Vi køber ind sammen…

1. Vi køberind sammen… Fakta om regionens indkøbs- og udbudspolitik Indkøb og Logistik www.regionmidtjylland.dk

2. Agenda • Indkøb og indkøbspolitik • Organisering af indkøbsområdet • Brugerinddragelse • Proces ved udbud • Anvendelse af indkøbsaftaler Indkøb og Logistik

3. Indkøb og udbud • Mængden af varer og tjenesteydelser, der forbruges i Region Midtjylland har et omfang, hvor der er drifts-mæssige og økonomiske fordele ved at købe samlet ind • Fælles indkøbsaftaler er en forudsætning for e-handel • Som offentlig indkøber er Region Midtjylland underlagt EU's udbudsregler, hvilket medfører en række tekniske og proceduremæssige krav • Indkøbsområdet har stor bevågenhed, og styres af en overordnet, politisk bestemt indkøbspolitik Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

4. Indkøbspolitik – proces og tilblivelse • 1. kvartal 2007: Intern høring i Region Midtjylland af forslag til indkøbspolitik samt internt temamøde herom • 28. marts 2007: Regionsrådet vedtager en foreløbig indkøbspolitik som et arbejdsgrundlag for administrationen • 28. marts 2007: Regionsrådet nedsætter et midlertidigt politisk udvalg • April-juni 2007: Udvalget udarbejder udkast til endelig indkøbspolitik • 7. juni 2007: Offentligt høringsmøde • 12. juni 2007: Direktionen fremlægger udkast for regionens MED-udvalg. Udvalget drøfter udkastet 25.-26 juni. • 22. august 2007: Forslaget forelægges Regionsrådet til endelig beslutning. Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

5. Indkøbspolitik Målet er, at sikre bæredygtig handel ved at vælge produkter og leverandører ud fra en samlet vurdering af: • Pris og kvalitet • Leveringssikkerhed og leveringsbetingelser • Service • Betalingsbetingelser • Miljø, arbejdsmiljø og etiske forhold Afvejningen mellem de forskellige hensyn foretages ved udbud, og kan variere afhængigt af, hvilken varetype, tjenesteydelse eller bygge- og anlægsopgave, der er tale om. Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

6. Indkøbspolitikken omfatter… – alle køb, uanset beløb, der udløser en faktura: • Varer • Faste, daglige forbrugsvarer • Lejlighedsvise skaffevarer • Tjenesteydelser • Rådgivnings- og serviceydelser fra ekstern leverandør • Bygge- og anlægsopgaver • Projektering, opførelse og vedligeholdelse af bygninger og anlæg Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

7. Fælles indkøbsafdeling • Regionen ønsker mulighed for, at købe varer og tjenesteydelser på de bedst tænkelige betingelser • Alle udbud og indkøb gennemføres derfor gennem en fællesregional indkøbs- og logistikafdeling, som er placeret i Regionshuset Århus • Ud over pris og kvalitet, har regionen et ønske om, at tænke miljø og etiske forhold ind i indkøbsprocessen • Konsekvenser for arbejdsmiljøet hos leverandører, underleverandører og producenter samt hos medarbejderne i Region Midtjylland, indgår altid i vurderingen Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

8. Bæredygtige indkøb • Miljø Herunder bl.a.: • Økologi • Genanvendelse • Energibesparelser • Arbejdsmiljø Hensyn til: • Medarbejderne i Region Midtjylland • Medarbejdere hos leverandører, underleverandører og producenter Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

9. Bæredygtige indkøb • Etik Overvejelser i forhold til: • Grundlæggende menneskerettigheder og ulovligt børnearbejde – både hos leverandører, under-leverandører og producenter • Totaløkonomi Samlet vurdering af: • Anskaffelsespris sammenholdes med drifts- og vedligeholdelsesomkostningerne • Leveringsbetingelser, implementerings-omkostninger m.v. indregnes Indkøb og Logistik Indkøb og indkøbspolitik

10. Indkøb og Logistik Indkøb og Logistik er ansvarlig for, at regionen efterlever sin indkøbspolitik. Afdelingen betjener i den forbindelse hele regionen med bistand og procesunderstøttelse inden for: • Udbud • Kontrakter • Indkøbsaftaler • Logistik • Udbuds- og indkøbsjuridisk bistand m.v. • Annoncering af indkøb (> 500.000 kr.) Målet er, at sikre en effektiv og professionel opgaveløsning, som skaber mulighed for, at købe varer og tjenesteydelser på de bedst tænkelige betingelser. Indkøb og Logistik Organiserings af indkøbsområdet

11. Organisatorisk placering Indkøb og Logistik er en fælles regional enhed, som hjælper hele Region Midtjylland med udbud, indkøb, kontrakter og logistik. Afdelingen er geografisk placeret i Regionshuset Århus. Ledelsesmæssigt refererer afdelingen til hospitalsdirektør Jens Anton Dalgaard, ligesom der er etableret en regional styregruppe for indkøb og logistik: Styregruppe forindkøbs- oglogistikområdet HospitalsdirektørJens AntonDalgaard Indkøb og Logistik Organisering af indkøbsområdet

