Iskolatitkár továbbképzés

1. Iskolatitkár továbbképzés 2012. február 21. Készítette: Schätz Andrea

2. Tartalom Iratkezelés • Jogszabályi előírások (törvények, rendeletek) • Iratkezelés (érkeztetés, iktatás, elektronikus iktatás, irattár, selejtezés, levéltári átadás stb.) • Helyi szabályozások (iskolatitkár munkaköri leírása, SZMSZ, adatvédelem, iratkezelési szabályzat, pecsétkezelés stb.) • Iratkészítés (az iskolában előforduló hivatalos levelek)

3. Tanügyi nyomtatványok • Jogszabályi előírások (rendelet) • Kötelező nyomtatványok fajtái • Nyomtatványok rendelése • Nyomtatványok nyilvántartása (okmányjellegű szigorú számadású nyomtatványok: törzslap, bizonyítvány) Bizonyítványok • Jogszabályi előírások (rendelet) • Bizonyítványok kezelése (nyilvántartás, helyes tárolás, bizonyítvány másolat, másodlat kiadása, rontott bizonyítványok, selejtezés) • Bizonyítványokba beírható záradékok

4. Iratkezelés Jogszabályok: • 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről • 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről • 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről (4. számú melléklet a 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelethez A nevelési-oktatási intézmények ügyintézésének iratkezelésének általános szabályai és a tanügyi nyilvántartások) • 1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról (2011. évi CXC törvény a köznevelésről, hatályos 2012.09.01.) • 2011. évi CXII. Törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (elődje: 1992. évi LXIII. törvény A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról)

5. 1995. évi LXVI. törvénya köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről A törvény célja 1. § E törvény célja annak biztosítása, hogy a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga — ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel — szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék; … A törvény hatálya 2. § E törvény hatálya kiterjed a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára; …

6. Értelmező rendelkezések 3. § E törvény alkalmazása során a) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet; b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy; c) irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja; d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

7. f) irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége; g) irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely; h) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység; i) irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

8. j) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat; k) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat; l) levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény; m) közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat — ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is — végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

9. r) közlevéltár illetékessége (illetékességi köre): a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni; A köziratok kezelése és védelme 9. § (1) A közfeladatot ellátó szerv köteles a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni; b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó — az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló — ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni; c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni;

10. d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni; e) az elintézett ügyek iratait — az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett — irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni; f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni; g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt — a 12. §-ban előírtak szerint — saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.

11. 9. § (folytatása) (2) Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, valamint a megfelelő tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftver használatáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős. (4) Az e törvényben, valamint a 35/A. § (1) bekezdése szerinti kormányrendeletben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi, vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv (a továbbiakban együtt: iratkezelési szabályzat) tartalmazza.

12. A köziratok levéltárba adása (12. §) 12. § (1) A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait — az (5) bekezdésben meghatározott kivétellel — a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. (2) A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg.

13. Általános levéltárak 18. § (1) A megyei levéltár területi általános levéltárként az arra kijelölt államigazgatási szerv közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a megye közigazgatási területén működő helyi és nemzetiségi önkormányzatok testületeinek, hivatalainak és intézményeinek, ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a megye közigazgatási területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe. (2) A fővárosi önkormányzat levéltára területi általános levéltárként a főváros önkormányzatának közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó önkormányzat, valamint az illetékességi területén székhellyel rendelkező nemzetiségi önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, ezek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá a főváros közigazgatási területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem tartozik más levéltár illetékességi körébe.

14. A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése 11. § A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét — az iratkezelési szabályzat alapján — az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba — a minősített adatot tartalmazó iratok kivételével — és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja; b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg; c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi.

15. 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 35/A. § Felhatalmazást kap a Kormány, hogy rendeletben állapítsa meg a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeit, valamint a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét (335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet ) A rendelet hatálya § (1) E rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és – a (2) bekezdésben foglalt korlátozással – azok irattári anyagára terjed ki. E rendelet határozza meg a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésének egységes követelményeit, továbbá a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét.

