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Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation






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Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation. Direction des Systèmes d’Information. SOMMAIRE. Préambule Description du processus 3 concepts à retenir Une séquence d’utilisation Quelques cas particuliers Quizz Conclusion. PREAMBULE.
Portail NOUBA Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation

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Portail NOUBA

Module Carte achat pour les gestionnaires ROP en Délégation

Direction des Systèmes d’Information

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SOMMAIRE

  • Préambule

  • Description du processus

  • 3 concepts à retenir

  • Une séquence d’utilisation

  • Quelques cas particuliers

  • Quizz

  • Conclusion

Slide 3

PREAMBULE

  • L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion

  • La carte achat

    • Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués

    • Pas de TVA, pas de références clients saisissables (≠ carte logée)

       Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ?

  • La réponse des opérateurs bancaires :

    • Enrichissement manuel sur leur site Internet

    • Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter

  • La réponse du CNRS

    • Le rapprochement automatique dans Nouba

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UN PETIT DESSIN VAUT MIEUX QU’UN LONG DISCOURS

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NOUVEL OUTIL D’ENRICHISSEMENT DES ROPS

  • Comment associer automatiquement les commandes et les transactions

    • Critères de recherche : code division, n° de carte, date de fin de validité, nom porteur, montant TTC exact, SIRET (si présent)

       Nécessité d’une commande Xlab bien renseignée (montant exact + associée à la bonne carte)

  • Permet de :

    • consulter toutes les transactions carte d’achat

    • D’associer automatiquement les commandes et les transactions

    • Sinon propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement)

    • Enrichir automatiquement le ROP (n° de commande Xlab et TVA)

    • Transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement)

    • Communiquer entre le labo et la DR

  • Traitement automatique ou choix dans une liste : aucune saisie manuelle

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3 CONCEPTS A RETENIR

  • Rapprochement pour information :

    • Lancement automatique et journalier

    • Action du laboratoire dans Xlab

  • Rapprochement pour transfert :

    • Lancement manuel et en fin de mois

    • Action du SFC dans ROP2 (et/ou contact avec le laboratoire)

  • Les identifiants cartes :

    • On saisit les cartes dans Xlab (Nom, n° carte, date fin validité)

    • Nom sur 10 caractères max, 4 derniers chiffres du numéro de carte et date de fin de validité MMAAAA

    • A chaque commande Xlab on associe un identifiant carte (depuis la liste)

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CHAINE COMPTABLE DE TRAITEMENT DU ROP : QUI FAIT QUOI ?

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UNE SEQUENCE D’UTILISATION

  • Accueil

  • Le rop du mois en cours

  • Le rapprochement pour information (comment le contrôler !)

  • Détail de la commande Xlab

  • Saisir une note

  • Le rapprochement pour transfert :

    • Automatique

    • Manuel

    • Suppression

       En cours de mois : pilotage et suivi

       En fin de mois : compléter et intégrer

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ACCUEIL

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LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse globale

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LE ROP DU MOIS EN COURS : Analyse détaillée

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LE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

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DETAIL DE LA COMMANDE

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SAISIE D’UNE NOTE

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SAISIE D’UNE NOTE

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LE RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT

  • Disponible le 5 du mois suivant (5 mai pour le rop d’avril)

  • En délégation uniquement

  • Automatique : cela valide les rapprochements pour information

  • Manuel : pour compléter au dernier moment

  • Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie :

    • C’est le laboratoire qui doit faire l’effort

    • Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique

    • Uniquement la veille du paiement

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

Slide 19

RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (AUTOMATIQUE)

Slide 20

RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

Slide 21

RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (MANUEL)

Slide 22

LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL

  • Le rapprochement manuel pour transfert est à utiliser avec parcimonie

  • C’est le laboratoire qui doit faire l’effort

  • Les rapprochements manuels sont défaits par un nouveau rapprochement automatique

  • Ne sont proposées que les commandes :

    • Transférée, sur le bon porteur, … où seul le montant n’est pas bon

      Uniquement la veille du paiement

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LES LIMITES DU RAPPROCHEMENT MANUEL

  • Les rapprochements pour information et pour transfert sont indépendants

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

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RAPPROCHEMENT POUR TRANSFERT (SUPPRESSION)

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QUELQUES CAS PARTICULIERS

  • SIRET fournisseur ≠ SIRET commande

  • Signalisation des demandes d’achat

  • 2 transactions de même montant

  • La gestion des avoirs

  • Un exemple tordu

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SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE

  • L’outil alerte l’utilisateur

  • Si le Siren correspond …

  • Attention aux achats avec Paypal (ce n’est pas le fournisseur !)

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SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT

  • La commande est bloquée au statut demande d’achat

  • Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC

  • Le laboratoire doit transmettre à la DR les éléments permettant la création du fournisseur :

    • Raison sociale

    • SIRET ou TVA Intracommunautaire

    • Le RIB est optionnel

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2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS

  • L’algorithme alloue aléatoirement une commande :

    • De montant exactement égal

    • Prioritairement si le SIRET est bon

  • L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur

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2 TRANSACTIONS DE MEME MONTANTS : EXEMPLE

  • L’alerte est levée même si la deuxième (ou 3ième ou …) commande n’est pas encore rapprochée

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LA GESTION DES AVOIRS (1/4)

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LA GESTION DES AVOIRS (2/4)

Slide 33

LA GESTION DES AVOIRS (3/4)

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LA GESTION DES AVOIRS (4/4)

Slide 35

EXEMPLE TORDU DE RAPPROCHEMENT POUR INFORMATION

  • Le 7 mai j’achète pour 100 euros chez le fournisseur Alpha et pour 100 euros chez le fournisseur Béta

  • Saisie dans Xlab      

  • Affichage dans ROP Carte Achat  

  • Y-a-t-il un problème ?

  • Si oui intervention manuelle par la DR en fin de mois

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CONCLUSION

  • Plus le rapprochement est fait en amont moins il est « couteux »

    • Pour information par le laboratoire

    • Pour transfert manuel si urgence

    • En comptabilisation manuelle

    • Facture FI pour payer en urgence

  • Demande un suivi au fil de l’eau mais facilite l’intégration automatique dans BFC.

  • Gestion des ROP c’est un métier d’avenir …

  • Pour tout problème assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou assistance@dsi.cnrs.fr

     Merci pour votre attention !


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