1 / 84

BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 20 12

Manajemen Perkantoran Modern Oleh : Drs. PETRUS RESI, M.Si . PP. Kamis, 13 September 2012 p ada Diklat Prajabatan Gol III Kabupaten Karanganyar Pukul 07.30s.d. 18.00 WIB. BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 20 12. Drs. PETRUS RESI, M.Si Ende-Flores-NTT, 14 April 1955

lucia
Download Presentation

BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 20 12

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ManajemenPerkantoran Modern Oleh : Drs. PETRUS RESI, M.Si PP Kamis, 13 September 2012 pada Diklat Prajabatan Gol III Kabupaten Karanganyar Pukul 07.30s.d. 18.00 WIB BADAN DIKLAT PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2012 PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  2. Drs. PETRUS RESI, M.Si Ende-Flores-NTT, 14 April 1955 Widyaiswara Madya Penmbina Utama Muda/IV C Sarjana Administrasi Negara FIA Unibraw Malang 1983, S2 SP UKSW Salatiga 2004 Istri 1 anak 2 (laki-laki) CPNS 1986 s.d. Eselon II di Kota Salatiga Pelaksana Tugas Kasubbag Ortala 1988 Kasubbag Ortala 1989 Kabag Organisasi 1993 Kabag Sungram 1999 Kabag AP-3 2001 Kakan Inkom 2003 Kadin Kop dan UKM 2008 Kadisperindagkop dan UMKM 2009-2010 SAW 2011 Widyaiswara Juni 2011 Jl. Sadewa II/2 Perumnas Mapagan Ungaran 08122802631 Email : petrus.resi@yahoo.co.id PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  3. TPU Setelah pembelajaran selesai, peserta mampu menerapkan manajemen perkantoran modern di unit kerjanya dengan baik dan benar PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  4. TPK : PesertaDiharapkanMampu Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern Menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran modern Menerapkan teknik-teknik korespondensi dengan baik dan benar Menerapkan teknik mengarsipkan surat dengan baik dan benar Menyelenggarakan rapat dinas dengan baik dan benar Mempraktikkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan benar Menjelaskan teknologi informasi untuk perkantoran modern PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  5. CPNS Dituntut Untuk MEMAHAMI MAKNA MANAJEMEN PERKANTORAN Mengapa ? wekawe

  6. TEORI MANAJEMEN Dr. Ermaya Suradinata M`anajemen adalah Suatu Proses Kegiatan Melalui Kegiatan Orang Lain Sesuai Kemampuan dan Keterampilan Untuk Mencapai Tujuan Yang Telah Ditetapkan GR. Terry Dalam Bukunya “Principles of Management” Mengemukakan : Manajemen adalah Pencapaian Tujuan Yang Telah Ditetapkan Melalui / Bersama Orang Lain wekawe

  7. Fungsi-fungsi Manajemen P O A C GEORGE TERRY • Planning (Perencanaan) • Organizing (Pengorganisasian) • Actuating (Penggerakan) • Controlling (Pengawasan) wekawe

  8. Yang Digunakan Dalam Menajemen Untuk Mencapai Tujuan : Alat 6 M 4. Machines 5. Methode 6. Market • Man • Money • Material wekawe

