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Proveeduría y Control de Costos

Proveeduría y Control de Costos. El control de las operaciones de alimentos y bebidas. Descripción.

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Proveeduría y Control de Costos

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Presentation Transcript


  1. Proveeduría y Control de Costos El control de las operaciones de alimentos y bebidas Instituto Politécnico Internacional 1

  2. Descripción Preparar al estudiante para su eficaz desempeño en el departamento de cocina, utilizando técnicas que le permitan un adecuado control de costos y los procedimientos desde las órdenes de compra hasta su producción. Instituto Politécnico Internacional 2

  3. Objetivos • Reconocer la importancia del departamento de Proveeduría, de definir sus funciones y de establecer lineamientos para una efectiva comunicación. • Aplicar técnicas y procedimientos específicos que se adapten al control de una operación de alimentos y bebidas. • Analizar e interpretar los resultados que se generan en los reportes de costos y ventas de alimentos y bebidas. Instituto Politécnico Internacional 3

  4. Temática • Definiciones y propósito del control de alimentos y bebidas. • Los sistemas de control de alimentos y bebidas. • Principios de control de alimentos y bebidas. • Recepción de mercancías. • Almacén. • Inventarios. • Los costos en la operación de Alimentos y Bebidas. Instituto Politécnico Internacional 4

  5. Metodología • Presentaciones, exposiciones y lecturas. • Ejercicios prácticos, individuales y grupales. • Tareas, trabajo en clase, quices y presentaciones orales. • El profesor como facilitador. Instituto Politécnico Internacional 5

  6. Evaluación • Quices, trabajos y presentaciones:30% • Primera prueba parcial: 35% • Segunda prueba parcial: 35% Instituto Politécnico Internacional 6

  7. Mis datos • VirgilioCantú • virgilio.cantu@gmail.com • Blog: http://proveeduriaycostos.blogspot.com/ Instituto Politécnico Internacional 7

  8. El control en las operaciones de alimentos y bebidas 1.1 Definiciones y propósito del control de alimentos y bebidas. Instituto Politécnico Internacional 8

  9. ¿Que es administración? Henry Sisk Mario Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr los objetivos establecidos. José A. Fernández Arena Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo coordinado. George R. Terry Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. Instituto Politécnico Internacional 9

  10. La administración como proceso Podemos analizar a la administración como disciplina y como proceso. • Como disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos, etc. • Como proceso comprende funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización. En este sentido, podríamos decir que: “La administración es conducir en forma racional las actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole imprescindible para su eficiencia, supervivencia y crecimiento.” Instituto Politécnico Internacional 10

  11. Escuela de administración clásica Parafraseando a Henri Fayol: “La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo, con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.” Instituto Politécnico Internacional 11

  12. Elementos del proceso • Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos. • Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas. • Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea. • Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas. • Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. Instituto Politécnico Internacional 12

  13. ¿Como funciona? • El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente. • Las funciones o procesos detallados están totalmente interrelacionados. • Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. • Durante y después de la ejecución se controla que la realidad de la empresa no se aleje de lo planificado y en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. • Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso. Instituto Politécnico Internacional 13

  14. La planeación en a y b Decidir hoy lo que haré hoy, teniendo en mente el mañana. • Donde me encuentro. • Adonde quiero llegar. Cual es mi objetivo. • Cuanto habrá que invertir. • Cuanto se puede vender. • Cual será el costo promedio. • A cuanto ascenderán los gastos. • Cuanto tendré que pagar de impuestos. Instituto Politécnico Internacional 14

  15. La organización en a y b Establecer una estructura organizacional en la que se indiquen las jerarquías, los horarios y las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos. Instituto Politécnico Internacional 15

  16. El papel de la dirección en a y b Hacer que el negocio funcione adecuadamente y día a día tratar de perfeccionar su operación, para hacerlo mas eficiente y rentable. Instituto Politécnico Internacional 16