16. Értelmező rendelkezések 2. § E rendelet alkalmazásában 10. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele; 12. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően; 13. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik; 14. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot; 17. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód; 23. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;

17. 24. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak; 25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;(bizonyítvány) 26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat; (bizonyítvány) 27. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése; 28. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható; 29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól; 31. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése; 33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;

18. Az iratkezelésre vonatkozó belső szabályzatokra vonatkozó rendelkezések Az iratkezelés szabályozása 3. § (1) (2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell. (3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

19. Iskolatitkár alkalmazása 1. számú melléklet az 1993. évi LXXIX. törvényhez [A törvény 15. §-ának (3) bekezdéséhez, 16. §-ának (4) bekezdéséhez, 39. §-ának (3) bekezdéséhez és a 118. § (3) bekezdéséhez] A nevelési-oktatási intézményekben foglalkoztatott vezetők és alkalmazottak létszáma, a költségvetési hozzájárulás megállapításának elvei, a vezetők és a beosztott pedagógusok kötelező óraszáma a közoktatási intézményekben További foglalkoztatás a nevelési-oktatási intézményekben 1. Gazdasági, ügyviteli, műszaki, kisegítő, karbantartó, fűtő, udvari munkás, portás stb. munkakörökben az ellátandó feladatoktól függően ajánlott megoldani a foglalkoztatást. 2. A nevelési-oktatási intézményekben – a feladatoktól függően – az 1. részben ajánlott foglalkoztatásokon túl

20. c) speciális végzettségű szakemberek [például orvos, pszichológus, szociális munkás, szociálpedagógus, könyvtártechnikus, könyvtáros asszisztens, iskolatitkár (óvodatitkár), szabadidő-szervező, pedagógiai asszisztens, oktatástechnikus, számítógép-kezelő, számítógép rendszerprogramozó, laboráns, ügyviteligépkezelő, munkaügyi, személyzeti és oktatási előadó] foglalkoztathatók, d) rendszergazda, ha a tanulói létszám eléri a háromszázat.* 3. A fenntartó biztosítja az 1. és a 2/c) pontban felsorolt munkakörök betöltéséhez, szakemberek foglalkoztatásához szükséges létszámot (a továbbiakban: technikai létszám). Az iskolatitkári feladatokat nem jogszabály határozza meg! Munkakörét munkáltatója (igazgató) a munkaköri leírásában határozza meg, illetve az iskola saját szabályzataiban is (iratkezelési szabályzat, adatvédelmi szabályzat stb.) határozhat meg részére feladatokat, hatásköröket, felelősségi köröket. Iratminta 1.

21. Az iratkezelés felügyelete a szerven belül 5. § Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős. 6. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat: a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen; b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető; c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen; d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva legyenek;

22. e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen; f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen; g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson. 7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik: a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását; b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről; c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;

23. d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról; e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről; f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról. 8. § (1) A közfeladatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. (2) Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók. (adatvédelmi szabályzat)

24. Helyi szabályozás Jogszabályi előírás: 1995. évi LXVI. Törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről Az iratkezelési szabályzatok kiadása 10. §(1) Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki: a) a közfeladatot ellátó szerv – e törvényben foglalt kivételekkel – az illetékes közlevéltárral egyetértésben, (3) A 10. § (1) bekezdés b) pontja és a 10. § (2) bekezdésének a) pontja szerinti iratkezelési szabályzatokat a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban is kiadhatja. 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelet a nevelési-oktatási intézmények működéséről (4. számú melléklet a 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelethez A nevelési-oktatási intézmények ügyintézésének iratkezelésének általános szabályai és a tanügyi nyilvántartások

25. 4. számú melléklet a 11/1994. (VI. 8.) MKM rendelethezA nevelési-oktatási intézmények ügyintézésének iratkezelésének általános szabályaiés a tanügyi nyilvántartások a) Ha az irat burkolata sérült vagy felbontottan érkezett, az adatkezelő rávezeti a ,,sérülten érkezett'', illetőleg a ,,felbontva érkezett'' megjegyzést, az érkezés keltezését, és aláírja. b) A személyesen benyújtott iratok átvételét kérelemre igazolni kell. c) Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani a névre szóló iratokat, a diákönkormányzat, az óvodaszék, iskolaszék, kollégiumi szék, a szülői munkaközösség, a munkahelyi szakszervezet és más társadalmi szervezet részére érkezett leveleket, továbbá azokat az iratokat, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának. A névre szóló iratot, amennyiben az hivatalos elintézést igényel, felbontást követően haladéktalanul vissza kell juttatni az iratkezelőhöz.

