IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 2000 EN LA BIBLIOTECA GENERAL

1. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001 2000 EN LA BIBLIOTECA GENERAL

2. RESEÑAHISTÓRICADE LA BIBLIOTECA GENERAL • En 1954, cuando la Universidad de Bogotá iniciaba labores académicas dirigidas hacia la comunidad; retoma los ideales ilustrados de la Expedición Botánica. • La Biblioteca General nace con las colecciones privadas de sus fundadores. • En las décadas siguientes y hasta el 2005 la Biblioteca tuvo varios cambios. • Ampliación física. • Automatización. • Crecimiento de las colecciones entre otras. • La reciente edificación surge a partir de un exhaustivo proceso de evaluación académica dentro de las necesidades planteadas por el PEI (Proyecto Educativo Institucional)

3. MISIÓN • La Biblioteca General de la Universidad, es un centro de recursos educativos que contribuye con los procesos de formación académica de la: docencia, investigación y proyección social; mediante el acopio, organización y difusión de la información pertinente y actualizada. • Su labor es apoyar las acciones de investigación científica y consultoría que se generan en las diferentes unidades académicas de Pregrado, Postgrado a través de la consolidación del sistema de información con tiempos de respuesta apropiados para el usuario, facilitando el acceso a bases de datos nacionales e internacionales. • Los valores Tadeístas de creatividad, compañerismo y compromiso con el medio ambiente son principios permanentes de la Biblioteca.

4. VISIÓN • En el 2014, la Biblioteca General contará con un Sistema de Bibliotecas consolidado que tendrá como fin la centralización de procesos y descentralización de Servicios de Información en las diferentes sedes de la Universidad. Será una dependencia que propicie el quehacer universitario con participación en los procesos académicos de docencia investigación y proyección social, con amplio prestigio en el ámbito nacional. Contará con recursos suficientes: humanos, económicos, bibliográficos y tecnológicos, comprometidos con la calidad. Afianzará el funcionamiento del Repositorio Institucional para dar visibilidad a la producción académica, científica y cultural de la universidad.

5. PRINCIPIOSCORPORATIVOS • Creatividad • Compañerismo • Compromiso con el medio ambiente

6. POLÍTICADECALIDAD La Biblioteca General garantiza la prestación de Servicios de Información, acorde con las necesidades y requisitos de los usuarios, utilizando los recursos existentes. Con personal competente y comprometido con la mejora continua en la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

7. OBJETIVOSDECALIDAD • Aumentar la satisfacción de los usuarios, mediante la prestación de servicios oportunos, confiables y ágiles. • Mejorar la competencia del personal de la Biblioteca General, en el área de desempeño laboral. • Aumentar el acceso a la información contando con las tecnologías adecuadas. • Mantener los mecanismos de comunicación y divulgación con los usuarios. • Mejorar la eficacia de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

8. ORGANIGRAMAUNIVERSIDADJORGE TADEO LOZANO

9. OFICINA DE BIBLIOTECA JEFE DE OFICINA ÁREA GESTIÓN DESARROLLO DE COLECCIONES – SISTEMA BIBIOTECA ÁREA ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN AREA SERVICIOS DE INFORMACIÓN COORDINADORA (1) PROFESIONAL III COORDINADORA (1) PROFESIONAL III COORDINADORA (1) PROFESIONAL III SECRETARIA APRENDIZ SENA (1) TÉCNICO IV (1) AUXILIAR I (1) AUXILIAR SECRETARIA IV (1) TÉCNICO II (1) APRENDIZ SENA TÉCNICO ENCUADERNACIÓN (1) TÉCNICO IV HEMEROTECA (1) AUXILIAR (1) AUXILIAR ESTUDIANTE (3)REFERENCISTAS (2) AUXILIARES SALA DE INTERNET CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO (3) AUXILIARES COLECCIÓN (1) AUXILIAR I (5) AUXILIARES (2)AUXILIARES - ESTUDIANTES AUXILIARES CASILLEROS (2) AUXILIARES BIBLIOTECA POSTGRADO (1) TÉCNICO IV ORGANIGRAMABIBLIOTECA GENERAL

10. PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SU APLICACIÓN

11. REGLA DE ORO • DECIR LO QUE SE HACE • HACER LO QUE SE DICE • PODER DEMOSTRARLO

12. Orientación al cliente Liderazgo Participación del personal Enfoque a procesos Enfoque del sistema Mejora continua Enfoque objetivo Relación con proveedores LOS PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Los principios para la gestión de la calidad son reglas o creencias comprensibles y fundamentales para liderar y operar una organización con el propósito de lograr el mejoramiento continuo.

13. Mejoramiento continuo del desempeño LOS PRINCIPIOS PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones Mejora continua Enfoque del sistema hacia la gestión Enfoque basado en procesos Participación del personal Liderazgo Organización orientada al cliente

14. Estudiar y comprender las necesidades y expectativas de los clientes. Asegurar que los objetivos y metas de la organización estén ligados a las necesidades y expectativas de los clientes. Comunicar las necesidades y expectativas de los clientes a toda la organización. ORGANIZACIÓN ORIENTADA AL CLIENTE 1 Enfoque al cliente Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deben comprender las necesidades actuales y futuras de los mismos, satisfacer sus requisitos y esforzarse en sobrepasar sus expectativas.

15. 1 Enfoque al cliente Medir la satisfacción de los clientes y actuar sobre los resultados. Gestionar sistemáticamente las relaciones con los clientes. Asegurar un equilibrio entre el cliente y otras partesinteresadas (tales comopropietarios, empleados, suministradores, financieros, comunidades locales y la sociedad en general. ORGANIZACIÓN ORIENTADA AL CLIENTE

16. Considerar las necesidades de todas las partes interesadas incluyendo clientes, propietarios, proveedores, comunidades locales y sociedad en general. Crear y mantener valores compartidos, imparcialidad y modelos éticos de comportamiento en todos los niveles de la organización. LIDERAZGO 2 Liderazgo Los lideres unifican la finalidad y la dirección de la organización. Crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en la consecución de objetivos de la organización. Establecer unaclaravisión de la organización. Establecer objetivos y metasdesafiantes.

17. Proporcionar al personal recursos necesarios, la formación y la libertad para actuar con responsabilidad y autoridad. Inspirar, animar y reconocerlascontribuciones del personal. LIDERAZGO 2 Liderazgo Crear confianza y eliminar temores.

18. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL 3 Participación del personal El personal, con independencia del nivel de la organización en el que se encuentre es la esencia de una organización y su total implicación posibilita que sus capacidades sean usadas para el beneficio de la organización. Búsqueda activa de oportunidades para aumentar sus competencias, conocimiento y experiencia Compartirlibrementeconocimientos y experiencia. Discutirabiertamente los problemas y los temas.

19. 3 Participacióndel personal Comprender la importancia de su papel y su contribución a la organización. Aceptarsuactuación de acuerdo a susobjetivos Identificar las limitaciones en su trabajo. y metas personales. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL

20. Utilizar métodos estructurados para definir las actividades necesarias para lograr el resultado deseado. Establecer responsabilidadesclaras y dar indicaciones para gestionar las actividades clave. Comprender y medir la capacidad de las actividades clave. Identificar las interfases de las actividades clave dentro y entre las funciones de la organización. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS 4 Enfoque basado en procesos Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como procesos.

21. Enfoque basado 4 enprocesos Enfocar la gestión en factores tales como, recursos, métodos y materiales que mejorarán las actividades clave de la organización. Evaluarriesgos, consecuencias e impactos de las actividades en los clientes, proveedores y otras partes interesadas. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

22. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Enfoque basado 4 en procesos Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes.

23. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Enfoque basado 4 en procesos

24. Estructurar un sistema para alcanzar los efectiva y eficaz ENFOQUE DEL SISTEMA HACIA LA GESTIÓN Enfoque del sistema 5 para la gestión Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo dado, mejora la eficacia y eficiencia de una organización. objetivos de la organización de forma Entender la interdependencia existentes entre los diferentes procesos del sistema. Estructurar los enfoques que armonizan e integran los procesos.

