Varför förändring?

1. Arkivredovisning -klassificera, beskriva och registrera Britt-Marie Östholm, Torbjörn Hörnfeldt, Agneta Mann Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

2. Förändringsbehovet känt sedan årtionden upprepade initiativ till ändring en tillämpning av en princip - som stelnat till regel arkivmyndigheterna har prioriterat kontinuiteten SATS-projektet (samordnad tillsyn, 1992-1995) stora brister i arkivredovisningen görs endast för arkivmyndigheterna arkivförteckningen svårförståeligför personal och allmänhet istället används diariet och andra sökingångar A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier D Register och liggare E Inkomna handlingar F Handlingar ordnade efter ämne G Räkenskaper Ö Övriga handlingar Varför förändring? Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

3. Förändringsbehovet var nu oemotsägeligt • Projektet INFOTEK-RED(Informationsteknologin och myndig- heterna) tillsattes1997 • enkäter till olika målgrupper stärkte projektets uppfattning • det bidrog till attgrundtankar för arbetetkunde slås fast • dessvärre flera avbrott pga av arbetet med lagstiftning • NAP (Nya arkivprinciper) från 2004 • kunde kanske heta Gamla arkivprinciper - åter till proveniensprincipen! Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

4. Arkivlagen inget hinder för förändring • Arkivbeskrivning: • kortfattat om verksamheten • samband mellan verksamhet och handlingar • inskränkningar i tillgängligheten (sekretess, gallring) • vilka arkiv som myndigheten förvarar • vilka som har ansvar för arkivet • Arkivförteckning: • systematisk förteckning • praktiskt och detaljerat sökmedel • inventarieförteckning Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

5. Grundtankar - 1 • Arkivredovisningen bör ske enligt en struktur som representerar verksamheten • har utvecklats till processynsätt • Det bör framgå hur handlingar kommer in till och upprättas hos myndigheten - oberoende av medium • dvs även e-handlingar och databaser redovisas från ett verksam-hets/processperspektiv • ”färdiga handlingar” 2 kap. 3 § TF Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

6. Grundtankar - 2 • Den notation som väljs får inte begränsa förvaltning och utveckling av strukturen • Arkivet bör beskrivas på samtliga nivåer i strukturen, och det bör fastställas vilka uppgifter som skall anges för varje nivå - dock minimikrav i RA-FS, resten frivilligt • Arkivredovisningen skall vara kompatibel med de standarder som finns nationellt och internationellt Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

7. Grundtankar - 3 • Arkivredovisningen börintegrerasmed myndighetens övriga system för informationshantering • ärende- och dokumenthantering • tillför processperspektiv, ersätter dossierplan • Sambandetmellan handlingarna och arkivets fysiska enheter skall kunna upprätthållas över tiden • utan att det hindrar förändringar avseende indelningen i fysiska enheter konvertering, dubbla arkivexemplar osv Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

8. går från krav på självständiga instrument (arkivbeskrivning och arkivförteckning) till krav på metadata i myndigheternas system för dokument- och ärendehantering tillför ett processperspektiv till myndighetens övriga perspektiv, (objekt, geografisk belägenhet m.m.) Förenklat kan sägas att vi . . . Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

9. Arkivredovisningen bidrar till enöppen och effektiv e-förvaltning - 1 • Offentlighetsprincipen • möjliggör självbetjäning; handlingarnas ursprung i verksamheten tydliggörs; om man vet vad myndigheten gör kan man leta sig fram till handlingarna • Transparent och rättsäker handläggning • kompletterar 24-timmarsmyndighetens ”ett ärende – en kontakt; kan åskådliggöra hurman hämtar/lämnar uppgifter i myndighetsöverskridande handläggningsprocesser Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

10. Arkivredovisningen bidrar till en öppen och effektiv e-förvaltning - 2 • PSI-direktivet, Public Service Information(2003/98/EG) • offentliga sektorns information skall ha en god struktur och beskrivas så att den blir lättillgängligför medborgare och företag för förädling • Effektivare dokument- och ärendehantering inte bara genomautomatisering av vissa handläggningsprocesser (jfr Verva/ESV) • hela hanteringen och förvaltningen av dokument måste utgöra en stödprocesstill verksamheten • nödvändigt med nyttaför myndigheten Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