  9. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  10. Apa yang Anda ketahui tentang Kantor ?! PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  11. Pengertian Kantor Kantor ini tidak baik, masa proposal sudah disampaikan sebulan yang lalu sampai saat ini belum dijawab Memang tidak mudah untuk bertemu dengan dia, kita harus minta waktu terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya, ia orang kantor PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  12. Pengertian Kantor Lalu, apakah saya bisa bertemu dengan pemilik kantor ini….?! Sebaiknya Bapak datang lagi sekitar pukul 3 siang, Sekarang Bapak Kepala sedang tidak ada di kantor PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  13. Alaah…..urusan kantor koq Pak….tidak untuk tamasya…. Semuanya juga dibiayai kantor…. ck…ck…ck…. Katanya mau pergi keluar negri dek…. Pengertian Kantor PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  14. Yaa……… Tapi rumah ini bukan milik kita… ini hanya fasilitas kantor lho Bu…..!! Waah……… rumahnya bagus Pak…..!! PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  15. Namanya juga kantornya orang-orang penting…… Waahh….. kantornya bagus Pak… besar, bertingkat lagi… PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  16. Bapak dari kantor Pos ya…. Kereeen…. Ada surat dari Kantor Pertanian Semarang Dek… PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  17. Perkataan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” yang bisa diartikan sebagai : Pengertian Kantor & Kantor Modern Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo : 1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis. 2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas – aktivitas pokoknya. • Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi, • Instansi, badan, jawatan, perusahaan. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  18. Sedang pengertian kantor dalam bahasa Inggris “Office” yang bisa diartikan sebagai : Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo : Kewajiban, tugas, fugsi (duty, task, function). Jabatan (tenure of official position). Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government, department, etc). Jasa pelayanan (service, kind help). Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan – urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties). Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place, building, rooms, of business and clerical work). PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  19. Kantor Di Indonesia sendiri pengertian kantor diartikan sebagai tempat, atau ruangan, dan proses kegiatan penanganan data / informasi. • Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian data / informasi. • b.Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, • pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan • pendistribusian / penyampaian data / informasi. • c. Sarana Pemusatan Kegiatan Bersifat • Administratif atau manajerial Simpulan : PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  20. PENGUMPULAN • PENCATATAN • PENGOLAHAN • PENYIMPANAN • PENDISTRIBUSIAN • PENYAMPAIAN DATA/INFORMASI TEMPAT RUANGAN (STATIS) K A N T O R SASARAN UTAMA KEGIATAN PERKANTORAN PROSES KEGIATAN (DINAMIS) PENANGANAN DATA / INFORMASI FUNGSI 2 MANAJ. PEMUSATAN KEGIATAN ADMINISTRATIF/MANAJERIAL/ FASILITATIF 6M + 1T SARANA (FUNGSIO NAL) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  21. MACAM-MACAM PEKERJAAN KANTOR • Tulis Menulis • a. Surat Menyurat • b. Arsip • c. Pendiktean • d. Pelatinan • e. Pengetikan • f. Pengoreksian • g. Penandatangan • h. Penghitungan • i. Pembuatan Laporan 2. Bukan Tulis Menulis a. Penggandaan b. Tata Ruang Kantor c. Tata Lingkungan Kantor d. Pelayanan Tamu e. Pelayanan Telepon PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  22. DEFINISI MANAGEMENT PERKANTORAN 1. Menurut Athur Grager Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi 2. Menurut Edwin Robinson Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran 3. Menurut The Liang Gie Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, mengendalikan, menyelenggarakan secara tertib suatu kegiatan (office work) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  23. Neitbits dlm Megatrend 2000 Kantor tidak mesti pada tempat yg tetap, rumah bisa jadi kantor jika dilengkapi perangkat komputer yg terhubung dalam dunia maya (internet) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  24. Ciri² Perkantoran Modern • Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik • Mengunakan alat dan perlengkapan tepat • Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan disiplin • Cara berfikir pegawai modern • Menggunakan biaya secara efisien • Tata laksana demokratis dan produktif • Keuntungan Sistem Komputer • Kecepatan • Kecermatan • Handal • Keterkinian komunikasi • Pemrosesan data cepat dan akurat PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  25. KEDUDUKAN & PERAN PERKANTORAN DALAM ORGANISASI PENGERTIAN ORGANISASI ORGANISASI ADALAH “SETIAP BENTUK PERSEKUTUAN DUA ORANG ATAU LEBIH YG BEKERJASAMA UTK MENCAPAI TUJUAN YANG TELAH