1. Develop a clear writing style

1. Stilistische Fallen imtechnischenEnglisch– und LösungenDavid BurkhartVortrag für die tekom NordrheinAachen 8. Oktober, 2009

2. 1. Develop a clear writing style Technical English uses simple, direct, easily-understandable vocabulary. Examples • File not found • NO STEP • Bad data

3. Develop a clear writing style 1. Use simple grammatical structures. Avoid subordinate clauses. Loading a cassette module: • Place a new cassette in the cassette module. • Lock it into position. • Press the Pump key on the operating panel of the cassette module. The cassette module closes automatically and is pumped down.

4. Develop a clear writing style 2. Keep your sentences short and simple. Do not write like this: • Over the last several decades, increasingly exacting demands have been placed on the quality and functionality of electronic components in the motor vehicles, and this trend is set to continue.

5. Develop a clear writing style 3. Avoid substantival expressions. Do not write like this: The two workers accomplished the division of the material into two piles.

6. Develop a clear writing style Das Ablösen des Etikettes vom Übergabestempel erfolgt druckluftunterstützt. Suggested procedure: 1. Rewrite the German text in simple German. 2. Translate that. Do not attempt to translate poor German into English directly! It won′t work!

7. Develop a clear writing style We first rewrite this into simpler German: Mittels Druckluft wird das Etikett vom Übergabestempel abgelöst.

8. Develop a clear writing style This is easy to translate: With compressed air, the label is removed from the transfer stamp.

9. Develop a clear writing style Die Zugriffsberechtigungen und die Zuordnung eines Nutzers zu einer dieser Gruppen dürfen auch durch die Systemadministratoren nicht veränderbar sein.

10. Develop a clear writing style Die Systemadministratoren dürfen die Zugriffsberechtigungen … nicht verändern können? Die Systemadministratoren dürfen die Zugriffsberechtigungen … nicht verändern?

11. Develop a clear writing style Die Systemadministratoren dürfen die Zugriffsberechtigungen und die Zuordnung eines Nutzers zu einer dieser Gruppen nicht verändern. The system administrators are not allowed to change the access privileges and the assignment of a user to one of these groups.

12. Develop a clear writing style: examples 1. Um ein Verstopfen des Systems zu vermeiden, muß in regelmäßigen Intervallen ein Reinigungvorgang erfolgen 2. Der Reinigungsprozess erfolgt durch das Drehen der Maschine im Servicebetrieb. 3. ... Diese Teile sind im wesentlichen zusammengefaßt im Elektronik-Schrank.

13. Develop a clear writing style: examples 4. Data Warehousing ist hierzulande erst von sehr wenigen Anwendererfahrungen geprägt. 5. Neben den eigentlichen Parametern enthalten diese Dateien auch Kommentare, mit denen die Wirkungsweise der einzelnen Werte dargestellt bzw. die für den einzelnen Parameter möglichen Werte angegeben werden. 6. Der Menüpunkt Fläche zeigt die Gesamtfläche des aktuellen Raumes, ohne Abzug von Stützen- und Säulenflächen an. Im Textausdruck findet eine Differenzierung statt.

14. 2. Avoid substantival expressions • Erfahrung, Erfolg und deren Interaktionen • Experience, success and their interactions

15. Avoid substantival expressions Problem English does not typically use substantival structures like this. Recommendation Use a verbal pattern. Applying the recommendation…

16. Avoid substantival expressions • Experience, success and how they interact • Experience, success and the way they interact

17. Avoid substantival expressions • It is possible that the rejection of the constitution might provoke a radical restructuring of the European unification project. • If the French reject the constitution, the European unification project could be radically restructured.

18. Avoid substantival expressions General topics should always be introduced with the –ing (gerund) form. • 3.2 EOF-Byte-Überprüfung • 3.2 Checking the EOF byte • 4.5 Aligning the cams • 12.7 Inspecting the machine

19. Avoid substantival expressions: examples 1. Compulsory reading material 2. In addition, the software provides virtual input devices which allow you the direct input on the screen. 3. Mit uns gibt es keinen Ausverkauf städtischer Wohnungen.

20. 3. Use …-ing for complex thoughts The English language has a grammatical device, the gerund, which allows us to express complex ideas very simply. Example • More and more electronic circuits are being built into vehicles, and the demands made of testers are increasing. Or: • More and more electronic circuits are being built into vehicles. The demands made of testers are increasing.

21. Use …-ing for complex thoughts Problem This is choppy and difficult to read. Recommendation Use the pattern … -ing for complex thoughts. Applying the recommendation • More and more electronic circuits are being built into vehicles, increasing the demands made of testers.

22. Use …-ing for complex thoughts • Der äußerst robuste und schwere Verladekopf drückt die speziell entwickelte Kunststoffdichtung optimal in die Tanköffnung und sorgt somit für eine staubfreie Verladung. The following translation reads well: • The extremely robust and heavy loading nozzle presses the specially developed plastic seal optimally into the tank opening, ensuring dust-free loading.

23. Use …-ing for complex thoughts • Benutzt man statt Gleichstrom Wechselstrom, so bezeichnet man den im Wechselstromkreis gegebenen Widerstand mit Z und erhält für die obige Grundformel … The following translation reads well: • If AC current is used instead of DC, then the resistance in the AC circuit is designated as Z, resulting in the following for the above basic equation …

24. Use …-ing for complex thoughts: exercises 1. Yachting excellence is revolutionizing the boating industry and opens up new worlds of experience to spoiled yacht lovers. 2. Check the cable before you check the electrodes. 3. Die Umstellung der Bordspannung auf 24 V verursacht weitere Probleme.

25. 4. Avoid using the passive voice Use the passive voice only: 1. If the agent is totally unimportant: • Robots are used for repetitive activities. or: 2. To emphasize the important thing: • Ink droplets are ejected from the nozzle at high speed.

