Problemi komunikacije u javnom sektoru (sudstvo) CASE STUDY

1. Problemi komunikacije u javnom sektoru (sudstvo) CASE STUDY Grupa: Predmet: Menadžment Profesor: Doc. dr. sc. Rifet Đogić Asistent: Dipl.oec Dražen Laštro Travnik, Juni 2009. god.

2. 1. UVOD • Menadžer je osoba koja upravlja timom, s krajnjim ciljem izvršavanja određenog zadatka. • Unutar velikog suda, nekoliko različitih kategorija uposlenika mogu imati menadžerske odgovornosti: • predsjednik suda; • sekretar suda; • menadžeri sudskih odjela (npr. krivičnog odjela, parničnog odjela); • finansijski menadžer; • administrativni menadžer; • menadžer higijene.

3. 1. UVOD • Odgovornost menadžera može također biti podijeljena na sljedeća područja odgovornosti: • Eksterno komuniciranje Interakcija sa eksternim faktorima, npr. osiguravanje resursa iz ministarstava pravde, upošljavanje osoblja ili saradnja sa Visokim sudskim i tužilačkim vijećem BiH (VSTV). • Planiranje Odlučivanje šta se treba uraditi i definisanje ciljeva. • Organizacija Organizacija sudskih resursa cilju realizacije zacrtanih planova. • Vodstvo Motivisanje sudskog osoblja i unapređenje posvećenosti poslu u cilju ispunjenja planiranih radnih ciljeva. • Kontrolisanje i edukacija Analiza ostvarenja plana; razvijanje inicijativa u slučaju odstupanja od planiranog, podrška individualnom i timskom procesu edukacije.

4. 2. KOMUNIKACIJA U SUDSTVU • Organizaciona komunikacija • Opći pozitivni aspekati efikasne komunikacije • Sudski menadžeri trebaju imati visoko razvijene komunikacijske vještine, ne samo da bi stekli prednost, već i da bi bili efikasni u trenutnoj klimi pravosudnih promjena, kao na primjer: • Promjene u zakonodavstvu • Promjene u sudskoj organizaciji • Veća složenost i povećanje obima posla • Očekivanje osoblja

5. 3. PROBLEMI U KOMUNIKACIJI • Ljudi dolaze iz različitih sredina (obrazovnih, kulturalnih i društvenih), imaju različita iskustva i lične potrebe. • To utiče na njihovu sposobnost da razumiju poruke iz različitih sredina. • Utiče na značenje koje pridaju riječima ili izrazima lica. Kao posljedica toga, komunikacija može biti jako teška.

6. 3. PROBLEMI U KOMUNIKACIJI • Sljedeći praktični primjeri predstavljaju neke od uvriježenih mišljenja koja često djeluju kao zapreke dobroj komunikaciji: • Ako ja znam, onda svi ostali moraju znati • Mi mrzimo birokratiju: mi smo „agresivni i prodorni“ • Jesi li čuo ono što sam želio da čuješ? • I sami imamo dosta problema da bismo slušali tuđe! • Pa, o čemu to trebamo razgovarati? • Jedno je podatak, a drugo informacija. • Kad budem želio čuti tvoje mišljenje, javit ću ti.

7. 4. RAZVOJ KOMUNIKACIJSKOG PLANA • U razvoju komunikacijskog plana, sudski menadžeri trebaju razmotriti sljedeće faktore: • Kako se komunikacijska strategija uklapa u cjelokupni program usluga?   • Koji su ciljevi komunikacije? • Koje se tačno poruke trebaju prenijeti i koje ključne poruke želite prenijeti? • Koji su ključni igrači u komunikacijskom procesu? Uzmite u obzir uloge šefova odjela ili informacijskog službenika. • Koji je najbolji pristup u pristupu ključnim osobama, uključujući kome/kako će se poruka prenijeti? • Koji se trenutno komunikacijski kanali koriste u komunikaciju sa relevantnim osobama i koliko su efikasni? • Kako ih više možete angažirati u komunikacijskom procesu? • Kako možete dobiti povratne informacije? • Koji je ukupni budžet za komunikacije?

8. 4. RAZVOJ KOMUNIKACISKOG PLANA • Sudski menadžeri trebaju uzeti u obzir sve ove faktore prije nego što postave ili razviju bilo koji oblik komunikacije. • Menadžeri bi trebali ohrabriti participaciju relevantnih osoba u razvoju komunikacijskog plana. • Ovo bi trebalo rezultirati boljim razumijevanjem i boljoj posvećenosti planu. • U ovom procesu, sudski menadžeri trebaju da zatraže povratne informacije, da saslušaju i da reaguju na komentare i prijedloge za promjenama.

9. 5. IMPLEMENTACIJA • Naši prijedlozi za poboljšanje komunikacije unutar suda i njihova implementacija: • Pobrinite se da svaki zaposleni dobije kopiju strateškog plana. On treba uključivati misiju organizacije, viziju, izjavu o vrijednostima, strateške ciljeve i plan rada. • Svo osoblje treba dobiti priručnik o kadrovskim procedurama i pravilima. • Stvorite osnovni set procedura za obavljanje rutinskih zadataka i uključite ih u standardni priručnik. • Pobrinite se da svo osoblje ima kopiju opisa svog posla i relevantnu organizacijsku shemu. • Održavajte redovne sastanke menadžera (najmanje jednom sedmično ili jednom u dvije sedmice) čak i ako nema hitnih slučajeva za izvijestiti.

10. 5. IMPLEMENTACIJA • Vođe i menadžeri trebali bi imati lični kontakt sa osobljem barem jedanput sedmično. Iako organizacija ima više od 20 uposlenika, menadžer bi trebao biti u redovnom kontaktu sa svim uposlenima. • Održavajte redovne sastanke kako biste proslavili velike uspjehe. Ovo pomaže zaposlenima da uvide šta je važno te ih se dodatno usmjerava. • Pobrinite se da svo osoblje dobije godišnju ocjenu rada gdje se navode godišnji ciljevi, ažurirajte njihove opise poslova, revizirajte njihove uspjehe i prepoznajte njihove potrebe i planove za poboljšanje. Ako sud ima dovoljno resursa, možete razvijati i plan razvoja zaposlenih.