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Chapter 2 資料庫 基本動作. 建立空白資料庫－初開啟 Access 時. 執行「開始 / 所有程式 /Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007 」，轉入 Access 初始畫面 於畫面中央，『 新增空白資料庫 』處，選按『空白資料庫』圖示，轉入. 於右下角『檔案名稱 ( N ): 』下方之文字方塊，輸入檔案名稱（預設檔名由初開啟 Access 後，依序安排為： Database1 、 Database2 、……，但為了記憶上方便，通常會加以改變，目前為練習階段，本例仍維持使用 Database1 之檔名）.
E N D
建立空白資料庫－初開啟Access時 • 執行「開始/所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007」，轉入Access初始畫面 • 於畫面中央，『新增空白資料庫』處，選按『空白資料庫』圖示，轉入
於右下角『檔案名稱(N):』下方之文字方塊，輸入檔案名稱（預設檔名由初開啟Access後，依序安排為：Database1、Database2、……，但為了記憶上方便，通常會加以改變，目前為練習階段，本例仍維持使用Database1之檔名）於右下角『檔案名稱(N):』下方之文字方塊，輸入檔案名稱（預設檔名由初開啟Access後，依序安排為：Database1、Database2、……，但為了記憶上方便，通常會加以改變，目前為練習階段，本例仍維持使用Database1之檔名）
選擇要將其存放於何處？本例選擇要將其建立於『D:\Text\Access 2007\範例\Ch02』資料夾
按［確定］鈕，回Access初始畫面，『檔案名稱(N):』處，除可看到其完整檔名外（Database1.accdb）；下方尚可看到其完整之路徑按［確定］鈕，回Access初始畫面，『檔案名稱(N):』處，除可看到其完整檔名外（Database1.accdb）；下方尚可看到其完整之路徑 • 附加名.accdb（Access Data Base）係Access 2007專屬的附加檔名，舊版的Access 2003則為.mdb（Microsoft Access Data Base）。Microsoft仍維持其一貫的作法，新版可開啟舊版的檔案；反之，則否！
隨後，按［建立］鈕，即可依所指定之檔名及存放位置，建立一完全空白之資料庫檔案隨後，按［建立］鈕，即可依所指定之檔名及存放位置，建立一完全空白之資料庫檔案 • 目前畫面是正在等待使用者建立一個新的資料表，其預設名稱為『資料表1』，建妥後存檔時，仍允許使用者變更其名稱。
關閉資料庫 • 執行「Office按鈕 /關閉資料庫(C)」 • 直接開啟另一個資料庫檔，或建立新的資料庫檔。 • 均會將目前使用中之資料庫檔關閉，但並不會關閉Access。關閉資料庫後，Access內將無任何資料庫。 • 若是選按Access視窗最右上角的按鈕，則是會關閉Access。 • 若想同時開啟多個資料庫檔，於開啟一個資料庫檔後，再執行一次「開始/所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007」，另外開啟其它資料庫檔，則不會關閉先前之資料庫檔。
建立空白資料庫－已進入Access後 • 執行「Office按鈕/開新檔案(N)」（或按Ctrl+N鍵），回到Access初始畫面，即可依前述之建立步驟，建立一個新的資料庫檔：
本例將此一新資料庫檔命名為『中華公司.accdb』供後文使用，存於D:\Text\Access 2007\範例\Ch02資料夾：（即附書光碟內『範例\Ch02』資料夾）
開啟資料庫檔案 • 若想要開啟已建妥之『中華公司』資料庫檔案，可於初始畫面 以下列任一方式進行開啟： • 以滑鼠點選『開啟上次使用的資料庫』處之『中華公司』檔名
以滑鼠點選「」，轉入『開啟資料庫』對話方塊：以滑鼠點選「」，轉入『開啟資料庫』對話方塊： 以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示；或選取該檔名圖示後，續按［開啟］鈕，即可開啟該先前所建立之『中華公司』資料庫檔。
點選Access視窗最左上角之『Office按鈕』，拉出其功能表選單，續於其右側選取『中華公司』資料庫檔點選Access視窗最左上角之『Office按鈕』，拉出其功能表選單，續於其右側選取『中華公司』資料庫檔
執行「Office按鈕/開啟舊檔(O)…」，也可轉入『開啟資料庫』對話方塊。以滑鼠雙按『中華公司』檔名圖示；或選取該檔名圖示後，續按［開啟］鈕，即可開啟該先前所建立之『中華公司』資料庫檔。 • 若尚未開啟Access，亦可轉入『中華公司』資料庫檔案所在之資料夾，滑鼠雙按『中華公司』之檔名圖示；也可以先開啟Access，續打開『中華公司』資料庫檔案。
注意事項 • 無論採取何種方法，於開啟一個已存在之舊資料庫檔案後，功能區下方會顯示一個『安全性警告』： • 這是Access的安全防護措施。若我們確認此一檔案無安全顧慮，記得選按鈕，轉入『Microsoft Office安全性選項』對話方塊
續點選「啟用這個內容(E)」，然後按［確定］鈕離開。設定後，功能區下方『安全性警告』會消失。續點選「啟用這個內容(E)」，然後按［確定］鈕離開。設定後，功能區下方『安全性警告』會消失。
