روش تدوین آیین نامه در کتابخانه

1. روش تدوین آیین نامه در کتابخانه

2. آشنایی با مفاهیم: هدفها خط مشی هاآیین نامه ها

3. هدفها Objectives

4. هدف چیست؟ • در یک تعریف ساده، هدف وضعيتي است كه مي‌خواهيم در آينده داشته باشيم • اگر خود نتوانيم وضعيت‌مان را در آينده تعيين كنيم،‌ ناچار محيط پيرامون‌مان، وضعيت را به ما تحميل مي‌كند. آنچه كه محيط بر ما حكم مي‌كند چه بسا با ما سازگاري نداشته باشد. پس چه بهتر كه خود، هدف مطلوب‌مان را معلوم كنيم و به سمتش در حركت باشيم.

5. انواع هدف • اهداف نهایی (مقاصد) Goals • اهداف اختصاصی Objectives 1-2. اهداف بلند مدت 2-2. اهداف کوتاه مدت (سالیانه)

6. 1) اهداف نهایی • اهداف نهایی، اهدافی هستند که در عالی ترین سطح (سطوح بالای مدیریت) تنظیم می شوند و معمولا گسترده و کلی هستند. • در اهداف نهایی وضعيت نهائي ومطلوب درنظر گرفته مي شود ونشان ميدهد که سرانجام برنامه چه خواهد شد.هدف نهائي محدوديت زماني نداشته وضرورتا هم قابل دسترسي نمي باشد

7. نمونه ای از اهداف نهایی کتابخانه های دانشکده ای • پاسخگویی به نیازهای آموزشی برخاسته از برنامه های درسی و یا مطالعات عمومی دانشجویان • حمایت اطلاعاتی از اعضای هیأت علمی برای به روز کردن منابع درسی و اجرای فعال تر نقش آموزشی آنها • فراهم کردن منابع اطلاعاتی لازم جهت پیشبرد اهداف پژهشی دانشکده

8. 2) اهداف اختصاصی • بیان های مشخص از اقداماتی هستند که برای دستیابی به اهداف نهایی سازمان باید انجام شود.

9. ویژگی های اهداف اخصاصی • هدفها باید مبتنی بر واقعیتها و دست یافتنی باشند. • هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند. • هدفها باید دارای محدودیت زمانی باشند. • در تعیین هدفها باید به نتایج نظر داشت. • هدفها را باید از راه مشارکت تعیین کرد.

10. 1. هدفها باید مبتنی بر واقعیت ها و دست یافتنی باشند هدفهای خیلی خوش بینانه ولی غیر واقعی، سبب تضغیف روحیه و در نتیجه عدم کارایی می شوند. هدفهای مبتنی بر واقعیت ها نوعی احساس موفقیت در کار ایجاد می کنند که منجر به ایجاد انگیزش می شود.

11. 2. هدفها باید مشخص و قابل سنجش باشند تعبیر، تفسیر و سنجش هدفهای کلی، کار دشواری است. بنابراین هدف های کلی قابل اندازه گیری نیستند و ضوابطی برای میزان پیشرفت کار و درجه حصول به این گونه هدف ها به دست نمی دهد. اما اهداف مشخص کمی به سهولت قابل سنجش اند و معیارهایی برای سنجش میزان پیشرفت و موفقیت برنامه فراهم می کنند. به عنوان مثال هدف: بهبود وضعیت خدمات اطلاع رسانی به کاربران یک هدف کلی است اما هدف: خرید 3 دستگاه کامپیوتر جدید برای بخش اطلاع رسانی تا پایان سال 1390 یک هدف مشخص و قابل اندازه گیری است.

12. 3. هدف ها باید دارای محدودیت زمانی باشند هدف ها را می توان برای یک روز، یک هفته، یک ماه، یک سال و یا مدت طولانی تر تعیین نمود. محدودیت زمانی که برای هدف ها تعیین می شود، بایستی مبتنی بر واقعت ها و قابل اجرا باشد.

13. 4. در تعیین هدف ها باید به نتایج نظر داشت توجه و تأکید بایستی بیشتر معطوف به مقاصد و نتایج باشد تا به وسایل رسیدن به آنها. وسایل را می توان در صورت لزوم از طریق آموزش مجدد کارکنان یا تغییر در روشها و تجهیزات، تعدیل کرد لیکن این تغییر باید همواره با توجه به مقاصد و نتایج صورت گیرد. در واقع هدف باید نتیجه ای را مشخص کند.

14. 5. هدف ها را باید از راه مشارکت تعیین کرد هدفها را نباید به کارکنان تحمیل کرد. کارکنانی که مسؤولیت دست یافتن به این هدفها را به عهده دارند، بهتر است برای همکاری و مشارکت در تعیین آنها برانگیخته شوند.