26. a) A nevelési-oktatási intézménybe érkezett, illetőleg azon belül keletkezett iratokat iktatni kell. Az iktatás iktatókönyvbe történő bevezetéssel, naptári évenként újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. A beérkezett iratokon és az iktatókönyvben fel kell tüntetni az érkezés napját, az iktatószámot, az irat mellékleteinek számát és az irattári tételszámot. Az irathoz az iktatást követően csatolni kell az irat előzményeit. b) A meghívókat, közlönyöket, sajtótermékeket és reklámcélú kiadványokat nem kell iktatni. c) Ha az iratok száma egy naptári évben meghaladja a százat, évenként név- és tárgymutatót kell vezetni. d) Ha az óvodai nevelés, iskolai nevelés és oktatás nemzeti és etnikai kisebbségi nyelven folyik, a gyermekek óvodai nevelésével, iskolai oktatásával kapcsolatosan keletkezett iratokat külön iktatókönyvben, két nyelven — a kisebbségi és magyar nyelven — kell iktatni és tárgymutatózni. e) Az iktatott iratokat az ügy elintézőjének a nevelési-oktatási intézményen belüli rendelkezések szerint kell átadni.

27. f) Az iratnak tartalmaznia kell a nevelési-oktatási intézmény nevét, székhelyét, az iktatószámot, az ügy elintézőjének megnevezését, az ügyintézés helyét és idejét, az irat aláírójának nevét, beosztását és a nevelési-oktatási intézmény körbélyegzőjének lenyomatát. (iratkészítés) g) Ha az ügy jellege megengedi, az ügyiratban foglaltak távbeszélőn, illetőleg a jelenlévő érdekelt személyes tájékoztatásával is elintézhetők. Távbeszélőn vagy személyes tájékoztatás keretében történő ügyintézés esetén az iratra rá kell vezetni a tájékoztatás lényegét, az elintézés határidejét és az ügyintéző aláírását. h) A határozatot meg kell indokolni. A határozatnak tartalmaznia kell a döntés alapjául szolgáló jogszabály megjelölését, illetőleg, ha a döntés mérlegelés alapján történt, az erre történő utalást, valamint az eljárást megindító kérelem benyújtására történő figyelmeztetést. (iratkészítés) i) Az iratokat úgy kell kézbesíteni, hogy annak megtörténte, továbbá az irat átvételének a napja megállapítható legyen. (iratkészítés, tértivevény)

28. a) Az elintézett iratokat irattárba kell helyezni. Az irattári őrzés idejét az irattári terv határozza meg. Az irattári őrzés idejét az irat végleges irattárba helyezésének évétől kell számítani. A határidő nélküli őrzési idővel megjelölt irattári tételeket a nevelési-oktatási intézmény jogutód nélküli megszűnése esetén kell megküldeni az illetékes levéltárnak. Az irattári terv nem selejtezhető tételeit, továbbá azokat a tételeket, amelyek kiselejtezéséhez az illetékes levéltár nem járult hozzá — ha a levéltár másképpen nem rendelkezett — ötven év után át kell adni az illetékes levéltárnak. b) Az irattárban őrzött iratokat legalább ötévenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az őrzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. Az iratok selejtezését a nevelési-oktatási intézmény vezetője rendeli el és ellenőrzi. A tervezett iratselejtezést harminc nappal előbb be kell jelenteni az illetékes levéltárnak.

29. c) A selejtezésre szánt iratokról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell a selejtezett irattári tételeket, az irattárba helyezés évét és az irat mennyiségét. A selejtezési jegyzőkönyv kettő példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. A selejtezett iratokat megsemmisíteni, hasznosítani csak a levéltárnak — a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett — hozzájárulása alapján lehet. d) Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutódlással szűnik meg, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, továbbá az irattárat a jogutód veszi át. Az el nem intézett, folyamatban lévő ügyeket a jogutód iktatókönyvébe be kell vezetni. Az irattár átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek egy példányát meg kell küldeni az illetékes levéltárnak. e) Ha a nevelési-oktatási intézmény jogutód nélkül szűnik meg, a nevelési-oktatási intézmény vezetője a fenntartó intézkedésének megfelelően gondoskodik a d) pontban felsorolt feladatok ellátásáról. A jogutód nélkül megszűnő intézmény irattárában elhelyezett iratainak jegyzékét — az iratok elhelyezésével kapcsolatos intézkedésről szóló tájékoztatást — a nevelési-oktatási intézmény vezetője megküldi az illetékes levéltárnak.

