Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů

1. Střednědobé a dlouhodobé ukládání dokumentů Roman Kratochvíl, ICZ a. s. 16.9.2010

2. Agenda • Elektronické spisové služby • Agendové aplikace • Legislativní zázemí a výzvy IOP • Úloha digitální spisovny • Provozovatel/uživatel • Koncept a architektura Důvěryhodné elektronické spisovny DESA • Funkční model • Provoz digitální spisovny/repositáře

3. Zdroje a dokumenty pro dlouhodobé uložení

4. Elektronické spisové služby • ESS krajského úřadu a ORP • Obce I. a II. typu, zřizované a zakládané organizace • Výhody TC a hostovaného řešení • Centrální správa jednotlivých instancí ESS • Jednotné řešení pro cílové organizace • Jednotný soulad s legislativou

5. ESS v TC ORP – návrh řešení Varianty řešení: • Provoz na novém HW nebo na současném • Technologická podpora • Outsourcing • Vlastní zdroje • Sdílená • Podpora aplikace • Metodická • Administrační • I. a/nebo II. úroveň podpory dodavatelem 5

6. Vybrané reference Praha školy a školská zařízení zřizované Magistrátem Hlavního města Prahy Městské části hlavního města Prahy Plzeň Magistrát, hosting mětských částí a městské policie Brno Magistrát, hosting městských částí a městské policie Ostrava Magistrát, hosting městských částí Most Magistrát, hosting městských částí Krajské úřady Organizace státní správy (SSHR, SRS,SFŽP, Národní parky ČR, ...) Soukromá sféra (RBS, Commerzbank, Obrebank) Celkem – více než 460 zákazníků a 18 000 uživatelů

7. Agendové aplikace • RŽP (nově oboustranná integrace na e-Spis) • Stavební řízení • Smlouvy a poplatky • Sociální dávky • Evidence smluvních partnerů • Evidence nemovitých objektů • Evidence soudních sporů • Agenda dopravních přestupků

8. Legislativní zázemí Zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a připravovaná novela Národní standard (1.7.2012) pro elektronické spisové služby Vyhláška č. 191/2009 Sb. stanovuje povinné výstupní formáty (PDF/A, TIFF, …) Zákon 300/2008 Sb.o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

9. Výzva 08 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“ Část III. výzvy - Digitalizace a ukládání dat Krajská digitální spisovna (KDS) Krajský digitální repozitář (KDR) Krajské digitální úložiště (KDU) Krajská digitalizační jednotka Digitalizované a uložené dokumenty Část VI. Výzvy - Zřízení technologického centra na úrovni kraje (TCK Garantované úložiště a další

10. Výzva 06 - „Rozvoj služeb eGovernmentu v krajích“ Část I. výzvy - zřízení TECHNOLOGICKÉHO CENTRA obce s rozšířenou působností Část II. výzvy - pořízení ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY obce s rozšířenou působností a řešení spisové služby obcí ve ve správním obvodu obce s rozšířenou pusobností Část III výzvy - vnitřníINTEGRACI úřadu obce s rozšířenou působností

11. Dlouhodobé ukládání

12. Úloha krajské digitální spisovny • Řeší potřebu dlouhodobého a důvěryhodného uložení elektronických „úředních“ dokumentů v organizaci • Spravuje dokumenty ze • spisových služeb • agendových systémů (stavební, přestupkové řízení ...) • a ostatních systémů produkujících dokumenty podléhajících spisovému řádu, resp. zákonu č.499/2004 Sb. O archivnictví a spisové službě, v platném znění • Stávající „papírová“ obdoba: příruční spisovna, spisovna, podnikový archiv

13. Vznik a vyřizování Důvěryhodné uložení Dlouhodobá archivace • Systémy • původce • pro vznik a • vyřizování • dokumentů • Spisová služba • Agendové aplikace • DMS / ECM Národní digitální archiv Dlouhodobý elektronický archiv Digitální spisovna Listinná E-mail Externí subjekty Datové zprávy Skartace Důvěryhodná kopie Sběr dokumentů (Digitalizace) Dlouhodobé uložení Vznik dokumentu a vyřizování Důvěryhodné uložení Vyřazení Digitální spisovnav rámci životního cyklu dokumentu

14. TC Kraje – dlouhodobé ukládání

15. Subjekty pracující s KDS • Provozovatel • provoz řešení jako celku • zajištění důvěryhodnosti • bez přístupu k obsahu • Uživatel – původce • plnění daty • skartační řízení • kontroly

16. Proč řešení pro dlouhodobé ukládání? Běžná rizika uchovávání informací: Nefungující software Nefungující hardware Změna obsahu Smazání obsahu Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty při dlouhodobém uložení: degradace nosiče zastarávání hardware zastarávání formátu zastarávání SW technologií a principů ztráta autenticity – platnost autentizačních prvků „Nový“ obor IT: Long Term Preservation Návrh LTP systémů se snaží trvale postihnout možnost potencionální změny a její zvládnutí, namísto dosažení nějakého permanentního stavu!