11. Myndigheterna vill använda den nya modellen • Bl.a följande myndigheter har beviljats dispensfrån redovisning i enlighet med det allmänna arkivschemat: • - Premiepensionsmyndigheten • - Skatteverket • - Södertörns högskola • - Tingsrätterna • - Verket för innovationssystem • - Åklagarmyndigheten • - Centrala studiestödsnämnden • - Forum för levande historia • - Försäkringskassan (en del) • - Inskrivningsmyndigheterna • - Kronofogdemyndigheten • - Läkemedelsförmånsnämnden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

12. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

13. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter ommyndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

14. Arkivredovisningens funktion • Uppgifterna skall göra det möjligt • att förstå sambanden mellan verksamheten och handlingarna • att överblickahandlingarna • att sökaoch ta fram handlingarna • att hantera och förvaltahandlingarna Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

15. Tillgänglighet • Uppgifterna skall vara lätta att få tillgång till – för allmänheten och myndighetens personal • Uppgifterna bör finnas på intern och extern webb • tillgänglighet till önskad nivå i strukturen • undantag om sekretess eller integritet • undantag för fysiska enheter av säkerhetsskäl • Även uppgifter om ansvar för arkiv och registratur bör finnas på webben Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

16. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

17. Uppgifter om myndigheten • organisation(arkivbildaren) • myndighetens identitet (hos arkivmyndighet) • myndighetens namn • tidsomfattning – begynnelseår (och slutår) • verksamhet och styrande dokument • kortfattad beskrivning av verksamheten (kan kompletteras med övergripande struktur, organisationsgraf m.m.) • hänvisning till instruktion, lagstiftning och andra styrande dokument • arkivhos myndigheten • egna arkivet (t.ex. införlivade handlingar) • arkiv som har överlämnats till myndigheten Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

18. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

19. Verksamhetsstruktur (klassifikationsplan) • Myndigheten skall fastställa en struktur för klassificering av de allmänna handlingarna • Strukturen skall representera verksamheten: • översta nivån – verksamhetsområden • nedersta nivån – processer • vid behov mellannivåer Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

20. Verksamhetsområde och processer • Verksamhetsområden • indelning som används för planering och redovisning av verksamheten • Process • ett återkommande mönster av aktiviteter som har ett gemensamt objekt vilket under processens gång tillförs ett mervärde Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

21. Presentation grafiskt och som en förteckning 3 Arbeta för en god arkivhantering - - - 3.2 Normera arkivverksamhet 3.2.1 Utarbeta generella regler (RA-FS) 3.2.2 Handlägga myndig- hetsspecifika regler (RA-MS) 3.3.3 Handlägga remisser/ ärenden/som rör normeringsområdet Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

22. RA-FS:en reglerar inte hur man skapar strukturen • Inventera verksamheter (även handlingar) • använd styrande dokument • intervjua verksamhetsansvariga • Använd modeller (mål - processer – begrepp m.m.) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

23. Man kan utgå från styrande dokument Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

24. Man kan utgå från mål Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

25. Man kan utgå från processer Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

26. Man kan reda ut begrepp Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

27. Flera metoder kan användas för att skapa en hållbar struktur Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

28. Presentation grafiskt och som en förteckning 3 Arbeta för en god arkivhantering - - - 3.2 Normera arkivverksamhet 3.2.1 Utarbeta generella regler (RA-FS) 3.2.2 Handlägga myndig- hetsspecifika regler (RA-MS) 3.3.3 Handlägga remisser/ ärenden/som rör normeringsområdet Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

29. Uppgifter om strukturen och dess delar • Följande uppgifter skall finnas • om planen som helhet: • Identitet • namn • tidpunkt för fastställande • giltighetstid • om planens delar(verksamhetsområde, process): • identitet • namn • giltighetstid (om avvikande från planen) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

