НОВЫЙ ПОРЯДОК УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА

1. «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержден Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 г. № 1077. Вступил в силу с 03.06.2013 г. НОВЫЙ ПОРЯДОК УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА «Инструкция об учете библиотечного фонда» от 02.12.1998 г. №590 Отменена Приказом Минкультуры России от 03.06.2013 г. №623

2. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда • Представляет только основы учета библиотечного фонда, общие и обязательные для разных типов библиотек. • Должен обеспечивать соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

3. В «Порядок учета» впервые включены электронные сетевые документы трех категорий: • документы, размещаемые на жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); • документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее – инсталлированные документы); • документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее – сетевые удалённые документы)

4. Международная трактовка библиотечного фонда: «все документы, которые библиотека предоставляет пользователям»

5. Наиболее распространенные форматы файлов 1. Текстовые форматы. Они чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Наиболее распространенными текстовыми форматами являются: однопрограммные форматы MicrosoftWord и WordPerfect.; формат RTF (RichTextFormat), который поддерживается различными программными приложениями и при этом сохраняет заданное форматирование текста; формат PDF (PortableDocumentFormat), который содержит изображение страницы, включающее текст и графику. Файлы в формате PDF могут быть прочитаны при помощи различных программ, предназначенных только для чтения файлов, однако создаются только при помощи программы AdobeAcrobat.2. Графические форматы. Они хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа:- векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур. Среди них наиболее распространены:- формат DXF (DrawingInterchangeFormat), широко применяемый в программах компьютерного дизайна, используемых инженерами, архитекторами,- формат ЕРS (EncapsulatedPostScropt), широко используемый в настольных издательских системах,- формат CGM (ComputerGraphicsMetafile), широко применяемый во многих графических редакторах (например, в редакторе Photoshop).- растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек - пикселей. При изменении масштаба изображения растровая графика получает искажения. Среди растровых форматов наиболее распространены:- формат ВМР (Bitmap) - относительно низкокачественный формат, чаще всего используемый в текстовых процессорах;- формат TIFF (TaggedImageFileFormat), широко применяемый во многих программных приложениях;- формат GIF (GraphicsinterchangeFormat), широко используемый в программах, предназначенных для Интернета.3. Форматы баз данных создаются при помощи специальных программных средств - систем управления базами данных (СУБД). СУБД позволяет устанавливать связи между элементами информации базы данных, выполнять различные операции с информацией базы данных (поиск, индексирование, выполнение различных математических операций, генерация отчетов и справок и т.д.). Примерами СУБД являются Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase и др.

6. Учет ведется в традиционном и (или) электронном виде в регистрах. Регистры индивидуального учета – регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документов, топографическая опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами. Регистры суммарного учета – книга суммарного учета, листы суммарного учета, журнал.

7. 4. Поступление документов 4.1.По первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений. 4.1.1. Кроме того, поступление библиотечного фонда может оформляться следующими документами: • актом о приёме документов(при поступлении на безвозмездной основе...) : • обязательные экземпляры • безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников • при приеме документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным; 4.1.2. Договором пожертвования в соответствии с ГК РФ(ст.574, 582) (с указанием его назначения «для пополнения библиотечного фонда»)

8. 4.8. На первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особого ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества (ОИДИ). ____________________ А К Т N От «_____»___________ 2013 г. Настоящий акт составлен ______________________________________ о приеме в библиотечный фонд документов, как в объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) ГБУК КемОНБ им. В.Д. Федорова для пополнения библиотечного фонда. Документы получены от ______________________________________ в количестве ___ экз. _______ на сумму________________руб._____коп. ______________________________________________________________ (сумма прописью) Документы записаны под номерами: Члены комиссии: ________________ _______________ _______________

9. Счета на которых отражаются в бухгалтерском учёте принятие к учёту объектов БФ: • 0 304 04 310 "Внутриведомственные расчёты по приобретению основных средств"; • 0 401 10 180 "Прочие доходы" (ко всему прочему при выявлении в ходе инвентаризации неучтённых объектов; при поступлении объектов в виде дара, пожертвования); • 0 401 10 151 "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" (при безвозмездном получении в рамках движения объектов между учреждениями разных уровней бюджетов); • 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" (при поступлении книг от читателей взамен утраченных). 

10. Учет выбытия документов из библиотечного фонда • Сокращен перечень причин исключения документов. Значительно расширено понятие «непрофильность» • Вместо нескольких форм актов об исключении документов из фонда, введена одна обязательная к использованию форма «Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда» (код 0504144). Выбытие списанных объектов библиотечного фонда 3. в «Порядке учета» представлена процедура исключения документов из фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от процедур списания ОЦДИ.

11. Контрольная функция учредителя заключается в мониторинге изменений состава фонда и в предупреждении его необоснованного сокращения, как тенденции к постепенному исчезновению. 5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.

12. Проверка наличия документов библиотечного фонда Проверка БФ согласно п. 7.1. Порядка № 1077 производится в обязательном порядке: • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; • при реорганизации или ликвидации библиотеки. Такие случаи, как смена материально ответственного лица и передача фонда библиотеки или ее части в аренду, теперь не являются обязательными для проведения проверок библиотечного фонда.

13. Изменилась периодичность плановых проверок БФ,  п. 7.2. Порядка № 1077. • фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет; • фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет; • фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет; • фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет; • фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц - один раз в 15 лет; • фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц - один раз в 20 лет; • фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц - 1 миллион экземпляров в год. в "Инструкции об учете библиотечного фонда«, Приказ Министерства культуры РФ п.10.2 от 2 декабря 1998 г. N 590 - наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно; • редчайшие фонды - один раз в 3 года; • ценные фонды - один раз в 5 лет; • фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет; • фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет; • фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет; • фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

14. По завершении проверки составляется акт о результатах проведения проверки наличия документо БФ, в котором указываются сведения о количестве документов БФ (п. 7.4. Порядка № 1077): - по данным учёта;- имеющихся в наличии;- отсутствующих в БФ по неустановленной причине.

15. Учет электронных документов 3.4. К электронным документам относятся: • документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); • документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); • документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).

16. 2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров. 4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. (электронные сетевые локальные документы должны храниться в библиотеке в виде БД, основанной на технологиях веб-программирования, позволяющих как минимум присваивать ключевые слова и поддерживающих хранение информации) 4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.

17. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ ! ДО НОВЫХ ВСТРЕЧ ! Разумова Зоя Петровна,Гл.библиотекарь по формированию фондов КемОНБ им. В.Д. Федорова8(3842)75-79-35, kompl@kemrsl.ru