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GUIA PARA NOMBRAR Y ALMACENAR ARCHIVOS DIGITALES DEL AIS

GUIA PARA NOMBRAR Y ALMACENAR ARCHIVOS DIGITALES DEL AIS. Los archivos digitales son almacenados en el directorio “ AISDIGITALES ” del equipo servidor del SISTEMA A.I.S

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GUIA PARA NOMBRAR Y ALMACENAR ARCHIVOS DIGITALES DEL AIS

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  1. GUIA PARA NOMBRAR Y ALMACENAR ARCHIVOS DIGITALES DEL AIS

  2. Los archivos digitales son almacenados en el directorio “AISDIGITALES” del equipo servidor del SISTEMA A.I.S En este directorio actualmente se encuentran los subdirectorios asociados cada modulo del SISTEMA A.I.S - CLIENTES - DOCUMENTOS - MAESTROVEHICULOS - PENDIENTES - POLIZAS - SINIESTROS - VEHICULOS

  3. Los archivos digitales, pueden tener las siguientes extensiones: BMP, JPG, MDI, MSG, PDF, TIF, PNG, JPEG Las extensiones más recomendables son TIF y PDF. A continuación explicamos la forma como deben ser nombrados los archivos digitales que se guardan en cada subdirectorio:

  4. 1. CLIENTES En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los clientes naturales y jurídicos que no dependen de ningún tema relacionado con los SEGUROS. Ejemplo: La cedula del cliente natural, la Cámara de comercio del cliente jurídico Etc. Estos son documentos que no dependen de la aseguradora, el ramo, la póliza etc. La forma como deben ser nombrados estos archivos debe ser la siguiente:

  5. 1.1 Para clientes naturales: Debe ser (Identificación_consecutivo.extension), Por ejemplo si la cedula Del cliente es 98.595.753 y el cliente tiene su cedula y su foto; Entonces guardaríamos los dos archivos digitales con los siguientes nombres en el directorio C:\ AISDIGITALES \ CLIENTES C:\ AISDIGITALES \ CLIENTES \98595753_1. tif C:\ AISDIGITALES \ CLIENTES \98595753_2. tif

  6. 1.2 Para clientes jurídicos: Debe ser (N_Identificación_consecutivo.extensión), por ejemplo si el nit del cliente es 811017269 y el cliente tiene su cámara de comercio y su sipla. Entonces guardaríamos los dos archivos digitales con los siguientes nombres en el directorio C:\ AISDIGITALES\CLIENTES C:\ AISDIGITALES \ CLIENTES \ N_811017269_1.tif C:\ AISDIGITALES \ CLIENTES \ N_811017269_2.tif

  7. 2. DOCUMENTOS En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los documentos de cada póliza. Nota: Actualmente estos documentos llegan directamente de SURAMERICANA por Mail con extensión PDF. La forma como deben ser nombrados estos archivos debe ser la siguiente: Cia_Ramo_Poliza_Documento.Extensión

  8. Por ejemplo: Si tenemos un documento de SURAMERICANA, del ramo AUTOMOVILES, de la póliza 1015, del documento 2405, entonces el documento se guardaría en el directorio C:\ AISDIGITALES \ DOCUMENTOS de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ DOCUMENTOS \0_40_10115_2405.Tif Nota: Pero puede ser que el documento tenga otros subdocumentos asociados a él? Entonces la forma de guardar los otros subdocumentos asociados seria con la siguiente nomenclatura:

  9. Cia_Ramo_Poliza_Documento_Consecutivo.Extensión. Por ejemplo si hubiera otros dos subdocumentos asociados al documento 2405, entonces los subdocumentos se debe guardar de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ DOCUMENTOS \0_40_10115_2405_1.Tif C:\ AISDIGITALES \ DOCUMENTOS \0_40_10115_2405_2.Tif

  10. 3. MAESTROVEHICULOS En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los vehículos, que no dependen de ninguna Aseguradora, póliza o ramo, por ejemplo documentos como el manifiesto de aduana, las improntas, su foto, etc. La forma como deben ser nombrados estos archivos debe ser la siguiente: Placa_Consecutivo.Extensión Si por ejemplo tenemos la foto y las improntas del vehiculo con placa EQV09A Entonces sus dos documentos digitales deben quedar guardados y nombrados de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ MAESTROVEHICULOS \ EQV09A_1.Tif C:\ AISDIGITALES \ MAESTROVEHICULOS \ EQV09A_2.Tif

  11. 4. PENDIENTES En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los pendientes: Muchos de estos son solicitudes que están pendientes por expedir, renovaciones, etc. Esta parte no es funcional explicarla en este momento, porque la forma como se nombran los pendientes, depende de un consecutivo que genera el SISTEMA A.I.S en el momento que se registra el pendiente. Una vez se registra el pendiente, el sistema AIS, crea una subcarpeta en el directorio: C:\ AISDIGITALES \ PENDIENTES, con el consecutivo del pendiente.