30. Regler om strukturen • Identiteterna i strukturen utgörs av en numerisk kod som skapas genom • punktnotation: 1.4.12- (undvik decimalnotation: 1034) • Vid ändring: • delar i planen får avslutas och nya läggas till • den numeriska koden får inte återanvändas • Ny struktur: • om överskådligt • sambanden säkerställs Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

31. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

32. Beskrivning av processen • Uppgifter om processen: • identitetsbeteckning (enligt klassifikationsplanen) • namn, (enligt klassifikationsplanen) • processens objekt • vad som initierar processen • vad som avslutar processen • vilka aktiviteter som ingår i processen Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

33. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - samband över tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

34. Uppgifter om handlingar i processen • Föra att visa sambanden med processen skall anges: • identitetsbeteckning • namn • hur handlingar hämtas från och lämnas till arkivet under processens gång • Som underlag för åtkomst och presentation skall anges: • hur handlingarna är organiserade, sökingångar • begränsningar i tillgängligheten genom gallring, sekretess, integritet Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

35. Uppgifter om sammanställningar • För handlingar som utgörs av sammanställningarsom hämtas från och lämnas till IT-systemskall följande uppgifter anges • vilka uppgifter som ingår i sammanställningen • hur uppgifterna skall presenteras (text och grafiskt) • Ett processperspektiv på IT-systemen • Beskrivningen dokumenterar tillgängligheten till handlingarna – som det var Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

36. Beskrivning av processer och handlingar Grafiska beskrivningar görs för att tydliggöra sambandet mellan process och handlingar Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

37. Uppgifter för samordning av arkivredovisning och ”diarier” • Vid registrering på ärende- och handlingsnivå, i enlighet med 15 kap. 1-2 §§ sekretesslagen, bör identitetsbeteckning i enlighet med klassificeringsstrukturen anges (ersätter dossierplan) • Även andra uppgifter om handlingarna bör hämtas från kontrollerade vokabulärer(t.ex. ämne, objekt, geografisk belägenhet, handlingstyp) Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

38. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter ommyndigheten - uppgifter omverksamhetens struktur - uppgifter omprocesser - uppgifter omhandlingar - uppgifter omfysiska enheter - sambandöver tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

39. Fysiska enheter • Om förvaringsenhet • identitet (t.ex. löpnummer eller löpnummer per år) • typ av förvaringsmedel (t.ex. arkivbox, aluminiumburk) • förvaringsplats (datorhall/server, arkivlokal/hylla, klimatarkiv) • omfattning (ingående handlingar, tidsomfattning) • Om databärare (vid behov) • identitet • typ av databärare • förvaringsplats • omfattning Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

40. Uppgifter för hantering och förvaltning • Därutöver uppgifter som behövs för • att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas, i enlighet med Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

41. Nya RA-FS:en Riksarkivet föreskriver om: - uppgifternas funktion - uppgifter om myndigheten - uppgifter om verksamhetens struktur - uppgifter om processer - uppgifter om handlingar - uppgifter om fysiska enheter - sambandöver tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

42. Samband över tiden • Sambandenmellan handlingar och fysiska enheter skall upprätthållas så att handlingarna kan återsökas och presenterasöver tiden Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

43. NAP - tidplan 2007 - 2010 • internutbildning nov 2006 - april 2007 • information jan 2007- juni 2008 • fortsatt arbete med jan - sept 2007 modell, begrepp mm • förslag till regler i punktform maj 2007 • interna diskussioner maj – sept 2007 (möten, e-post mm) • intern- och externremiss okt 2007- jan 2008 • ikraftträdande 1 juli 2008 • övergångstid (åtminstone en plan) 1 juli 2010 Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

44. Projekten • NAP - Nya ArkivPrinciper • ARES - ArkivRedovisningens Element och Struktur • PRO-ARK-KOMP - PROcessorienterad ARKivredovisning - KOMPetensutveckling Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)

45. Riksarkivet - Nya arkivprinciper (NAP)