ordning och reda fr n b rjan
Download
Skip this Video
Download Presentation
Ordning och reda från början

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 27

Ordning och reda fr n b rjan - PowerPoint PPT Presentation


  • 109 Views
  • Uploaded on

Ordning och reda från början. Lennart Ek Admin-Konsult. Fyra steg. Rutiner, regler och planering Diarieföring Processer Registrering utan registrator. Planering. Bestäm när diarieföring skall vara utförd (skyndsamt enl. lagen)

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Ordning och reda fr n b rjan' - makya


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
ordning och reda fr n b rjan

Ordning och reda från början

Lennart Ek

Admin-Konsult

fyra steg
Fyra steg
  • Rutiner, regler och planering
  • Diarieföring
  • Processer
  • Registrering utan registrator
planering
Planering
  • Bestäm när diarieföring skall vara utförd (skyndsamt enl. lagen)
    • Sekretesslagen, förvaltningslagen och tryckfrihetsförordningen
    • Service till ”kunderna/intressenterna”
  • Bestäm vem som skall diarieföra
    • Registrator
    • Handläggaren
    • Olika i landet
sekretesslagen
Sekretesslagen
  • REGISTRERING
    • Utan dröjsmål
  • ADB/IT
    • Speciellt ärendehanteringsprogram, ofta integrerat med verksamhetsprogram
    • Generellt ärendehanteringsprogram
    • Registerbeskrivning
f rvaltningslag
Förvaltningslag
  • HANDLÄGGNING
    • Enkelt
    • Snabbt
    • Billigt
  • Muntlig handläggning
  • Anteckning av uppgift
  • Kommunikation
tryckfrihetsf rordning
Tryckfrihetsförordning
  • AV MYNDIGHET UPPRÄTTAD HANDLING
    • Expedierad
    • Diarium, journal
    • Beslut
    • Justerad handling
  • Minnesanteckning
    • arbetsmaterial
rendefl de
Ärendeflöde

Kommer in

Registreras

Handläggs

Beslut

Avskrivs

Arkiveras

Skrivelser

Rapporter

Råd

Yttranden

Muntligt

Utsorte-

ring

Arkiv-läggning

Arkivbe-

skrivning

Kommuni-

kation

Protokoll

Delgivning

Handling

Muntligt

Handling

Bevak-

ning

Posten

Telefon

Fax

E-post

Kontakt

Registrator

Handläggare

Nämnd

Handläggare

Nämnd

Handläggare

Registrator

Registrator

Bekräft-

else

Arkivplan

rutiner
Rutiner
  • Gör upp en diarieplan
    • Egen eller förvaltningens/kommunens
  • Ha en gallringsplan för diariet
    • Enligt den uppgjorda diarieplanen
rutiner9
Rutiner
  • Skriv ner rutiner för alla förekommande uppgifter som gäller diarieföring
  • Håll rutinerna levande genom att ständigt ha med någon punkt om detta på t.ex. kontorsmöten
  • Alla på förvaltningen måste göra på samma sätt för att hålla diariet aktuellt och för att man ska kunna hålla ordning och göra korrekta utsökningar!
regler
Regler
  • Sätt upp regler för vad som skall diarieföras
    • Dela upp inkommande handlingar i ärenden och övriga
  • Exempel på innehåll i ärenden
    • Alla inkommande handlingar som rör verksamheten och som kan hänföras till ett objekt, en person, en myndighet, en förening, m.fl. Detta gäller papper såväl som e-post, fax och telefonsamtal.
  • Exempel på övriga handlingar
    • Broschyrer, kallelser, reklam etc.
    • Men tänk på att dessa även kan tillhöra ett ärende!
diariet
Diariet

8-87-870

OBS! att gallringsplanen finns inbyggd i detta system

uppf ljning
Uppföljning
  • Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att verkligen man gör som man kommit överens om
  • Rosa och risa
  • Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen
avsluta rende
Avsluta ärende
  • Avsluta alltid ärendet när det är färdigt (det går ju att öppna igen om det är nödvändigt)
  • Anledningen är att förvaltningen kan få en revision någon gång (av JO eller RRV)
  • Skapa en händelse och ange alltid en anledning till att ärendet avslutas, t.ex. ”slutinspektion utförd” etc. i anteckning på händelsen.
renderubrik rendemening
Ärenderubrik/ärendemening
  • Om ärendehanteringssystemet tillåter det, ha fasta ärenderubriker. (Lättare att lära sig och att hålla ordning och söka i databasen).
fungerar en myndighet utan registrator
Fungerar en myndighet utan registrator?
  • Svaret är ja, under vissa förutsättningarförändringsbehov/önskemål, omorganisationer etc.
  • Båda sätten har sina för– och nackdelar+ helhetssyn, styrning, ordning på papper - fel handläggare, fel ärende
bakgrund till arbetss ttet
Bakgrund till arbetssättet
  • Effektivitet
  • Pengar
  • Större behov av inspektörer
  • Större behov av områdesspecialister
tankar
Tankar
  • Vad ska vi med uppgifterna till?
  • Planering!
  • Regler!
  • Rutiner!
  • Objekt/Ärenden/Händelser!
  • Uppföljning!
begrepp
Begrepp
  • ÄRENDEN
    • Ansökningar
    • Anmälningar
    • Tillsyn
    • Klagomål
  • HANDLINGAR
    • Skrivelser
    • Tillsynsrapporter
    • Analysprotokoll
    • Fax
    • E-post
    • Anteckningar
renderubriker
Ärenderubriker
  • Använd fasta ärenderubriker i så stor utsträckning som möjligt. Ha ett begränsat antal generella rubriker
  • För icke objektsbundna ärenden, ha alltid ”nyckelord” med i rubriken t.ex. ”remiss”, ”planärende”, ”yttrande till lst” etc. Detta gör att de blir sökbara i framtiden.
uppf ljning24
Uppföljning
  • Ta kommandot när det gäller ordningen
  • Följ upp på kontorsmöten eller andra typer av möten att man gör som man kommit överens om
  • Utan uppföljning kommer man lätt tillbaka till den gamla oordningen
  • Ta upp och diskutera erfarenheter med jämna mellanrum
  • Men ändra inte alltför ofta!
mallar underl ttar
Mallar underlättar
  • Alla har samma utseende
  • Fördel om flera personer skriver dokument
  • Blir alltid rätt
h mta data till mallar
Hämta data till mallar
  • Till de flesta verksamhetsprogram går det att hämta data direkt från databasen till mallar. Egentillverkade eller köpta.
  • Mycket arbete innan man kommer igång
  • Stor tidsbesparing när de är färdiga
  • Säker dokumenthantering (alltid rätt information till intressenten)
slide27

Slut på föredraget

Tack för uppmärksamheten

ad