30. Irattári terv (MKM rendelet alapján) Irattári tétel- számÜgykör megnevezéseŐrzési idő (év) Vezetési, igazgatási és személyi ügyek 1. Intézménylétesítés, -átszervezés, -fejlesztés nem selejtezhető 2. Iktatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek nem selejtezhető 3. Személyzeti, bér- és munkaügy 50 4. Munkavédelem, tűzvédelem, balesetvédelem, baleseti jegyzőkönyvek 10 5. Fenntartói irányítás 10 6. Szakmai ellenőrzés 10 7. Megállapodások, bírósági, államigazgatási ügyek 10 8. Belső szabályzatok 10 9. Polgári védelem 10 10. Munkatervek, jelentések, statisztikák 5 11. Panaszügyek 5

31. Nevelési-oktatási ügyek Irattári tétel- számÜgykör megnevezéseŐrzési idő (év) 12. Nevelési-oktatási kísérletek, újítások 10 • Törzslapok, póttörzslapok, beírási naplók nem selejtezhető 14. Felvétel, átvétel 20 15. Tanulói fegyelmi és kártérítési ügyek 5 16. Naplók 5 17. Diákönkormányzat szervezése, működése 5 18. Pedagógiai szakszolgáltatás 5 • Szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése 5

32. 20. Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások 5 21. Gyakorlati képzés szervezése 5 22. Vizsgajegyzőkönyvek 5 23. Tantárgyfelosztás 5 24. Gyermek- és ifjúságvédelem 3 25. Tanulók dolgozatai, témazárói, vizsgadolgozatai 1 • Alapvizsga, érettségi vizsga, szakmai vizsga dolgozatai 2

33. Gazdasági ügyek Irattári tétel- számÜgykör megnevezéseŐrzési idő (év) 27. Ingatlan-nyilvántartás, -kezelés, -fenntartás, épülettervrajzok, helyszínrajzok, használatbavételi engedélyek határidő nélküli 28. Társadalombiztosítás 50 29. Leltár, állóeszköz-nyilvántartás, vagyonnyilvántartás, selejtezés 10 30. Éves költségvetés, költségvetési beszámolók, könyvelési bizonylatok 5 31. A tanműhely üzemeltetése 5 32. A gyermekek, tanulók ellátása, juttatásai, térítési díjak 5

34. Adatkezelés 1993. évi LXXIX. törvény a közoktatásról - jelenleg hatályos - (2011. évi CXC törvény a köznevelésről, hatályos 2012.09.01.) 2. számú melléklet az 1993. évi LXXIX. törvényhez (A törvény 40. §-ához) A közoktatási intézményekben nyilvántartott és kezelt személyes és különleges adatok Az alkalmazottak adatai 1. E törvény alapján nyilvántartott adatok: a) név, születési hely és idő, állampolgárság; b) lakóhely, tartózkodási hely, telefonszám, azonosító szám; c) munkaviszonyra, közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó adatok — iskolai végzettség, szakképesítés, alkalmazási feltételek igazolása, — munkában töltött idő, közalkalmazotti jogviszonyba beszámítható idő, besorolással kapcsolatos adatok,

35. — alkalmazott által kapott kitüntetések, díjak és más elismerések, címek, — munkakör, munkakörbe nem tartozó feladatra történő megbízás, munkavégzésre irányuló további jogviszony, fegyelmi büntetés, kártérítésre kötelezés, — munkavégzés ideje, túlmunka ideje, munkabér, illetmény, továbbá az azokat terhelő tartozás és annak jogosultja, — szabadság, kiadott szabadság, — alkalmazott részére történő kifizetések és azok jogcímei, — az alkalmazott részére adott juttatások és azok jogcímei, — az alkalmazott munkáltatóval szemben fennálló tartozásai, azok jogcímei, — a többi adat az érintett hozzájárulásával. 3. Az 1. pontban felsorolt adatok továbbíthatók a fenntartónak, a kifizetőhelynek, bíróságnak, rendőrségnek, ügyészségnek, helyi önkormányzatnak, közigazgatási szervnek, a munkavégzésre vonatkozó rendelkezések ellenőrzésére jogosultaknak, a nemzetbiztonsági szolgálatnak.

