Procedimentos de fiscaliza o no tcu
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PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU PowerPoint PPT Presentation


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Tribunal de Contas da União. PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU. João Manoel da Silva Dionisio Secretário de Controle Externo Santa Catarina [email protected] Tribunal de Contas da União. Tribunal de Contas da União. FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos Gerais. Tribunal de Contas da União.

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PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU

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Presentation Transcript


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

PROCEDIMENTOS DE FISCALIZAÇÃO NO TCU

João Manoel da Silva DionisioSecretário de Controle Externo

Santa Catarina

[email protected]


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União


Fiscaliza o no tcu conceitos gerais

Tribunal de Contas da União

FISCALIZAÇÃO NO TCU Conceitos Gerais


Auditoria

Tribunal de Contas da União

AUDITORIA

Aplicação de um conjunto de metodologias, procedimentos e técnicas, métodos de revisão e avaliação, aferição e análise com a finalidade de obtenção de informação e conhecimento acerca da regularidade ou dos resultados das finanças, atividades, projetos, programas, políticas e órgãos governamentais.


Fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Fiscalização no TCU

  • Art. 230 do Regimento Interno

  • “O Tribunal, no exercício de suas atribuições, poderá realizar, por iniciativa própria, fiscalizações nos órgãos e entidades sob sua jurisdição, com vistas a verificar a legalidade, a economicidade, a legitimidade, a eficiência, a eficácia e a efetividade de atos, contratos e fatos administrativos.”


Instrumentos de fiscaliza o do tcu

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

  • Levantamentos

  • Auditorias

  • Inspeções

  • Acompanhamentos

  • Monitoramentos


Instrumentos de fiscaliza o do tcu1

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

Levantamentos - Objetivos:

  • conhecer a organização e o funcionamento dos órgãos e entidades da administração federal, incluindo fundos e demais instituições jurisdicionadas

  • conhecer sistemas, programas, projetos e atividades governamentais no que se refere aos aspectos contábeis, financeiros, orçamentários, operacionais e patrimoniais

  • avaliar a viabilidade da realização de fiscalizações


Instrumentos de fiscaliza o do tcu2

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

Auditoria

  • Conformidade: examinar a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial

  • Natureza Operacional: avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados


Auditoria conformidade x operacional

Tribunal de Contas da União

AUDITORIACONFORMIDADE X OPERACIONAL

AUDITORIA DE CONFORMIDADE

AUDITORIA OPERACIONAL

EFETIVIDADE

LEGALIDADE

ECONOMICIDADE

EQÜIDADE

EFICÁCIA

DESVIOS DE

RECURSOS

QUALIDADE

DESPERDÍCIO

FRAUDE

EFICIÊNCIA


Instrumentos de fiscaliza o do tcu3

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

Inspeção - Objetivo:

  • suprir omissões e lacunas de informações

  • esclarecer dúvidas ou apurar denúncias ou representações quanto à legalidade, à legitimidade e à economicidade de fatos da administração e de atos administrativos praticados por qualquer responsável sujeito à sua jurisdição


Instrumentos de fiscaliza o do tcu4

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

Acompanhamento - Objetivos:

  • examinar, ao longo de um período predeterminado, a legalidade e a legitimidade dos atos de gestão dos responsáveis, quanto ao aspecto contábil, financeiro, orçamentário e patrimonial

  • avaliar o desempenho dos órgãos e entidades jurisdicionados, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades governamentais, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência e eficácia dos atos praticados


Instrumentos de fiscaliza o do tcu5

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

Acompanhamento - Meios:

  • leis do plano plurianual, lei de diretrizes orçamentárias, da lei orçamentária anual e da abertura de créditos adicionais

  • editais de licitação, dos extratos de contratos e de convênios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congêneres, e atos sujeitos a registro

  • expedientes e documentos solicitados

  • visitas técnicas ou participações em eventos promovidos por órgãos e entidades da administração pública


Instrumentos de fiscaliza o do tcu6

Tribunal de Contas da União

Instrumentos de Fiscalização do TCU

Monitoramento - Objetivo:

  • verificar o cumprimento das deliberações do Tribunal e os resultados delas advindos


Tipologia de auditoria baseada em rea fiscalizada

Tribunal de Contas da União

Tipologia de auditoria baseada em área fiscalizada

  • Auditoria de Tecnologia da Informação

  • Auditoria de Obras

  • Auditoria de Pessoal

  • Auditoria Ambiental


Fiscaliza es por instrumento 2005

Tribunal de Contas da União

FISCALIZAÇÕESPORINSTRUMENTO 2005


Fiscaliza es por iniciativa 2005

Tribunal de Contas da União

FISCALIZAÇÕES POR INICIATIVA 2005


Normas de audito ria

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA


Defini o

Tribunal de Contas da União

DEFINIÇÃO

As normas de auditoria representam os requisitos básicos a serem observados no desempenho do trabalho de auditoria

William Attie


Finalidade das normas de auditoria

Tribunal de Contas da União

FINALIDADE DAS NORMAS DE AUDITORIA

  • Registro do nível de conhecimento

  • Consistência metodológica

  • Garantia de qualidade dos trabalhos

  • Sobrevivência da atividade de auditoria


Fontes de normas de auditoria

Tribunal de Contas da União

FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA

  • Federação Internacional de Contadores (International Federation of Accountants - IFAC) - Normas Internacionais de Auditoria (International Audit Standards - ISA)

  • Organização Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)

  • Government Accountability Office (GAO) dos Estados Unidos - Normas de Auditoria Governamental (Government Auditing Standards, ouYellow Book - Revisão 2003)


Fontes de normas de auditoria1

Tribunal de Contas da União

FONTES DE NORMAS DE AUDITORIA

  • Conselho Federal de Contabilidade (CFC)

    • Resolução CFC nº 820, de 17-12-97 - NBC T 11: Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis

    • Resolução CFC nº 821, de 17-12-97 - NBC P 1: Normas Profissionais de Auditor Independente


Normas de auditoria da intosai

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Dividem-se em quatro partes

  • Princípios básicos

  • Normas Gerais

  • Normas de Trabalho de Campo

  • Normas Para a Elaboração dos Relatórios


Normas de auditoria da intosai1

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

  • Constituem uma orientação ao auditor que o ajudará a determinar a amplitude da sua atuação e os procedimentos que devem ser aplicados na auditoria

  • As normas de auditoria ou fiscalização constituem os critérios ou a medida de avaliação da qualidade dos resultados da auditoria

  • As EFS devem cumprir as Normas de Auditoria da INTOSAI, adaptáveis no caso de Tribunais de Contas


Normas de auditoria da intosai2

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas Gerais de Auditoria Governamental

  • As EFS devem adotar políticas e procedimentos para:

  • Contratar pessoal com preparação adequada

  • Formar seus funcionários de maneira que executem suas tarefas com eficácia

  • Elaborar manuais e outros tipos de guias e instruções escritas referentes à realização das auditorias


Normas de auditoria da intosai3

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas Gerais de Auditoria Governamental

  • Aproveitar os meios técnicos e profissionais disponíveis e determinar os que são necessários

  • Distribuir adequadamente tais meios e designar o número suficiente de pessoas para a realização de cada tarefa

  • Planejar e supervisionar as auditorias de maneira apropriada a fim de alcançar os objetivos desejáveis com a diligência e o interesse devidos


Normas de auditoria da intosai4

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas do trabalho de campo

  • Planejamento

    • O auditor deve planejar suas tarefas de maneira a assegurar uma auditoria de alta qualidade e que seja realizada com a devida economia, eficiência, eficácia e prontidão


Normas de auditoria da intosai5

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas do trabalho de campo

  • Supervisão

    • O trabalho realizado pelo pessoal da auditoria, em cada nível e fase da fiscalização, deve ser adequadamente supervisionado


