slide1
Download
Skip this Video
Download Presentation
เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 46

เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ - PowerPoint PPT Presentation


  • 208 Views
  • Uploaded on

เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ. Present by. คุณดาริณี หุตะจิตต์ หัวหน้ากลุ่มอัตรากำลังและระบบงาน. เทคนิคการประชุม : วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล ( Effective Meeting) หากการประชุมทุกครั้งถ้าดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธี ก็จะทำให้การประชุมไม่บรรลุความสำเร็จ

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ' - liza


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพเทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ

Present by

คุณดาริณี หุตะจิตต์

หัวหน้ากลุ่มอัตรากำลังและระบบงาน

slide2

เทคนิคการประชุม: วิธีการประชุมอย่างมีประสิทธิผล (Effective Meeting) หากการประชุมทุกครั้งถ้าดำเนินไปอย่างไม่ถูกวิธี ก็จะทำให้การประชุมไม่บรรลุความสำเร็จ

ดังนั้น ผู้บรรยายจึงขอนำเสนอหัวข้อสำคัญเพื่อเป็นการเสริมสร้างประสิทธิผลขององค์กรและของผู้ปฏิบัติ สามารถทำความเข้าใจจากเนื้อหาสาระและนำเอาไปประยุกต์ใช้ได้

slide3

เทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพเทคนิคการประชุมแบบมืออาชีพ

มีบทสำคัญอยู่ 6 บท ดังนี้

บทที่ 1 : เริ่มต้นด้วย 8 คำถาม

บทที่ 2 : การประชุม 5 ประเภท

บทที่ 3 : ขั้นตอนการประชุม

บทที่ 4 : บทบาทการเป็นผู้นำการประชุม

บทที่ 5 : บทบาทผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี

บทที่ 6 : บทบาทของผู้บันทึกผลการประชุม

slide4

บทที่ 1

เริ่มต้นด้วย 8 คำถาม

ก่อนที่ท่านจะได้ติดตามสาระของเทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิผลโดยละเอียด เคยมีคำถาม 8 ข้อ ซึ่งเป็นการสำรวจความคิดเห็นของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา

สำหรับท่านที่สนใจ ท่านสามารถจะลองตอบแบบสอบถาม และตรวจสอบเปรียบเทียบ คำตอบของท่านกับความเห็นของนักธุรกิจสหรัฐอเมริกา เกี่ยวกับการประชุมอย่างมีประสิทธิผลนี้ได้จากหัวข้อคำตอบ

slide5

คำถาม……..จาก

( The Journal of Management Development, Vol. 10, No.1 )

1) กับแนวโน้มที่องค์กรต่าง ๆ จะมีขนาดเล็กลง กระบวนงานมีความกระชับมากขึ้น และมีความสลับซับซ้อนน้อยลงเข้าทำนอง “จิ๋วแต่แจ๋ว” แล้วจะเป็นผลให้ค่อย ๆ หมดความจำเป็นในการประชุมลง และผู้นำยุคใหม่ก็จะใช้เวลาไปกับการประชุมลดน้อยลงด้วยหรือไม่

(คำตอบของท่าน) ………………………………………...

slide6

2) หัวหน้างานที่บริหารการประชุมได้ดี ก่อให้เกิดเป็นการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล จะมีความก้าวหน้าในงานมากกว่าคนอื่นหรือไม่

(คำตอบของท่าน) ………………………………………...

3) การที่ประธานที่ประชุมมีความสามารถเฉพาะตัวในการบริหารกลุ่มผู้ที่เข้าร่วมประชุมให้อยู่ในกฎ กติกา และมารยาทของการประชุมที่ดีได้นั้น ถือว่าเขาทำหน้าที่ได้สมบูรณ์แล้วหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

slide7

4) ประธานที่ประชุมควรมีประสบการณ์ในงานกี่ปี จึงจะสามารถนำประชุมและใช้เวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

(คำตอบของท่าน) ………………………………………...

5) ประธานที่ประชุมที่ทำงานอยู่ในสายงานใด (บริหารทั่วไป บริหารการผลิต บัญชีและการเงิน และบริหารการตลาด) น่าจะมีความสามารถในการบริหารการประชุมได้ดีที่สุด

(คำตอบของท่าน โปรดเรียงลำดับ) 1.……………………………………………………….