  17. El control en a y b El éxito de un negocio es el control. Sin él, la empresa resulta negocio para los proveedores, los trabajadores y el gobierno, pero no para quien arriesga el capital: el empresario. Instituto Politécnico Internacional 17

  18. Tipos de control • Control de Materiales y Procesos • Control Financiero Instituto Politécnico Internacional 18

  19. Control de Calidad Control de Servicio Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Tecnológicos Control dePorciones Control de materiales Instituto Politécnico Internacional 19

  20. Control de procesos • Control de Calidad • Control de Porciones • Control del Servicio Instituto Politécnico Internacional 20

  21. Control de calidad • Permite que los productos terminados cumplan con las especificaciones de la empresa. Proporción platillo/precio. • Relación entre los trabajadores (Recursos Humanos) y la materia prima (Recursos Materiales) • Las fallas de alguna de las partes producen pérdidas. Instituto Politécnico Internacional 21

  22. Control de porciones Relación entre máquinas (Recursos Tecnológicos y materia prima). La mayor o menor dosis de alguno de los elementos puede aumentar el costo del producto o crear un producto defectuoso. Instituto Politécnico Internacional 22

  23. Control del servicio Se da entre los trabajadores y las máquinas o equipos. Si alguno falla no se trabajará a la velocidad ideal. Un buen servicio es clave en la industria de a y b. Instituto Politécnico Internacional 23

  24. Control financiero Se realiza a través de la contabilidad. Un sistema de registro y control de las operaciones de la empresa que proporciona varios reportes. Instituto Politécnico Internacional 24

  25. Registro de las operaciones Consiste en anotar todos los cambios que se dan en la empresa, mediante el uso de la partida doble: al registrar la aplicación de un recurso, también se registra su obtención. Instituto Politécnico Internacional 25

  26. Estados financieros • Balance General: Es el más importante. Ayuda a entender donde están los recursos, cuanto se debe y cuanto se tiene. • Estado de Resultados: Muestra los ingresos, egresos y las utilidades por un periodo determinado. • Estado de Flujo de Caja: Registra las entradas y salidas de dinero, durante un periodo particular. • Estado de Origen y Aplicación de Recursos: Muestra los movimientos de cada cuenta con respecto a un estado de situación anterior. • Estado de Conciliación de Costos: Se utiliza para calcular el costo en los restaurantes. Instituto Politécnico Internacional 26

  27. El control en las operaciones de alimentos y bebidas 1.2 Sistemas de Control de Alimentos y Bebidas. Instituto Politécnico Internacional 27

  28. El control de alimentos y bebidas • El Control de Alimentos y Bebidas maximiza notablemente la rentabilidad de restaurantes. • Es necesario definir estándares y especificaciones relacionadas con la inocuidad y calidad de los insumos y productos finales en los establecimientos. • La implementación adecuada de un sistema de Control de Alimentos y Bebidas en los establecimientos del ramo (restaurantes, hoteles, cafeterías, etc.) contribuye a incrementar en un alto porcentaje la rentabilidad de la industria. Instituto Politécnico Internacional 28

  29. El control de alimentos y bebidas • En dichos establecimientos, es necesario definir estándares y especificaciones relacionadas con la inocuidad y calidad de los insumos y productos finales, debido a la tendencia actual de maximizar los recursos y los sistemas de gestión. • El Control de Alimentos y Bebidas consiste en manejar adecuados sistemas de compras, recepción de alimentos, manufacturas, procesos, almacenado, distribución, preparación y consumo de los productos finales. • Es importante hacer frente a las nuevas exigencias, modernizar y actualizar de manera armónica el sistema de Control de Alimentos y Bebidas, y asegurar resultados que impacten directamente en el negocio de los establecimientos. Instituto Politécnico Internacional 29