25. Enfoque del sistema 5 para la gestión Facilitar una mejor interpretación de los papeles y responsabilidades necesarias para la consecución de los objetivos comunes, y así reducir barreras Inter-funcionales. Entenderlascapacidades de la organización y establecer laslimitaciones de los recursos antes de actuar. ENFOQUE DEL SISTEMA HACIA LA GESTIÓN

26. Enfoque del sistema 5 para la gestión Definir y establecer come objetivo, come deberían funcionar las actividades específicas dentro del sistema. Mejorar continuamente el sistema a través de la medición y la evaluación.

27. MEJORA CONTINUA El mejoramiento continuo debe ser un objetivo permanente de la organización. 6 Mejora continua Aplicar un enfoqueconsistente a toda la organización para la mejora continua. Suministrar al personal de la organización formación en los métodos y herramientas de mejora continua. Hacerque la mejora continua productos, procesos y sistemas sea un objetivo para cada persona dentro de la organización. Establecer objetivos para orientar, y medidas para darseguimiento a lasmejorascontinuas.

28. ENFOQUE BASADO EN HECHOSPARA LA TOMA DE DECISIONES Enfoque basado en hechos 7 para la toma de decisión Asegurar que los datos y la información son suficientemente precisos y fiables. Hacerque los datosseanaccesibles para aquellos que los necesiten. Analizar los datos y la información, empleando métodos válidos. Tomar decisiones y emprender acciones en base al análisis de los hechos equilibrado en la experiencia y en la intuición. Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

29. RELACIONES MUTUAMENTEBENEFICIOSAS CON LOS PROVEEDORES Relaciones mutuamente 8 beneficiosas con el proveedor Una organización y sus proveedores son interdependientes y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Crear comunicaciones claras y abiertas. Compartir información y planes futuros. Establecer actividadesconjuntas de mejora. Inspirar, animar y reconocer las mejoras y logros.

30. Relaciones mutuamente 8 beneficiosas con el proveedor Establecer relacionesqueequilibren los beneficios a corto plazo con las consideraciones a largo plazo. Hacer un fondo común de competencias y recursos con los asociados clave. Identificar y seleccionar los proveedores clave. RELACIONES MUTUAMENTEBENEFICIOSAS CON LOS PROVEEDORES

31. MATRIZDOFA DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS

32. COMITÉ DE CALIDAD REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÒN AUDITORES INTERNOS COORDINACCIÓN SGC LIDERES DE EQUIPOS DE TRABAJO EQUIPOS DE TRABAJO ESTRUCTURA ADOPTADA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SGC BIBLIOTECA GENERAL

33. MAPA DE RELACIONAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL SGC

34. Manual de Calidad Manual de Procedimientos Manual de Competencias Registros Documentos Externos ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DECALIDAD DE LA BIBLIOTECA GENERAL CONTENIDO POLITICA DE CALIDAD Alcance y Exclusiones MAPA DE PROCESOS PLAN DE CALIDAD Procedimientos e instructivos Formación Experiencia Habilidades Educación Evidencia de todo el Sistema de Gestión de Calidad Normas Gubernamentales Estándares Procedimientos e Instructivos

35. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS PROCESOS DE DIRECCION

36. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS PROCESOS DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO

37. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS PROCESOS DE SOPORTE

38. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS EXTERNOS

39. BENEFICIOS La implementación del SGC, permite adoptar una visión integral y conceptual de los servicios, a través de diferentes perspectivas, que implica: Hacer las cosas bien desde la primera vez Contar con una buena organización Tener empleados motivados Mantener una buena comunicación con los usuarios Procesos documentados El mejoramiento continuo de los Procesos de Realización del Servicio

40. GRACIAS MARIA CONSUELO MONCADA C. maria.moncada@utadeo.edu.co