2.……………………………………………………….

3.……………………………………………………….

4.……………………………………………………….

slide8

6) เจ้าหน้าที่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล ดูจะรักษาเวลาในการมาเข้าร่วมประชุมตรงตามเวลามากกว่าเจ้าหน้าที่จากฝ่ายอื่น ๆ จริงหรือไม่ (คำตอบของท่าน) ………………………………………...

7) การจัดให้มีการประชุมนอกสถานที่ จะมีประสิทธิผลสูงกว่าการจัดภายในองค์กรจริงหรือไม่

(คำตอบของท่าน) ………………………………………...

8) ภายใต้เจตนารมณ์ที่จะเริ่มประชุม และยุติการประชุมให้ตรงต่อเวลา แต่ในความเป็นจริงกลับเริ่มประชุมได้ช้ากว่ากำหนดการไป 15 นาที และเวลาเลิกประชุมก็ยืดออกไปอีก 15 นาทีด้วยเช่นกัน แล้วอะไรจะเกิดขึ้น

(คำตอบของท่าน) ………………………………………...

slide9

คำตอบ

ของนักธุรกิจในสหรัฐอเมริกา

1) ไม่เป็นความเป็นจริง มีแต่จะเท่าเดิมหรือมากขึ้น เนื่องจากในการปฏิรูปองค์กร จะเป็นผลให้เกิดรูปแบบของการทำงานเป็นทีมมากขึ้นมาแทน ซึ่งทีมงานต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องมีหัวหน้าทีมและลูกทีม ที่จำเป็นต้องมีการประชุมเป็นหัวใจสำคัญ นอกจากนี้แล้ว ในระหว่างทีมงานต่าง ๆ ก็ยังคงต้องอาศัยการประชุมเพื่อประสานงานกัน ให้ราบรื่นอีกด้วย

slide10

2) มีผู้ตอบว่า “ถูกต้อง” ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของจำนวนผู้ตอบทั้งหมดด้วยเหตุผลประกอบที่ว่า หัวหน้างานคนนั้นเสมือนเป็นผู้ที่มีประสิทธิผลสูง มีการประสานงาน ประสานความคิด มอบหมายงาน และติดตามความก้าวหน้าของงานผ่านกระบวนการ และเทคนิคในการประชุม เป็นผลให้งานจำนวนมากชิ้นนั้นสำเร็จลุล่วงในเวลาที่รวดเร็วขึ้น

slide11

3) ถูกต้องเพียงบางส่วน ในความเป็นจริงนั้น การเตรียมการก่อนการประชุม (Planning & reparation) ต่างหากที่จะมีความสำคัญมากกว่าบทบาทของตัวผู้นำการประชุม โดยประสิทธิผลของการประชุมจะเกิดขึ้นจาก :-

๏ วัตถุประสงค์ของการประชุมที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

๏ กำหนดเวลาของแต่ละวาระที่จะประชุมกัน

๏ ความคาดหวังที่จะมีผลในทางปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง

๏ มีการศึกษาหาข้อมูล ข้อเท็จจริง เตรียมทำการบ้านมา

ก่อนจะเข้าประชุม

slide12

4) คำตอบที่ได้แบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม คือ ผู้ตอบเห็นว่า

๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานมากกว่า 20 ปี จะสามารถนำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 66 %

๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานระหว่าง 10 - 20 ปี จะสามารถ

นำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 64 %

๏ ผู้นำประชุมที่มีอายุงานน้อยกว่า 10 ปี จะสามารถ

นำประชุมได้ โดยใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ 69 %

โดยสรุป ก็คือ จะค่อนข้างใกล้เคียง ดังนั้น อายุงานจึงดู

ไม่ค่อยเป็นอุปสรรคต่อการที่จะเป็นผู้นำในการประชุม น่าจะขึ้น

อยู่กับการเตรียมการ และเทคนิคในการนำประชุมที่ถูกต้องมากกว่า

slide13

5) สายบริหารการผลิตและบริหารทั่วไป จะสามารถบริหารการประชุมได้ดีที่สุด เนื่องจากสามารถเตรียมการก่อนการประชุมได้เรียบร้อย มีการเขียนวัตถุประสงค์และวาระการประชุมได้อย่างชัดเจน มีเทคนิคในการดำเนินการประชุมที่ดีกว่า สามารถสรุปผลการประชุมได้ดีกว่าสายงานอื่น ๆ