Normas de auditoria da intosai6

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas do trabalho de campo

  • Documentação

    • A documentação obtida deve ser revisada por um membro experiente da equipe fiscalizadora


Normas de auditoria da intosai7

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas do trabalho de campo

  • Para fundamentar os pareceres e as conclusões do auditor relativas à organização, ao programa, à atividade ou à função fiscalizada, devem ser apontadas provas adequadas (evidências), pertinentes e razoáveis


Normas de auditoria da intosai8

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas do trabalho de campo: Provas de Auditoria - Documentação

  • Os documentos de trabalho devem ser suficientemente completos e detalhados, a fim de permitir a outro auditor, que não tenha tido contato prévio com a auditoria, constatar através desses documentos o trabalho desenvolvido para fundamentar as conclusões


Normas de auditoria da intosai9

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas para elaboração dos relatórios na Auditoria Governamental

  • Ao final de cada auditoria o auditor deve preparar por escrito seu parecer ou relatório, manifestando de forma adequada os fatos descobertos

  • Compete à EFS decidir, em última instância, o que deverá ocorrer em relação às práticas fraudulentas ou às graves irregularidades constatadas pelos auditores


Normas de auditoria da intosai10

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Controle de Qualidade

  • As EFS devem estabelecer sistemas e métodos para confirmar que os procedimentos de controle de qualidade têm funcionado de maneira satisfatória

  • Assegurar a qualidade dos relatórios de auditoria

  • Garantir melhorias e evitar que as deficiências se repitam


Tica em auditoria

Tribunal de Contas da União

ÉTICA EM AUDITORIA


Normas de auditoria da intosai11

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

Normas com Significado Ético

  • Independência

  • Conflitos de interesses (evitar entre o fiscalizador e a entidade fiscalizada)

  • Competência profissional exigida

  • Devida diligência (Due care)


Tica em auditoria1

Tribunal de Contas da União

ÉTICA EM AUDITORIA

  • Um Código de Ética constitui um documento que engloba os valores e princípios que devem orientar o trabalho cotidiano dos auditores

  • Publicado pela Comissão de Normas de Auditoria no XVI Congresso da INTOSAI em 1998,em Montevidéu, Uruguai


Normas de auditoria da intosai12

Tribunal de Contas da União

NORMAS DE AUDITORIA DA INTOSAI

  • Normas com Significado Ético: Independência

  • Não deve ser indicado para fazer auditoria o auditor da EFS que tenha relações estreitas com membros da gerência da entidade auditada, sejam elas de amizade, parentesco ou de qualquer outro tipo, que possam vir a prejudicar sua objetividade, na mesma


Independ ncia

Tribunal de Contas da União

INDEPENDÊNCIA

  • A independência dos auditores não deve ser afetada por interesses pessoais ou externos:

    • preconceito dos auditores em relação a pessoas, entidades fiscalizadas, projetos ou programas

    • por haver o auditor trabalhado recentemente na entidade fiscalizada

    • por relações pessoais ou financeiras que provoquem conflitos de lealdade ou de interesses


Compet ncia profissional

Tribunal de Contas da União

COMPETÊNCIA PROFISSIONAL

  • Os auditores não devem desenvolver trabalhos para os quais não possuam a competência profissional necessária

  • Devem também compreender, de maneira adequada, os princípios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento da entidade fiscalizada


Objetividade e imparcialidade

Tribunal de Contas da União

OBJETIVIDADE E IMPARCIALIDADE

  • Objetividade e imparcialidade são requisitos de todo trabalho efetuado pelos auditores e, em particular, em seus relatórios, que deverão ser exatos e objetivos

  • Portanto, as conclusões contidas nos pareceres e relatórios devem basear-se exclusivamente nas provas obtidas e organizadas de acordo com as normas de auditoria da EFS


Seguran a confian a e credibilidade

Tribunal de Contas da União

SEGURANÇA, CONFIANÇA E CREDIBILIDADE

  • Os auditores devem portar-se de maneira que seja promovida a cooperação e as boas relações entre eles e dentro da profissão

  • A cooperação recíproca e o apoio à profissão por parte de seus membros constituem elementos essenciais do profissionalismo


Integridade

Tribunal de Contas da União

INTEGRIDADE

  • Os auditores são obrigados a cumprir normas superiores de conduta, como por exemplo a imparcialidade, durante seu trabalho e em suas relações com o pessoal das entidades fiscalizadas


Integridade1

Tribunal de Contas da União

INTEGRIDADE

  • A integridade também exige que os auditores:

  • cumpram os princípios de objetividade e independência

  • tenham uma conduta profissional impecável

  • tomem decisões de acordo com o interesse público


Neutralidade pol tica

Tribunal de Contas da União

NEUTRALIDADE POLÍTICA

  • É importante que os auditores conservem sua independência em relação às influências políticas, a fim de desempenhar com imparcialidade suas responsabilidades de fiscalização


Conflitos de interesses

Tribunal de Contas da União

CONFLITOS DE INTERESSES

  • Os auditores deverão proteger sua independência e evitar qualquer possível conflito de interesses, recusando presentes ou gratificações que possam ser interpretados como tentativas de influir sobre a independência e a integridade do auditor


Conflitos de interesses1

Tribunal de Contas da União

CONFLITOS DE INTERESSES

  • Os auditores deverão evitar todo tipo de relação com os diretores ou funcionários da entidade fiscalizada, bem como com outras pessoas que possam influenciar, comprometer ou ameaçar a capacidade de atuarem com independência


Conflitos de interesses2

Tribunal de Contas da União

CONFLITOS DE INTERESSES

  • Os auditores não deverão utilizar informações recebidas no desempenho de suas obrigações como meio para obtenção de benefícios pessoais para eles ou para outros


Sigilo profissional

Tribunal de Contas da União

SIGILO PROFISSIONAL

  • A informação obtida pelos auditores no processo de auditoria não deverá ser revelada a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo objetivando cumprir responsabilidades legais ou de outra classe que correspondam à EFS, como parte dos procedimentos normais desta, ou em conformidade com as leis pertinentes


Fases de fiscaliza o

Tribunal de Contas da União

FASES DE FISCALIZAÇÃO


Planejamento

Tribunal de Contas da União

PLANEJAMENTO


Planejamento como fun o administrativa

Tribunal de Contas da União

PLANEJAMENTO COMO FUNÇÃO ADMINISTRATIVA

Fixação antecipada do que se deseja atingir (objetivo) e DO QUE deve ser feito para alcançá-lo (estratégias, táticas, ações), com a definição do QUANDO (cronograma), em QUE SEQÜÊNCIA (encadeamento), COMO (metodologia), QUEM (responsabilidade), ONDE (localização), POR QUÊ (fundamentação)e A QUE CUSTO (orçamento)


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Os 3 níveis hierárquicos do Planejamento:

estratégico, tático e operacional

(relações com a auditoria)

Planejamento estratégico - mais amplo e abrangente. Homologado pela alta cúpula (O plano de auditorias está em nível estratégico).

Planejamento tático - Feito em nível de Secretarias. Em termos que fiscalização é o conjunto de auditorias a serem realizadas pela Secretaria.

Planejamento operacional - projetado para o curto prazo, e para o alcance de metas específicas. Em fiscalização, é aquele feito para cada missão fiscalizatória.