15. 1-2. اهداف بلند مدت این اهداف معمولا با عبارتی نظیر: داشتن (to have)، شدن (to become) و یا دستیابی آغاز می شوند. سپس از یک طرف با ذکر مقادیر قابل سنجش و نسبی و قابل انعطاف ادامه یافته و در نهایت در داخل عبارت زمان مشخصی از آینده نیز در آن قید می شود. مثال: دستیابی به مجموعه استاندارد براساس استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران تا سال 1398

16. اهداف بلندمدت به طور کلی عبارتی که به عنوان قالب صحیح درنوشتن اهداف بلندمدت پیشنهاد می شود بصورت زیر است: To have (or become) - (future position) – by (year) یعنی تبدیل شدن یا دستیابی به وضعیت یا موقعیت مورد نظر تا سال

17. 2-2. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه هدفهای سالیانه، هدفهای کوتاه مدت هستند که سازمان برای رسیدن به هدفهای بلند مدت باید به آنها دست یابد.

18. 2-2. اهداف کوتاه مدت یا سالیانه کاربردهای اهداف کوتاه مدت: • ساز وکاری برای ارزیابی عملکرد مدیران • ابزاری برای نظارت بر پیشرفت فعالیت ها و تأمین هدفهای بلند مدت • تعیین اولویتها برای سازمان، بخش ها و واحدها

19. اهداف کوتاه مدت • از فعل تغيير استفاده ميكند مثل افزايش ، كاهش ، بهبود ، حذف و موارد مشابه • فقط باید چه (what) و چه وقت (when) را شامل شود و نباید وارد چرا و چگونه (why and how) شود. • باید مشخص و بصورت کمی بیان شود • باید در راستای اهداف بلند مدت باشد • باید واقع بینانه و شدنی باشند • باید دارای اولویت بندی باشند

20. اهداف کوتاه مدت مثال: هدف بلند مدت: دستیابی به مجموعه استاندارد براساس استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران تا سال 1398 هدف میان مدت: افزایش رشد سالانه مجموعه به 12 درصد تا پایان سال 1393 هدف کوتاه مدت: افزایش رشد سالانه مجموعه به 8 درصد در سال 1391

21. اهداف کوتاه مدت مثال: هدف بلندمدت: بهبود وضعیت خدمات اطلاع رسانی به کاربران تا سال 1395 هدف میان مدت: افزایش 5 دستگاه کامپیوتر جدید به بخش اطلاع رسانی تا پایان سال 1393 هدف کوتاه مدت(فرایندی): آموزش کاربران کتابخانه به منظور آشنایی و استفاده از پایگاه های اطلاعاتی تا پایان سال 1391

22. تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت • چارچوب زمانی: اهداف بلند مدت چارچوب زمانی 5 ساله یا بیشتر را در بر می گیرند اما هدفهای کوتاه مدت معمولا یک سال یا بخشی از یک سال را در بر می گیرند. • تمرکز: هدف های بلند مدت بر موقعیت های آینده سازمان در محیط رقابتی توجه دارند اما هدف های کوتاه مدت، دستاوردهای مشخص سازمان، و واحدهای آن را برای سال آینده مشخص می کند.

23. تفاوت های عمده اهداف کوتاه مدت و بلند مدت (ادامه) 3) صراحت: هدفهای بلندمدت به صورت کلی بیان می شوند درحالیکه هدفهای کوتاه مدت بسیار مشخص اند. 4) اندازه گیری: هر دو کمی هستند. اما هدف های بلندمدت برحسب معیارهای نسبتا کلی سنجیده می شوند. در حالیکه هدفهای کوتاه مدت برحسب معیارهای مطلق بیان می شوند.

24. رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه • هر کتابخانه دانشگاهی (اعم از مرکزی یا دانشکده ای) باید قبل از هر چیز دارای اهداف و وظایف معین و مدون در راستای اهداف و وظایف سازمان آموزشی متبوع خود باشد • تعریف و تدوین اهداف و وظایف باید توسط کتابداران متخصص و با نظر مشورتی نمایندگان اعضای هیأت علمی، مسؤولان برنامه های آموزشی و پژوهشی و دانشجویان و با تماس و تبادل نظر منظم و مداوم با این گروه ها انجام گیرد.

25. رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه 3) اهداف و وظایف کتابخانه باید رسا و گویا باشد و برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت کتابخانه را با زمان بندی مناسب در برگیرد. 4) اهداف و وظایف کتابخانه باید به تصویب رئیس دانشگاه (در مورد کتابخانه مرکزی) یا رؤسای دانشکده ها (در مورد کتابخانه های دانشکده ای) برسد.