6) ไม่เป็นความจริง กลุ่มที่ตรงเวลามากที่สุด คือ คนในภาคอุตสาหกรรมการผลิต คงเป็นเพราะระบบงาน และระบบเครื่องอุปกรณ์ที่พวกเขาเผชิญอยู่ทุกวันนั้น เป็นเครื่องสอนให้เกิดจิตสำนึกในเรื่องการรักษาเวลาได้เป็นอย่างดี

slide14

7) ในจำนวนผู้ที่ตอบทุก ๆ 11 คน จะตอบว่า “ใช่” ถึง 10 คน ซึ่งน่าจะมีเหตุผลมาจากการจะไปประชุมนอกสถานที่ทำงานนั้นต้องมีการเตรียมการ และมีการวางแผนอย่างดี รวมทั้งจะไม่เกิดการถูกขัดจังหวะจากงานประจำอีกด้วย

8) ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุม จะตกต่ำลงทันที ผู้เข้าร่วมประชุมอาจมีนัดหมายอื่นรออยู่ อาจเกิดความกระวนกระวายใจขึ้นได้ โดยรวมแล้วก็เท่ากับว่าเป็นสัญญาณเตือนของการบริการการประชุมที่ล้มเหลว

slide15

คำถาม - คำตอบ จากการสำรวจข้างต้นนี้ พอจะสรุปประเด็นสำคัญ ๆ ได้ว่า

๏ การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์กรในยุคใหม่

๏ ประธานที่ประชุมหรือผู้นำประชุมจำเป็นต้องมีเทคนิค

มีการวางแผนและมีการเตรียมการล่วงหน้าที่ดี ซึ่งมีความสำคัญ

มากกว่าประสบการณ์ในการทำงานและสายงานที่สังกัด

๏ ความก้าวหน้าและความสำเร็จองกิจกรรมที่ทีมงาน

รับผิดชอบจะขึ้นอยู่กับประสิทธิผลของการประชุม การมอบหมาย

และการติดตามงานรวมถึงความรับผิดชอบของผุ้เข้าร่วมประชุม

ทุกคนเป็นสำคัญ

slide16

อายุงานและประสบการณ์ในการทำงาน ไม่ได้เป็น

อุปสรรคต่อการบริหารการประชุม ให้มีประสิทธิผลแต่อย่างใด

นักบริหารรุ่นใหม่อายุงานเฉลี่ยประมาณ 10 ปี ก็สามารถทำหน้าที่

ได้อย่างดี

slide17

บทที่ 2

การประชุม 5 ประเภท

1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร

2. การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ

3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์

4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ

5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม

slide18
1. การประชุมเพื่อแจ้งข้อมูลข่าวสาร
  • เป็นการประชุมเพื่อทำความเข้าใจในความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ขององค์กร นโยบายเป้าหมาย และกลยุทธ์ต่าง ๆ รวมถึงวิธีปฏิบัติและระเบียบต่าง ๆ ดังนั้น จึงต้องมีการจัดกลุ่มผู้เข้าประชุมให้สอดคล้องเหมาะสมกับเรื่องที่จะแจ้งให้ทราบ
slide19
2 . การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ

การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศผลสำเร็จของงานเป็นสิ่งสำคัญในยามที่องค์กรต้องการรวบรวมพลัง ความมุ่งมั่นทุ่มเทของพนักงาน การประชุมใหญ่ที่มีผู้เข้าร่วมประชุมหลายร้อยคนควรดำเนินการ ดังนี้

  • ตั้งชื่อการประชุมนี้ให้น่าสนใจ
  • ถ้ามีงบประมาณเพียงพอที่จะไปจัดที่ต่างจังหวัด ก็ยิ่งได้บรรยากาศ
  • ควรมีวิทยากรที่มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักไปร่วมบรรยายด้วย
slide20
3. การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์

การประชุมประเภทนี้เป็นการประชุมที่องค์กรต่าง ๆ ปฏิบัติกันอยู่อย่างสม่ำเสมอ และประยุกต์ใช้ได้กับทุก ๆ ระดับของการทำงาน การร่วมกันคิดสร้างสรรค์โดยการประชุมนี้อาจมีวัตถุประสงค์ได้หลากหลาย เช่น

