Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty:

1. Řízení lidských zdrojů a interní auditEva Janouškováředitelka Sekce ekonomiky a podporyKrajský úřad Kraje Vysočina

2. Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty: „Personalista má odpovědnost za zákonnoua odbornou správu veřejných prostředků v ŘLZ a dostatek prokazatelných důkazů 3 E (účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti)“

3. Agenda: • Úvod do problematiky zákonnosti • Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. • „Džungle“ pojmů i povinností, aneb co je důležité • Vnitřní kontrolní systém • Řídicí a kontrolní mechanismy • Principy 3E • Řídicí kontrola • Auditní stopa • Interní audit • Shrnutí

4. Zákonnost – zdroje: • Základní obecné normy – zákonná úprava samosprávných, státních a dalších orgánů veřejné správy • Věcné (odborné) právní předpisy – pracovně právní oblast, odměňování, daňová oblast, oblast zdravotního a sociálního pojištění, oblast „služební“ ... • Specifické právní předpisy pro oblast veřejných prostředků a její kontroly (finanční řízení), tj. rozpočtová pravidla, účetní předpisy, finanční kontrola (tj. Zákon č. 320/2001 Sb. a Vyhláška č. 416/2004 Sb.) • Vnitřní předpisy každého jednotlivého orgánu veřejné správy (reflektující A., B., C.)

5. Zákon o finanční kontrole • Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů • Finanční kontrola vykonávaná podle tohoto zákona je součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. Tvoří ji • Prováděcí Vyhláška č. 416/2004 Sb.

6. Co je důležité (respektive nejdůležitější )? Interní audit Vnitřní kontrolní systém Řídicí kontrola PERSONALISTA Auditní stopa Řízení rizik Řídicí a kontrolní mechanismy 3E

7. Vnitřní kontrolní systém – pohled zákona • Vnitřní kontrolní systém podle § 3 „zákona“ zahrnuje: • Řídící kontrolu = kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření; • Interní audit = organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací;

8. Vnitřní kontrolní systém – pohled odborníka • Vnitřní kontrolní systém (VKS) podle mezinárodně • uznávaných standardů • Podle standardů COSO je VKS „Proces, vykonávaný vedením společnosti a ostatními zaměstnanci na všech úrovních“. • Cílem je poskytnout přiměřenou jistotu v oblasti efektivity, hospodárnosti a účelnosti operací, v oblasti souladu s vnější i vnitřní legislativou a spolehlivosti finančního výkaznictví • Zahrnuje: vnitřní prostředí, identifikaci a ohodnocení rizik, kontrolní a řídicí mechanismy, informace a komunikace a monitoring  vše integrované v řídicím procesu na všech úrovních

9. Vnitřní kontrolní systém – pokus o syntézu • Vnitřní kontrolní systém (VKS) • Jde o kontrolní (a řídicí) procesy a činnosti v odpovědnosti managementu (= vedení orgánu veřejné správy a vedoucí zaměstnanci), zavedené na všech organizačních úrovních organizace; • Jde o nástroje, kterou mohou poskytnout vedení organizace přiměřenou jistotu, že se vše děje tak, jak má a že vše podporuje nebo směřuje k naplňování cílů; • Ve veřejné správě to znamená, že vše probíhá v souladu s vnitřní i vnější legislativou, tak, aby veřejné prostředky byly vynakládány efektivně, účelně a hospodárně a aby organizace veřejné správy generovala o své činnosti transparentní, pravdivé, včasné a legální informace.

10. Řídicí a kontrolní mechanismy • Řídicí a kontrolní mechanismy jsou politiky a postupy, pravidla a činnosti, ale také mechanické, automatické nebo softwarové mechanismy, které pomáhají zajišťovat, aby organizace dosahovala plnění cílů a snižovala rizika. • Obecné řídicí a kontrolní mechanismy jsou „zásada 4 očí a 2 podpisů“, „kritérium 3E“, „oddělení pravomocí a odpovědností“, „auditní stopa“ • Dělí se na preventivní (konkrétně např. schvalovací postup při změně osobního příplatku zaměstnance, schvalovací postupy na smlouvách, schvalovací postup správce rozpočtu, rozpočet kapitoly), zjišťovací (konkrétně např. sesouhlasení obratu účtů s dílčími podklady, kontrolní „křížové“ výpočty, plnění rozpočtu kapitoly), usměrňovací (konkrétně např. směrnice k docházce, školení zaměstnanců, procesní schéma procesu výpočtu mzdy), korekční (konkrétně např. nesprávné přiřazení osobního čísla k zaměstnanci s upozorněním informačního systému, hodnocení pracovního výkonu zaměstnance)

11. Principy (kritéria) 3 E • Pojem 3E vznikl z překladů anglických termínů Effectiveness (Účelnost), Efficiency (Efektivnost), Economy (Hospodárnost); • Kritéria 3 E by měla být nastavena předem; • Měla by existovat „synergie“ mezi hospodárností, účelností a efektivností; • K hodnocení 3 E slouží zejména „audity výkonnosti“.

12. 3 E – definice a příklady

13. Řídicí kontrola • finanční kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen "řídící kontrola"), • Průběh předběžné řídicí kontroly • Operace „právní“ fáze „finanční“ fáze Vnitřní účetní doklad – rekapitulace platů, přehled daní, přehled o výši sociál. pojištění a vyplacených dávkách, přehled o odvodu na ZP Platový výměr, pracovní smlouva, údaje z docházky; DPČ, DPP a výkazy práce; návrh na odměnu, Podklady pro odměny za výkon funkce členům zastupitelstev ... Platební poukaz (Hromadný příkaz k úhradě) atd.. Správce rozpočtu Příkazce operace Příkazce operace Hlavní účetní

14. Auditní stopa • Doklady musí přesně zachycovat uskutečněné operace; • Musí být věrohodné, jejich obsah neporušený, jejich čitelnost musí být zajištěna od okamžiku vystavení do konce doby uchování; • Auditní stopa je pak spolehlivá vazba, která jednoznačně dokumentuje operaci od zdrojového dokumentu až po její ukončení. Propojení mezi podklady, zpracováním a výstupními doklady musí být sledovatelné, a to ve všech fázích operace; • Kromě existence a spolehlivosti auditních stop je třeba zajistit ochranu informací o jak z hlediska souladu s příslušnými zákony, tak z hlediska jejich ochrany před zneužitím

15. Interní audit • Definice (nikoli podle zákona): Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. • Interní audit pomáhá organizaci dosahovat svých cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy a řízení organizace. • Interní audit a rovnováha mezi „poptávkou a nabídkou“ • Interní audit versus kontrola • Nezávislost interního auditu • Plánování interního auditu • Druhy interních auditů (systémový, souladu, výkonnosti ... personální ?)

16. Shrnutí, aneb povinnosti ... • § 25 • Povinnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců • (1) Vedoucí orgánu veřejné správy je v rámci své odpovědnosti povinen v tomto orgánu zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který • a) vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, • b) je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, • c) zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. • (2) Ke splnění povinností podle odstavce 1 vedoucí orgánu veřejné správy vymezí v souladu s § 5 postavení a působnost ... organizačních útvarů, vedoucích a ostatních zaměstnanců tak, aby zajistil fungování řídící kontroly a interního auditu. K tomu zejména • a) stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům,

17. Shrnutí, aneb povinnosti ... • b) zajistí oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek, • c) zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná dokumentace, • d) přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků, • e) zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků v souladu se zásadami spolehlivého řízení uvedenými v odstavci 1, • f) sleduje a zajišťuje plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy k dosažení schválených záměrů a cílů. • ... • (4) Všichni vedoucí zaměstnanci orgánu veřejné správy jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni podávat vedoucímu orgánu veřejné správy včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti orgánu veřejné správy a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě.

18. Děkuji za pozornost. • Eva Janoušková • ředitelka Sekce ekonomiky a podpory • janouskova.e@kr-vysocina.cz