  12. Por ejemplo si el pendiente que se acabo de crear se genera con el consecutivo 205, entonces el subdirectorio quedaría creado de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ PENDIENTES \205 Y en dicho subdirectorio se guardarían los archivos digitales asociados a este pendiente, con la siguiente nomenclatura: Pendiente_consecutivo.extensión. Si por ejemplo el consecutivo 205, tiene dos archivos digitales asociados (La solicitud y un examen medico), entonces los dos archivos digitales del pendiente 205, quedaría guardados de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ PENDIENTES \ 205 \ 205_1.tif C:\ AISDIGITALES \ PENDIENTES \ 205 \ 205_2.tif

  13. Nota: Pero recuerden que este numero de pendiente lo va asignando el SISTEMA A.I.S. a medida que se van registrando los pendientes.

  14. 5. POLIZAS En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de de las pólizas. La forma como deben ser nombrados estos archivos debe ser la siguiente: Cia_Ramo_Poliza_Consecutivo.Extensión Por ejemplo: Si tenemos la póliza 555 de SURAMERICANA, del ramo VIDA INDIVIDUAL, entonces la póliza se guardaría en el directorio C:\ AISDIGITALES \ POLIZAS de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ POLIZAS \ 0_81_555_1.Tif

  15. Nota: Si hubiera más archivos digitales asociados a la póliza, pero no asociados a un documento de la póliza se guardarían de la misma forma aumentando el consecutivo: C:\ AISDIGITALES \ POLIZAS \0_81_555_2.Tif C:\ AISDIGITALES \ POLIZAS \0_81_555_3.Tif C:\ AISDIGITALES \ POLIZAS \0_81_555_4.Tif C:\ AISDIGITALES \ POLIZAS \0_81_555_5.Tif

  16. 6. SINIESTROS En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los siniestros: El tema de los siguientes es similar al tema explicado en el numeral 4 (pendientes) No es funcional explicarla en este momento porque la forma como se nombran los siniestros, dependen de un consecutivo que genera el SISTEMA A.I.S en el momento que se registra el siniestro. A manera de información les podemos decir que el siniestro se va creando con un consecutivo por ramo por año. Por ejemplo si en este momento el consecutivo del ramo Automóviles va en el numero 110 en el año 2007. Eso quiere decir que el último siniestro fue generado con el nombre “40_2007_110”

  17. Sus archivos digitales asociados deben quedar con la nomenclatura Siniestro_Consecutivo.Extensión Por ejemplo si el anterior siniestro “40_2007_110”, le fuéramos a guardar 3 archivos digitales que tiene asociado. Entonces los archivos digitales quedarían guardados de la siguiente forma. C:\ AISDIGITALES \ SINIESTROS \40_2007_110_1.Tif C:\ AISDIGITALES \ SINIESTROS \40_2007_110_2.Tif C:\ AISDIGITALES \ SINIESTROS \40_2007_110_3.Tif Nota: Pero recuerden que este nombre de siniestro lo va asignando el SISTEMA A.I.S. a medida que se van registrando los siniestros.

  18. 7. VEHICULOS En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los vehículos de pólizas colectivas, que tiene archivo digital asociado a un documento. Por ejemplo: Si tenemos el vehiculo AEH966 de SURAMERICANA, del ramo AUTOMOVILES, de la póliza colectiva 268046, del documento 7920374, entonces el documento se guardaría en el directorio C:\ AISDIGITALES \ VEHICULOS de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ VEHICULOS \ 0_40_268046_7920374_AEH966.pdf Nota: De una forma similar a esta, se esta pensando implementar en el futuro el manejo de documentos digitales, de pólizas colectivas de personas.

  19. 7. VEHICULOS En esta carpeta se deben guardar los archivos digitales de los vehículos de pólizas colectivas, que tiene archivo digital asociado a un documento. Por ejemplo: Si tenemos el vehiculo AEH966 de SURAMERICANA, del ramo AUTOMOVILES, de la póliza colectiva 268046, del documento 7920374, entonces el documento se guardaría en el directorio C:\ AISDIGITALES \ VEHICULOS de la siguiente forma: C:\ AISDIGITALES \ VEHICULOS \ 0_40_268046_7920374_AEH966.pdf Nota: De una forma similar a esta, se esta pensando implementar en el futuro el manejo de documentos digitales, de pólizas colectivas de personas.

  20. 8. GESTIONES En esta carpeta se deben guardar los documentos relacionados con la gestión del cliente, tales como solicitudes, cotizaciones, información, mails etc. Por ejemplo: Si tenemos la gestión 1240 y se desea archivar un digital, este debe ser guardado en el directorio: C:\AISDIGITALES\GESTIONES de la siguiente forma: C:\AISDIGITALES\GESTIONES\1240_1.tif

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