Planejamento da fiscaliza o

Tribunal de Contas da União

PLANEJAMENTO DA FISCALIZAÇÃO

  • etapa fundamental

  • tempo adequado

 tempo  problemas


Normas de auditoria planejamento

NORMAS DE AUDITORIA (PLANEJAMENTO)

  • INTOSAI - International Organization of Supreme Audit Institutions

  • IFAC - International Federation of Accountans

  • CFC - Conselho Federal de Contabilidade


Roteiro de auditoria de conformidade

Roteiro De Auditoria De Conformidade

PADRÕES DE PLANEJAMENTO

UNIDADE TÉCNICACOORDENADORA

(item 9)

MATRIZ DE PLANEJAMENTO E

MATRIZ DE PROCEDIMENTOS

(item 10)

VISÃO GERAL DO OBJETO

(itens 11 e 12)

Conteúdo da Informação(item 12)

Fontes

de Informação

(item 11)


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

TribunaldeContasda União

MOMENTOS DO PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

  • Visão geral - informações gerais sobre o órgão a ser fiscalizado

  • Elaboração dasmatrizes de planejamento e procedimentos


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

VISÃO GERAL DO OBJETO

Conteúdo da informação

(item 12)

-Conhecimento e

compreensão do objeto

- Ambiente organizacional

Descrição do objeto

- características -

Pontos críticos e deficiências

do controle interno

Legislação aplicável

Setores responsáveis,

competências e atribuições

Objetivos institucionais

do órgão/entidade


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Sistemas

informatizados

Levantamentos

anteriores

Possíveis

ações

judiciais

Cadastros

TCE

TCM

MP

Legislação e normas

específicas

VISÃO GERAL DO OBJETO

Fontes de informação

(item 11)

Trabalhos

acadêmicos

publicados

Contas dos últimos

exercícios

Notícias

Fiscalizações

anteriores

- papéis de trabalho -

Órgão/entidade

auditado

Processos relacionados:

- órgão/entidade auditado

- objeto da auditoria

Órgãos de

controle interno

Servidores

do TCU


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

MATRIZES DE AUDITORIA

Matrizes são ferramentas utilizadas nas três fases de auditoria, com o objetivo de executar os trabalhos segundo os princípios, técnicas e normas de auditoria geralmente aceitas.

  • Fase de planejamento: matrizes de planejamento e de procedimentos.

  • Fase de execução:matrizes de procedimentos, de achados e de responsabilização.


Matriz de planejamento objetivos i

Tribunal de Contas da União

Matriz de PlanejamentoObjetivos I

  • selecionar, de maneira prévia, as áreas ou questões mais relevantes em uma determinada auditoria

  • dar foco ao trabalho

  • ampliar os potenciais resultados dos trabalhos.

  • minimizar riscos de prorrogações na duração dos trabalhos e desgastes com as chefias


Matriz de planejamento objetivos ii

Tribunal de Contas da União

Matriz de PlanejamentoObjetivos II

  • Equacionar expectativas e evitar surpresas ao final da execução, discutindo o trabalho previamente com as chefias imediatas

    “... mas não era nada disso que era para ser feito!”


Matriz de planejamento

Tribunal de Contas da União

MATRIZ DE PLANEJAMENTO

  • Questão de Auditoria

  • Informações Requeridas

  • Fontes de Informação

  • Técnicas de Auditoria

  • Limitações

  • Possíveis Achados


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

OBJETIVO DE AUDITORIA

Define o escopo da auditoria, o que se pretende esclarecer com a fiscalização. Deve ser apresentado sob a forma declarativa. Deve, ainda, conter um verbo de ação e ser enunciado de forma clara e resumida.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

QUESTÕES DE AUDITORIA

As questões devem englobar os diferentes aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados, com vistas à satisfação do objetivo. Deve limitar-se ao universo do escopo previsto.

Apresenta-se em forma de pergunta.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

INFORMAÇÕES REQUERIDAS

Nessa coluna são especificadas as informações necessárias para responder à questão de auditoria. As informações requeridas são escritas na forma afirmativa.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

FONTES DE INFORMAÇÃO

Para cada informação requerida, há pelo menos uma fonte para prestá-la. A fonte pode ser uma pessoa, local ou documento onde se deverá obter a informação (Ata, DRH, Anacleto).

Quanto à origem, a fonte pode ser:

a) interna: situada na própria entidade auditada

b) externa: sua origem é fora da entidade auditada


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

TÉCNICAS DE AUDITORIA

Técnicas são formas de aplicar procedimentos de auditoria, para colher e/ou tratar informações.

Técnicas mais utilizadas: exame documental, inspeção física, conferência de cálculo, observação, entrevista, circularização, conciliação, análise de contas contábeis, revisão analítica, pesquisa em sistemas informatizados, etc


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

LIMITAÇÕES

São restrições relativas à aplicação das Técnicas de Auditoria, ao acesso às Fontes de Informação ou às próprias condições operacionais. Só devem ser descritas caso não sejam mitigadas, como:

– “inexperiência em auditorias na área X”: a equipe poderá ser treinada para evitar a limitação;

– “vasta legislação”: a equipe poderá estudá-la com antecedência. Não havendo possibilidade de treinamento, permanece a limitação.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

TribunaldeContas daUnião

EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:

a)quanto às técnicas:

–entrevista: ausência do responsável em território nacional durante a auditoria;

– circularização (pesquisa de preços): área de notória especialização;

– observação direta em obras subterrâneas concluídas.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

TribunaldeContasda União

EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:

b)quanto às fontes de informação:

–manuais de operação escritos em idiomas pouco usuais (holandês, japonês);

–documentos arquivados em local remoto;

–órgãos que trabalham com informações sigilosas;


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

EXEMPLOS DE LIMITAÇÕES:

c)quanto às condições operacionais:

–locais de acesso difícil ou inseguro (catástrofes, zonas de violência, locais ermos);

–não fornecimento de senha para acesso a sistemas;

–inexistência de transporte ou alojamento na região da auditoria.

*Caso a limitação comprometa o êxito da auditoria, a Secretaria avalia a oportunidade e a conveniência de excluir ou não a questão ou de realizar a auditoria em outro momento


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

TribunaldeContasda União

LIMITAÇÕES QUE SE TORNAM ACHADOS

Algumas limitações podem ser superados no decorrer da auditoria ou transformados em achados. Por exemplo:

Øinexistência ou subjetividade da justificativa para inexigibilidade/dispensa de licitação;

Øausência de documentos e informações;

Ølimitações de auditorias anteriores não sanadas após determinação do TCU.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contasda União

POSSÍVEIS ACHADOS

 Achado de auditoria é uma descoberta do auditor que fundamentará as conclusões da auditoria.

A coluna “Possíveis achados” deve ser coerente com as questões de auditoria. Conterá hipóteses de achados.


Constru o de uma matriz de planejamento

Tribunal de Contas da União

Construção de uma Matriz de Planejamento

  • 1. Discussão acerca do objetivo da fiscalização

    • delimitação do problema que a fiscalização aborda, ou seja, qual o escopo da auditoria.

    • A discussão orientada pela matriz possibilita uma equalização do entendimento do objetivo por toda a equipe.


Constru o de uma matriz de planejamento1

Tribunal de Contas da União

Construção de uma Matriz de Planejamento

2. decomposição do objetivo da auditoria em questões a serem respondidas (primeiro campo da matriz) - Brainstorm

  • ao mesmo tempo em que se discute onde se quer chegar com os questionamentos (campo possíveis achados)

  • é preciso definir onde se quer chegar para se determinar o caminho a ser seguido.


Constru o de uma matriz de planejamento2

Construção de uma Matriz de Planejamento

  • 3. Explicitação:

  • das informações necessárias

  • das fontes dessas informações

  • de como buscá-las (utilizando quais técnicas),

  • das limitações com que a abordagem adotada se defronta.

    A cada um desses elementos necessários à resolução das questões de auditoria corresponde uma coluna na matriz de planejamento.