DITENTUKAN DAN TERIKAT SECARA FORMAL DALAM SUATU SUSUNAN HIERARKHIS”. UNSUR-UNSUR ORGANISASI • KELOMPOK ORANG • KERJASAMA • TUJUAN • KETERIKATAN FORMAL • SUSUNAN HIERARKHI PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  26. Tugas pokok sering juga disebut dengan tugas substantif yaitu : tugas – tugas yang mengenai tujuan dari organisasi itu sendiri. TUGAS POKOK & TUGAS PENUNJANG DALAM ORGANISASI Tugas penunjang adalah : tugas – tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan & melancarkan tugas pokok, serta tugas – tugas pimpinan. PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  27. PRINSIP KERJA EFEKTIF BY LEFFINGWELL Perencanaan What job, how, when, where, how faster finished the job Jadwal tentukan jadwal, selaraskan dg jadwal lain, laksanakan walau sulit Pelaksanaan scr trampil, teliti, cepat, tanpa upaya yg tak perlu, tanpa keterlambatan yg tak perlu Ukuran kualitas, kuantitas, sesuai potensi anda, prestasi masa lalu, prestasi organisasi lain Imbalan uang, kondisi kerja yg baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  28. DEFINISI DATA 1. Menurut The Liang Gie Data adalah hal peristiwa kenyataan yang berisi pengertian untuk dasar menyusun keterangan pembuatan kesimpulan dan keputusan 2. Menurut Gorden Data adalah bahan mentah/bahan baku informasi yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukan jumlah tindakan sesuatu dsb.) 3. Menurut Webster’s Fakta-fakta - bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  29. DEFINISI INFORMASI Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti untuk pimpinan dalam pengambilan keputusan • Kegunaan Informasi tergantung pada • Tujuan Penerima • Ketelitian penyampaian dan pengolahan data • Waktu • Ruang dan Tempat • Bentuk dan bidang yg perlu perhatian • Semantik, hubungan kata dan arti yg diinginkan • (sudah jelaskah, sesuai tujuan, tepat sasaran?) PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  30. FUNGSI KANTOR Menurut : Mills & Standingford • Menerimainformasi, misal : surat, telepon, laporan, faktur • Merekam Informasi • Informasi disimpan untuk memenuhi kebutuhan pimpinan guna perencanaan dan pengendalian • Hasil negosiasi, transaksi • Mengatur Informasi • Memberi informasi untuk pimpinan • Penyiapan laporan • Memberi Informasi Misal : Instruktur, laporan perkembangan • Melindungi Informasi Melindungi hasil rekaman, mengamankan uang di bank PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  31. EFISIENSI PERKANTORAN MODERN • FIKIRAN mencapai cara termudah: jangan mempersulit diri • TENAGA mencapai cara teringan:otomatisasi perkantoran • WAKTU mencapai cara tersingkat: rencanakan kegiatan dg sebaik-baiknya • RUANG mencapai cara terdekat: letakkan barang penting dekat2 & buang barang tak berguna • BENDA mencapai cara termurah: tetapi jangan beli barang yang cepat rusak PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  32. TOPIK DISKUSI • MEMBACA KORAN, MAIN GAME DAN NGOBROL PADA JAM KANTOR • LINGKUNGAN KERJA YANG TIDAK KONDUSIF • TIDAK ADANYA KETELADANAN PIMPINAN • PERILAKU TIDAK JUJUR, KORUPSI DAN PENYALAHGUNAAN WEWENANG PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  33. PRESENTASI PENYAJI PEMBAHAS KELOMPOK VIII KELOMPOK II KELOMPOK VI KELOMPOK IV KELOMPOK I KELOMPOK VII KELOMPOK III KELOMPOK V PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  34. A. Umum Alat komunikasi tertulis untuk sampaikan informasi B. Khusus Wakil penulis berhadapan dengan penerima surat Alat pengingat ( Arsip ) Pedoman kerja ( SK, Surat Instruksi ) Bukti Tertulis ( Perjanjian ) Alat bukti ( Perkembangan instansi ) Fungsi Surat Dinas PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  35. Definisi Surat Menurut Zaenal Arifin Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari pihak satu (org, instansi) kepada pihak kedua Surat adalah kertas yang berisi bahan komunikasi tertulis dari seseorang kepada orang lain TEKNIK-TEKNIKKORESPONDENSI PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  36. Syarat Surat Dinas Yang Baik • Format Menarik & sesuai ketentuan • Bahasa Jelas, Ringkas, Tegas, Padat, Lengkap, Tepat, Sopan • Harus bercirikan formal or Kedinasan • Penggunaan Bahasa Indonesia Baku PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  37. SYARAT PENULIS SURAT Menguasai : • Materi komunikasi • Bahasa • Pemikiran penerima surat • Posisi dalam hubungan kerja penulis dan pembaca • Tehnik korespondensi • LANGKAH PENULISAN SURAT • Penegasan tujuan penulisan surat • Pengumpulan data / informasi • Perkiraan tentang pembaca • Penysunan konsep • Penyelesaian PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  38. BAGIAN - BAGIAN SURAT Kepala surat Tanggal surat No surat Sifat surat Lampiran Hal Alamat Kalimat pembuka Isi surat Kalimat penutup Nama jabatan Nama, NIP, tanda tangan Tembusan Initial PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  39. Contoh surat Bagian surat Kepala surat Tanggal surat Nomor surat Sifat surat Lampiran Hal /perihal Alamat dalam Kalimat pembuka Isi surat Kalimat penutup Nama Jabatan Nip /tanda tangan/cap Tembusan initial Bagian surat 1 2 3 4 7 5 6 8 9 10 11 13 