Experiencias de planeaci n estrat gica el caso del banco de m xico
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Experiencias de Planeación Estratégica: El Caso del Banco de México. Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo. Plan Estratégico en Materia de Información y Tecnologías de Información 2004-2006 genera el Proyecto de Arquitectura de Información El plan contempló seis estrategias:

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Experiencias de Planeación Estratégica: El Caso del Banco de México

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Presentation Transcript


Experiencias de planeaci n estrat gica el caso del banco de m xico

Experiencias de Planeación Estratégica: El Caso del Banco de México


Antecedentes del proyecto estrat gico de archivo

Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo

  • Plan Estratégico en Materia de Información y Tecnologías de Información 2004-2006 genera el Proyecto de Arquitectura de Información

  • El plan contempló seis estrategias:

    • Mejorar los procesos institucionales

    • Facilitar los flujos de información

    • Capacitar y motivar al personal

    • Mejorar la infraestructura tecnológica

    • Propiciar un ambiente seguro

    • Fomentar la coordinación entre las área


Antecedentes del proyecto estrat gico de archivo1

Antecedentes del Proyecto estratégico de archivo

Arquitecturade Información

Lógico

Tecnológico

Normativo

Operativo

Infraestructura

Común

Depósitos Institucionales

Normas

Internas

Manuales

De

Proced

Operación

Políticas

Metadatos

Catálogos

Operativa

Cuadro de

disposición

Documental

Coordinación


Proyecto de arquitectura de informaci n archivo

Proyecto de Arquitectura de Información: Archivo

  • La organización de la información conducirá a la formación de un archivo que:

    • Es soporte de las operaciones,

    • Facilita la rendición de cuentas,

    • Permite la explotación de la memoria institucional de manera amigable,

    • Es una herramienta que simplifica el trabajo y fomenta una mayor productividad, permitiendo que el personal no pierda tiempo obteniendo la información que necesita, que y se concentre en labores más importantes e interesantes desde un punto de vista profesional.


Plan estrat gico del banco de m xico

Plan Estratégico del Banco de México

  • Plan Estratégico 2007-2011:

  • Visión: Ser un banco central de primer orden

  • Recopilación de necesidades,

  • Análisis de prioridades

  • Iniciativas estratégicas

  • Objetivos estratégicos

  • Para atender las iniciativas y lograr los objetivos se requiere definir proyectos.


Ciclo de instrumentaci n y seguimiento del plan estrat gico del banco

Ciclo de instrumentación y seguimiento del Plan Estratégico del Banco

INICIO

Plan Estratégico

2007-2011

Jun 2007

Ago-Sep

Definición de

Presentación al

Elaboración del

proyectos

Gobernador

presupuesto

estratégicos

Feb-Mar

Revisión anual del

Plan Estratégico

Ene-Dic

Semestralmente

Final de año

Ejecución de

Reportes de avance

Reuniones de

programas de

y síntesis de

seguimiento con el

trabajo

resultados

Gobernador


Proyecto de archivo en plan estrat gico del banco

Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco

  • Misión del Archivo Institucional: Asegurar que la documentación e información que se genera o recibe como soporte de la ejecución de los procesos del Banco de México (sin considerar su soporte) se registra, resguarda, recupera y depura de conformidad con las mejores prácticas. De esta forma: a) se coadyuva en las acciones para hacer más eficientes los procesos operativos, b) se asegura la evidencia con la que se cumple con los requisitos que establece el marco legal que aplica a la Institución, y c) se crea y conserva la “Memoria Institucional”.

  • Visión del Archivo Institucional: En el mediano plazo, el Archivo Institucional, a través del Sistema Institucional de Gestión de Documentos (SIGA), será el único resguardo de los documentos de archivo que el Banco de México genere y reciba como soporte de sus operaciones y para el cumplimiento de sus obligaciones. Asimismo, el Archivo Institucional será el único recurso que se utilice para la rendición de cuentas y que asegure la transparencia en el acceso a la información.

  • Valores: Servicio, eficiencia, confiabilidad, compromiso, calidad e integridad.


Proyecto de archivo en plan estrat gico del banco1

Proyecto de Archivo en Plan Estratégico del Banco

  • En el caso del Archivo:

    • Iniciativa Estratégica: Revisar continuamente los métodos de gestión de la información de la Institución y los criterios del acceso a la misma.

    • Objetivos estratégicos: Fortalecer la cultura de transparencia y rendición de cuentas

    • El proyecto: consiste en la ejecución de acciones que permitan asegurar que, la documentación (con cualquier tipo de soporte), que se genera como resultado de la ejecución de procesos del Banco de México en el cumplimiento de sus atribuciones, se gestione de conformidad con las mejores prácticas (registro, resguardo, consulta, depuración, y en su caso preservación).


Proyecto de archivo beneficios

Proyecto de Archivo: beneficios

  • Mantener una gestión de archivos eficiente, ya que se cuenta con la infraestructura para gestionar el ciclo de vida de los documentos de archivo.

