Journée Politique de Sécurité & Décret Confidentialité ARH de Poitou-Charentes - 23 janvier 2009

1. Journée Politique de Sécurité & Décret ConfidentialitéARH de Poitou-Charentes - 23 janvier 2009 Programme d’accompagnement des régions et des établissements de santé à la mise en conformité avec le décret de confidentialité- 23 janvier 2009 -Dominique WIART

2. Ordre du jour • Principes de base • Accompagnement des régions • Feuille de route du programme régional : quelques pistes de réflexion

3. Programme d’accompagnement DHOS (MOA), GMSIH & GIP-CPS Pilotage national Mettre au point un nombre limité de solutions techniques et organisationnelles adaptées aux différentes typologies d’ES ETAPE Expérimentation 24 ES Pilotage régional Mettre au point le pilotage régional, aider les ES à se doter de politique de sécurité & déployer les solutions de l’étape 1 ETAPE Pré généralisation • Démultiplication de l’expertise par transfert de compétences • – Recherche de mutualisation Environ 200 ES Généralisation de la mise en œuvre du décret de confidentialité et du système CPS ETAPE Généralisation Tous les établissements oct 07 T1 2009 S2 2009

4. Principes proposés Une généralisation organisée au sein de la région : Pilotée par l’ARH avec un chef de projet régionaldédié pour la conception et le suivi du programme régional Recherche de mutualisation pour : Partager les compétences rares (RSSI) Déployer plus vite les solutions et réduire les coûts d’acquisition Une montée en charge progressive : 1ère vague : ~ 6 à 8 régions (200 ES) démarrant début 2009 Leviers de financement possibles : Hôpital 2012 et éventuellement FMESPP FMESPP : donner une impulsion forte pour réaliser les travaux préparatoires à la mise en conformité des SIH avec le décret « Confidentialité » Recrutement éventuel d’un chef de projet régional, Recours à des prestations d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour aider la première vague H2012 : soumission d’un projet pour financement PRE-GENERALISATION ETAPE (Pré) généralisation

5. Gouvernance Référents & Expérimentateurs Référents & Expérimentateurs CHU CH CHS Clinique PSPH CLCC …. Fédérations Hospitalières Ordres et Industriels INFORMATION COORDINATION & APPUI aux régions DHOS GMSIH GIP-CPS ARH PILOTAGE & ANIMATION du Programme régional de généralisation Chef de projet régional GCS, GIE, GIP, Structures d’appui de l’ARH SRIH, SSII, Stés de conseil Structures d’appui des ES REALISATION du projet

6. Proposition de feuilles de route Attentes vis-à-vis des régions Concevoir le programme régional, Mettre en place à l’échelon régional une structure de pilotage avec un chef de projet régional, pour animation, suivi et coordination des projets dans les ES, Concevoir le projet de mutualisation avec une première « vague » d’aumoins 20 ES et mettre en place un groupe projet, Accompagner la montée en charge des ES de la région. Attentes vis-à-vis des établissements Rédaction d’une politique de sécurité et du plan d’action associé, Définition ou optimisation des processus de gestion des identitésdes PS, Mise en place d’une structure projet pour : réaliser le plan d’action sécurité préparer la conduite du changement pour le déploiement des solutions techniques et organisationnelles retenues dans l’étape d’expérimentation.

7. Ordre du jour • Principes de base • Accompagnement des régions • Feuille de route du programme régional

8. Accompagnement des régions Appui technique et méthodologique Transfert du savoir-faire (outils et méthodes)

9. 1. Accompagnement ARH • 1ère Journée d’information à la sécurité de l’ensemble des CMSI • Support aux régions pilotes pour cadrer le programme régional et l’inscrire dans la stratégie régionale : • Organisation d’un premier entretien avec les CMSI pour échanger sur leur programme régional, • Animation d’un groupe de travail avec les CMSI et/ou les chefs de projet régionaux, • Appui personnalisé aux CMSI et/ou chefs de projet régionaux (visites sur site), • Analyse des programmes régionaux sous les angles de la faisabilité (méthode, planning, ressources) et des coûts, et proposition d’ajustement/amélioration si nécessaire, • Conception d’un guide de recommandations à l’élaboration d’un programme régional avec les CMSI et/ou Chefs de projet régionaux.