Matriz de procedimentos

Tribunal de Contas da União

Matriz de Procedimentos

  • Detalhamento, passo a passo, da fiscalização na forma de itens de verificação a serem executados

  • Contém a previsão de custos do trabalho


Matriz de procedimentos1

Matriz de Procedimentos


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

PAPÉIS DE TRABALHO

São documentos, apontamentos, informações e provas reunidas pelo auditor, que subsidiam e evidenciam o trabalho executado e fundamentam a sua opinião.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

FINALIDADES DOS PAPÉIS DE TRABALHO

  • Auxílio aos exames e à elaboração do relatório

  • Registro do trabalho e das conclusões

  • Suporte do relatório

  • Supervisão e revisão (qualidade)

    .


T cnicas de fiscaliza o

TÉCNICAS DE FISCALIZAÇÃO


T cnicas de auditoria defini o

Técnicas de Auditoria Definição

  • Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações


T cnicas de auditoria

Técnicas de Auditoria

  • exame documental

  • inspeção física

  • conferência de cálculos

  • observação

  • entrevista

  • circularização

  • conciliações

  • análise de contas contábeis

  • revisão analítica


Exame documental

EXAME DOCUMENTAL

  • Procedimento mais usado

  • Confundido com a própria auditoria

  • Deve ser opção deliberada e não por desconhecimento de outras técnicas

  • Exame de Edital, Prestação de Contas de Convênio, Nota Fiscal


Inspe o f sica

INSPEÇÃO FÍSICA

  • Constatação “in loco”

    • Localização de bens (desaparecidos, inexistentes, estoques, obras)

    • Identificação de servidores ou contratados fantasmas

    • Bens danificados (escolas, hospitais)

    • Existência de empresas contratadas


Confer ncia de c lculos

CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS

  • Indispensável para conferência de operações que envolvam cálculos, transposição de valores

  • Privatização do Banespa (omissão de crédito tributário na planilha de avaliação)


Observa o

OBSERVAÇÃO

  • Sempre que possível deverá ser realizada por mais de um membro da equipe

  • Registrar os fatos observados concomitantemente à sua ocorrência

  • Comparar atividade prevista em norma com a sua efetiva realização (análise de prestação de contas de convênio)


Entrevista

ENTREVISTA

  • Elaboração de perguntas objetivando respostas para quesitos previamente definidos


Circulariza o

CIRCULARIZAÇÃO

  • Confirmação, junto a terceiros, de fatos apresentados pela entidade

    • Cartas p/ confirmação de saldos em bancos

    • Confirmação do pagamento a fornecedores

    • Escola recebeu merenda escolar

    • Alegados licitantes foram realmente convidados

    • Verificações de Notas Fiscais junto ao Fisco


Concilia o

CONCILIAÇÃO

  • Compatibilidade entre o saldo das contas sintéticas com aqueles das contas analíticas

  • Confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos de fontes externas

  • Conciliação bancária dos pagamentos em convênios


An lise de contas

ANÁLISE DE CONTAS

  • Exame das transações que geraram lançamentos na conta contábil

  • Parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam

  • Lançamento de investimento como custeio


Revis o anal tica

REVISÃO ANALÍTICA

  • Objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas.

  • Inferências lógicas ou estruturação de raciocínio que permita chegar a determinada conclusão

  • demonstração de “jogo de planilha” em licitação de obras, equilíbrio econômico financeiro


Triangula o

TRIANGULAÇÃO

  • Comparação de informações obtidas em diferentes fontes, por intermédio da utilização de mais de uma técnica

  • Dados registrados em documentos com obtidos em entrevistas.

  • Fortalece, aumenta e corrobora a consistência das evidências


Evid ncia em fiscaliza o

Tribunal de Contas da União

EVIDÊNCIA EM FISCALIZAÇÃO


Defini o1

Tribunal de Contas da União

Definição

Informações obtidas durante a auditoria no intuito de documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe


Evid ncias x ind cios

Tribunal de Contas da União

Evidências x Indícios

  • Indícios - Discordância entre a situação encontrada e o critério, que ainda não foi devidamente investigada, nem está suficientemente suportado por evidências a ponto de caracterizar-se como achado de auditoria.

  • Uma vez encontradas evidências que transformam o indício em achado, este deve ser incluído no relatório.


Evid ncias item 22

Tribunal de Contas da União

EVIDÊNCIAS(item 22)

Suficientes e completas

Pertinentes ao tema

Relacionadas com o achado

(evitar a acumulação

indiscriminada de papéis)

Adequadas e fidedignas:

- autenticidade

- confiabilidade

- exatidão da fonte


Adequa o e fidedignidade

Tribunal de Contas da União

Adequação e Fidedignidade

  • Fonte da Informação

    • interna

    • externa


Classifica o das evid ncias

Tribunal de Contas da União

Classificação das Evidências

  • Física

  • Documental

  • Oral (testemunhal)

  • Analítica

  • Corroborativa


Evid ncia f sica

Tribunal de Contas da União

Evidência Física

  • Obtida pela inspeção ou observação direta

  • Deve ser documentada : fotografias, amostras, filmes, etc.


Evid ncia documental

Tribunal de Contas da União

Evidência Documental

  • Tipo mais comum

  • Documentos internos e externos


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Oral

  • Obtida por intermédio de entrevistas ou questionários

  • Valor limitado como prova

  • Fornece pistas

  • Tem de ser confirmada por outras evidências


Evid ncia anal tica

Tribunal de Contas da União

Evidência Analítica

  • Cálculos, comparações, raciocínio lógico etc.

  • Depende de fatores como exatidão dos cálculos e tamanho da amostra


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

EVIDÊNCIA

TÉCNICA

FÍSICA

INSPEÇÃO FÍSICA

DOCUMENTAL

EXAME DOCUMENTAL

ORAL

ENTREVISTA

ANALÍTICA

ANÁLISE DE CONTAS

REVISÃO ANALÍTICA

CONFERÊNCIA DE CÁLCULOS

CIRCULARIZAÇÃO

CONCILIAÇÕES


Documentos considerados como evid ncias item 23

Tribunal de Contas da União

DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO EVIDÊNCIAS (item 23)

  • originais de ofícios, cartas, relatórios, outros documentos endereçados à equipe de auditoria

  • cópias de documentos internos ou externos ao órgão/entidade auditado

  • fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos magnéticos

  • extratos de entrevista (Anexo VI)

  • respostas a questionários

  • planilhas de cálculo, quadros comparativos, demonstrativos


Organiza o das evid ncias no processo de fiscaliza o

Tribunal de Contas da União

Organização das Evidências no Processo de Fiscalização

  • As evidências devem ser juntadas ao relatório de auditoria

  • Para facilitar o manuseio e a leitura, as evidências devem ser organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal

  • Cada anexo - em sua(s) folha(s) inicial(is), um sumário dessas evidências juntadas e indicação das respectivas folhas


Achado de auditoria

Tribunal de Contas da União

ACHADO DE AUDITORIA


Defini o2

Tribunal de Contas da União

Definição


Achado de auditoria atributos gloss rio

Tribunal de Contas da União

ACHADO DE AUDITORIAATRIBUTOS (Glossário)

Situação encontrada

Critério

Causa

Efeito


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

ATRIBUTOS DO ACHADO

Situação Encontrada (Condição)

É a situação existente, determinada e documentada durante os trabalhos. Reflete o grau de atingimento dos critérios

Critério

É a norma ou o padrão adotado, por intermédio do qual o auditor mede ou valora a condição

Causa

É a razão pela qual a condição ocorreu. Sua menção é necessária para a contextualização do achado e formulação de sugestões para resolução dos problemas

Efeito (Conseqüência)

É o resultado adverso (ou não) da situação encontrada. Se possível deve estar devidamente quantificado


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Exemplo de um Achado


Achado de auditoria requisitos b sicos

Tribunal de Contas da União

ACHADO DE AUDITORIAREQUISITOS BÁSICOS

Relevância

Fundamentação em evidências

Objetividade

Respaldo às

propostas de encaminhamento

Consistência


Matriz de achados

Tribunal de Contas da União

MATRIZ DE ACHADOS

  • Achado

  • Situação Encontrada

  • Critério

  • Evidência

  • Causa

  • Efeito

  • Encaminhamento

  • Benefício da Proposta


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União


Processo de desenvolvimento dos achados

Tribunal de Contas da União

Processo de desenvolvimento dos achados


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Processo de Análise de um achado

Critério de auditoria – o que deveria ser

Situação encontrada – o que é

Achado – decorre da comparação de “o que é”, com “o que deveria ser”, comprovado por evidências

Determinar as causas e os efeitos do achado

Desenvolver as conclusões e as propostas de encaminhamento

Estimar o benefício das propostas de encaminhamento


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

SITUAÇÃO ENCONTRADA

Sua descrição deve ser clara o suficiente para que o leitor entenda a ocorrência.