 เพื่อร่วมกันวิเคราะห์และหาแนวทางแก้ไขปัญหา

 เพื่อระดมความคิด (Brainstorming) ในการพัฒนา

ผลิตภัณฑ์

 เพื่อระดมความคิกในการค้นหาวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

slide21
4. การประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ

การประชุมในลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องที่มีความสำคัญต่อองค์กรไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจแก้ปัญหา กำหนดกลยุทธ์ หรือกำหนดเป้าหมาย ซึ่งองค์ประชุมจะต้องประกอบด้วยผู้นำประชุมที่เป็นผู้บริหารระดับสูง หรือผู้นำองค์กร และสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมก็จะต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และมีอำนาจการตัดสินใจสั่งการในระดับหน่วยงานผู้ปฏิบัติงาน (User Department)

slide22
5. การประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม

ในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน หรือติดตั้งระบบงานใหม่ เช่น การนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้นั้น จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมให้เข้าใจขั้นตอน และวิธีการใช้เครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างถ่องแท้ จึงจะช่วยให้การส่งมอบระบบเป็นไปโดยราบรื่น

การประชุมประเภทนี้จะเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในอัตราที่สูง ซึ่งผู้บริหารจะต้องเข้าใจในความจำเป็นอย่างแท้จริง

slide23
สรุปการประชุมทั้ง 5 ประเภท
  • จะเห็นได้ว่า การประชุมทั้ง 5 ประเภท นี้มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งต่อการบริหารงานในทุก ๆ องค์กร และสามารถแยกได้เป็นกลุ่มตามความคล้ายคลึงกันของการเตรียมการ และการดำเนินการในการประชุม ดังนี้
  • กลุ่มแรก : ได้แก่ การประชุมเพื่อร่วมกันคิดสร้างสรรค์ และการประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ
  • กลุ่มที่สอง : ได้แก่ การประชุมเพื่อแจ้งข้อข่าวสาร การประชุมเพื่อเร่งเร้าจูงใจและประกาศเกียรติคุณ และการประชุมเพื่อสอนงานและฝึกอบรม
slide24

บทที่ 3

ขั้นตอนการประชุม

+ การวางแผนล่วงหน้า

+ การดำเนินการประชุม

+ ปิดการประชุมและติดตามผล

+ บทบาทในการประชุม

slide25

การวางแผนล่วงหน้า

. การกำหนดวัตถุประสงค์

. การกำหนดผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม

. การจัดวาระการประชุม

. กำหนดการประชุมและหนังสือเชิญประชุม

. การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์

slide26

การดำเนินการประชุม

การประชุมที่บรรลุผลสำเร็จมี 8 ขั้นตอน

1. การประชุมต้องเกิดจากความต้องการที่แท้จริง

2. ค่าเป้าหมายสำหรับการประชุม

3. ให้กลุ่มเป็นผู้กำหนดการตัดสินใจ

4. ดำเนินการตามตารางเวลา

5. ให้ความสนใจกับสิ่งสำคัญ

6. ดำเนินการประชุมตามที่วางไว้

7. ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม

8. มีผู้ดำเนินการประชุมที่ดี

slide27

ปิดการประชุมและติดตามผลปิดการประชุมและติดตามผล

. แบบฟอร์มประเมินผลหลังเสร็จสิ้นการ

ประชุม

slide28

บทบาทในการประชุม

1. ผู้ดำเนินการประชุม (Facilitator)

2. ผู้บันทึกผลการประชุม (Note-taker)

3. ผู้บันทึกในกระดาน (Whiteboard Note-keeper)

4. ผู้รักษาเวลา (Time-keeper)

5. ผู้ควบคุมเวลา (Vibes-watcher)