10. 1. Accompagnement ARH • Journée de lancement de la pré-généralisation (1T09), • Participation aux actions régionales organisées par l’ARH, par exemple : • Journée de sensibilisation des ES : • 6 séminaires réalisés : Ile de France, Midi-Pyrénées, Bretagne, Lorraine, Poitou-Charentes, Picardie (planifié en février) • Plus d’une centaine de participants à chaque fois • Formation des établissements « pilotes de la région » aux outils et méthodes d’évaluation de la sécurité du GMSIH • 2 sessions de formation organisées en Ile de France (4T08) • Présentation du bilan régional aux directeurs des ES de la région, aux fédérations hospitalières régionales • Organisation d’une réunion d’information annuelle • Présentation du bilan de l’étape de pré-généralisation à l’ensemble des régions pilote (DARH, CMSI, chefs de projet régionaux, fédérations hospitalières régionales)

11. 2. Accompagnement Chef de projet régional • Animation d’un Groupe de Travailse réunissant tous les 2 mois (soit environ 5 réunions /an) avec pour objectifs de : • Travailler ensemble sur des thématiques communes : • Elaboration, mise en œuvre et suivi du programme régional, • Pilotage du projet mutualisé, • Conception d’un questionnaire de maturité et d’un programme de sensibilisation/formation à la sécurité des ES • Partager les expériences régionales, • Capitaliser sur les retours d’expérience des ES expérimentateurs et référents, • S’approprier les livrables de la phase d’expérimentation, • Décliner les livrables de l’expérimentation en vue de leur utilisation dans la phase de généralisation (mises à jour des documents existants et proposition de compléments). • Appuipersonnalisé ponctuel (visite sur site) en région pilote • Point d’avancement du programme régional • Point d’actualité

12. 3. Support et information des structures d’appui des ES • Support à l’utilisation des outils du GMSIH • Formation et fourniture des outils (ex : kit d’accompagnement du GMSIH), • Réponses à distance aux questions / problèmes sur l’utilisation des outils, • Réunions ad hoc (en nombre limité) en cas de problèmes qui ne peuvent être résolus à distance, • Mise à disposition des mises à jour des outils s’il y en a. • Information • Réunion périodique (trimestrielle) d’information et d’échanges organisée avec le concours des fédérations des industriels, • Informations sur l’actualité (outils et méthodes) du GMSIH et du GIP-CPS et sur l’avancement du programme d’accompagnement, • Réponses aux questions posées préalablement, • Présentations sur des thématiques avec les acteurs concernés des opérateurs, • En relation avec le programme d’accompagnement des industriels du GIP-CPS.

13. Ordre du jour • Principes de base • Accompagnement des régions • Feuille de route du programme régional : quelques pistes de réflexion

14. Programme régional Programme régional : quelques pistes de réflexion • Travaux préparatoires • Sensibilisation de l’ensemble des ES de la région à la mise en œuvre du décret de confidentialité, • Identification des ES pouvant constituer un premier groupe d’établissements pour le programme régional • ayant un projet d’établissement mutualisé ou non, • ayant déposé un dossier H2012, • Définition de la démarche d’accompagnement des ES, • Evaluation des besoins éventuels d’assistance, de financement, … • Organisation de la montée en charge du programme régional, en fonction de la maturité, de la motivation, des ressources des ES de la région, • Constitution et mise en place de la structure de gouvernance du programme régional.

15. Mutualisation Programme régional : quelques pistes de réflexion • Accompagnement des ES - Phase 1 • Identification des besoins d’accompagnement des ES (évaluation de la maturité sur la sécurité des SI - ex : questionnaire-flash), • Sensibilisation/Formation à la sécurité des chefs de projet des ES • Constitution et animation du Groupe Projet Régional, (réunions d’information et ateliers, 1 fois/mois), • Transfert d’expériences aux ES (retours des ES expérimentateurs ou référents, rencontres avec les industriels), • Définition et mise en place d’un processus de suivi d’avancement, • Mutualisation des achats de prestations de services (CCTP type d’AMOA des ES du GMSIH) pour l’accompagnement des ES dans leurs travaux de : • définition de la politique sécurité, • gestion des identités, • Analyse et consolidation des plans d’actions sécurité des ES pour en déduire les actions mutualisables.