  • Identificar los documentos que deben gestionarse como evidencia del cumplimiento de atribuciones y obligaciones, actuando como soporte único de las operaciones y rendición de cuentas.

  • Fortalecer el enfoque de procesos, coordinando entre las unidades administrativas el intercambio de documentos de archivo.

  • Conocer las políticas y criterios en materia de gestión de archivo, delimitando las responsabilidades de su custodia, preservación, consulta y depuración.

  • Crear una base de referencia para promover una cultura de calidad y de mejora continua


Proyecto de archivo objetivos particulares

Proyecto de Archivo: Objetivos particulares

  • Determinar las herramientas o aplicaciones para la gestión de los documentos de archivo independientemente de su soporte o depósito institucional que lo resguarde.

  • Desarrollar sistemas de documentos de archivo con las siguientes características: confiabilidad, integridad, conformidad (observancia), amplitud y sistemático.

  • Iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel que establece la normatividad aplicable.

  • Proporcionar los servicios de archivo que requieran las unidades administrativas para el resguardo, preservación depuración de los documentos de archivo.

  • Establecer, documentar, mantener actualizadas y promulgar políticas, procedimientos y prácticas para la gestión de documentos de archivo, buscando asegurar las necesidades de la Institución de soportar sus operaciones y de información acerca del cumplimiento de sus obligaciones o atribuciones.


Proyecto de archivo entregables

Cero Click

Proyecto de Archivo: Entregables

  • Automatización de procesos

  • Automatización de la gestión documental


Enfoque a procesos

Solicitud

Acuse 1

Autorización

Resolución

Notificación

Acuse 2

Solicitud

Acuse 1

Autorización

Resolución

Notificación

Acuse 2

Enfoque a procesos

  • Serie documental: Conjunto de documentos asociados al conjunto de actividades específicas de la misma naturaleza. En el caso del Banco de México será el proceso mediante el cual se da cumplimiento a las obligaciones o atribuciones. Un proceso genera los mismos tipos de documentos los cuales son sujetos del mismo plazo de retención


Experiencias de planeaci n estrat gica el caso del banco de m xico

Elementos de un Sistema de Gestión de Documentos de Archivo

Responsabilidades

¿Quién?

Recursos, equipos, instalaciones, información, materiales

Métodos de trabajo, procedimiento, Políticas

¿Con qué?

¿Cómo?

Ambiente Regulatorio


Proyecto de archivo medidas de xito

Proyecto de Archivo: Medidas de éxito

  • Aumento en el porcentaje de documentos que se gestionan a través del SIGA:

    • 50% de los documentos registrados tengan una gestión controlada por el SIGA 01/12/2008

    • 80% de los documentos registrados tengan una gestión controlada por el SIGA 01/12/2009

    • 100% de los documentos registrados tengan una gestión controlada por el SIGA 01/12/2010


Proyecto de archivo riesgos

Proyecto de Archivo: Riesgos

  • De Administración de Proyectos: Retraso en el desarrollo de sistemas se depende en parte de los proveedores de bienes y servicios. Impacto (Alto); probabilidad (Media)

  • Organizacionales: Resistencia a incorporar la gestión documentos al administrador institucional. Impacto (Alto); probabilidad (Alta)


Proyecto de incorporaci n de la firma electr nica

Proyecto de incorporación de la firma electrónica

Flujo del proceso

Acuse 1

Solicitud

Respuesta

Acuse 2

Evaluación

Constituyen evidencia

Generados por la gestión misma del proceso

Certificado digital


Proyecto de incorporaci n de la firma electr nica1

Proyecto de incorporación de la firma electrónica

Método de Autentificación

Proceso de Cifrado

Proceso de Descifrado


Ciclo de vida del documento electr nico

El documento se considera Documento de Archivo

Ciclo de Vida del Documento Electrónico

Bajo el control de la Institución

Gestión de Documentos de Archivo

Transferencia al repositorio Histórico

Retención

Disposición final

Depuración electrónica

controlada

Tiempo

Documento electrónico original

Copia del documento electrónico


Ciclo de vida de un documento electr nico vs problem ticas

Bajo el control de la Institución

Gestión de Documentos de Archivo

Retención

Disposición final

El documento se considera Documento de Archivo

Ciclo de vida de un documento electrónico VS Problemáticas

Transferencia al repositorio Histórico

Depuración

electrónica controlada

Tiempo


Recomendaciones

Recomendaciones

  • Contar con un plan estratégico aprobado por la alta dirección, para facilitar la elaboración de proyectos.

  • Definir las restricciones de Tiempo, Metas y Recursos.

  • La organización de la información conducirá a la formación y su preservación debe privilegiar al usuario más importante (el generador).

  • Enfoque de servicios de apoyo a las unidades sustantivas encargadas de las actividades de la institución.

  • No temerle a la tecnología y a su dinámica de cambio.


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