6. สมาชิกผู้เข้าร่วมในการประชุม (Group Member)

slide29

บทที่ 4

บทบาทการเป็นผู้นำการประชุม

+ บุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุม

+ เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการประชุม

+ วิธีการจัดการกับตัวป่วนในที่ประชุม

+ แบบทดสอบการบริหารการประชุมให้มี

ประสิทธิผล

+ คุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศ

+ ข้อชวนคิด : การใช้วิธีการเชิงระบบ

slide30
บุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุมบุคลิกภาพส่วนตัวของประธานที่ประชุม
  • มีความยุติธรรมในการให้โอกาสแก่สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้แสดงความคิดเห็นโดยเสรี
  • มีความมั่นใจในตนเอง โดยศึกษารายละเอียดของหนังสือเชิญประชุมและกำหนดการประชุม รวมถึงวาระการประชุมมาเป็นอย่างดี และมั่นใจว่าจะสามารถบริหารการประชุมให้แก่สมาชิกที่เข้าร่วมประชุมเต็มใจที่จะมีส่วนร่วมในกาประชุมครั้งนี้
  • ความชัดเจนในขั้นตอนการคิด และการตัดสินใจด้วยเหตุ-ด้วยผลรวมถึงทักษะในการวิเคราะห์ ตลอดจนสามารถสรุปประเด็น และสรุปกิจกรรมในแต่ละวาระการประชุม
slide31

เทคนิคและวิธีการต่าง ๆ ที่ใช้ในการประชุม

ช่วงเปิดการประชุม

1. เปิดการประชุมให้ตรงเวลา

2. กล่าวต้อนรับผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อสร้างบรรยากาศ

3. กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและกำหนด พร้อมวาระต่าง ๆ

4. กล่าวแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

5. กล่าวขอความร่วมมือในการออกความเห็น วิเคราะห์ อภิปราย อย่างตรงไปตรงมา

6. ทบทวนการประชุมครั้งก่อน ติดตามความคืบหน้า

slide32
คุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศคุณประโยชน์ของการประชุมที่เป็นเลิศ

1.) ประหยัดเวลาและได้ผลสรุปที่ดี

ผู้นำประชุมที่ดีจะช่วยลดความขัดแย้ง และความเห็นที่ไม่ลงรอยกัน อันเนื่องมาจากรูปแบบและวิธการคิด (Mental Models) ของแต่ละคนที่แตกต่าง

2.) สร้างความกระตือรือร้น และสร้างเสริมพลังของความร่วมมือ

การประชุมที่มีประสิทธิผล จะเป็นวิธีการหนึ่งที่ผู้ร่วมประชุมได้มีโอกาสเรียนรู้ร่วมกัน (Team Learning) ในเรื่องการคิดวิเคราะห์และตัดสินใจรวมถึงการแก้ปัญหาต่างๆ และยังทำให้เกิดกระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้นำประชุมสามารถนำประชุมได้อย่างมีประสิทธิผล ผู้เข้าร่วมประชุมก็เต็มใจที่จะเข้าร่วมประชุมและให้ความร่วมมือทุกวิถีทางของการประชุม

slide33
3.) เป็นการระดมพลังความคิด

พลังความคิดจากผู้เข้าร่วมประชุม จะถูกนำเสนอต่อที่ประชุมหรือไม่ ก็อยู่ที่บทบาทของผู้นำประชุมเป็นสำคัญ หากมีการปล่อยให้บุคคลเพียง 2-3 คน ยึดที่ประชุมเป็นเวทีแล้ว คนอื่น ๆ อาจจะละความสนใจจากการร่วมคิดไปได้

4.) การทำงานเป็นทีม

การเข้าร่วมประชุมนั้นในทางจิตวิทยาถือได้ว่าเป็นการตอกย้ำเอกลักษณ์ขององค์กร ในลักษณะของการเป็นทีมงานเดียวกัน ทำให้เกิดความสามัคคี

5.) สถานการณ์สร้างผู้นำ

ในการประชุมนั้นที่มีประสิทธิผล เราจะได้มีอกาสเห็นแววของผู้นำในรุ่นต่อ ๆ ไป และก็ค่อย ๆ เกิดการยอมรับซึ่งกันและกันโดยอัตโนมัติ

slide34
ข้อชวนคิด : การใช้วิธีการเชิงระบบ

แนวคิดในการบริหารยุคใหม่ที่กล่าวขวัญถึงกันเป็นอย่างมาก ก็คือ การพัฒนาองค์การแห่งการเรียนรู้ ซึ่งจะต้องอาศัยองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการ คือ

 การเรียนรู้ร่วมกันเป็นทีม (Team Learning) ซึ่งใช้เทคนิคการประชุมอย่างถูกวิธี และมีประสิทธิผล ก็เป็นปัจจัยสู่ความสำเร็จ