36. A gyermekek, tanulók adatai 1. E törvény alapján nyilvántartott adatok: a) a gyermek, tanuló neve, születési helye és ideje, állampolgársága, lakóhelyének, tartózkodási helyének címe, társadalombiztosítási azonosító jele, telefonszáma, nem magyar állampolgár esetén a Magyarországon való tartózkodás jogcíme és a tartózkodásra jogosító okirat megnevezése, száma; b) szülő neve, lakóhelye, tartózkodási helye, telefonszáma; c) a gyermek óvodai fejlődésével kapcsolatos adatok; d) a tanulói jogviszonnyal kapcsolatos adatok — felvételivel kapcsolatos adatok, — a tanuló magatartásának, szorgalmának és tudásának értékelése és minősítése, vizsgaadatok, — a tanuló mulasztásával kapcsolatos adatok,

37. — a tanulói fegyelmi és kártérítési ügyekkel kapcsolatos adatok, — a sajátos nevelési igényű gyermek, tanuló fogyatékosságára vonatkozó adatok, — a beilleszkedési, tanulási, magatartási nehézséggel küzdő gyermek, tanuló rendellenességére vonatkozó adatok, – a tanuló- és gyermekbalesetre vonatkozó adatok, – a tanuló diákigazolványának sorszáma, – a tanuló azonosító száma, – a tankönyvellátással kapcsolatos adatok, — a többi adat az érintett hozzájárulásával.

38. 2.Az adatok – az e törvényben meghatározott célból, a személyes adatok védelmére vonatkozó célhoz kötöttség megtartásával – továbbíthatók – fenntartó, bíróság, rendőrség, ügyészség, önkormányzat, közigazgatási szerv, nemzetbiztonsági szolgálat részére valamennyi adat, – sajátos nevelési igényre, a beilleszkedési zavarra, tanulási nehézségre, magatartási rendellenességre vonatkozó adatok a pedagógiai szakszolgálat intézményeitől a nevelési-oktatási intézménynek, illetve vissza, – az óvodai fejlődéssel, iskolába lépéshez szükséges fejlettséggel kapcsolatos adatok a szülőnek, a pedagógiai szakszolgálat intézményeinek, az iskolának, – a magatartás, szorgalom és tudás értékelésével kapcsolatos adatok az érintett osztályon belül, a nevelőtestületen belül, a szülőnek, a vizsgabizottságnak, a gyakorlati képzés szervezőjének, a tanulószerződés kötőjének, illetve, ha az értékelés nem az iskolában történik, az iskolának, iskolaváltás esetén az új iskolának, a szakmai ellenőrzés végzőjének,

39. – a diákigazolvány – jogszabályban meghatározott – kezelője részére a diákigazolvány kiállításához szükséges valamennyi adat, – a gyermek óvodai felvételével, átvételével kapcsolatosan az érintett óvodához, iskolai felvételével, átvételével kapcsolatosan az érintett iskolához, felsőoktatási intézménybe történő felvétellel kapcsolatosan az érintett felsőoktatási intézményhez és vissza, – az egészségügyi, iskola-egészségügyi feladatot ellátó intézménynek a gyermek, tanuló egészségügyi állapotának megállapítása céljából, – a családvédelemmel foglalkozó intézménynek, szervezetnek, gyermek- és ifjúságvédelemmel foglalkozó szervezetnek, intézménynek a gyermek, tanuló veszélyeztetettségének feltárása, megszüntetése céljából, – az állami vizsgák alapján kiadott bizonyítványokat nyilvántartó szervezetnek a bizonyítványok nyilvántartása céljából, továbbá a nyilvántartó szervezettől a felsőfokú felvételi kérelmeket nyilvántartó szervezethez, – a tankönyvforgalmazókhoz, a külön törvényben meghatározott körben és célból.

