Conduire une reunion
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CONDUIRE une REUNION. CONDUIRE une REUNION OBJECTIFS :  Être plus efficace dans ses réunions  Mieux les animer et les contrôler  Connaître les différents outils et techniques d’animation.

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Presentation Transcript

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CONDUIRE une REUNIONOBJECTIFS: Être plus efficace dans ses réunions Mieux les animer et les contrôler Connaître les différents outils et techniques d’animation


Les causes de l inefficacit information insuffisante pas d apport pas d objectif pas de m thode l.jpg
Les CAUSES de l'INEFFICACITÉ: information insuffisante: pas d'apport pas d'objectif pas de méthode


Pour conduire une r union il faut un animateur de s ance un secr taire de s ance des participants l.jpg
Pour conduire une réunion, il faut: un animateur de séance un secrétaire de séance des participants





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Choisir les participants =Evaluer la contribution de chacunFournir des informationsDonner des conseilsOffrir une compétence spécifiqueAutoriser une actionParticipants permanents Participants invités


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PREPARATION EN AMONT:ObjectifsPréparation / InformationOrdre du JourInvitation / Convocation des ParticipantsDurée, Jour, HeureLa Salle et sa dispositionLe matériel nécessaire


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Les OBJECTIFS:Déterminer à l'avance l'objet de laréunionLe but doit être clair pour tous les participantsQUI?


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POURQUOI une REUNION?Informer - Echanger - DéciderRésoudre un conflit - Créer quelque chose - Faire le pointEchange d'informationsdescendantes ou ascendantesavec prise éventuelle de décision


Pour informer l.jpg
Pour INFORMER

ANIMATEUR

Informations

Demande d'info

complémentaires

PARTICIPANTS


Pour echanger des points de vue l.jpg
Pour ECHANGER des points de vue

ANIMATEUR

Régulation

Relance

Thème

PARTICIPANTS

Avis


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Pour DECIDER Propositions d'Action Pour TROUVER un ACCORD Rôle de Médiation, Arbitrage Pour PRODUIRE Réunion créative, Brainstorming


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Pour FAIRE le POINTRéunion cycliqueLe COMITE de PILOTAGE d’un Projet Maîtrise d’Œuvre & Maîtrise d’Ouvrage


Une reunion se pr pare l enjeu r unir au bon endroit et au moment id al l.jpg
Une REUNION se prépare:l'enjeu: Réunir au bon endroit et aumoment idéal


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Une REUNION se prépare:Fixer la date et l'heure Indiquer le lieu, la duréeStructurer un ordre du jour motivantCommuniquer ces informationsà l'avance


Le rythme de la reunion l.jpg
Le RYTHME de la REUNION

Attention

Creux ludique


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Le RYTHME de la REUNIONLe creux ludique:Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds.Il est naturel, psychologique.L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser:C’est le temps de la PAUSE


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Une REUNION se prépare:REGLER les ASPECTS PRATIQUES:Equipements audiovisuelsTableau, PaperboardCopies des documents à remettreSupport de prises de notesDisposition de la salle


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Une REUNION se prépare:ElaborerUn ORDRE du JOURdans la CONVOCATIONL’envoyer à l’avance pour que chaqueparticipant puisse se préparer


Un exemple d ordre du jour et de convocation l.jpg
Un EXEMPLEd’ORDRE du JOURet de CONVOCATION


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Rôle de l'animateurFacilitation:Règles du jeu, tour de table, objet, participation Régulation:Neutralité, reformulation, écoute, adhésion Production:Inciter les échanges pour parvenir à des résolutions des conclusions des solutions des décisions


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Rôle de l'animateur:Médiateur ou ArbitreGERER les PROBLEMESFAIRE FACE aux PERTURBATIONSLAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE


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Rôle du participantJouer un rôle actifSe préparer en conséquence


2 principes tre vu et entendu ecouter les autres l.jpg
2 PRINCIPES:ÊTRE VU et ENTENDUECOUTER les AUTRES


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L'OUVERTURE de la REUNIONIl faut rappeler clairement:L’objectif: le reformuler pour qu’il soit compris.Les méthodes prévues:moyen de communication: tour de table, expert moyen d’analyse: historique, problématique moyen de décision: vote prise de notes: secrétaire, enregistrement


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L'OUVERTURE de la REUNIONIl faut rappeler clairement:Le temps imparti:Fixer une limite et s'y tenir Qualité de commencer et de finir à l'heure.L'information nécessaire:Faire un résumé rapide de l'information nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs


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Les STYLES d'ANIMATIONIl faut s'adapter aux personnalités:Encourager les timides à participerContrôler les caractères dominateursS'assurer que chacun puisse s’exprimer en bénéficiant du même temps de parole Contrôler une réunion, c’est anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs


Le compte rendu de reunion a r diger juste apr s style simple structure adapt e viser l essentiel l.jpg
Le COMPTE RENDU de REUNIONA rédiger juste aprèsStyle simpleStructure adaptéeViser l'ESSENTIEL


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Le COMPTE RENDU de REUNIONUn EXEMPLE de CONTENUCOMMENTAIRES



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