 การมีภาวะผู้นำ (Leadership) โดยผู้นำในทุก ๆ ระดับจะต้องเป็นทั้งผู้ออกแบบ (Designer) ครูผู้สอน (Teacher) และผู้คอยช่วยเหลือ (Steward)

 การมีความคิดความเข้าใจในเชิงระบบ (Systems Thinking) ก็คือการมองอะไรก็มองภาพใหญ่และมองอย่างเป็ฯระบบ

slide35

บทที่ 5

บทบาทผู้เข้าร่วมประชุมที่ดี

  • ก่อนการเข้าร่วมประชุมทุกครั้ง สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องเตรียมตัว โดยการศึกษาถึงวัตถุประสงค์และวาระการประชุมที่ได้แนบไปกับหนังสือเชิญประชุม และกำหนดการประชุม พร้อมทั้งต้องจัดเตรียมรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติม หรือคิดวิเคราะห์ตามวาระต่าง ๆ เป็นการล่วงหน้า
slide36
บัญญัติ 10 ประการ
  • สิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะต้องตระหนักไว้ตลอดเวลา ก็คือ กติกา และมารยาทในการประชุม ซึ่งมีประเด็นที่สำคัญ ๆ ดังนี้

1) ต้องมาเข้าร่วมประชุมให้ทันเวลา

2) ต้องนำสำเนารายงานกาประชุมครั้งนี้แล้ว และกำหนดการ

ประชุมครั้งใหม่ พร้อมเอกสารประกอบ (ถ้ามี)

3) กรณีมาถึงก่อนเวลา ก็ควรรอในห้องประชุม ไม่ควรมีการ

เดินเข้า-เดินออก (ถ้าไม่จำเป็น)

slide37
4) เมื่อต้องการจะพูดเรื่องชี้แจง ก็ควรยกมือขึ้นขออนุญาตต่อประธานในที่ประชุม และเมื่อได้รับอนุญาตแล้วจึงพูดได้

5) อภิปราย หรือชี้แจงต่อที่ประชุมด้วยวาจากสุภาพ ไม่ก้าวร้าว มีใจความกระชับ ชัดเจน และมีเหตุมีผลเสมอ

6) การนำเสนอ การอภิปรายและชี้แจงทุกครั้ง จะเป็นการเสนอต่อท่านประธาน จึงไม่ควรมีการจับกลุ่มคุยกันเอง การจับคู่อภิปรายกันเองนั้น นอกจากจะไม่ให้เกียรติต่อประธานที่ประชุมแล้ว ยังเป็นการสูญเสียความต่อเนื่องของวาระที่ประชุมกันอยู่ด้วย

slide38
7) เก็บรักษาความลับในที่ประชุมไว้ไม่แพร่งพรายออกไป เพราะผู้ที่มีสิทธิและอำนาจต่อการเปิดเผยผลการประชุมนี้น่าจะอยู่ที่ตัวประธานเป็นสำคัญ

8) ไม่นำเครื่องอุปกรณ์สื่อสารใด ๆ เช่น โทรศัพท์มือถือ ที่ส่งเสียงดังเข้าไปในห้องประชุม เพราะจะส่งเสียงรบกวนสมาธิ ที่ประชุม และถือได้ว่าไม่เคารพต่อที่ประชุมอีกด้วย

9) มีความพยายามที่จะร่วมกันคิดวิเคราะห์อย่างหลากหลายและหาทางแก้ไขปัญหา รวมถึงกล้าที่จะนำเสนอและตัดสินใจต่อ ที่ประชุม

10) หากที่ประชุมมีมติด้วยเสียงส่วนใหญ่ที่จะปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง แม้เราจะไม่เห็นด้วย แต่ก็ควรเต็มใจรับไปปฏิบัติ เนื่องจากเราอยู่ในทีมเดียวกัน และองค์กรเดียวกัน

slide39
บทที่ 6บทบาของผู้บันทึกผลการประชุม

+ กิจกรรมก่อนการประชุม

+ กิจกรรมระหว่างการประชุม

+ กิจกรรมภายหลังการประชุม

+ วิธีการเขียนรายงานการประชุม

slide40

โดยส่วนใหญ่แล้ว ผู้บันทึกผลการประชุมและจัดทำรายงานการประชุม มักจะเป็นบุคคลเดียวกันกับผู้ที่ทำการวางแผน และกำหนดรายละเอียดของการประชุมร่วมกับผู้นำการประชุมหรือประธานที่ประชุม ในกรณีที่เป็นรูปแบบของคณะทำงาน หรือคณะอนุกรรมการ ก็อาจมีการเรียกตำแหน่งนี้ว่า เป็น “เลขานุการคณะทำงาน หรือ เลขานุการคณะอนุกรรมการ ” ก็ได้