Deve ser indicado o período das ocorrências irregulares, para fins de identificação dos responsáveis e a vinculação às contas.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

CRITÉRIOS

São parâmetros com que se avalia a regularidade ou não das ocorrências identificadas na auditoria. Exemplos: textos legais/normas, projetos e planos, editais, contratos, acordos, termos em geral, jurisprudência e determinações do TCU, orientações emanadas de órgãos e entidades superiores, padrões usados no setor etc.

* No uso de jurisprudência do TCU como critério, serão informadas as Decisões/Acórdãos que se referem ao fato.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

EVIDÊNCIAS

Evidência é o elemento essencial e comprobatório dos achados de auditoria e servirá para a sustentação das conclusões do auditor.


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

CAUSA

Características

a)não é de determinação obrigatória, mas apenas se relevante e de possível identificação

b)podem ser objetivas (deficiências de controle, riscos que se materializaram) e/ou subjetivas (negligência, imprudência, imperícia)

c)deve ser conclusiva, para permitir imputar, ou não, responsabilidades aos gestores (causas subjetivas) e fornecer elementos para o TCU determinar medidas corretivas (causas objetivas)

d)não é uma hipótese ou possibilidade

Instituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

CAUSA

e)não deve ser confundida com o fato irregular em si, como:

– descumprimento de normativos

– inobservância da legislação ou de entendimentos firmados pelo TCU

– utilização de critérios subjetivos

f) a causa seria a determinação dos motivos que levaram ao descumprimento, à inobservância, à utilização de critérios subjetivos etc.

g) a informação prestada pelo responsável como causa não basta. A equipe deve buscar também evidências da causa para firmar sua convicção

Instituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

EFEITOS

  •  Sãoas conseqüências para o órgão, erário ou sociedade, resultantes da divergência entre a situação encontrada e o critério. Podem ser reais (efetivos) ou potenciais (riscos) – estes podem ou não se concretizar

  •  Não devem ser confundidos com o fato irregular em si. Por exemplo:

    – ilegalidade de concessões de pessoal não é efeito, mas sim “o prejuízo ao erário gerado pelos pagamentos indevidos”

    – inobservância da legislação em licitação não é efeito, mas sim, “o prejuízo ao erário pela não-escolha da proposta mais vantajosa”

Instituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

É o conjunto de medidas legais que a equipe de auditoria propõe ao final do Relatório, com o intuito de corrigir as irregularidades detectadas, recompor os danos ao erário, apenar os infratores e divulgar boas práticas administrativas encontradas

A Matriz de Achados e o Relatório estão vinculados. As mesmas propostas de encaminhamento devem constar em ambos

Quando da proposição de audiência ou de conversão em TCE para fins de citação, os responsáveis devem estar identificados pelo nome, cargo e CPF

O preenchimento da matriz, antes da redação do relatório, facilita a elaboração e a discussão do trabalho com o supervisor

Instituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização


Importante

Tribunal de Contas da União

IMPORTANTE

  • De acordo com o Roteiro de Auditoria de Conformidade, a estrutura dos achados é transportada integralmente para o relatório da equipe, consistindo na sua essência

  • Essa definição otimiza o prazo de elaboração do Relatório

  • É de fundamental importância que a Matriz de Achados seja rascunhada no decorrer dos trabalhos de campo


Relat rio de fiscaliza o

Tribunal de Contas da União

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

PADRÕES DE ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

(itens 26 a 65)

Conceito

(item 26)

Requisitos da

palavra “CERTO”

(item 27)

Estrutura

(itens 28 a 65)


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

RELATÓRIO - CONCEITO

  • Instrumento formal e técnico

  • Comunicar aos leitores:

    • objetivo e questões de auditoria

    • metodologia

    • achados de auditoria

    • conclusões

    • proposta de encaminhamento


Requisitos da palavra certo

Tribunal de Contas da União

REQUISITOS DA PALAVRA “CERTO”

C

Clareza

C

Convicção

C

Concisão

E

Exatidão

R

Relevância

T

Tempestividade

O

Objetividade


Clareza

Tribunal de Contas da União

Clareza

  • Linguagem deve ser simples

  • Ordem direta dos termos da oração

  • Evitar erudição, preciosismo, jargão, coloquial e ambigüidade

  • Mensagem deve ser entendida por qualquer pessoa

  • Termos e abreviaturas devem estar definidos


Convic o

Tribunal de Contas da União

Convicção

  • Apresentação de maneira convincente das observações

  • Evitar expressões do tipo: smj; parece que.


Concis o

Tribunal de Contas da União

Concisão

  • Evitar o desperdício de idéias

  • Parágrafos curtos

  • Relatórios muito extensos tendem a não ser lidos (30 pg = ideal p/máximo em auditorias de conformidade)


Exatid o

Tribunal de Contas da União

Exatidão

  • Apresentar as necessárias evidências para sustentar os achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra-argumentações


Exatid o1

Tribunal de Contas da União

Exatidão

  • Exatidão dos dados

  • Precisão das colocações

credibilidade

  • dúvidas sobre a validade do exame

  • desviam a atenção do essencial

  • põem em risco todo o trabalho

  • Erros

  • Solução

revisão de todo o trabalho


Relev ncia

Tribunal de Contas da União

Relevância

  • Assuntos importantes  mantêm a atenção do leitor

  • Temas de baixa relevância  desviam a atenção do leitor do mais importante

  • Não discorrer sobre ocorrências que não afetam as conclusões


Objetividade

Tribunal de Contas da União

Objetividade

  • Omitir a vontade, emoção ou interesse de quem elaborou o relatório

  • Enfoque no assunto  evitar digressões


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Os problemas das fases anteriores (planejamento, elaboração dos papéis de trabalho, etc.) vão se refletir no relatório.

  • Por essa razão é necessário o maior investimento possível na QUALIDADE da execução de TODO o trabalho, resolvendo os problemas quando forem constatados


Estrutura

ESTRUTURA

Folha de Rosto

Resumo

Sumário

Lista de

figuras e tabelas

Introdução

Achados de Auditoria

Outros Fatos Relevantes

Conclusão

Proposta de Encaminhamento

Documentos Juntados


Folha de rosto

Tribunal de Contas da União

FOLHA DE ROSTO

  • Apresentar os dados relativos à identificação do trabalho:

    • Fiscalização

    • Órgão/entidade auditado

    • Processo(s) conexo(s)


Resumo

Tribunal de Contas da União

RESUMO

  • Conciso e seletivo

    • objetivo e questões de auditoria

    • metodologia utilizada

    • achados de auditoria

    • volume de recursos fiscalizados

    • benefícios potenciais

    • conclusões

    • propostas mais importantes

  • Pode ser adotado para divulgação na imprensa


Sum rio

Tribunal de Contas da União

SUMÁRIO

  • Listagem das principais divisões do trabalho

  • Inclui apenas títulos e subtítulos


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Deliberação

e razões

Visão geral

do objeto

Objetivo e questões

de auditoria

Metodologia - descrever:

-procedimentos, técnicas e

papéis de trabalho utilizados

no planejamento e na execução

- folha que contém a relação dos

atos, contratos e processos

incluídos na amostra

- limitações e justificativas

INTRODUÇÃO

(item 37)

Volume dos

recursos fiscalizados

Análise dos

processos conexos


Achados de auditoria

Tribunal de Contas da União

ACHADOS DE AUDITORIA

SITUAÇÃO ENCONTRADA - o que é

CRITÉRIO - o que deveria ser

EVIDÊNCIAS - as provas da situação

CAUSAS e EFEITOS do achado

CONCLUSÕES e

PROPOSTAS DE ENCAMINHAMENTO

Estimativa do BENEFÍCIO

da proposta de encaminhamento


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Remissão às folhas do processo

EVIDÊNCIAS)

Nas folhas, destacar os termos

que a equipe deseja ressaltar


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Avaliação dos EFEITOS

Relatar os

fatos ocorridos

Relatar eventuais riscos

de que o resultado venha

a ser agravado

por falta de providências

do órgão/entidade


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Se situação encontrada = irregularidade

com proposta de audiência ou citação

Responsáveis devidamente identificados

Avaliação da culpabilidade e, se for o caso,

considerações acerca de sua punibilidade:

redigidas com base na Matriz de Responsabilização


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

Débito

Data da ocorrência

Apuração:

- verificação: possibilidade

de quantificação exata

- estimativa: quantia que

não exceda o real valor devido


Boas pr ticas

Tribunal de Contas da União

BOAS PRÁTICAS

  • Achados positivos:

    • relatados se forem significativos

    • desde que possam ser registrados como propostas de encaminhamento para serem adotados como exemplo


Conclus o

Tribunal de Contas da União

CONCLUSÃO

Respostas às questões da Matriz de Planejamento:

síntese dos principais achados

Referências aos achados:

número do(s) item(ns) em que são tratados no relatório

Conclusões: indicar o impacto dos achados nas contas

- identificar as responsabilidades e

o estado das respectivas contas

Formulação da conclusão: considerar os efeitos dos achados

(avaliação da diferença entre situação encontrada e critério)


Proposta de encaminhamento

Tribunal de Contas da União

PROPOSTA DE ENCAMINHAMENTO

  • Proposições de medidas saneadoras para cada achado de auditoria

  • Proposta completa (audiência, conversão em TCE para citação, medidas cautelares, arquivamento, apensamento às contas)

  • Referência aos achados: indicar número do item (relatório)

  • Redigir a proposta de modo a ser utilizada na comunicação aos responsáveis

  • Redação da proposta: identificação dos responsáveis e dispositivo violado (constitucional, legal ou regulamentar)


Documentos juntados

Tribunal de Contas da União

DOCUMENTOS JUNTADOS

OBRIGATÓRIOS - Portaria(s) de Fiscalização

- Rol de Responsáveis

- Relação dos atos, contratos ou

processos incluídos na amostra

- Ofícios de apresentação (com o recibo do

gestor) e de requisição (com as respostas)

- Evidências


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

PAPÉIS DE TRABALHO

PERMANENTE

- comprovar ou definir as questões

e os procedimentos de auditoria

- controlar, auxiliar ou documentar

a execução da auditoria

- evidenciar os achados de auditoria

- classificados em:

evidências dos achados

registros do trabalho executado

TRANSITÓRIO

- período limitado

- arquivados ou

descartados


Tratamento das evid ncias

Tribunal de Contas da União

TRATAMENTO DAS EVIDÊNCIAS

  • EVIDÊNCIAS

    • organizadas, preferencialmente, em anexos ao processo principal

    • em cada anexo: folha inicial com sumário das evidências juntadas e indicação das respectivas folhas


T cnicas de entrevista

Tribunal de Contas da União

TÉCNICAS DE ENTREVISTA


Caracter sticas de um bom entrevistador

Tribunal de Contas da União

Características de um bom Entrevistador

  • Boa interação

  • Observador

  • Disciplinado

  • Discreto

  • Capacidade de Improvisação

  • Atento


Modos de condu o de uma entrevista

Tribunal de Contas da União

Modos de Condução de uma Entrevista

  • Contato direto

  • Pelo telefone

  • Grupo Focal

  • Entrevista em um caso de fraude

  • Entrevista em auditoria operacional


Fases de uma entrevista

Tribunal de Contas da União

Fases de uma Entrevista

  • Determinação da Necessidade de Informações

  • Seleção dos Entrevistados

  • Determinação dos Objetivos da Entrevista

  • Pesquisa Prévia sobre o tema e o entrevistado

  • Preparação da Logística

  • Aproximação

  • Introdução ao Tema

  • Interação

  • Fechamento

  • Atividades Posteriores


Determina o das informa es a serem obtidas

Tribunal de Contas da União

Determinação das Informações a Serem Obtidas

  • O conjunto de informações necessárias à realização de uma auditoria pode ser obtido mediante:

    • Exame documental

    • Entrevista

    • Revisões Analíticas

    • Inspeção Física


Informa es obtidas por entrevista

Tribunal de Contas da União

Informações obtidas por entrevista

  • Não estão em documentos;

  • Fornecem caminhos ou indícios;

  • Na pesquisa social e em auditorias operacionais constitui evidência;

  • Na auditoria de conformidade não pode ser usada como prova;

  • Podem ser registradas em gravadores ou apontamentos.


Sele o dos entrevistados

Tribunal de Contas da União

Seleção dos Entrevistados

  • De acordo com as informações consideradas necessárias

  • Ordem dos entrevistados:

    • Necessidade vai surgindo

    • Em função dos conhecimentos que se queira obter


Determina o dos objetivos da entrevista

Tribunal de Contas da União

Determinação dos objetivos da Entrevista

  • Só há sentido em realizar uma entrevista se houver necessidade de obtenção de informações;

  • Para cada entrevista são estabelecidas as informações que deverão ser obtidas;

  • Geralmente as entrevistas são utilizadas para:

    • Esclarecer determinadas questões ou funcionamento da área auditada;

    • Fornecer indícios que serão confirmados;


Pesquisa pr via sobre o tema e o entrevistado

Tribunal de Contas da União

Pesquisa Prévia sobre o Tema e o Entrevistado

  • Estudar ao máximo o tema, de acordo com o objetivo pretendido;

  • Verificar se há dados disponíveis sobre o entrevistado;

  • Fonte: auditorias anteriores, outros entrevistados, documentos examinados;

  • Elaborar um Roteiro de Entrevista a ser obedecido.