  30. Conceptos básicos • Costos.Todas las salidas de mercancía adquiridas con la intención de procesarse o venderse. • Gastos.Los pagos que se realizan a personas o empresas para poder operar. • Sobre costo.Materiales que se usaron de más. • Control de costos.Técnicas, procesos e informes que ayudan a evitar fugas de materias primas y productos. • Almacén.Espacio físico donde se guardan las mercancías y materias primas. • Inventarios.Valor de las mercancías que posee la empresa. • Conciliación de costos.Cálculo contable del monto de los costos. Instituto Politécnico Internacional 30

  31. Conceptos básicos (continuación) • Sub-costo bruto.Total de mercancías utilizadas en un período determinado, sin importar donde se usan. • Costo bruto.Mercancías utilizadas en un departamento, en un período determinado. • Créditos al costo.Mercancías regaladas a clientes y empleados del restaurante. • Costo neto.Total de mercancías utilizadas sin incluir los créditos al costo. • Costo óptimo.Monto total de materias primas que deben utilizarse para determinada venta, suponiendo que no existan mermas ni fugas. • Costo unitario.Valor de las materias primas utilizadas en la elaboración de determinado platillo. • Transferencia interdepartamental.Movimientos de materias primas entre departamentos, para procesar algún platillo o bebida. Instituto Politécnico Internacional 31

  32. Costos en el ramo comercial Inventario inicial + Compras = Materiales disponibles - Inventario final = Costo = Mercancías vendidas + Diferencias por aclarar Compras (entradas) Inventario (almacén) Ventas, mermas y fugas (salidas) Instituto Politécnico Internacional 32

  33. Costos en el ramo industrial Compras (materia prima) Inventario de materia prima + Compras de materia prima = Materia prima disponible - Inventario final materia prima = Materia prima utilizada + Inventario inicial de producto en proceso + Mano de obra + Gastos de producción - Inventario final de producto en proceso = Costo de producción + Inventario inicial de producto terminado - Inventario final de producto terminado = Costo de ventas Inventariode materia Prima Materiales a producción Inventariode materialen proceso • Mano de obra • Gastos de producción Producto terminado Inventariode productoterminado Ventas producto terminado) Instituto Politécnico Internacional 33

  34. Costos en el ramo de a y b Compras Almacén Transferencias Cocina Caja Barra Ventas Instituto Politécnico Internacional 34

  35. Gastos en el ramo de a y b • Gastos de administración. Sueldos, prestaciones sociales y otras prestaciones. • Gastos de ventas. Egresos para incrementar las ventas. • Gastos de operación. Los que se realizan para mantener las instalaciones en perfecto estado. • Otros gastos. Los imprevistos no considerados en los rubros anteriores. • Gastos financieros. Los relacionados con transacciones financieras. Instituto Politécnico Internacional 35

  36. Punto de equilibrio Nivel de ventas en el cual los ingresos (ventas) son exactamente iguales a los egresos (costos mas los gastos) Instituto Politécnico Internacional 36

  37. G – PF + GF + UND x FI 1 – CV V PV = Cálculo de punto equilibrio PV = Presupuesto de ventas G = Gastos generales PF = Productos financieros GF = Gastos financieros UND = Utilidad neta deseada CV = Costo de ventas V = Ventas Instituto Politécnico Internacional 37

  38. El control en las operaciones de alimentos y bebidas 1.3 Principios de Control de Alimentos y Bebidas. Instituto Politécnico Internacional 38

  39. El control en las operaciones de alimentos y bebidas 1.3.1 Definición y objetivos de las compras. 1.3.2 Factores que condicionan las compras en alimentos y bebidas. 1.3.3 El ciclo de las compras. 1.3.4 Estadales de las compras. 1.3.5 Formatos de control de las compras. Instituto Politécnico Internacional 39

  40. Las compras El sector de compras en una empresa es una de las áreas más importantes, estratégicamente hablando. Dentro de un circuito organizado como esquema de control de costos, se presenta como un punto débil que es necesario organizar para que cumpla con su cometido. Instituto Politécnico Internacional 40

