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Comment d velopper et g rer un ordre du jour pour une r union

quoi sert un ordre du jour?. L'ordre du jour sert de plan de travail pour identifier les choses accomplir pendant la runion et s'assurer de le faireL'ordre du jour permet aussi d'orienter la discussion pendant la runionIl est important d'ajouter une colonne pour indiquer le temps que l'on d

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Comment d velopper et g rer un ordre du jour pour une r union

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Presentation Transcript

    1. Comment développer et gérer un ordre du jour pour une réunion Atelier présenté par Marie-Christine Gauthier du Conseil de planification sociale d’Ottawa Dans le cadre du Projet Maison Ethnoculturelle Francophone Le juin 17 2011

    2. À quoi sert un ordre du jour? L’ordre du jour sert de plan de travail pour identifier les choses à accomplir pendant la réunion et s’assurer de le faire L’ordre du jour permet aussi d’orienter la discussion pendant la réunion Il est important d’ajouter une colonne pour indiquer le temps que l’on désire consacrer à chaque thème. Ceci permet de gérer les points de discussion dans un temps fini

    3. Comment développer un ordre du jour: Il est important de commencer par décider ce qu’on veut/doit accomplir pendant la rencontre Ensuite, on formule les thèmes sur lesquels on veut travailler en quelques mots L’ordre du jour est lié au PV de la réunion précédente qui indique les points qui devront faire l’objet d’un suivi.

    4. Comment développer un ordre du jour (suite) On commence par les suivis de la dernière rencontre Ensuite, on travaille les nouveaux sujets Une approche efficace pour développer les thèmes est de procéder par des questions qui permettent de démystifier certaines idées et qui suscitent la réflexion: Quoi? Qui? Quand? Où?

    5. Comment développer un ordre du jour (suite) Un ordre du jour n’a pas besoin d’être long ou compliqué. L’important est qu’il permette au groupe de répondre aux objectifs qu’il s’est fixé

    6. Gestion du temps Quand on compose l’ordre du jour, on établit les points prioritaires d’abord. Ceci permet, en cas de débordement et de manque de temps, de s’assurer du traitement de ces points prioritaires pour atteindre les objectifs de la rencontre On s’assure d’assigner un montant de temps fini à chaque thème pour nous permettre de finir la réunion à l’heure

    7. Gestion du temps (suite) Il peut être difficile de faire respecter aux participants la limite de temps allouée pour chaque thème Demander à quelqu’un de jouer le rôle de chronométreur peut palier la situation On peut aussi demander aux participants en début de réunion de s’exprimer de façon concise sur des thèmes précis pour respecter le temps

    8. Gestion du temps (suite) Si les gens désirent jaser, on peut consacrer une période de temps avant ou après la réunion pour des interactions sociales. Le temps de socialisation ne doit pas interférer avec le temps accorder au déroulement de la rencontre selon l’ordre du jour

    9. Envoi de l’ordre du jour Délai d’envoi de l’agenda aux participants: idéalement, 2 semaines, réalistement, de 4 à 7 jour. Ceci permet aux gens de réfléchir sur les thèmes qui seront abordés Envoyer l’ordre du jour d’avance permet aux participants d’ajouter des points supplémentaires dont ils aimeraient traiter

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