17. Role spisovny pro dlouhodobé uložení • Zajištění důvěryhodnosti • jednotlivých dokumentů s el. podpisem i bez • infrastruktury elektronické spisovny jako celku • Zajištění neměnnosti uložených informací • Zajištění čitelnosti uložených informací v budoucnosti • fyzická i logická čitelnost • Předcházení problémům vzniklým generačními změnami HW a SW Dlouhodobé uložení digitálních dokumentů na 30, 50 i více let

18. TC Kraje - ukládání DESA

19. Digitální spisovna • Co to je a co není? • zálohování vs archivace • DMS vs LTP/DPS • Řešení DS • HW • server • garantované úložiště • SW (+ preservation planning PRONOM) • lidé (administrátor/uživatel/metodik) • zajištění provozu (metodika PLATTER) • Uchováváme dokumenty ne SW/HW

20. Elektronická spisovna pro dlouhodobé ukládání

21. AIP Popisné info Model OAIS – standard pro dlouhodobé uchovávání Plánování uchovávání P Ů V O D C E BADATEL Správa dat (DM) dotazy Přístup Příjem žádosti SIP výsledky Archivní úložiště (AS) DIP Administrace MANAGEMENT SIP, AIP, DIP = Archivní balíčky (dokument/y + metadata)

22. SIP – vstupní informační balíček Informační balíček = vlastní obsah (dokument) + metadata SIP INFORMACE PRO POTŘEBY DLOUHODOBÉ OCHRANY PŘEDMĚT DLOUHODOBÉ OCHRANY UCHOVÁVACÍ (administrativní, technická) OBSAH soubor nebo několik souborů (rozhodnutí + přílohy) STRUKTURÁLNÍ (vazby) POPISNÁ (archivní) ZMĚNOVÁ(verze)

23. Funkční model - tok dat Krajský úřad a zřizované organizace TCK - KDS NDA Obce a zřizované organizace SKARTACE

24. UŽIVATELSKÁ KOMUNITA (PŮVODCI, BADATELÉ....) PŮVODCI Balíček DIP Přístup Balíček SIP DESA Vstupní kontrola Správa dat (Data Management) Archivní úložiště (Archival Storage) Primární Balíček AIP Vstupní zpracování Databáze Záložní Administrace, řízení procesů Plánování uchovávání Architektura DESA

25. Původce 1. Vytvoření SIP balíčku Ruční tvorba a přenos vstupních balíčků SIP Elektronická spisovna DESA Balíček SIP Automatizované generování a přenos SIP ze Spisové služby, Agendových systémů a dalších

26. Plánování uchovávání 2. Příjem dat SIP Správa dat DM Přístup Příjem Archivní úložiště AS • Kontrola na škodlivý obsah - viry • Kontrola metadat včetně číselníkových hodnot • Evidence technických metadat • Transakční protokol Administrace

27. Elektronická spisovna Přijaté balíčky (SIP) do DESA

28. Elektronická spisovna Zobrazený detail uloženého spisu

29. Zobrazení dokumentů ze spisovny • Uživatelské rozhraní DESA (IE, Mozilla) • Aplikačnírozhraní • e-spis • ostatní spisové služby • DMS • další • Žádost, schvalování a logování výdeje dokumentů/balíčku

30. Dotazy a odpovědi

31. Děkuji za vaši pozornost Roman Kratochvíl roman.kratochvil@icz.cz +420 222 271 478 ICZ a.s. Aplikační řešení www.i.cz

32. Proč DESA a ne DMS nebo HW úložiště * je možné zajistit pouze doplňkovými moduly nebo vývojem

33. Garantované vs. negarantované úložiště • Garantované úložiště je určené zejména pro ukládání dokumentů uzavřených spisů v elektronické podobě do elektronické spisovny. Ta je základem konstrukce TC Kraje. Garantované úložiště musí splnit základní požadavky: • dlouhodobé uložení spisů dle požadavků aktuální legislativy, včetně požadavků na skartaci; • aplikace mechanismů prokazatelnost neměnnosti a pravosti původu obsahu spisů; • garantovaný výhradní přístup oprávněným uživatelům • Negarantované úložiště je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených a spisů na úrovni TC ORP.

34. Schéma zpracovánídigitálních dokumentů