Aleph 500.18.01
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Aleph 500.18.01. APRESENTAÇÃO DO MÓDULO AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS. Alda Guimarães Inês Barroso. UL, Fevereiro 2008. Aleph 500.18.01. TABELA DE CONTEÚDOS O que mudou na versão 18.01? A interface GUI do Módulo de Aquisições A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP

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Presentation Transcript

Aleph 500.18.01

APRESENTAÇÃO DO MÓDULO

AQUISIÇÕES / PERIÓDICOS

Alda Guimarães

Inês Barroso

UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

  • TABELA DE CONTEÚDOS

  • O que mudou na versão 18.01?

  • A interface GUI do Módulo de Aquisições

  • A interface GUI do Módulo de Aquisições /PP

  • Diagrama do processamento dos periódicos

  • Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL

  • Fluxo do processamento dos periódicos

  • Criar / Seleccionar Registo bibliográfico

  • Módulo de Aquisições

  • Registo de fornecedor

  • Registo de assinatura

  • Registo de periodicidade

  • Registo de entrada de exemplares

  • Reclamações

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

O que mudou na versão 18.01?

Barras de ferramentas:

  • Versão 15.02

  • Versão 18.01

CAT AQU EMP EIB ALEPHADM

  • O que mudou relativamente aos PP?

  • A funcionalidade Pesquisa passou a integrar os módulos de AQU, CAT e EMP.

  • Os periódicos passaram a constituir uma secção do módulo de Aquisições.

  • As funções de gestão anteriormente executadas no módulo ADMIN, passaram a integrar o módulo de AQU na secçãoAdministração.

  • O Gestor de tarefas passou a integrar o módulo de AQU, sendo acessível a partir da Barra de ferramentas do módulo.

3

UL, Fevereiro 2008


A barra de navegaçãotem 6separadores indicativos das diferentes funcionalidades do módulo:

  • Pesquisa

  • Periódicos

  • Pesquisa de encomendas

  • Administração

  • Facturas

  • Encomendas

Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

Barra do PP

Barra de encomenda

Barra do título

Barra de

tarefas

Painel

superior

Árvore de

navegação

Painel

inferior

Painel de

navegação

Barra de operações

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

1

  • Na secção periódicos há dois modos de trabalho:

  • Funcional (1) onde se processa o trabalho de gestão dos PP

  • Resumo (2) que corresponde, grosso modo, ao módulo de navegação da versão anterior, pois permite redireccionar o PP activo no separador periódicos para outros separadores (pesquisa, aquisições, exemplares) ou para outros módulos (catalogação, empréstimos, EIB) (3)

3

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

Modo Funcional

  • O mapa de navegação (1)no modo funcional apresenta–se sob a forma de árvore com raízes e nós:

  • As raízes da árvore, representadas a negrito, (2)correspondem a diferentes etapas do processamento dos PP;

  • Os nós ( 3) correspondem a acções desenvolvidas no âmbito das respectivas raízes.

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2

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1

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2

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2

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

Modo Funcional

[O] Control

Lista as bases adm a que se quer restringir a entrada de exemplares.

[K] Check In

Método recomendado para registo de entrada de novos exemplares do PP. A selecção de um item na listagem de exemplares reflecte-se na raíz [E] e respectivos nós.

[P] Grupo

Método alternativo para registo de entrada de exemplares.

Padrões

Método de previsão de periodicidade através dos campos 853 e 853X.

Periodicidade

Método alternativo de previsão de chegada de exemplares. Corresponde ao formulário de exemplares da versão anterior.

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

[L] Lista Assinaturas

Contém informações sobreas assinaturas existentes relativas ao PP seleccionado.

[S] Assinatura

Oferece informação sobre a assinatura seleccionada

em [L]

[N] Padrões

(Ver: nó Padrões sob a raíz [O] Control)

[G] Histórico

É o diário da assinatura seleccionada em [L] .Regista as intervenções relacionadas com a encomenda e assinatura do PP.

[I] Exemplares

Contém a listagem de todos os exemplares ligados à assinatura seleccionada em [L].

[C] Reclamações

[R] Lista circulação

Modo Funcional

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

Modo Funcional

[M] Lista de exemplares

Listagem de todos os exemplares do PP, independentemente da assinatura a que estejam anexados.

[A] Todos Exemplares

Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes a todos os exemplares do PP.

[E] Exemplares

Contém informações sobre o exemplar anteriormente seleccionado em qualquer das listagens[K], [I] ou [M].

[H] Histórico

Regista os empréstimos, reservas e alterações respeitantes ao exemplar anteriormente seleccionado.