雖然即使沒有設定「啟用這個內容(E)」，過一陣子，『安全性警告』也會自動消失。但由於預設狀況仍是「協助保護我不受未知內容的侵害(建議使用)(P)」，將會使後續的很多動作無法進行。雖然即使沒有設定「啟用這個內容(E)」，過一陣子，『安全性警告』也會自動消失。但由於預設狀況仍是「協助保護我不受未知內容的侵害(建議使用)(P)」，將會使後續的很多動作無法進行。 • 這是很多學生常碰到的問題，做了半小時或一小時，才發現有的修改、設定或建檔並無法儲存，當然也無法有預期之執行效果。 • 這點要特別注意！（Microsoft Office有時讓人覺得太小題大做，其實，這個檔案目前是空無一物的空資料庫檔，那來的危險？）這點真的很重要，容我再強調一次，免得於上課或自我練習時，遭到莫名其妙的挫折感。
設定信任位置 • 若想一舉避免掉每次均得設定安全性選項之麻煩，可以下示步驟進行設定： • 點選『Microsoft Office安全性選項』對話方塊左下方之「開啟信任中心」 • 轉入『信任中心』對話方塊，於左側選『信任位置』標籤
按鈕，轉入您經常使用來存放資料庫檔案的位置，如本書所有範例均係存於『D:\Text\Access 2007\範例』資料夾
按［確定］鈕，回上一層，加選「同時信任此位置的子資料夾(S)」按［確定］鈕，回上一層，加選「同時信任此位置的子資料夾(S)」
按［確定］鈕，返回『信任中心』，可看到已將『D:\Text\Access 2007\範例』加入於『信任位置』，且其子資料也一併被允許為『信任位置』
按［確定］鈕，完成有關信任中心之設定，回原來轉入『Microsoft Office安全性選項』對話方塊警告』
由於，這些設定得等到下次再進入Access時才會生效，就目前這個資料庫檔案言，還是得點選「啟用這個內容(E)」，並按［確定］鈕離開。由於，這些設定得等到下次再進入Access時才會生效，就目前這個資料庫檔案言，還是得點選「啟用這個內容(E)」，並按［確定］鈕離開。 • 往後，凡是由設定之『信任位置』及其子資料夾內，開啟任何資料庫檔案，均不會再顯示『安全性警告』
存檔 • 資料庫開啟中，Access隨時會視情況對所處理之物件自行存檔（如：於資料表內每新增一筆記錄後就立即存檔）。有時也會以提示，等待使用者決定是否要存檔？ • 此外，使用者也可隨時按『快速存取工具列』上之『儲存檔案』鈕（或按Ctrl+S鍵），或執行「Office按鈕/儲存檔案(S)」來進行存檔
另存新檔 • 為防止資料庫之內容不當受損或被毀，時常得對資料庫進行抄錄以備份檔案。於Access 2007內，可執行「Office按鈕/另存新檔(A)」，續就「以其他格式儲存資料庫」所提供之功能項：
選擇要備份為那一個版本之資料庫檔？隨後，轉入『另存新檔』對話方塊，指定檔名與儲存位置：選擇要備份為那一個版本之資料庫檔？隨後，轉入『另存新檔』對話方塊，指定檔名與儲存位置：
不同版本之互通 • Access 2007可開啟所有舊版本Access所建立之資料庫檔；但是舊版本Access是無法開啟新版Access 2007所建立之資料庫檔。 • 若是想將資料轉到先前之舊版Access中使用，也是以執行「Office按鈕 /另存新檔(A)/以其他格式儲存資料庫」所提供之功能項，選擇要另存新檔的版本。以免將資料帶到其它只有舊版Access的電腦時，會面臨到檔案無法開啟之窘境！
備份 • 此外，於Access 2007，執行「Office按鈕/管理(M)/備份資料庫(K)」，也可以類似另存新檔之方式，將目前資料庫檔存入另一個於檔名後加上目前日期之新資料庫檔：
複製資料庫檔案 • 若不想存為舊版本之資料庫檔，只是要另複製一份供Access 2007使用之資料庫檔案。也可以回到Windows之『我的電腦』或『Windows檔案總管』進行抄錄。 • 其處理步驟為： • 先後開啟來源及目的兩資料夾 • 若兩者係不同磁碟，以拖曳方式將來源檔之圖示直接拉入目的地資料夾即可。若兩者係相同磁碟，則先按住Ctrl鍵再進行拖曳，將來源檔圖示拉入目的地資料夾後，先鬆滑鼠再放開Ctrl鍵。
當然，也可以切換到來源資料夾，於要進行備份之資料庫檔案上，單按滑鼠右鍵，續選「傳送到/卸除式磁碟(G)」，將其存到您的隨身碟。當然，也可以切換到來源資料夾，於要進行備份之資料庫檔案上，單按滑鼠右鍵，續選「傳送到/卸除式磁碟(G)」，將其存到您的隨身碟。 如果，您忘了帶隨身碟，也可以將檔案以E-Mail傳回家。
刪除資料庫檔案 • 將不用之資料庫刪除，是較罕見且必須慎重處理之動作。因為不小心，所損失之資料可能很多。若碰上也未備份其檔案，且不懂得如何利用『資源回收筒』來將其救回，那事情可就嚴重了！ • Access也並未提供刪除資料庫之指令，若真的要刪除資料庫，就得先將其關閉，然後回到Windows之『我的電腦』或『Windows檔案總管』，將其選取，續按Delete鍵，即可將其刪除。
同時開啟多個資料庫檔 • 執行一次Access，只允許開啟一個資料庫檔，若欲建立新的資料庫檔；或開啟另一個舊的資料庫檔，均會自動將目前使用中之資料庫檔關閉。相當於執行「Office按鈕/關閉資料庫(C)」。 • 若想同時開啟多個資料庫檔，可再執行一次「開始/所有程式/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2007」。
