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P r o d u k t v o r s t e l l u n g L o t u s N o t e s - C o b a l t ToDo Manager -. Die vorliegende Produktpräsentation gibt Ihnen einen kurzen Überblick über Funktionen und Arbeitsweise des Cobalt ToDo Managers. Folgende Bereiche werden erläutert:.
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P r o d u k t v o r s t e l l u n g L o t u s N o t e s- C o b a l t ToDo Manager - Die vorliegende Produktpräsentation gibt Ihnen einen kurzen Überblick über Funktionen und Arbeitsweise des Cobalt ToDo Managers. Folgende Bereiche werden erläutert: • Verwaltung und Überwachung von Projekten & ToDo‘s • Erinnerungsfunktionen • Eskalation • Gantt Chart • Optionale Verwalten von Kunden und Kontakten • Officeintegration • Korrespondenz • ToDo Assistent
Einführung Der Cobalt ToDo Manager für Lotus Notes kann sowohl für die einfache Verwaltung von Projekten und ToDo‘s als auch für strukturiertes Projektmanagement inkl. der Erfassung von Kunden, Ansprechpartnern, Besprechungsprotokollen, Mail und Korrespondenz verwendet werden. Im ersten Fall sind lediglich die Dokumententypen „ToDo“ und „Projekt“ zu verwenden und entsprechend mit Daten zu füllen. Wie bei strukturiertem Projektmanagement zu verfahren ist, wird auf den nachfolgenden Seiten erklärt.
Prinzipielle Arbeitsweise bei Erstverwendung An folgender Verfahrensweise kann sich orientiert werden, wenn der Cobalt ToDo Manager erstmalig verwendet wird: • Füllen des Firmenprofiles über das Menü „Admin\Firmenprofil“. • Anlegen von Mitarbeiterprofilen über das Menü „Admin\Mitarbeiter“. Hier sind jene Mitarbeiter zu hinterlegen, die mit dem ToDo Manager vorwiegend arbeiten sollen. Es genügt, zunächst für sich selbst ein solches Profil zu erzeugen. • Anlegen von Kundendokumenten über „Erweitertes Menü“ --> „Kontakte\Firmen\nach Namen“. Möchten Sie ausschließlich interne Projekte verwalten, so genügt die Anlage eines einzigen Firmendokumentes, das Ihre Stammdaten enthalten sollte. • Anlegen von Ansprechpartnern und Kontakten. Dies ist nur dann erforderlich, wenn Sie außer internen Projekten auch Projekte mit externen Partnern oder Kunden verwalten möchten. Verwenden Sie hier „Erweitertes Menü“ --> „Kontakte\Personen\nach Namen“. • Erzeugen von Projektdokumenten über eine jener Ansichten, die Sie im Menü „Alle Projekte“ finden. Ordnen Sie einem Projekt immer eine Firma zu, auch wenn Sie nur interne Projekte verwalten. • Erzeugen von ToDo‘s unter Verwendung der Menüfunktion „Alle ToDo‘s“. Weisen Sie einem ToDo in jedem Fall eine Firma, ein Projekt und einen Auftragnehmer(Bearbeiter) zu. So sind später exakte Übersichten und Auswertungen möglich.
Anlegen von Kunden und Kontakten Wenn Sie Projekte für verschiedene Firmen und Kunden verwalten möchten, so erfassen Sie zunächst die enstprechenden Daten und optional die benötigten Ansprechpartner. Hier ist es unerheblich, ob es sich um interne oder externe Kunden handelt. Wählen Sie nach dem Öffnen des ToDo Managers das „Erweiterte Menü“ und anschließend „Kontakte\Firmen\nach Namen“. Auch wenn Sie ausschließlich interne Projekte verwalten möchten, so erzeugen Sie hier bitte über die Ansichtenaktion „Neues Dokument\Firma“ ein Firmendokument mit Ihren Stammdaten. Fülllen Sie bitte mindestens den Abschnitt „Organisation“, alle anderen Informationen sind optional und keine Pflichtfelder. Ansprechpartner, die Sie ebenfalls optional erfassen können, erzeugen Sie über den Menüpunkt „Kontakte\ Personen\nach Namen“ und die zugehörige Ansichtenaktion „Neues Dokument\Person“.