[Z] Histórico Empréstimos

[U] Sumário Empréstimos

Reclamações

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

A interface GUI do Módulo de Aquisições/PP

Funcionalidade comum a todas as raízes e nós:

Cabeçalhos parametrizáveis em todos os tipos de listagens:

Clicar com o lado direito do rato num cabeçalho de uma lista (1) abre uma janela (2) com uma lista de atributos disponíveis para esse cabeçalho, que se podem adicionar ou subtrair, conforme for mais conveniente;

Clicar sobre a linha divisória das colunas e arrastando o rato é possível alterar a largura das colunas.

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2

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UL, Fevereiro 2008


CAT

CIRC

AQU

Pesquisa ULB01

Seleccionar REG.BIB

Criar REG BIB

Catalogação

Aquisições/Periódicos

Encomendas

Pesquisa de

encomendas

Facturas

ADM

PP

Pesquisa

REG

Fornecedores

REG

Assinatura

REG

Periodicidade

REG

Exemplares

Aleph 500.18.01

Diagrama do processamento dos periódicos

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UL, Fevereiro 2008


Diagrama do processamento dos periódicos no SIBUL

REGISTOBIBLIOGRÁFICO

REGISTOBIBLIOGRÁFICO

REGISTO ADM

REGISTO ADM

REGISTO ADM

REGISTO ADM

BASE ADM

ULB63

BASE ADM

ULB63

BASE ADM

ULB…

BASE ADM

ULB…

REG. Fornecedor

REG. Fornecedor

REG. Assinatura

REG. Assinatura

ULB63

ULB63

REG. Periodicidade

REG. Periodicidade

REG. Exemplares

REG. Exemplares

REG. Fornecedor

REG. Fornecedor

REG. Assinatura

REG. Assinatura

63CDE

63CDE

REG. Periodicidade

REG. Periodicidade

REG. Exemplares

REG. Exemplares

Aleph 500.18.01

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

Fluxo do processamento dos periódicos

Base ULB01

Criar / Seleccionar registo bibliográfico

Bases ADM

Criar / Seleccionar registo de fornecedor

Criar registo de assinatura

Criar registo de periodicidade

Criar registo de exemplar

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Seleccionar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

  • Pesquisar registo bibliográfico a partir do módulo de aquisições

  • Clicar em Pesquisa (1)

  • Seleccionar Percorrer (2)

  • Escolher o índice pretendido (3)

  • Efectuar a pesquisa (4)

1

1

1

3

3

3

3

4

4

4

4

2

2

2

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Módulo de Aquisições -

Seleccionar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

  • Visualizar registo seleccionado (5), caso exista na ULB01

2

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Seleccionar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

  • Seleccionar Ficheiro na barra de navegação superior e seleccionar baseADM (6); seleccionar Periódicos no painel inferior (7)

6

7

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Seleccionar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

  • Se não existir na base ULB01 o registo bibliográfico:

  • Seleccionar Ficheiro (1)

  • Seleccionar mudar de módulo (2)

  • Escolher Executar catalogação (3)

1

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Catalogação -

Criar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

1. Seleccionar Catalogação na barra de navegação superior

2. Seleccionar a opção Abrir template

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Catalogação -

Criar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

3.Seleccionar o template de publicação periódica:

pp.mrc (ulb01)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Catalogação -

Criar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

4. Abrir o template seleccionado

5.Catalogar o periódico

6.Enviar para o servidor

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Catalogação -

Criar registo bibliográfico

Aleph 500.18.01

9. Voltar aFicheiro

10. Seleccionar Mudar módulo

11.Escolher Aquisições/Periódicos

7. Clicar em Ficheiro

8. Seleccionar base ADM

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UL, Fevereiro 2008


1

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Módulo de Aquisições -

Registo de fornecedor

Aleph 500.18.01

  • Ambiente de Trabalho

  • Na secção Administração (1) escolher Fornecedores (2)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de fornecedor

Aleph 500.18.01

  • Verificar se o fornecedor existe na base administrativa (em qualquer das suas sub-bibliotecas)

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UL, Fevereiro 2008


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Módulo de Aquisições -

Registo de fornecedor

Aleph 500.18.01

  • Se já existir na base ADM mas tiver sido criado por outra sub-biblioteca:

  • Clicar em Adicionar no painel superior (1)

  • Seleccionar a novasub-biblioteca (2)

  • Clicar em OK na janela Adicionar nível (3)

1

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UL, Fevereiro 2008


4

4

Módulo de Aquisições -

Registo de fornecedor

Aleph 500.18.01

  • Clicar em Adicionar no painel inferior (4)

  • Verificar no painel superior se o fornecedor passou a constar na sub- biblioteca a que o adicionámos. (5)

Painel superior

5

5

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de fornecedor

Aleph 500.18.01

  • Se não existir na base ADM:

