Prawdy oczywiste

1. Prawdy oczywiste Część 59 Nota księgowa jako dokument rozliczeniowy firmy • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

2. Czym jest nota księgowa? Notę księgową wykorzystujemy przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. Jednocześnie transakcje te nie mogą dotyczyć sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników, potwierdzanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

3. Kiedy wystawić notę księgową? Noty wykorzystuje się m.in. dla udokumentowania operacji: • z kontrahentami – np. w zakresie naliczania odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności lub naliczania kar umownych należnych wynikających z wykonania zobowiązań niezgodnie z zawartą umowąalbo też korygowania należności wynikających z błędów popełnionych w rachunkach, • z pracownikami jednostki – dotyczy obciążenia należnościami z tytułu niedoborów i szkód w mieniu jednostki, • do ujmowania tych operacji w księgach rachunkowych jednostki. • w przypadku dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

4. Zasady wystawiania noty księgowej Wystawianie, korygowanie oraz wzory not księgowych powinny być określone wewnętrznie przez jednostkę, ponieważ nie ma ogólnie obowiązujących przepisów regulujących tę kwestię. Reguły te ustala kierownik i zawiera w polityce rachunkowości jednostki. Notę księgową, zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną, należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach. Dokument ten wystawia właściwy pracownik komórki księgowości, przy czym jeden egzemplarz otrzymuje odpowiednio kontrahent lub pracownik, a drugi egzemplarz pozostaje w księgowości. Czasem sporządza się noty księgowe w trzech egzemplarzach, wówczas, trzeci egzemplarz trafia do właściwej komórki merytorycznej. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

5. Co powinna zawierać nota? Nota powinna zawierać elementy wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli: • nazwę dokumentu (Notaobciążeniowa/Notaodsetkowa), • numer noty (zgodny z zasadami nadawania numerów przyjętymi w jednostce) i datę jej wystawienia, • określenie stron operacji gospodarczej (nazwy, adresy), • opis operacji i jej wartość, • datę dokonania operacji gospodarczej (jeśli różni się ona od daty wystawienia noty), • podpis wystawcy (osoby upoważnionej w jednostce do wystawiania not). • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

6. Co powinna zawierać nota? – c.d. Opis operacji w nocie księgowej powinien odwoływać się do dokumentu źródłowego, który stanowił podstawę jej wystawienia, np. w przypadku obciążenia: • karami umownymi – umowę z kontrahentem, z której wynika obowiązek zapłacenia kar umownych i protokół odbioru usług (dostaw), z którego wynika, że zostały one niewłaściwie wykonane, • odsetkami za zwłokę – umowę, z której wynika ich wysokość lub w sytuacji gdy umowa zawarta z kontrahentem nie zawiera postanowień w tym zakresie – wskazanie podstawy prawnej żądania odsetek, ich rodzaju i wysokości, • z tytułu niedoborów i szkód zawinionych – protokół inwentaryzacji (lub inny dokument, z którego wynika wysokość szkód/niedoborów). • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

7. Zatwierdzanie not księgowych Istnieje obowiązek podpisania noty księgowej przez wystawcę, osobę sprawdzającą oraz kierownika jednostki lub innego pracownika upoważnionego do ustalania wysokości należności jednostki. Noty księgowe są sprawdzane i zatwierdzane pod kątem: • prawnej dopuszczalności, • zasadności wystawienia w danym przypadku, • zgodności treści noty z postanowieniami odpowiedniej umowy, ugody oraz z przepisami ogólnie obowiązującymi , • formalno-rachunkowym. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

8. Błędy w nocie księgowej W przypadku stwierdzenia błędów, koryguje się je w notach: • zewnętrznych – przez wystawienie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, • wewnętrznych – poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń i zapisaniem poprawnej treści uzupełnionej datą poprawki oraz podpisem osoby do tego upoważnionej. Przepisy ogólnie obowiązujące normują przypadki korygowania błędów stwierdzonych w fakturach, dlatego też w przypadku konieczności skorygowania noty księgowej obciążeniowej należy posługiwać się przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u jej wystawcy. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

9. Zachęcamy do śledzenia dalszych części naszej serii ;) W razie problemów z prowadzeniem księgowości, niezadowolenia z obecnej obsługi lub planowaniem założenia nowej działalności zachęcamy do kontaktu z nami: POLECAMY: ACCOUNT Kancelaria Rachunkowa ul. Warowna 1 lok.3, 02-654 Warszawa tel. kom.: 535 513 733, tel.: 22 493 08 67 m.sagala@ksiegi.com, www.ksiegi.com • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

10. Dziękujemy za uwagę! Biuro Rachunkowe FINITE INFOLINIA: 801 007 196 ul. Przejazd 6/67 | 02-654 Warszawa| tel. 22 266 86 44 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl