1 / 50

KKV- Akadémia

Az eredményes meeting emberi feltételei. KKV- Akadémia. Faix Katalin Profil Training Kft. BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel: +36/1-248-3200 Fax: +36/1-248-3201 www.profiltraining.hu , office @ profiltraining.hu.

luke-rivera
Download Presentation

KKV- Akadémia

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Az eredményes meeting emberi feltételei KKV- Akadémia Faix Katalin Profil Training Kft. BKIK Székház, Budapest, 2013. november 26. Profil Training Kft. H-1112 Budapest Rétkerülő u. 9. Tel: +36/1-248-3200 Fax: +36/1-248-3201 www.profiltraining.hu, office@profiltraining.hu

  2. Mérlegeljünk! • Munkatársaikkal hetente hányszor meetingelnek? A: 2, vagy kevesebb B: 5 C: 5-nél több

  3. Számok tükrében 12 meeting/hó: utazás, video-és teleconf + 49,6 meeting személyes = 61,8 meeting/hó * verizonbusiness.com

  4. Meeting hatékonysági tényezők *verizonbusiness.com

  5. A MEETING TEAM-ÉPÍTÉS T Tanulás, fejlődés E Energia A Akció: döntések és a tervek megvalósítása M Moráléskölcsönösmegbecsülés, aszervezetikultúragyakorlása

  6. Meeting : Elfogadva ü • http://www.youtube.com/watch?v=JWY1zoteTCo

  7. Meetingek felépítés • Meeting FELKÉSZÜLÉS • Meeting LEVEZETÉSE • Meeting UTÓMUNKÁLATOK

  8. Meeting felkészülés • Előkészítés: • Cél- Mátrix kitöltése • Agenda összerakása Technika • Meghívó kiküldése: • Cél- Mátrix kitöltve • Előzetes olvasnivaló

  9. CÉL-MÁTRIX

  10. Létszám „Nem érdemes összehívni egy meetinget akkor, ha az ott helyet foglalók annyian vannak, hogy két pizzánál többet ennének meg.” Jeff Bezos

  11. Meeting levezetése 1. Ülés megnyitása 2. Korábbi akciópontok ellenőrzése 3. Moderáció, vitavezetés 4. Döntések, akciók rögzítése Akkor fejezzük be a meetinget, ha mindenki tudja, mi a teendője, és mikor lesz a következő meeting.

  12. VÉGEREDMÉNY – azaz a témák lehetséges feldolgozási módja * ELKÖTELEZŐDÉS Akció terv * DÖNTÉS Adott témát megvitatjuk, és döntést hozunk úgy, hogy előre meghatározzuk a döntéshozatal típusát * VITA Adott témát megvitatjuk, de döntést nem hozunk * INFORMÁCIÓ Adott információt, döntést vita nélkül tudomásul veszünk

  13. DÖNTÉS TÍPUSOK 2. KONZULTATÍV DÖNTÉS 1. EGYÉNI DÖNTÉS Hatalmi szóval, egyéni felelősségvállalás Szakértői véleményekre támaszkodva, egyéni felelősségvállalás 4. KONSZENZUSDÖNTÉS 3. DEMOKRATIKUSDÖNTÉS Mindenki közös akarata, közös felelősségvállalás A többség akarata, elvben, közös felelősségvállalás

  14. Döntési folyamat eredménye 1. Elfogadás / jóváhagyás 2.Elutasítás / elvetés 3. Delegálás / újra előterjesztés 4.Elnapolás / bizonytalan időre

  15. Meeting utómunkálatok Jegyzőkönyv elkészítése Jegyzőkönyvkiküldése Visszajelzéskérése1 kollégától Akcióknyomonkövetése

  16. Szerepek a meetingen Témaelőadó/Prezentáló Moderátor Elnök Jegyzőkönyvvezető

  17. Szerepek a meetingen • Az elnök feladata: • Döntésekben a végső szót mondja • Felel a meeting sikeréért • Továbbítja a döntéseket, információkat felsőbb fórumok felé • Szankcionál

  18. Szerepek a meetingen • A témaelőadó feladata: • Felvezeti a témát • Adatokat ismertet • Javaslatot tesz • Döntéshez segédanyagot (szemléltető anyagot, háttér dokumentációt stb.) készít

  19. Szerepek a meetingen • A jegyzőkönyvvezető feladata: • Jegyzőkönyv írása: • Összegzés • Akció lista • Következő meeting időpontja • Elhangzott prezentációk csatolva • Jegyzőkönyv eljuttatása az érintettekhez

  20. Szerepek a meetingen • A moderátor feladata: • Az emberi oldal szakértője • Hangulatteremtés • Bátorítás • Csoportdinamika • Visszajelzés kérése • A folyamat szakértője • Módszerek, eljárásmódok javaslata • Időkeretek tartása • Vitavezetés

  21. A hatékony meetinghez szükséges résztvevői képességek Folyamatot befolyásoló képességek: Kapcsolatfenntartó képességek: • Kezdeményező • Információ közlő • Információt, véleményt kérő • Tisztázó • Részletező, kifejtő • Összegző • Kompromisszumkereső • Kapus • Harmonizáló • Csoportnormára figyelmeztető • Bátorító, lelkesítő

  22. Nehéz résztvevők • A beszédes • A csendes • A blokkoló • Az agresszív • A magamutogató • A megfigyelő Albert Timi Elvira Katalin Karesz János

  23. A virtuális meetingek 6 sikertényezője 1. Napirend tervezése 2. Technológia 3. Résztvevők felkészítése 4. Résztvevők figyelmének ébren tartása a meeting alatt 5. Bizalom építése 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Forrás: Julia Young

  24. Köszönöm a figyelmet! Rengeteg békát kell megcsókolnod, amíg megtalálod a herceget! Rengeteg meetinget kell levezetned, amíg eggyel teljesen elégedett leszel!

  25. A virtuális meetingek 6 sikertényezője 1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának tervezése 2. Technológia hatékony használata 3. Résztvevők felkészítése 4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren tartása a meeting alatt: • szerepek, szabályok • interaktivitás 5. Bizalom építése 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között Forrás: Julia Young

  26. Mikor van szükség külön moderátorra? Ha • A téma maga olyan összetett, nagy, hogy a tagok nem tudnak egyszerre a tartalomra és a folyamatra is figyelni • Teljesen új, komplex helyzetekben, ahol az eddig bevált módszerek nem lesznek elegendőek • Krízishelyzetben, ha gyors döntésre van szükség • A csapatra jellemző a passzivitás • Az egyének vagy csapatok között rivalizálás van • A problémák nincsenek, vagy eltérő módon vannak definiálva • Bizalmatlanság van, vagy a gyanúja felmerül • Az egyének félnek (pl. hierarchia miatt)

  27. Szerepek a meetingen • A moderátor feladata 1. • Az emberi oldal szakértője (együttműködve a célokat elérni) • Indítás, Cél-mátrix • Hangulatteremtés, „jégtörők” • A csoport fókuszának irányban tartása. (Összegzés, átkötés, visszaterelés) • Bátorítani, elősegíteni az interaktivitást • Csoport dinamika figyelése. Diagnosztizálni a mélyben zajló folyamatokat, és közbeavatkozni, ha szükséges • Visszajelzés kérése

  28. Szerepek a meetingen • A moderátor feladata 2. • A folyamat szakértője (megfelelő folyamatot, módszert kiválasztani a célok eléréséhez) • Célok, elvárt végeredmény szem előtt tartásával a folyamat mederben tartása • Módszerek, eljárásmódok javaslata • Időkeretek tartása • Vizualizáció (virtuális meetingen is!) • Vitavezetés: • Vélemények meghallgatása • Kiegyenlített arányú megszólalási lehetőség • Döntési folyamat levezetése • Visszajelzés kérése

  29. Néhány csapda, ami veszélyeztetheti a moderáció sikerét • Személyes érintettség a témában (nem semleges, hanem érzelmileg bevonódott) • Ha a legaktívabb résztvevő vagy, és szeretnél befolyást gyakorolni • Túl sok szerepet felvállalni (bíró és kapitány egyben), és nem világosan kommunikálni ezt • Önismeret hiánya • Minősíteni a többieket, ítélkezni, véleményezni • Az ellenállást személyes támadásnak venni a hiányzó önbizalom miatt • Nem megfelelő kooperáció az elnökkel

  30. Szemkontaktus helyettesítése • Nem látjuk a non-verbális jeleket. • A résztvevők könnyen elveszítik a figyelmet, fókuszt. (Multitasking) • Sokkal nagyobb koncentrációra van szükség mind a beszéd, mind a figyelem, hallgatás esetében • Több struktúrára, szabályra van szükség • Hiányzik az emberi kapcsolat

  31. Moderációs módszerek - Nyitás • Hangulatteremtés, jégtörők, elvárások tisztázása, hozzáállás, energiaszint szondázása, időzítés megfelelősége • Idézet • Fotó, kép • Pontozás; 1 pont kérdés (1-5-ig tartó skálán, hogyan értékeled? • 1 szavas válasz (mindenki egy szót mondhat csak) • Smile faces • Cél mátrix bemutatása

  32. Módszerek a különböző folyamatok moderálására • Információgyűjtés, áttekintés: • Brainstorming • T-módszer • Problémamegoldás, elemzés: • Kereszt módszer • Mátrix diagram • SWOT • Döntéshozatal • Döntési mátrix • Döntési folyamat

  33. Módszerek – Brainstorming Miért? • A kreativitás ösztönzése, ‘out of box’ gondolkodás • Összes ötlet összegyűjtése, rögzítése. Értékelés csak később • Szinergia kiaknázása Alapelvek: • Minden ötlet ok, nem értékelünk azonnal! • Cél a mennyiség, nem a minőség • Építkezz a többiek ötleteiből! • Passzolj, ha kifutottál az ötletekből!

  34. Módszerek: T-módszer – információk összehasonlítására és szembeállítására

  35. Módszerek – Kereszt módszer probléma megoldásra 2. Mi lehet az oka? 1. Milyen jelenségeket, szimptómákat tapasztalunk? 3. Mik a következmények, ha nem cselekszünk? 4. Milyen megoldási javaslataink vannak?

  36. Módszerek – Mátrix diagramm MAGAS Legjobb megoldások Költséges megoldások H A S Z O N Mikor? • ha meg akarjuk határozni, hogy melyik megoldás éri el egyszerre a két célt Hogyan? • Két faktor meghatározása, értelmezése • Egyes lehetőségek elhelyezése a mátrixban Nem kívánatos megoldások Legrosszabb megoldások ALACSONY KÖLTSÉG ALACSONY MAGAS

  37. Módszerek: SWOT analízis- jelen helyzet elemzésére Belső tartalom Külső környezet ERŐSSÉGEK GYENGESÉGEK LEHETŐSÉGEK VESZÉLYEK

  38. Módszerek – Döntési mátrix A döntési mátrixot akkor használjuk, ha több lehetséges megoldást szeretnénk értékelni előre meghatározott kritériumok mentén. Hogyan? • Kérd meg a csoportot, hogy listázzák az ideális megoldás/választás jellemzőit! • Határozzátok meg, hogy a jellemzők melyike „kötelező”, és melyike „kívánatos” kritérium! (‘must have’ vagy ‘nice to have’) • Kérd meg a csoportot, hogy értékeljék az egyes kívánatos kritériumok fontosságát egy skálán! (1-10 vagy 1-5) • Rajzold meg a döntési mátrixot! Bal oldalon az első oszlopba írd a kritériumokat egymás alá! Először a kötelezőeket! A többi oszlop tetejére írd az alternatívák nevét! • Kérd meg a többieket, hogy értékeljék (1-10 vagy 1-5) az egyes alternatívákat a kritériumok mentén!

  39. A visszajelzés szabályai • „Én O.K. vagyok – Te is O.K. vagy • Észleléseket leírni, nem minősíteni (érzések, gondolatok, kérdések) • Mindig pozitívval kezdeni • Konkrétan • Mindenki a saját nevében beszéljen • Zavar esetén jelezni • Mindenki magáért felel • Szigorúan bizalmas OKÉV: 07-0126-03

  40. 1. Megvalósítható agenda/napirend vagy azok sorozatának tervezése • Mi a célom? – megvalósítható? (max. 90 perc) • Hogyan nézne ki a napirend, ha ez egy normális meeting lenne? Milyen szintű interakciót szeretnék? Hogyan tudnám az agendát virtuálisan megvalósítani? • Kiket kell bevonnom? – inkább több rövidebb meetinget tervezzünk kevesebb résztvevővel • Mi intézhetünk el aszinkron módon? Miben szükséges, hogy egy időben jelen legyünk (szinkron)? • Milyen technológiákat vethetek be? • Milyen akadályokra kell felkészülnöm? Hogyan fogom kezelni őket? • Milyen szerepet tölt be az ügyfél/elnök? • Hogyan tudom legjobban felkészíteni a résztvevőket? – hatékony meeting érdekében • Mennyi időmbe kerül, hogy ezeket a meetingeket koordináljam? • Ezzel a virtuális meetinggel tényleg elérjük a célunkat? Mit kellene újratárgyalnom?

  41. Módszerek – Döntési folyamat Menet: 1. Bevezetés: (’5 perc) • Cél mátrix meghatározása • Megegyezés a döntéshozatali módszerben és döntési típusban • Menetrend elfogadása 2. Folyamat: • Információ megosztása (‘5perc) • Vita (‘20 perc • Megegyezés a kritériumokban, prioritásokban (‘5perc) • Döntés az előre elfogadott módszer szerint (‘10 perc) 3. Elköteleződés, zárás: • Elégedettség monitorozása (‘5perc) • Akcióterv (‘10 perc)

  42. Moderátor Profilja • Személyiség– rugalmasság, nyitottság, önbizalom, optimizmus, lelkesedés, objektivitás, empátia … • Tudás– szervezetről, szituációról, csoportdinamikáról, moderációs módszerekről … • Tanulható készségek– kommunikáció, megfigyelés, elemzés…

  43. Tanulható készségek Csoportdinamika • Szimptómák észlelése • Minták elemzése • Beavatkozás, ha szükséges Kommunikációs készségek • Bátorítás • Aktív figyelem • Kérdezés • Összegzés, megértés kontroll • Visszajelzés

  44. 2. Technológia hatékony használata • Ugyanolyan ügyesnek kell lennünk a virtuális technológia használatában, mint ahogyan a flipchart-ot és a PowerPoint-ot használjuk. • A technológia felhasználóbarát legyen a résztvevők számára is. • Legyen tartalék terved, ha a technika csődöt mond! • Ne félj a virtuális meeting technológiájától! – Kezdd egyszerűen, de vágj bele! Eszközök: • Web Conferencing Tools • Web Meeting Tools • Social Networking

  45. 3. Résztvevők felkészítése • Érjük el, hogy minden résztvevő időben felkészült legyen, hogy az együtt töltött értékes idő tényleg hatékony, produktív és motiváló legyen! • A résztvevők felkészítése magában foglalja az alábbiakat: • Információ nyújtása, amit át kell nézniük és kommentálniuk. • Információ begyűjtése tőlük, hogy megfelelő agendát tudj összeállítani, és mindig csak az érintetteket hívd meg. • Rendszeres ellenőrzés, hogy biztosítsuk, hogy mindenki felkészült legyen. • Emlékeztető mail küldése. Kérj visszaigazolást, kövesd nyomon, hogy ki jelzett vissza! Ha kell, akkor telefonon erősíts rá a mailre! • Fogd be az elnököt/ügyfelet, hogy segítsen az elvárások tisztázásában! Alakítsátok ki közösen előre az alapszabályokat! • Neveld a kollégáidat! • Ha virtuális meetinget moderálunk, akkor legyünk rá felkészülve, hogy sokkal több időt kell töltenünk a meeting előtti kommunikációval és koordinációval!