Projektakten, Firmenzuordnung, Projektzuordnung Wichtig beim Anlegen von Ansprechpartnern wie auch bei allen anderen Dokumententypen ist die korrekte Zuordnung von Firma und Projekt. Nur so können später, wie in diesem Falle, alle Ansprechpartner eines Kunden in der entsprechenden Ansicht aufgelistet werden. Untenstehende Abbildung zeigt Frau Schmidt unter dem Firmeneintrag „ABC-GmbH“ einsortiert, was durch den zugehörigen Eintrag im Feld „Firma“ im Personendokument gewährleistet wird. Frau Paul hingegen erscheint erst unterhalb des Musterprojektes, da ihr sowohl die „ABC GmbH“ als Firma und das „Musterprojekt“ als Projekt zugewiesen worden ist. Ob Sie die Zuordnung mit oder ohne Projekt vornehmen, bleibt Ihnen überlassen, bei Ansprechpartnern wird allerdings KEINE Projektzuordnung, lediglich eine Firmenangabe empfohlen. Die Abbidlung zeigt Ihnen die Ansicht „Projektakten\nach Firma“.
Anlegen von Projekten – Abschnitt „Projekt“ Projekte werden über einen beliebigen Menüpunkt erzeugt, den Sie im Menü „Alle Projekte“ finden. Wählen Sie hier bspw. die Ansicht „Alle Projekte\nach Bezeichnung“ und anschließend die Ansichtenaktion „Neues Dokument\Projekt“. Geben Sie im Abschnitt „Projekt“ eine eindeutige „Bezeichnung“ an, im Beispiel sehen Sie hier „Musterprojekt“, und wählen Sie eine „Firma“. Eine Firma muß zwangsläufig gewählt werden, um die Zuordung von Projekten zu Firmen bzw. Kunden zu gewährleisten. Die Angabe eines übergeordneten Projektes muß nicht erfolgen, diese Angabe hat zudem nur informativen Charakter, was Projektabhängigkeiten betrifft. Eine Projektnummer kann ebenfalls optional angegeben werden. Eine weitere wichtige Projektinformationen sind „Start“- und „Ende“-Datum, beides sind Pflichtfelder. Optional anzugeben hingegen sind „Start-Ende geplant“. Diese Information soll Sie später dabei unterstützen, die ursprüngliche Projektplanung mit dem tatsächlichen Projektverlauf zu vergleichen, um bei zukünftigen Projekten ggf. mit größeren zetlichen Reserven zu arbeiten.
Anlegen von Projekten – Abschnitt „Eigenschaften“ Im Abschnitt „Eigenschaften“ sowohl die hausinternen „Projektbeteiligten“ anzugeben als auch „Externe Beteiligte“. Als Beteiligte sind jene Personen zu verstehen, die in die Projektrealisierung involviert sind. Zusätzlich sind die Projektleiter zu erfassen, um spätere Auswertungen sowohl nach Anzahl Projekte je Projektleiter als auch nach Projektbeteiligten zu gewährleisten. Als externe Beteiligte und Projektleiter sind jene Personen auswählbar, die zuvor als Kontakte bzw. Personendokumente erfasst worden sind. Interne Beteiligten basieren auf Mitarbeiterprofilen, die im administrativen Teil der Dokumentation näher erläutert werden. Optional können Sie einem Projekt „Bereiche“ und „Abteilungen“ zuordnen, um auch nach solchen Kriterien auswerten zu können. Beide Informationen pflegen Sie, wenn Sie dem Menüpunkt „Admin“ des ToDo Managers folgen.
Anlegen von Projekten – Abschnitt „Status“ Der Abschnitt „Status“ gibt Ihnen zunächst die Möglichkeit, weitere Informationen zum Projekt zu hinterlegen. Hierzu läßt parallel der Abschnitt „Anmerkungen“ ausreichend Raum. Die Statusinformationen „Budget“, Technolgie“ und „Zeit“ sind manuell zu bewerten und geben in sämtlichen Ansichten eine Statusübersicht in Form von Ampelfunktionen. Die Farbauswahl „grün“ bspw. der Kategorie „Technologie“ bedeutet, es gibt „keinerlei technologischer Probleme“, „gelb“ wäre mit „Probleme vorhanden, aber lösbar“ zu interpretieren, „rot“ hingegen bedeutet, „Probleme vorhanden, derzeit nicht lösbar“. Adäquat verhält es sich mit den Kategorien „Budget“ und „Zeit“. Die Eigentliche Statusinformation des Projektes ist im rechten Bereich im gleichnamigen Feld „Status“ festzuhalten“. Die hier aufgeführten Informationen „neu“, „in Arbeit“ und „abgeschlossen“ können von Ihnen selbst über Keywords vorgebenen und erweitert werden. Die in der Abbildung gezeigte Information von „10 Tagen“ im Feld „Erinnerung/Vorlauf“ bedeutet, daß bereits 10 Tage vor Fälligkeit eines Projekte bzw. dem Projektende an die Projekterledigung erinnert wird. Wird kein Erinnerungsvorlauf angegeben, so wird erst bei Erreichen oder Überschreiten des Fälligkeitsdatums eine Erinnerungsmail versandt und die Eskalation angestoßen.