26. رهنمود های استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران برای اهداف کتابخانه 5) لازم است اهداف و وظایف هر کتابخانه در فواصل زمانی مناسب مورد بررسی و بازنگری قرارگیرد و هرنوع تغییر و تحولی که در اهداف و وظایف سازمان آموزشی مادر پیش می آید در آن منعکس گردد. لازم است در این بازبینی ها امکانات موجود، منابع، و خدمات کتابخانه نیز در پرتو رسالت و هدف های آن ارزیابی شود تا اساس برنامه ریزی واقع بینانه آتی فراهم آید.

27. پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه: • بیانیه اهداف کتابخانه شامل اهداف نهایی (مقاصد)، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، و اهداف کوتاه مدت بصورت یکپارچه در قالب یک بیانیه نوشته شود. • اهداف بلند مدت دارای دوره زمانی 5 ساله و بالاتر، اهداف میان مدت 3 تا 5 سال و اهداف کوتاه مدت یکساله هستند. • از اهداف بیان شده در منابعی مثل دایره المعارف کتابداری، برای کتابخانه های دانشکده ای، می توان بعنوان اهداف نهایی استفاده کرد.

28. پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:(ادامه) 4) بیانیه اهداف کتابخانه بهتر است با مشارکت و همفکری کلیه پرسنل کتابخانه و با استفاده از نظر رئیس و معاونین دانشکده و اعضای هیأت علمی و کاربران کتابخانه تهیه گردد. 5) بیانیه اهداف کتابخانه باید دارای عنوان بیانیه باشد به عنوان مثال: بیانیه اهداف کتابخانه دانشکده ......... اهداف و وظایف کتابخانه.............. 6) نکات نگارشی و نکات مربوط به صفحه بندی را در نگارش بیانیه باید رعایت کرد. به عنوان مثال از فونتهای رایج در نگارش کتاب استفاده کرد.

29. پیشنهادهایی برای تدوین بیانیه اهداف کتابخانه:(ادامه) 7) بیانیه اهداف کتابخانه در نهایت باید به تصویب (شورای معاونین دانشکده، رئیس دانشکده یا رئیس کتابخانه) برسد. مانند: این بیانیه ......بند و ......هدف در تاریخ.......... به تصویب..........رسید. نام و سمت و امضای تصویب کنندگان در پایین بیانیه ذکر شود.

30. خط مشی ها Polices

31. خط مشی چیست؟ • سیاست ها یا خط مشی ها احکامی هستند که برای هدایت و جهت دادن به فکر کارمند در هنگام تصمیم گیری، تدوین می شوند. • خط مشی ها برنامه هایی هستند که شامل تصمیمات کلی می شوند و به عنوان راهنما یا چارچوب تفکر در تصمیم گیری به کار می روند. و چگونگی انجام فعالیت ها ر ا مشخص می کند.

32. خط مشی مجموعه سازی • خط مشی مجموعه سازی بیانیه ای از مقاصد کتابخانه برای ساختن و توسعه مجموعه است. • خط مشی گسترش مجموعه هر کتابخانه با توجه به مقتضیات و خصوصیات آن کتابخانه تدوین و تنظیم می شود و مختص همان کتابخانه است و نسخه ای مشترک نیست که بتوان آن را برای همه کتابخانه ها حتی با خصوصیات مشترک فراوان تجویز کرد.

33. خط مشی مجموعه سازی برنامه ریزی و تولید خط مشی، امروزه، از الزامات مدیریت مجموعه، تقریبا در تمام انواع کتابخانه ها در کشورهای توسعه یافته است. با نگاهی به وب سایت کتابخانه های این کشورها می بینیم که در بسیاری از این وب سایت ها سندی با عنوان: Collection development policy(خط مشی/سیاست مجموعه سازی) وجود دارد. مشابه چنین سندی را به ندرت در کتابخانه های کشور خومان حتی در کتابخانه های بزرگ می توان دید.

34. خط مشی مجموعه سازی یا... • خط مشی مجموعه گستری • سیاست های مجموعه سازی • خط مشی مدیریت مجموعه • سیاست های مدیریت مجموعه

35. رهنمود استاندارد کتابخانه های دانشگاهی ایران درباره خط مشی مجموعه سازی با توجه به سرعت روز افزون تولید اطلاعات و این که هیچ کتابخانه ای، هرچند عظیم، قادر نیست با منابع محدود مالی همه اطلاعات موجود را در زمینه کار خود فراهم کند، لازم است کتابخانه، خط مشی و راهکارهای مناسب و مکتوب برای گزینش و گسترش منابع و مجموعه خود داشته باشد تا بتواند به حفظ و ارتقای کیفیت مجموعه یاری دهد.