  41. Definición de las compras En una definición formal, compras es el sector de la empresa que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de la misma, adquiriendo las materias primas y productos de la mejor calidad y con las mejores condiciones de precio. Instituto Politécnico Internacional 41

  42. Objetivos de las compras • Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas. • Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los mejores productos del mercado. • Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin obstruir las necesidades de producción. • Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería. • Mantener una buena comunicación con el departamento de Costos de Alimentos y Bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de costos. Instituto Politécnico Internacional 42

  43. Factores condicionantes • Comprar de mas: Acumular mercadería por el solo hecho de ver los depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando la rentabilidad. • Comprar de menos: Es la contra cara de compras y una de las más peligrosas. El desconocimiento y la simplificación en el análisis de este punto pueden resultar en situaciones realmente perjudiciales. Instituto Politécnico Internacional 43

  44. Comprar de más • Mal uso: Al existir en nuestros inventarios gran cantidad de productos hay una tendencia natural a su mal manejo. “Total hay mucho…”  • Costo de necesidad de espacio: Acumular mercadería necesita de más espacio, de más frío, mas control, etc.  Resultado, en un costo mas alto de mantenimiento del stock. • Costo de personal: Mantener un gran stock requiere de personal adicional. • Costo financiero: La mercadería es dinero inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su costo financiero. Instituto Politécnico Internacional 44

  45. Comprar de menos • Compra de emergencia: Si realizamos compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a precios y calidades que no son las planificadas. • Perdida de clientes: ¿Cuánto cuesta un cliente? La respuesta es sin número… No podemos correr el riesgo de tener que decir a un cliente que de eso NO HAY. Cuando establecimos el menú de nuestro negocio generamos un compromiso con nuestro cliente, le hicimos una promesa. Instituto Politécnico Internacional 45

  46. Consideracionesimportantes • Por esto es que debemos desarrollar un proceso que permita cumplir con el objetivo propuesto. • Es de gran importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir que el personal, conozca las técnicas modernas de compra y se haga responsable de llevarlos a cabo. • Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra reducir $1 en el precio de algún producto, produce una utilidad directa de $1. • Solamente un programa de compras organizado de la mejor manera posible puede ayudar a lograr los mejores resultados económicos posibles. Instituto Politécnico Internacional 46

  47. El ciclo de las compras Instituto Politécnico Internacional 47

  48. Requerimiento de mercaderías • El pedido de mercaderías le corresponde al jefe de cada sector, según el caso será el jefe de cocina, el jefe de barras, etc. • El pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible. • Es muy recomendable que se realice en una “Requisición interna”. • Con la firma del responsable. Suele suceder que cuando preguntamos quien fue el que pidió tal o cual cosa, o quien se olvidó de algo, nunca aparece el responsable. Instituto Politécnico Internacional 48

  49. Consideraciones al pedir al almacén • Stock permanente: Mantener un inventario permanente, al menos del sector de elaboración. Es decir, un conteo físico diario de las existencias disponibles en el sector. Usar el método de toma de inventario ABC, donde ordenaremos los productos por su valor unitario. • Menú/Receta Standard: Naturalmente para realizar el requerimiento, deberemos tener en cuenta el menú de nuestro establecimiento y las recetas de cada uno de los platos con su correspondiente factor de corrección. • Pronóstico de ventas: Es muy recomendable generar una historia del negocio, es decir, guardar las estadísticas de movimiento, para visualizar, platos más vendidos, salida de productos por temporada, etc. Esto nos permitirá realizar una proyección de las ventas futuras. Instituto Politécnico Internacional 49

  50. Proceso en el almacén • Recibe y revisa la requisición. • Entrega la mercadería solicitada por producción. • Dispara el pedido a compras cuando sus niveles así lo requieran. Instituto Politécnico Internacional 50

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