitzungs-termin müssen die erforderlichen Unterlagen samt Einladung allen Teilnehmern vorliegen. • Sehen Sie die PES als ein Management-werkzeug an, das dem Projekterfolg dient. • Führen Sie diejenigen Entscheidungen herbei, die Sie brauchen, um Ihren Projektplan zu erfüllen!
Zur PES ! • Gute Vorbereitung aller Teilnehmer • Alle Teilnehmer: sachlich, aktiv und kooperativ. • Bindung an Aussagen und Entscheidungen eines Vertreters • Alarmschlagen, wenn Krise droht • Meßlatte: die auf der PES vereinbarten Termine
Das Projektleitungssoll • Projektleitung mit Methode • Entlastung von Routinetätigkeiten Weg frei für Arbeiten mit größerer Wertschöpfung • Was und wie kann man ändern und verbessern?
Steuern • Schlußwort Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will. Michel Montaigne, 1533-1592, Philosoph