12 14 PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  40. Jenis-Jenis Surat Dinas • Surat Perjanjian Kerja • Surat Keputusan • Surat Pengusulan • Surat Susulan • Surat Kuasa • Surat Panggilan • Surat Berita Acara • Surat Laporan • Surat Rekomendasi • Surat Penunjukan • Surat Pemberi Bantuan • Surat Undangan • Surat Pengantar • Surat Pemberitahuan • Surat Permohonan Bantuan • Surat Keterangan • Surat Tugas • Surat Edaran • Surat Pernyataan • Surat Pengumuman • Surat Peringatan • Surat Ucapan Terima Kasih • Surat Permohonan Izin • Surat Pemberian Izin • Surat Perintah Kerja PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  41. TEKNIK MENGARSIP SURAT (FILING) • DEFINISI ARSIP Naskah informasi yang dibuat dan diterima lembaga negara / swasta dalam bentuk tunggal / kelompok untuk kegiatan administrasi • TUJUAN ARSIP • 1. Sebagai referensi • 2. Memberikan data / informasi • pada pimpinan untuk • pengambilan keputusan • 3. Memberi Keterangan Vital, • misal bukti hukum PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  42. MACAM ARSIP MACAM ARSIP ARSIP STATIS Tidak dipergunakan secara langsung dlm penyelenggaraan Administrasi ARSIP DINAMIS Langsung dipergunakan dlm penyelenggaraan Administrasi Arsip InAktif Frekwensi penggunaannya mulai menurun Arsip Aktif Dipergunakan langsung dan terus menerus PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  43. NILAI GUNA ARSIP (ALFRED) Administrative Value KTP, Paspor, STNK, SIM, Kartu ASKES, Kartu Keluarga Legal Value Akte Notaris, A. Kelahiran, SK Pangkat, SK Jabatan, BPKB Fiscal Value Buku Tabungan Bank, Kartu ATM, Akte Tanah, BPKB, Slip Tagihan Research Value Buku Orasi Ilmiah, Skripsi, Makalah, Modul Diklat Educational Value Ijazah, Sertifikat Training Documentary Value Foto Perkawinan, Foto Wisuda, Foto Kejuaraan, VCD PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  44. SIKLUS ARSIP • Tahap penciptaan • Sebagai media informasi untuk perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan • Arsip Eksternal (surat, laporan) diluar kendali organisasi • Arsip Internal ( terkendali ) • Tahap pemanfaatan • Arsip dinamis aktif frekuensi penggunaannya tinggi • Arsip dnamis inaktif frekuansi jarang • Tahap penyimpanan To file and to find • Tahap pemindahan Pemindahan dari dinamis aktif ke dinamis inaktif • Tahap pemusnahan • Dibuang ke tempat sampah • Menggunakan mesin PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  45. GEJALA SISTEM KEARSIPAN KURANG EFEKTIF • Sulit mencari arsip yg diperlukan • Hilangnya arsip penting • Kondisi “Banjir Arsip” • Ruang Kantor Tersita untuk • menyimpan arsip DEFINISI FILING Proses klasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar mudah ditemukan jika dibutuhkan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  46. 5 Sistem Filling • Sistem Alphabetis • Arsip bedasarkan abjad ( a,b,c .. ) misal : surat, formulir, laporan • Diklasifikasikan berdasar nama perusahaan, orang, instansi, tempat, barang • Sistem filing subjek Masalah² dikelompokan jadi satu subjek. misal : kepegawaian ( cuti, kenaikan pangkat/kuangan/gaji, lumpsum ) • Sistem nomor Arsip berdasarkan kode nomor dengan sebagai pengganti nama orang / instansi • Sistem geografis Arsip berdasarkan daerah wilayah / geografis • Sistem kronologis • Arsip disusun menurut tanggal masukl dan keluar • Surat masuk yang terakhir ditempatkan paling depan PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  47. PERALATAN FILING • Filing cabinet ( Almari arsip ) • Daya tampung 5.000 kertas disusun vertikal berderet kebelakang • Perlu ruangan untuk memindahkan keluar masuknya arsip surat • Guide Sebagai petunjuk dan pemisah • Folder • Tempat untuk menempatkan arsip dalam file • Berwujud lembaran berlipat tanpa daun penutup PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  48. PENYIMPANAN (FILING) ARSIP Pemeriksaan arsip • Diperiksa apakah sudah ada instruksi untukk disimpan ( realse mark, file, simpan ). • Surat yang masih dalam proses jangan disimpan. • Mengindeks • Menentukan nama apa / subjek apa surat disimpan • Sistem abjad nama pengirim Sistem numerik angka, dsb • Memberi tanda • Pengkodean dengan memberi tanda garis dengan warna pada kata lengkap • Surat mudah disortir • Mensortir Arsip Mengelompokan surat untuk disimpan • Menyimpan arsip di filing cabinet PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  49. PENEMUAN ARSIP (RETRIEVAL) • Peminjam Mengisi Formulir: - nama peminjam - nomor arsip - tanggal harus kembali - pengesahan petugas • Menaruh Kartu Subsitusi (Out Guide / Out Folder) a. Identifikasi arsip sedang dipinjam b. Penyimpanan mudah • Sekretaris tanggung jawab terhadap arsip, berwenang simpan + ambil arsip • Tindak lanjut menagih + mengingatkan pada peminjam PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

  50. Rasio Penemuan = Jumlah arsip ditemukan x 100%Jumlah arsip Arsip dicari = 60Arsip ditemukan = 56Ratio penemuan= 97,7 %a. > 99,5 % = arsip disimpan baikb. 97 % - 99,5%= arsip kondisi memuaskanc. < 97 % = arsip perlu dibenahi PRAJAB III - MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

More Related