  • Clicar em Adicionar no painel superior (1)

  • Preencher o formulário no painel inferior(2)

  • Clicar em Adicionar (3)

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1

1

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3

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UL, Fevereiro 2008


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Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

  • Ambiente de Trabalho

  • Na secção Periódicos seleccionar o modo Funcional (1)

  • Seleccionar Ficheiro e ligar à base ADM (2)

  • No ícone Periódicos escolher o índice para chamar o registo a que se quer ligar uma assinatura (3)

  • Seleccionar Lista Assinaturas (4)

1

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

Ambiente de Trabalho

Painel

superior

Adiciona

assinaturas

à lista

Abre um novo

ciclo de

periodicidade

para uma

assinatura

Abre um novo

ciclo de

periodicidade

para uma

assinatura

Painel

inferior

Painel

inferior

Adiciona manifestações

a uma assinatura

Adiciona manifestações

a uma assinatura

Grava as modificações

feitas no registo de

assinatura

Grava as modificações

feitas no registo de

assinatura

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UL, Fevereiro 2008


1

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Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

Se não existir assinatura na base ADM

No painel superior clicar em Adicionar (1) para abrir no painel

inferior o formulário (2) para o registo da assinatura

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UL, Fevereiro 2008


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Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

  • Preencher os campos do formulário no painel inferior (3)

  • Clicar em Adicionar no painel inferior (4)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

A assinatura criada pela sub-biblioteca ULB63 para o PP constitui a cópia 1na base ADM

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UL, Fevereiro 2008


  • Seleccionar no painel superior a assinatura pretendida

  • Clicar Adicionar / Duplicar no painel superior

Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

Se já existir assinatura na base ADM

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

3. Alterar no formulário os campos considerados necessários

4. Clicar Adicionar no painel inferior

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

A assinatura criada pela sub-biblioteca 63CDE para o mesmo PP constitui a cópia 2 na base ADM.

  • O registo BIB 518314 tem quatro registos de assinatura associados:

  • os três primeiros são manifestações da cópia 1, pertencente à ULB63, referenciados sequencialmente pelo mesmo número 1

  • O quarto é a única manifestação da cópia 2, pertencente à 63CDE, referenciado sequencialmente pelo número 2

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

  • Adicionar outra assinatura ao PP na mesma sub-biblioteca

  • Seleccionar a assinatura pretendida

  • Clicar em Adicionar/Duplicar no painel superior

  • Proceder às alterações no formulário

  • Clicar em Adicionar no painel inferior

A ULB63 tem 3 assinaturas para o mesmo PP (identificadas pelos nºs 1, 3 e 4 na sequência;

A 63CDE continua a ter só uma assinatura para o mesmo PP (com duas manifestações)

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Módulo de Aquisições -

Registo de assinatura

Aleph 500.18.01

  • Para corrigir ou modificar um campodo registo de assinatura :

  • Seleccionara assinatura a modificar no painel superior (1)

  • Proceder às alterações no painel inferior (2)

  • Clicar no botão Gravar (3)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • O Aleph contempla dois modos de predição dos intervalos

  • de publicação dos PP:

  • Padrões (Baseado nos campos 853/853X)

  • Periodicidade(Baseado num formulário)

O mesmo registo BIB pode estar associado a estes dois tipos de registo de periodicidade desde que eles provenham de bases ADM diferentes

Dentro damesma base ADM,todas as sub-bibliotecas têm que optar porumdestes dois tipos de registo de periodicidade

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Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • Criar registo deperiodicidade Padrões

  • Seleccionar separador PP(1)

  • Seleccionar modoFuncional(2)

  • Seleccionar Padrões (Aceder em Control ou Assinatura) (3)

  • Seleccionar separador Padrões (4)

  • Clicar em Adicionar (5)

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UL, Fevereiro 2008


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Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • Criar registo deperiodicidade Padrões

  • Seleccionar separador 3. Padrão no painel inferior (6)

  • Clicar em Template (7)

  • Seleccionar um template da lista (8)

  • Clicar em Adicionar (9)

9

6

7

8

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UL, Fevereiro 2008


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Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

Adaptar o Padrão à especificidade do PP

  • Seleccionar o separador Nível X no painel superior (10)

  • Clicar em Adicionar no painel superior(11)

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UL, Fevereiro 2008


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13

13

13

Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • Escolher a assinatura a que se quer aplicar o padrão (12)

  • Preencher os campos de enumeração e cronologia definidos pelo padrão escolhido, de acordo com as especificidades do PP (13)

  • Clicar em Adicionar no painel inferior (14 )

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UL, Fevereiro 2008


17

16

17

Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • Clicar em Periodicidade para visualizar e validar o ciclo de periodicidade gerado (15)