Prepara o da log stica

Tribunal de Contas da União

Preparação da Logística

  • Local

    • Reservado

    • Sem interrupções, barulhos ou distrações

    • Sem pessoas se movimentando ao redor

    • Restringir o telefone, se possível

  • Tempo

    • Entrevistado não pode ficar esperando a entrevista (pontualidade)

    • Não pode exceder a 50 minutos


Log stica ii

Tribunal de Contas da União

Logística II

  • Participante (s)

    • Marcar entrevistas com antecedência

  • Equipe

    • atribuição do papel de cada membro da equipe na entrevista

      • quem formula as perguntas

      • quem registra

      • quem observa


Posicionamento f sico

Tribunal de Contas da União

POSICIONAMENTO FÍSICO

entrevistador

entrevistado

CONFRONTO


Posicionamento f sico i

Tribunal de Contas da União

POSICIONAMENTO FÍSICO I

entrevistador

entrevistado

COMPREENSIVA


Aproxima o

Tribunal de Contas da União

Aproximação

  • Em muitos casos o entrevistado e o entrevistador não se conhecem (a primeira impressão é a que fica)

  • Cria-se o clima propício para o fluxo de informações

  • O entrevistador tem a chance de observar o entrevistado em seu estado normal


Apresenta o atitudes

Tribunal de Contas da União

Apresentação - Atitudes

  • Sorriso – facilita o estabelecimento de uma melhor relação

  • Aperto de mão firme

  • Coordenador se apresenta e aos demais membros da equipe que forem participar da entrevista

  • Não se estender muito


Introdu o ao tema

Tribunal de Contas da União

Introdução ao Tema

  • O tema é contextualizado e introduzido

  • Explica-se, quando possível, o objetivo da entrevista

  • Não demonstrar excesso de conhecimento

  • Não demonstrar desconhecimento do tema

  • Ressaltar a importância da colaboração do entrevistado


Intera o com o entrevistado

Tribunal de Contas da União

Interação com o Entrevistado

  • É o corpo da entrevista

    • Saber Ouvir

    • Saber Perguntar

    • Saber Observar

  • Nunca entrar em conflito com o entrevistado


Saber ouvir

Tribunal de Contas da União

SABER OUVIR


A habilidade de ouvir

Tribunal de Contas da União

A habilidade de ouvir

  • Antes de nascer ela já começa a ser desenvolvida

  • Ao contrário das outras (falar, ler, escrever), não é trabalhada ao longo da vida

  • Negligenciada

  • Ouvir  Escutar


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

ATENÇÃO

OUVIR

COM

EFICÁCIA

CAPACIDADE

DE

COMPREENSÃO


Ouvir

Tribunal de Contas da União

OUVIR

  • Habilidade negligenciada

    • Instruções mal interpretadas

    • Mensagens distorcidas a medida que são transmitidas

  • Audição Seletiva

    • Concentramos naquilo que parece importante

  • Diferença nos ritmos: fala x pensamento

    • Ritmo da Fala: 125 palavras p/min

    • Ritmo do Pensamento: 500 palavras p/min

    • Pensamos enquanto o outro fala


Saber ouvir1

Tribunal de Contas da União

Saber Ouvir

  • Não interromper o entrevistado a toda hora

  • Não permanecer numa atitude inteiramente passiva

  • Não presumir o que o entrevistado quis dizer, esclareça

  • Não monopolizar a conversação

  • Não ficar pensando na próxima questão enquanto o entrevistado está respondendo a pergunta corrente


Saber ouvir ii

Tribunal de Contas da União

Saber Ouvir II

  • Suprima hábitos que podem distrair (bater com a caneta, os dedos etc.)

  • Não comece a ler os documentos eventualmente fornecidos pelo entrevistado

  • Não deixe que vieses interfiram com a mensagem do entrevistado

  • Não conclua de imediato, escute o entrevistado


Saber perguntar

Tribunal de Contas da União

SABER PERGUNTAR


Tipos de perguntas

Introdutórias

Informativas

Conclusivas

Abertas

Fechadas

A serem evitadas

Tribunal de Contas da União

Tipos de Perguntas


Perguntas abertas

Tribunal de Contas da União

Perguntas Abertas

  • Vantagem

    • Estimulam a livre exposição de idéias pelo entrevistado;

  • Desvantagem

    • O entrevistado pode falar demais e sair do tema da entrevista


Perguntas fechadas

Tribunal de Contas da União

Perguntas Fechadas

  • Objetivo:

    • fornecer informações específicas

    • introduzir perguntas abertas

  • Tipos

    • sim/não

    • objetivas


Perguntas fechadas exemplos

Tribunal de Contas da União

Perguntas Fechadas Exemplos

  • Sim/Não

    • vocês fizeram isso mesmo?

    • Sim!

    • Por que? (Pergunta aberta)

  • Objetivas

    • Quantas pessoas se reportam a você?


Perguntas introdut rias

Tribunal de Contas da União

Perguntas Introdutórias

  • Utilizadas na fase de aproximação

  • Apresentação Entrevistador/Entrevistado

  • Estabelecer o Clima

  • Esclarecer o Tema

  • Observar Reações


Perguntas introdut rias exemplos

Tribunal de Contas da União

Perguntas Introdutórias Exemplos

  • “O senhor é Carioca?”

  • “Trabalha há muito tempo aqui?

  • “Deve ser um esforço muito grande conduzir esse departamento, não?

    Não existe um cardápio pré-definido, o importante é a capacidade de improvisação de acordo com a situação


Perguntas conclusivas

Tribunal de Contas da União

Perguntas Conclusivas

  • Usadas para confirmação de fatos

    • Me corrija se eu estiver errado...?

    • O que você está dizendo é...?

    • Se eu compreendi direito...?


Perguntas a serem evitadas

Tribunal de Contas da União

Perguntas a serem evitadas

  • As que dificultam o correto fluxo de informações

    • Indutivas

    • Retóricas

    • Ambíguas


Pergunta indutiva

Tribunal de Contas da União

Pergunta Indutiva

  • Já sugere a resposta

    • Não é um fato que...?

    • Você tem de concordar que....

      Obs:

    • Você usa perguntas indutivas em uma entrevista? (Fechada)

    • Você não usa perguntas indutivas em uma entrevista, usa? (Indutiva)


Pergunta ret rica

Tribunal de Contas da União

Pergunta Retórica

  • Respondidas pelo próprio entrevistador

    • O Departamento verificou isso? Lógico que não, uma vez que...


Pergunta amb gua

Tribunal de Contas da União

Pergunta Ambígua

  • Confundem o entrevistado

    • O que você tem a dizer sobre o orçamento?


Observa es durante a entrevista

Tribunal de Contas da União

OBSERVAÇÕES DURANTE A ENTREVISTA


O que observar em uma entrevista

Tribunal de Contas da União

O que observar em uma entrevista

  • Voz

  • Escolha das palavras

  • Tom

  • Ritmo

  • Linguagem corporal


Anota es

Tribunal de Contas da União

Anotações

  • Um membro deve ser encarregado de anotar

  • não escrever tudo que é dito

  • evitar fazer anotações quando o entrevistado trata de um ponto sensível

  • anotar pontos-chave, idéias-chave

  • anotações legíveis


Condu o da entrevista

Tribunal de Contas da União

Condução da Entrevista

  • plano da entrevista é flexível em função das respostas do auditado e suas reações não verbais

  • analisar a relevância de seguir em outra linha que não a planejada

  • conduzir como uma conversação e não como um interrogatório


Uso do gravador

Tribunal de Contas da União

Uso do Gravador

  • Nem sempre as pessoas se sentem à vontade sendo gravadas

  • Determinados tipos de informações são melhor obtidas sem o seu uso

  • se for usar, combinar antes com o entrevistado

  • Atentar para baterias, disponibilidade de espaço na fita ou na memória do gravador

  • A degravação deverá ser efetuada, preferencialmente, logo após a entrevista


Fechamento

Tribunal de Contas da União

Fechamento

  • Agradeça o entrevistado

  • Relembre o entrevistado sobre qualquer documento que ele tenha prometido

  • Não esqueça de recolher eventuais documentos repassados pelo entrevistado


Atividades posteriores

Tribunal de Contas da União

Atividades Posteriores

  • Dispor de alguns minutos após a entrevista para:

    • Tomar notas

    • Discutir as respostas do entrevistado

    • Discutir as reações do entrevistado

    • Analisar que elementos adicionais deverão ser obtidos (técnicas a serem utilizadas)


Extrato de entrevista

Tribunal de Contas da União

Extrato de entrevista

  • Papel de trabalho (Anexo VIII) onde se registra somente o trecho da resposta do entrevistado que interessa ao desenvolvimento do achado. Pode conter, também, referências a evidências que corroborem o achado e deve ser assinado pelo entrevistado


Avaliar ap s a entrevista

Tribunal de Contas da União

Avaliar após a Entrevista

  • O objetivo foi atingido?

