ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010

1. ACN Closing Cockpit Andrea Mokesch 28.10.2010

2. Closing Cockpit - Agenda • Ausgangssituation • Closing Cockpit im Überblick • Eignung • Highlights • Aufgabenplan • Monitor • Benefit

3. Closing Cockpit - Ausgangssituation • Steigende Anforderungen an die Qualität der Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahres-abschlüsse • Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften bzw. geänderte Organisationsvorschriften • Zunehmender Druck durch Unternehmens-leitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen

4. Closing Cockpit - Ausgangssituation • Beteiligte Unternehmenseinheiten • Hochkomplexe Geschäftsprozesse, an denen fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Anlagen Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Geschäftsleitung Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Konzern Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Finanzen Monats- bzw. Jahresabschluss Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Personalwesen Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Vertrieb Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Einkauf Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling Controlling

5. Closing Cockpit - Ausgangssituation Verzögerungen im Abschlussprozess Organisation Systeme • Unterschiedliche Datenquellen • Medienbrüche durch verschieden Systeme • Fehlender Ablaufplan (Excel, Word, ….) • Kommunikation über Telefon oder Mails Übersicht Abläufe • Fehlender Überblick über den Status • Fehlende zentrale Koordination • Fehlende zentrale Fehleranalyse • Keine optimierten Prozessabläufe • Viele manuelle Prozesse • Fehlende Automatisierung

6. Closing Cockpit • im Überblick

7. Closing Cockpit - Eignung • Das Closing Cockpit eignet sich besonders für folgende Aufgaben: • Tätigkeiten, die periodisch wiederkehren • Bei Beteiligung von unterschiedlichen Verantwortlichen • Tätigkeiten erfolgen innerhalb eines chronologisch definierten oder durch Abhängigkeiten bestimmten Ablauf • Dies soll durch eine gemeinsame, für alle Beteiligten zur Verfügung stehende Oberfläche unterstützt werden • Status aller Aktivitäten soll dokumentiert und für alle Beteiligten transparent zur Verfügung stehen.

8. Closing Cockpit - Highlights • Das Closing Cockpit ist eine auf SAP ERP basierende Funktionalität • Es ermöglicht, Abschlussarbeitentransparent darzustellen, zu automatisieren und zu kontrollieren. • Es sorgt für die flüssige Kommunikation zwischen den Abteilungen • Die gesamte Planung, Überwachung und Analyse erfolgt dabei zentral und über • EINE Bildschirmfunktionalität – das Cockpit. • Wichtigste Funktionen der Anwendung sind • Aufgabenplan • Monitor

9. Closing Cockpit - Aufgabenplan • Dient der Definition der betriebswirtschaftlichen Abläufe (z.B. Periodenabschluss) • durch Zusammenstellung aller zu erledigenden Arbeiten • Festlegung der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Jobs • Hinterlegung von Dokumentationen • Involvierte Personen und deren Zuständigkeiten festlegen

10. Closing Cockpit – Vorlagen/Aufgaben Definition Aufgabenplan

11. Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (2)

12. Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (1) • Aufgabentypen im Aufgabenplan: • Programme, welche über Jobs (über eine Variante) automatisch ausgeführt werden • Transaktionen, welche aus dem Menü online gestartet werden • Merkhilfen zur Beschreibung von Aufgaben (z. B. Hr. Mustermann ein Mail schreiben) • Ablaufdefinition als automatisch ausführbare Prozesskette

13. Closing Cockpit - Monitor • Übersicht aller technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen die benötigt werden um einen reibungslosen Abschluss zu ermöglichen. • Start aller relevanten Aktionen des Abschlusses • Analyse von Fehlern • Durchführung von Neustarts • Protokolle und Ergebnislisten • Bietet für alle Mitarbeiter Überblick über • alle Aktivitäten der Kollegen • Reihenfolge der Ausführungen • Status der Aufgaben

14. Closing Cockpit – Monitor-Beispiel

15. Closing Cockpit –Aufbau Bildschirm Organisations- struktur Abbildung des Strukturierten Aufgabeplans Vorhandene Abschlusspläne Anzeige aller schon durchgeführten Aufgabenpläne Listanzeige Anzeige der technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen zu allen Aufgaben des Aufgabenplans MonitorGrafische Darstellung der Aufgaben in einem Balkenplan Detailinformationen Alle Status-Informationen einer einzelnen Aufgabe Auf einen Blick Abhängigkeiten Bestimmung von Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben

16. Closing Cockpit – Abschlusspläne

17. Closing Cockpit – Listanzeige

18. Closing Cockpit – Monitor

19. Closing Cockpit – Detailinformation

20. Closing Cockpit - Benefit • Effiziente Handhabung sowie Sicherstellung von optimalen Prozessabläufen durch: • Ereignisgesteuerte Organisation von Aktivitäten • Übersichtliche Darstellung • Verschiedene Überwachungsmöglichkeiten und • Analysehilfsmittel • Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich Qualität und Geschwindigkeit • Erhöhung Benutzerproduktivität und • Kostenreduktion

21. Closing Cockpit • Danke • für Ihre Aufmerksamkeit!