12. Indkøbsorganisation Indkøb og Logistik

13. Mission – Overordnede regionale mål • Indkøb og Logistik skal forsyne regionens hospitaler, institutioner og administrative enheder med varer og tjenesteydelser… • til den bedst mulige pris • med de bedst mulige leveringsbetingelser • med den bedst mulige leveringspræcisionog -sikkerhed – og • i den rette kvalitet • og med den rette service Indkøb og Logistik Organisering af indkøbsområdet

14. Mål – Overordnede regionale mål • Indkøb og Logistik skal skabe mulighed for, at opnå størst mulige besparelser via: • Centrale indkøbsaftaler • Optimal logistik • Integrerede systemer og administrative processer • Under hensyntagen til miljø og etik – jf. regionens indkøbspolitik… Indkøb og Logistik Organisering af indkøbsområdet

15. Vision – Overordnede regionale mål • Indkøb og Logistik er et strategisk kompetencecenter, som vil opfattes som en professionel og attraktiv samarbejdspartner for kunder og kolleger • Indkøb og Logistik vil opfattes som en professionel og udviklende samarbejdspartner for vore leverandører og potentielle leverandører Indkøb og Logistik Organisering af indkøbsområdet

16. Involvering af brugere • Alle udbud og indkøb finder sted ved, at inddrage brugere og fagpersoner i størst muligt omfang • Der nedsættes altid brugergrupper, som bidrager med ekspertviden, og som kvalificerer udbudet gennem kravspecifikationer m.v. • Brugergrupperne har beslutningskompetence og kan på baggrund af gennemført udbud vælge leverandører og produkter Indkøb og Logistik Brugerinddragelse

17. Brugerinddragelse – Hvorfor? For at: • skabe opbakning og interesse i bagland • sikre bredde (at alle relevant behov er dækket) • sikre kvalitet i aftalerne • sikre gode afprøvninger på relevante afd. • forbedre informationen • sikre ny viden Indkøb og Logistik Brugerinddragelse

18. Brugergruppens ansvar/opgave • Repræsentere alle brugere på det specifikke fagområde • Fastlægge udbudets omfang • Udarbejde kravspecifikation • Behandle tilbud • Vælge leverandør • Deltage i information til øvrige brugere Indkøb og Logistik Brugerinddragelse

19. Udbudsproces • Behov • Henvendelse fra bruger • Eller egen praktisk/juridisk identifikation af behov hos IKL • Analyse • Vurdering • Muligheder i markedet • Lokalt eller regionalt udbud m.v. • Evt. udbud i samarbejde med andre (nationalt/regionalt)? • Planlægning • Brugerinddragelse • Udvælgelseskriterier • Kravspecifikation • Tildelingskriterier m.v. Indkøb og Logistik Proces ved udbud

20. Udbudsproces • Annoncering • Offentligt udbud • Begrænset udbud • Ny regel for køb > 500.000 kr. • Aftaleindgåelse • Valg af leverandør • Implementering • Brugergrp. udarbejder plan for implementering af aftalen: • Specifik information til relevante målgrupper • Generel information (hjemmesider, nyhedsbreve m.v.) • Ajourføring af databaser og intranet • Drift og evaluering Indkøb og Logistik Proces ved udbud

21. Proces for inddragelse af brugere ved indgåelse af indkøbsaftaler… Indkøbsafd. gennemfører udbudet Tilbud modtages af indkøbsafd. Behovs- og markeds- undersøgelse Brugergruppe sammensættes 1. Bruger- gruppemøde Brugergruppen vurderer tilbud og vælger lev. Aftaler indgås Impl. af aftaler i indkøbssystem og på afdelinger Dagsorden 1. Brugergruppemøde: - behov drøftes - leverandørmarked undersøges - udbudsmateriale besluttes - tidsplan fastlægges - afgrænsning af udbud - strategi (en eller flere leverandører - samarbejde med andre - afprøvninger Indkøb og Logistik Proces ved udbud

22. Anvendelse af indkøbsaftaler Du handler selv ind • Indkøb og Logistik er ikke involveret i den løbende bestilling af varer og tjenesteydelser. • Indkøb og Logistik’s primære opgave består i at planlægge udbud og indgå aftaler. Når det er sket, udbyder afdelingen varer og tjenesteydelser i et online indkøbskatalog og gennem elektroniske indkøbssystemer på regionens hospitaler. • Region Midtjylland er i fuld gang med at planlægge indførelse af e-handel på samtlige hospitaler, institutioner og administrative enheder. Pilotprojekt på Regionshospital Viborg startede 1/1-07. Indkøb og Logistik Anvendelse af indkøbsaftaler

23. Indkøbsaftaler i to kategorier Region Midtjylland indgår aftaler om køb af varer og tjenesteydelser i to kategorier: • Obligatoriske aftaler (O-aftaler)– som er aftaler, hvor der er indgået en bindende aftale med en leverandør – typisk efter EU-udbud • Købsaftaler (K-aftaler)– som er aftaler, hvor der er forhandlet en rabat med leverandørerne. Ofte er der indgået aftaler med flere leverandører. Dermed er det muligt at vælge mellem forskellige variationer inden for samme varekategori. Når der er indgået aftaler på et indkøbsområde, er det obligatorisk for alle i Region Midtjylland at bruge disse aftaler. Indkøb og Logistik Anvendelse af indkøbsaftaler

24. Flere oplysninger på… www.indkoeb.rm.dk Indkøb og Logistik