  • São necessárias mais informações?

  • É necessária a investigação de outras questões?


Aspectos comportamentais e pr ticos dos trabalhos de fiscaliza o

Tribunal de Contas da União

ASPECTOS COMPORTAMENTAIS E PRÁTICOS DOS TRABALHOS DE FISCALIZAÇÃO


Compet ncias do supervisor

Tribunal de Contas da União

COMPETÊNCIAS DO SUPERVISOR

  • orientar a equipe quanto a:

    • vinculação ao objetivo

    • aderência aos padrões de auditoria vigentes no TCU

  • aprovar as matrizes de Planejamento e de Procedimentos

  • acompanhar o desenvolvimento dos trabalhos

  • analisar, com a equipe, as matrizes de Achados e de Responsabilização

  • realizar concomitantemente o controle de qualidade da auditoria

  • preencher e assinar o formulário de controle de qualidade

  • participar da reunião de encerramento


Compet ncias do coordenador item 4

Tribunal de Contas da União

COMPETÊNCIAS DO COORDENADOR (item 4)

  • promover discussões: escopo, procedimentos e técnicas

    • prevalecerá a proposta do coordenador no caso de divergência de opiniões

  • representar a equipe perante o órgão/entidade auditado

  • zelar pelo cumprimento dos prazos

  • entregar e revisar a versão final do relatório, com a anuência dos demais membros

  • assegurar o preenchimento e assinatura do formulário de controle de qualidade

  • se julgar relevante, registrar eventuais discordâncias quanto à aprovação da Matriz de Planejamento ou da Matriz de Procedimentos pelo Supervisor


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

MODELO DE PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO

PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO Nº ___, DE DD DE MMMMMMM DE AAAA

O SECRETÁRIO DA SECRETARIA DE CONTROLE EXTERNO DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no Estado de Honestilândia, no uso de suas atribuições regulamentares, resolve:

Art. 1º Designar os(as) servidores(as) abaixo relacionados(as) para, sob a coordenação do(a) primeiro(a), realizarem Auditoria de Conformidade, Registro Fiscalis nº , no(s) seguinte(s) órgão(s): , no período de __/ __ / 2005 a __ / __ / 2005, com o objetivo de apurar irregularidades na ______ . A auditoria é decorrente de deliberação constante no(a) ________________ nº ____ / AAAA - Colegiado (TC-XXX.XXX/AAAA-D).

MATRÍCULANOMECARGOLOTAÇÃOPERÍODO(S)

Art. 2º O trabalho será supervisionado pelo(a) ACE, Diretor, Diretoria Técnica - SECEX, e deverá observar o seguinte cronograma:

FASE(S) DO TRABALHOPERÍODO(S)DURAÇÃO

Planejamento __ / __ / _______ dias úteis

Execução __ / __ / _______ dias úteis

Elaboração do Relatório __ / __ / _______dias úteis

Art. 3° Para viabilizar a execução dos trabalhos, serão autorizadas as despesas nas formas constantes do anexo a esta Portaria.

FULANO BELTRANO DA SILVA

Instituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização


Procedimentos de fiscaliza o no tcu

Tribunal de Contas da União

ANEXO À PORTARIA DE FISCALIZAÇÃO-SECEX, DE DE DE 2005

CONCESSÃO DE DIÁRIAS E ADICIONAL DE EMBARQUE E DESEMBARQUE

(Art.14 e 14-A, da Portaria TCU nº 625-GP/96 e Memo. nº 057/Segedam/GS-Circular, de 29/3/2001)

CONCESSÃO DE RESSARCIMENTO DE DESPESA COM TRANSPORTE POR KM RODADO

(EM EQUIPE) - inciso II do art. 28 c/c art. 30 da Portaria TCU nº 625-GP/96

Instituto Serzedello Corrêa

Escola Nacional e Internacional de Controle e Fiscalização


Avisar ou n o o rg o

Tribunal de Contas da União

AVISAR OU NÃO O ÓRGÃO?

  • se a surpresa não for essencial ao trabalho

  • após a emissão da Portaria de Fiscalização o titular da Unidade Técnica encaminhará, com a antecedência necessária, ofício de comunicação de auditoria ao dirigente do órgão/entidade (Anexo V do Roteiro)


Log stica

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LOGÍSTICA

  • disponibilização de ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe

  • senha para acesso aos sistemas informatizados

  • designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade, conforme modelo constante do Anexo V

  • Ofício de Comunicação ou de Apresentação

  • telefone e computador


Reuni o de apresenta o

Tribunal de Contas da União

REUNIÃO DE APRESENTAÇÃO

Ofício de Apresentação

Reunião de Apresentação

Primeiro

Ofício de Requisição


Of cio de apresenta o

Tribunal de Contas da União

OFÍCIO DE APRESENTAÇÃO

  • escopo e os objetivos do trabalho

  • ambiente reservado e seguro para a instalação da equipe

  • senha de acesso

  • designação de uma pessoa de contato do órgão/entidade

  • previsão de multa no caso de obstrução aos trabalhos ou sonegação de informações


Requisi o de documentos e informa es

Tribunal de Contas da União

REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

  • fixar prazo para seu atendimento

  • sempre que possível e desde que não comprometa o prazo de execução, em comum acordo com o auditado

  • ofício de requisição, datado e numerado seqüencialmente, tomando-se como referência o modelo constante do Anexo VII

    • atestado de recebimento na segunda via

    • papel de trabalho da auditoria


Documentos no in cio da auditoria

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DOCUMENTOS NO INÍCIO DA AUDITORIA

  • o primeiro ofício de requisição deve ser encaminhado via fax, e-mail ou pessoalmente com antecedência

  • original entregue na reunião de apresentação.


Documentos fornecidos devem

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DOCUMENTOS FORNECIDOS DEVEM

  • identificar

    • quem os elaborou

    • quem os forneceu

    • qual a fonte da informação

  • ser legíveis, datados e assinados

  • ser identificados, correlacionando-os ao item do ofício de requisição a que se referem


Reuni o de encerramento

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REUNIÃO DE ENCERRAMENTO

  • Ao final da fase de execução

  • A equipe apresenta verbalmente os achados de auditoria

    • ao gestor do órgão/entidade auditado

    • a outros responsáveis, cuja participação seja considerada oportuna

    • ou a representantes por eles designados


Reuni o de encerramento o que abordar

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REUNIÃO DE ENCERRAMENTOO QUE ABORDAR:

  • achados de auditoria devem ser apresentados indicando-se:

    • a situação encontrada,

    • o critério de auditoria,

    • e por decisão da equipe, as causas (se forem relevantes e se for possível identificá-las) e os efeitos.

  • Não se deve fazer menção a conclusões ou propostas de encaminhamento


Reuni o de encerramento quando dispensar

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REUNIÃO DE ENCERRAMENTOQUANDO DISPENSAR

  • A apresentação dos achados na reunião de encerramento somente pode ser dispensada nos casos em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da auditoria.


Aspectos comportamentais

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ASPECTOS COMPORTAMENTAIS

  • Apresentação pessoal

    • imagem

  • Roupas

  • Conduta do auditor

    • evitar atitude policialesca

    • responsabilidade sobre os documentos

    • “roupa suja se lava em casa”


  • Cuidados adicionais

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    CUIDADOS ADICIONAIS

    • Conversa em lugares públicos

    • Possibilidade de escuta na sala fornecida pelo ente fiscalizado em casos que envolvam fraude

    • hotéis em lugares suspeitos


    Procedimentos de fiscaliza o no tcu

    Secretaria de Controle Externo em Santa Catarina - SECEX-SC

    Rua São Francisco, 234 - Centro

    CEP 88015-140 - Florianópolis - SC

    Tel.: (48) 3952-4600 [email protected]


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