40. Adatkezelés a közoktatási intézményekben 5. Adattovábbításra a közoktatási intézmény vezetője és – a meghatalmazás keretei között – az általa meghatalmazott vezető vagy más alkalmazott jogosult. 6. Az iratkezelési szabályzatban, ha ilyen készítése nem kötelező, a közoktatási intézmény szervezeti és működési szabályzatának mellékleteként kiadott adatkezelési szabályzatban kell meghatározni az adatkezelés és - továbbítás intézményi rendjét. Az adatkezelés időtartama nem haladhatja meg az irattári őrzési időt. Az adatkezelési szabályzat elkészítésénél, illetve módosításánál nevelési-oktatási intézményben a szülői szervezetet, (közösséget) és az iskolai, kollégiumi diákönkormányzatot egyetértési jog illeti meg. Iratminta 9. Az új köznevelési törvény (2011. CXC. tv.) nem mellékletként, de szinte azonosan határozza meg a köznevelési intézmény adatkezelését.

41. 2011. évi CXII. törvényaz információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról1 A törvény célja 1. § E törvény célja az adatok kezelésére vonatkozó alapvető szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a természetes személyek magánszféráját az adatkezelők tiszteletben tartsák, valamint a közügyek átláthatósága a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez és terjesztéséhez fűződő jog érvényesítésével megvalósuljon. A törvény hatálya 2. § (1) E törvény hatálya a Magyarország területén folytatott minden olyan adatkezelésre és adatfeldolgozásra kiterjed, amely természetes személy adataira, valamint közérdekű adatra vagy közérdekből nyilvános adatra vonatkozik. (2) E törvényt a teljesen vagy részben automatizált eszközzel, valamint a manuális módon végzett adatkezelésre és adatfeldolgozásra egyaránt alkalmazni kell.

42. Értelmező rendelkezések 3. § E törvény alkalmazása során: 1. érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy; 2. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés; 3. különleges adat: a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat;

43. 4. bűnügyi személyes adat: a büntetőeljárás során vagy azt megelőzően a bűncselekménnyel vagy a büntetőeljárással összefüggésben, a büntetőeljárás lefolytatására, illetve a bűncselekmények felderítésére jogosult szerveknél, továbbá a büntetés-végrehajtás szervezeténél keletkezett, az érintettel kapcsolatba hozható, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adat; 5. közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;

44. 6. közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli; 7. hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez; 8. tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri; 9. adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja

45. 10. adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése; 11. adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele; 12. nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele; 13. adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges;

46. 14. adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából; 15. adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából; 16. adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése; 17. adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik; 18. adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is – adatok feldolgozását végzi; 19. adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett;

47. 20. adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely – ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot – az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatait honlapon közzéteszi; 21. adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége; 22. harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval; 23. EGT-állam: az Európai Unió tagállama és az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes más állam, továbbá az az állam, amelynek állampolgára az Európai Unió és tagállamai, valamint az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban nem részes állam között létrejött nemzetközi szerződés alapján az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodásban részes állam állampolgárával azonos jogállást élvez; 24. harmadik ország: minden olyan állam, amely nem EGT-állam.

48. A személyes adatok védelme 4. § (1) Személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. (2) Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető. (3) A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Az érintettel akkor helyreállítható a kapcsolat, ha az adatkezelő rendelkezik azokkal a technikai feltételekkel, amelyek a helyreállításhoz szükségesek. (

49. 4) Az adatkezelés során biztosítani kell az adatok pontosságát, teljességét és – ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges – naprakészségét, valamint azt, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani. Az adatkezelés jogalapja 5. § (1) Személyes adat akkor kezelhető, ha a) ahhoz az érintett hozzájárul, vagy b) azt törvény vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli (a továbbiakban: kötelező adatkezelés). (1993. évi LXXIX. tv. A közoktatásról. 2. sz. mell.)

50. Az adatbiztonság követelménye 7. § (1) Az adatkezelő köteles az adatkezelési műveleteket úgy megtervezni és végrehajtani, hogy az e törvény és az adatkezelésre vonatkozó más szabályok alkalmazása során biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. (2) Az adatkezelő, illetve tevékenységi körében az adatfeldolgozó köteles gondoskodni az adatok biztonságáról, köteles továbbá megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek e törvény, valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek. (3) Az adatokat megfelelő intézkedésekkel védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.