ดังนั้น จะเห็นได้ว่าผู้รับผิดชอบงานด้านนี้เป็นปัจจัยที่สำคัญยิ่งที่จะมีผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุม เนื่องจากจะต้องรับผิดชอบ เริ่มตั้งแต่การเกิด ไปจนถึงภายหลังการสิ้นสุดของการประชุมแต่ละครั้งเลยทีเดียว

slide41

+ กิจกรรมก่อนการประชุม

1. กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม

2. เรียนเชิญประธานที่ประชุม

3. กำหนดตัวผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม

4. กำหนดวาระจัดทำหนังสือเชิญประชุม

5. จัดทำกำหนดการของการประชุม (Meeting Agenda)

6. การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์

7. ประสานงานในการจัดเตรียมข้อมูล และการนำเสนอประเด็นของสมาชิกที่จะเข้าร่วมประชุม

slide42

+ กิจกรรมระหว่างการประชุม

1. จดบันทึกผลของการประชุม

2. เขียนสรุปประเด็นต่าง ๆ บนกระดานเขียน (White Board) หรือแผ่นพลิก (Flip Chart)

3. ประสานงานกับหน่วยงานด้านอาคารสถานที่ (ถ้ามี) เพื่อให้การประชุมดำเนินไปโดยราบรื่น ทั้งในเรื่องของการควบคุมเครื่องปรับอากาศ (อุณหภูมิที่เหมาะสมในแต่ละช่วงเวลา) ระบบไฟฟ้า แสงสว่าง ตลอดจนการสำรองเครื่องอุปกรณ์ต่าง ๆ

slide43

+ กิจกรรมภายหลังการประชุม

1. จัดทำรายงานการประชุม เพื่อนำเสนอให้ประธานที่ประชุมลงนามคู่กับผู้บันทึกผลการประชุม แล้วแจกจ่ายไปยังผู้เข้าประชุมทุกคนภายใน 48 ชั่วโมงหลังสิ้นสุดการประชุม

2. รายงานการประชุมนั้น ต้องมีใจความสำคัญครบถ้วน ถูกต้องตามความเป็นจริง สั้น และกระชับ

3. ทำการประเมินผล เพื่อสรุปบรรยากาศและเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น

slide44

+ วิธีการเขียนรายงานการประชุม

วิธีที่จะเขียนรายงานการประชุมได้อย่างดีนั้นมีวิธีการ

ดังนี้

1. จงฟัง

การฟังนั้นเป็นทักษะที่สำคัญ คุณไม่เพียงแต่ต้องฟัง

ว่าที่ประชุมกล่าวถึงเรื่องอะไรกัน แต่ยังต้องมั่นใจด้วยว่าคุณ

เข้าใจได้ถูกต้อง

slide45

2. จดบันทึก

จดบันทึกประเด็นที่สำคัญและผลการตัดสินใจ โดยต้องระบุให้ได้ว่า วัตถุประสงค์สำคัญของการอภิปรายคืออะไร ? ข้อมูลไหนที่สำคัญ? และมุ่งความสนใจไปที่การตัดสินใจนั้น ๆ พร้อมทั้งกล่าวทวนผลการตัดสินใจด้วยเพื่อความถูกต้อง นอกจากนี้หากคุณพบว่าประเด็นไหนไม่ชัดเจนก็ควรถามแก่ที่ประชุมด้วย

3. เขียนรายงานการประชุม

ต้องมีชื่อการประชุม ชื่อผู้เข้าร่วม ประชุม วัน เวลา สถานที่ รายละเอียดการอภิปรายประเด็นต่าง ๆ พร้อมการตัดสินใจ และผู้รับผิดชอบ

ad