36. دلایل تدوین خط مشی مجموعه سازی • انفجار اطلاعات و افزایش حجم انتشارات • محدودیت و تغییرات مداوم بودجه کتابخانه • محدودیت منابع و فضای کتابخانه

37. کارکردها و نقش های خط مشی مجموعه سازی • انتخاب Selection • برنامه ریزی Planning • روابط عمومی Public relations • همکاری Cooperation

38. 1. انتخاب • تبیین اولویت ها و بایدها و نبایدها در انتخاب یا عدم انتخاب، خرید، وجین، حفظ مجموعه و نظایر آن • گسترش مجموعه در راستای اهداف سازمان و در خدمت جامع کاربران • جلوگیری از رشد ناموزون مجموعه • جلوگیری از اعمال سلیقه های شخصی در انتخاب منابع

39. 2. برنامه ریزی • برنامه ریزی بودجه کتابخانه و نحوه تخصیص بودجه براساس خط مشی مجموعه سازی • چارچوبی برای ارزیابی و بهبود مستمر مجموعه

40. 3. روابط عمومی • از این حیث خط مشی برای کاربران، مدیران و کارمندان سازمان مرجعی است که آنها را با اهداف و محدوده عمل کتابخانه آشنا می ساز و برای کارمندان تازه وارد نیز موجب آشنایی و آگاهی از بافتی است که در آن باید مشغول شوند. • این ارتباط برد خارجی نیز دارد، بدین معنا که دیگر کتابخانه ها سازمان ها با مراجعه به آن اطلاعات ارزشمندی از جزئیات اهداف و محدوده عمل کتابخانه بدست می آورندکه شناسایی حوزه های مناسب همکاری بین کتابخانه ای و بویژه اشتراک منابع از آن جمله است.

41. 4. همکاری • خط مشی گسترش مجموعه به دلیل آشکارسازی اهداف سازمان کمک می کند تا دیگر بخش های کتابخانه نظیر فهرست نویسی، حفاظت و نگهداری، اطلاع رسانی و نیز برنامه ریزی هماهنگ باشند و روابط همکاری بین این بخش ها را شفاف تر می نماید .

42. توصیه هایی برای تدوین خط مشی مجموعه سازی • توصیه می شود که برای تدوین خط مشی، کمیته یا کارگروهی تشکیل شود. • کمیته مشورتی یا شورای هماهنگی کتابخانه مرجع معتبری برای تهیه و تدوین آیین نامه است.

43. مراحل توصیه شده برای تدوین خط مشی مجموعه سازی • تهیه رهنمودها • نیازسنجی • آماده کردن پیش نویس • تکثیر • تهیه نسخه نهایی • پیش بینی تجدید نظر مداوم

44. 1) تهیه رهنمودها تهیه رهنمودهایی که در آن معین شده باشد: • چه چیزهایی در خط مشی باید گنجانده شود • با چه کسانی مشورت شود • چه کسی پیش نویس خط مشی را تهیه کند • تصمیم گیری در کمیته یا کارگروه به چه صورت انجام شود

45. 2) نیازسنجی • تحلیل نیازهای جامعه کتابخانه با مراجعه به اعضای آن. این کار هم با پیمایش نظرات و هم انجام مصاحبه می تواند انجام شود. علاوه برآن با اعلام دعوت عام نیز می توان به جمع آوری نظرات علاقه مندان پرداخت.

46. 3) آماده کردن پیش نویس • این کار را می توان با استفاده ار خط مشی های موجود از کتابخانه های مشابه و با افزودن یافته های مرحله نیاز سنجی انجام داد. اجزای خط مشی که در ادامه ارائه می شود می تواند به عنوان الگویی جهت تهیه پیش نویس استفاده گردد.

47. 4) تکثیر • تکثیر نسخه های پیش نویس و توزیع آن در میان آگاهان و علاقه مندان و وارد کردن تغییرات لازم در پیش نویس

48. 5) تهیه نسخه نهایی • انتشارو اعلام رسمی پذیرش آن و آگاهی رسانی در خصوص آن به جامعه

49. 6) پیش بینی تجدید نظر مداوم • مشخص کردن مقطع زمانی ارزیابی و تجدید نظر احتمالی در سند تهیه شده

50. اجزای خط مشی مجموعه سازی • مجموعه های خاص • محدودیت ها 10. حفاظت و نگهداری 11. ارزیابی مجموعه 12. روابط همکاری با کتابخانه های دیگر 13. وجین 14. مرور و بازنگری در سیاست مدیریت مجموعه • مقدمه / ارتباط با مأموریت سازمان • منظور از تهیه خط مشی • مجموعه در خدمت چه کسانی قرار خواهد گرفت • دستیابی • معرفی مجموعه • بودجه • اصول انتخاب