Übersicht über laufende und kritische Projekte Projekte lassen sich nach verschiedenen Kriterien filtern und sortieren. So enthält das Menü „Alle Projekte“ die Ansicht „nach Bezeichnung“, die alle erfaßten Projekte zeigt und eine Sortierung nach Projektnummer, Bezeichnung oder Status ermöglicht. Die Ansicht „ - Kritische Projekte - „ führt alle Projekte auf, deren Fälligkeitsdatum sich nähert und deren Status noch nicht „abgeschlossen“ ist. Die Ansicht „ - Überfällige Projekte - „ hingegen zeigt alle Dokumente, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist.
Anlegen von ToDo‘s Das Anlegen von ToDo‘s erfolgt adäquat dem Anlegen von Projekten, die zu pflegenden Daten unterscheiden sich lediglich hinsichtlich der Informationen „Priorität“, „Auftragnehmer“, „Auftraggeber“ und „Zur Kenntnis an“. Alle anderen Informationen haben die gleiche Bedeutung. Die Funktionalität „Wiederholend“ stellt zusätzliche Funktionen für wiederkehrende ToDo‘s dar, die in der Arbeitsweise wiederkehrenden ToDo‘s und Terminen der persönlichen Mailbox entsprechen. Einem neuen ToDo müssen sowohl Firma als auch ein Projekt zugewiesen werden.
Übersicht über laufende und kritische ToDo‘s Auch ToDo‘s sind nach verschiedenen Kriterien filter- und sortierbar. So enthält das Menü „Alle ToDo‘s“ neben den Ansichten, die kritische und überfällige Aufgaben zeigen, auch Views, die alle ToDo‘s nach Status, Auftragnehmer oder Auftraggeber sortieren. So erhalten bspw. Projektmanager einen Überblick, welche Aufgaben mit welchem Status bei den entsprechenden Mitarbeitern vorliegen.
Gantt Chart Das im ToDo Manager enthaltene Gantt Chart Modul erlaubt eine übersichtliche Darstellung von Projekten und ToDo‘s, wie Sie dies bspw. aus Microsoft Project kennen. Sowohl die zeitlich geplante Abfolge von Projekten als auch die Mitarbeiterauslastung sind darstellbar, ohne Anbindung von Fremdprojekten. Wählen Sie ein oder mehrere „Projekte“ über das Lupensymbol, um alle zugehörigen Aufgaben/Todo‘s anzuzeigen. Interessiert eher die Mitarbeiterauslastung, so wählen Sie ein oder mehrere „Auftragnehmer“. Sie können jederzeit die dargestellten Informationen über die Schaltflächen „Vergrößern“ und „Verkleinern“ zoomen und auch die Darstellungsweise auf wöchentlicher-, monatlicher- oder Quartalsebene wählen. Zudem wird das Verschieben der Zeitleiste per Drag & Drop unterstützt.
S y s t e m v o r a u s s e t z u n g e n Basis des gesamten Systems ist ein Lotus Domino ab der Version 6.5 oder höher. Als Plattformen werden Windows NT/2000/XP, Linux und verschiedene Unix-Versionen unterstützt. Die Hardwareanforderungen sind insgesamt moderat,so genügen 100 MB Plattenplatz und 1 GB Hauptspeicher für den Betrieb der Applikation mit allen Modulen. Die Verwendung eines Dual-Prozessor- oder Dual-Core-Systems wird empfohlen.
K o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e r Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie Fragen zur gezeigten eProcurement-Plattform, dem Cobalt XML Portal Server oder zu anderen Produkten haben, so wenden Sie sich bitte an: cobalt Softwareentwicklung & Beratung GmbH Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Germany Tel: +49 30 201 88 566 Fax: +49 30 201 88 575 eMail: sales@cobalt.de Internet: http://www.cobalt.de