  • Clicar em Modificar para corrigir um Padrão: o registo é enviado para o módulo de catalogação (16)

  • Clicar em Abrir para gerar um novo ciclo de periodicidade (17)

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Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • Criar registo deperiodicidade Formulário

  • Seleccionar registo bibliográfico (1)

  • Seleccionar Periodicidade (2)

  • Preencher formulário (3)

  • Clicar em Adicionar no painel superior (4)

3

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UL, Fevereiro 2008


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Módulo de Aquisições -

Registo de periodicidade

Aleph 500.18.01

  • Criar registo deperiodicidade Formulário

  • Verificar no painel inferior se o perfil gerado corresponde

  • ao pretendido(6)

  • Proceder às eventuais alterações no formulário e clicar gravar(7)

  • Clicar Abrir(8)

6

8

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

O controlo de exemplares pode ser efectuado de dois modos:

Check In

Método recomendado para dar entrada a novos exemplares.

Vantagem: Permite a restrição por sub-biblioteca.

Grupo

Método alternativo para registo de entrada de exemplares.

Vantagem: Permite fundir exemplares (entrada de nºs duplos).

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Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

  • Check In

  • Seleccionar base ADM (1)

  • Seleccionar registo pretendido (2)

  • Seleccionar Control (3)

  • Seleccionar a sub-bibloteca que possui a(s) assinatura(s) do PP (4) e clicar botão Gravar à direita

  • Seleccionar Check In (5)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

Check In

  • Seleccionar o (s) exemplares a recepcionar

  • Clicar recepcionar

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

Check In

  • Clicar chegada

  • Clicar Sair

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

Grupo

O filtro por sub – biblioteca não se aplica à vista Grupo

Painel superior: apresenta em cada linha o nºde cópias de cada exemplar

Painel inferior: apresenta o registo do exemplar seleccionado

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Grupo

Os separadores no painel superior seleccionam diferentes possibilidades de visualizar os exemplares do grupo

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UL, Fevereiro 2008


1

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Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

Grupo

1

2

Painel superior

Seleccionar exemplare(s) a recepcionar

Clicar em Recepcionar

Painel inferior

Verificar/corrigir dados do exemplar

Janela Lista Check-in

Clicar em Chegada

1

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3

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

  • Recepção de nºs duplos / Grupo

  • Seleccionar os exemplares que se pretende juntar

  • Clicar em Juntar

  • Corrigir os campos no registo aberto no painel inferior

  • de acordo com os dados de publicação (enumeração e descrição)

  • Clicar em Actualizar

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

  • Recepção de nºs duplos / Check In

  • Seleccionar e apagar um dos exemplares (painel superior)

  • Seleccionar o outro exemplar e proceder às alterações de acordo

  • com os dados de publicação (painel inferior)

  • Clicar em Gravar (painel inferior)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

Recepção de nºs extraordinários / Grupo

  • Clicar Adicionar ou Duplicar

  • Actualizar campos de numeração e cronologia (Separador 2 no painel inferior)

  • Apagar o campo Descrição

  • Clicar Adicionarpara acrescentar o novo nº (painel inferior)

  • Clicar Recepcionar (painel superior)

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Registo de entrada de exemplares

Aleph 500.18.01

Recepção de nºs extraordinários / Check In

  • Clicar em Adicionar ou Duplicar (painel superior)

  • Actualizar os campos de numeração e cronologia: Separador 3 do painel inferior (Níveis Periódico)

  • Apagar o campo Descrição

  • Clicar em Adicionar para acrescentar o novo número

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Reclamações

Aleph 500.18.01

Pré-requisitos para processamento automático das reclamações:

  • Existência de um registo de periodicidade onde constem todos os exemplares esperados e respectivas datas de chegada

  • Existência de um registo de assinatura onde se assinale a opção “sim” relativamente ao envio de reclamações (separador 3 – Info Assinatura(2) do formulário de assinatura)

  • Existência de um registo de fornecedor onde se estabeleça a forma de envio da reclamação

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UL, Fevereiro 2008


Módulo de Aquisições -

Reclamações

Aleph 500.18.01

  • Métodos:

  • Através do botão Reclamar em[K] Check In

  • Através da opçãoServiçosda barra de ferramentas do módulo Aquisições/PP:

  • Orders and Claims(Claim Report for SerialsOrders acq-19)aplicável anovas encomendas de PPcujo(s) exemplar(es) não chegaram na data prevista;

  • Serials(Print Claim Letters/Report serial-44): aplicável atodos os exemplaresque não chegaram nasdatas previstas

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UL, Fevereiro 2008


Aleph 500.18.01

Módulo de Aquisições -Reclamações

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UL, Fevereiro 2008


ad