26. Avoid using the passive voice • Durch Eingabe eines zweistelligen Parameters wird die Zeit vorgewählt. • Select a time by entering a two-digit parameter.

27. Avoid using the passive voice: examples 1. It is maintained by the contractor that ... 2. Your letter has been received by us, and ... 3. When the display has been noted and is no longer needed, press the R/S button to proceed with the program.

28. 5. Each sentence shouldcommunicate only one thought Do not attempt to express the following in a single sentence: Die einzelnen per Tastendruck abrufbaren Menüs entnehmen Sie bitte folgenden Bildern. Damit bei Wechsel der Flaschengröße seitens des Abfüllbetriebes der Strahlengang angepaßt werden kann, ist eine Justiervorrichtung erforderlich, die den Strahl in der Meßbox genau an die zu analysierende Flaschengröße anpaßt.

29. Each sentence should communicateonly one thought: examples 1. The increasing amount of in-boat electronics is causing ever greater complexity in terms of the interactions of individual components and is the biggest challenge facing the boat industry's entire value chain. 2. The TG4 has a stainless steel front this will help in cleaning the oven.

30. 6. Avoid amputated sentences • Mit der Taste FAST kann die TEACH-Geschwindigkeit umgeschaltet werden. (Funktion, wie Manuell-Betrieb). Recommendation Fully write out the thought in parentheses. • … Dafür verwendet man die Funktion zur Geschwindigkeitsumschaltung, die auch im Manuell-Betrieb zur Verfügung steht.

31. Avoid amputated sentences How do you express the following in English? • Durch Drücken der Reset-Taste ... • Nach Erreichen der Obergrenze ... • Programmabbruch mit der Abort-Taste

32. Avoid amputated sentences • Programmabbruch mit der Abort-Taste 1. Write a fully written-out German sentence. Example: • Wenn Sie die Ausführung des Programms abbrechen möchten, dann drücken Sie die Abort-Taste. 2. Say that in English. • If you want to abort program execution, then press the Abort key.

33. Avoid amputated sentences • Durch Drücken der Reset-Taste wird zum Hauptmenü zurückgekehrt. • Durch Drücken der Reset-Taste Rückkehr zum Hauptmenü. If it is clear that the user is to do something, then write the sentence as a command: • Drücken Sie die Reset-Taste, um zum Hauptmenü zu gelangen. • Press the Reset key to return to the main menu.

34. Avoid amputated sentences: examples 1. Bei Verwendung der Schrittgröße 4 sollte immer dann in das special-Menü zurückgekehrt werden, wenn mit Sicherheit davon auszugehen ist, daß das Ölfilter verschmutzt oder beschädigt ist. Ansonsten Verletzungsgefahr!

35. Avoid amputated sentences: examples 2. Auswahl der Leerfahrfunktion generell nur bei vorheriger Entfernung aller Flaschen vom Förderband möglich! Sonst Flaschenstau!

36. Avoid amputated sentences: examples 3. Die Voraussetzung für die Benutzung der Maus ist jedoch die Auswahl des Treibers L1 durch den autorisierten Benutzer (Punkt Maustreiber im Menü Systemeinstellungen). Bei Verwendung des falschen Treibers bzw. Nichtauswahl eines Treibers erfolgt Fehlfunktion der Maus. Nach Auswahl des Treibers Warmstart des Rechners erforderlich (Reset).

37. Avoid amputated sentences: examples 4. Rückspulen des Bandes durch gleichzeitiges Drücken der Tasten Back und Tape. Hörbares Bandendegeräusch nach Erreichen des Bandendes dann Stop drücken.

38. 7. Decompress compact wordings • Schwellenhöhe beachten! Poor English • Heed threshold height! The problem: The German sentence is an overly compact way of warning people to not underestimate the distance to the ground. The poor translation does not tell people what they are supposed to do.

39. Decompress compact wordings Recommendation Determine what the author means. Then write out what he or she means, in full detail. Tell people exactly what to do!

40. Decompress compact wordings • The ground might be very far down. So be very careful when you leave the subway and step down to the ground. Do not fall and break your legs!

41. Decompress compact wordings • Comply with the wiring instructions issued by the manufacturer when motors are powered by inverters.

42. Decompress compact wordings: examples 1. Please take note of the reduced grease utilization period of the ball bearings after storage periods exceeding one year. 2. Die Transistoren T14 und T9 sehen ähnlich aus, Vertauschungsgefahr!

43. Decompress compact wordings: examples 3. Save the data if necessary. 4. Wasserstand kontrollieren, evtl. nachfüllen.

44. 8. First word = conceptual subject • Das Herz des Systems ist der Hebearm. Poor English • The heart of the system is the lifting arm.

45. First word = conceptual subject Recommendation 1. Identify who or what is doing something in each sentence. That is the conceptual subject of the sentence. 2. Make sure this conceptual subject is the grammatical subject of the sentence. Rewrite the text if it is not. 3. Place this grammatical subject at the very beginning of the sentence.

46. First word = conceptual subject Applying the recommendation • The lifting arm is the heart of the system. This is easy to understand.

47. First word = conceptual subject Word order is actually much more complicated than the above discussion would have you believe. The fundamental rule is: Always keep the main message together. Never provide details within the main message. Example • John saw last Tuesday afternoon the new car.

48. detail detail main message First word = conceptual subject Where do we put details? We place details either before or after the main message, like this:

49. First word = conceptual subject When do details go before the main message, when afterwards?

50. First word = conceptual subject If a detail is important, then it goes first. For example: • Last Tuesday afternoon, John saw the new car.(When did John see the new car?) If the detail is unimportant, then it goes last. For example: • John saw the new car last Tuesday afternoon.