  46. 4. Résztvevők figyelmének és lelkesedésének ébren tartása a meeting alatt Szerepek, szabályok • Állíts fel szabályokat, és tartsd be őket! Ki mikor beszél? Mennyi ideig? Van időkorlát? • Kezdéskor kérd a zavaró tényezők kiiktatását. Off mute? • Segítsd az embereket egymáshoz kapcsolódni! Mutasd be őket! Small talk • Mosolyogj, ülj egyenesen, és figyelj aktívan! • Nem több mint 10 perc vagy 3 slide egyszerre! Utána interaktív rész. • Kövesd nyomon, hogy ki vesz részt, ki beszél! • Nevezz ki segítő társakat! Időfelelős, jegyzőkönyvíró stb. • Ragaszkodj a tervezett napirendhez! Inkább előbb fejezd be! • Limitáld közben a csak 2 embert érintő megbeszéléseket! • Rögzítsd, és tedd a többiek számára is láthatóvá a „parkoló-listát”! • Vegyes csoportnál (részben jelen van, részben virtuálisan) légy érzékeny, és kommentáld azokat a történéseket, amiket hallhatnak, de nem látnak!

  47. 5. Bizalom építése • Bizalom és egy megfelelő emberi kapcsolat, interakció nélkülözhetetlen egy sikeres virtuális meetinghez. Mivel a moderátor fizikailag nincs jelen, új módokat kell, hogy kitaláljon, a megfelelő hangulat megteremtéséhez, és a hatékony csoportdinamika kialakításához. • Derítsd ki, hogy mit jelent a csoportnak a megbízható, hitelt érdemlő viselkedés – őszinteség, kompetencia, egymásra figyelés. • Alakítsatok ki normákat, amik építik a bizalmat, és csökkentik a bizalmatlanságot! Pl. hogyan kezeljük a konfliktusokat, betartjuk-e az ígéreteket, riportálás. • Alakíts ki egy biztonságos közeget, ahol az emberek segítséget mernek kérni, beismerik a problémáikat, kimondják aggodalmaikat! • A bizalmatlanságot szülő viselkedést azonnal és közvetlenül kezeld! • Találkozzatok néha személyesen is! Legalább a kezdetekkor! • Tedd lehetővé, hogy a kollégák személyes dolgokat megosszanak egymással! Mint egy irodában lehetséges lenne. Pl. fotót látni, élményeket megtudni. • Úgy osszátok el a feladatokat, hogy kisebb csoportoknak együtt kelljen működniük, ezzel is erősíteni a kötődést. • Próbálj ki különböző hangvételt, hogy megtaláld a megfelelőt! • Adj visszajelzést sokszor!

  48. 6. Lendület megtartása az egyes meetingek között • Szemben a klasszikus meetingekkel, a virtuálisaknál felmerül az igény, hogy hogyan tartsuk fenn a lendületet és motivációt az egyes meetingek között. • Tartsd szem előtt a közös célokat! Tedd láthatóvá az előrehaladást! - dashboard, thermometer • Ünnepeljétek meg az elért eredményeket! • Tedd ismertté a láthatatlan, háttérben levő teljesítményeket! • Gyakran lépj kapcsolatba az egyénekkel! Fejezd ki, hogy értékeled, fontosnak tartod őket! Beszéljetek a közös dolgokról! Tudd meg, mit gondolnak! • Legyen legalább havonta egyszer 1:1 kommunikáció az egyénekkel! • Mérd a virtuális meetingjeid hatékonyságát! Elértük a célokat és a kívánt végeredményt? Az aktivitás elérte a kívánt szintet? Jól gazdálkodtunk az idővel? A résztvevők jelezték, hogy elégedettek a folyamattal és az elért eredményekkel? Várják a következő meetinget?

  49. Napirend összeállítása Ellenőrizd: 1. A téma a rendszeres megbeszélés tárgya-e? 2. Elegendő időd van-e felkészülni? 3. Pontosan megfogalmaztad-e, hogy mit vársz? 4. A szervezési információk pontosak-e? A rendszeres megbeszélés szabályai 1. Távolmaradás 2. Késés 3. Ülésrend 4. Szólásrend 5. Döntési stílus 6. Szerepek

More Related