Проверка наличия: организация работы и оформление результатов

1. Проверка наличия: организация работы и оформление результатов Архивное агентство Красноярского края

2. Проверка наличия проводится в целях • установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих документов для организации их розыска; • выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; • выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки

3. Сроки проведения проверки наличия • уникальных документов - ежегодно; • ОЦД на бумажной основе - раз в 10 лет; • аудиовизуальных и МЧД - раз в 5 лет; • кинодокументов на нитрооснове - раз в 2 года; • плановая цикличная - раз в 10 лет; • при смене специалистов, в случае стихийных бедствий, перемещений архивов в другие помещения - единовременно

4. Виды работ в ходе проверки наличия • просмотр и сверка всех учетных документов; • выемка дел; • сверка описательных статей описи с шифром и заголовками дел на обложках; • визуальный осмотр физического состояния дел; • сверка фактического наличия дел с итоговыми записями в описях; • вложка дела; • заполнение листа проверки; • отметка в описи об окончании проверки наличия.

5. Выверка учетных документов • установление полноты учетных документов (список фондов, карточка фонда, уточняется количество экземпляров описи и каждого годового раздела описи, наличие сводной итоговой записи к описи и итоговых записей по приему к годовым разделам описи); • сверка сопоставимых показателей учетных документов; • уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверка правильности составления их итоговых записей.

6. При проверке наличия необходимо • сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; • возвращать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; • изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов, изучить документы по проверке наличия данного фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, проверить книги выдачи дел сотрудникам архива и в читальный зал – не значатся ли данные дела в числе не списанных; • изымать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; • изымать дела, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец архивного фонда для последующей обработки и описания.

7. В ходе проверки наличия не допускается • вносить в опись дел неучтенные единицы хранения; • делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, других учетных документах.

8. В ходе и по результатам проверки обязательно составляются: • лист проверки наличия и состояния архивных документов ; • акт проверки наличия и состояния архивных документов

9. По результатам проверки при необходимости составляются: • акт о технических ошибках в учетных документах; • акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду; • акт об обнаружении архивных документов, не учтенных ранее; • акт о неисправимых повреждениях архивных документов и заключение об их физическом состоянии; • акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны и справка о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду; • карточка учета необнаруженных архивных документов.

10. Для организации розыска рекомендуется: • изучить дело фонда: проводилось ли усовершенствование и переработка описей, экспертиза ценности, расфондирование и объединение фондов и дел и т.д.; • проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки; • проверить дела, находящихся рядом фондов, аналогичных фондов, чтобы исключить, возможно, неправильную раскладку дел; • изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилища; • изучить документы об объединении и делении фонда и дел; • организовать поиск в архивах организаций, откуда документы поступили на хранение

11. На необнаруженные в ходе розыска документы составляются: • акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; • перечень дел (документов), необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию; • справка о проведении розыска дел по фонду.

12. В справке о проведении розыска необходимо указать • номер, название и категорию фонда; • объем фонда на момент завершения проверки наличия; • крайние даты документов; • краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.); • ход и пути розыска необнаруженных документов; • предполагаемые причины отсутствия документов; • возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт); • наличие страховых копий необнаруженных документов.

13. В акте о неисправимых повреждениях документов в графе 6 «Сущность и причины повреждения» указать сведения: • о физическом состоянии документов и подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации; • причины, приведшие к неисправимым повреждениям документов.

14. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе отражается в: • листе-заверителе; • листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; • карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; • карточке учета архивных документов с повреждениями текста; • картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

15. Основания для внесения изменений в учетные документы • акт о технических ошибках в учетных документах; • акт приема-передачи архивных документов на хранение; • акт передачи архивных документов в другой архив; • акт описания архивных документов, переработки описи; • акт об обнаружении архивных документов; • акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; • акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов; • выписка из протокола комиссии о снятии с учета необнаруженных дел и неисправимо поврежденных дел.

16. Типичные ошибки, допускаемые при проведении проверки • Нарушение сводного учета по описям. Сводный учет должен продолжаться при любом движении дел по фонду, по всем экземплярам описей. • При подсчете числа пропущенных номеров при большом разрыве нумерации дел по описи. Количество пропущенных номеров определяется разностью чисел между последним пропущенным номером и последним в наличии номером предыдущего раздела. • Нечеткое оформление итоговых записей. Каждое фиксирование движения дел по фонду должно быть со ссылкой на соответствующий документ-основание первичного учета, со ссылкой на номер документа и дату его составления. • Листы проверок и акты в пределах архивного фонда должны иметь валовую нумерацию отдельно по каждому виду.

17. Спасибо за внимание!