LES WORKFLOWS

1. LES WORKFLOWS SEMINAIRE DE RECHERCHE APPLIQUEE

2. PRESENTATION Yvanna ESSOMBA ZE Anne DECOMBAZ Lucie PROUZET Marylène JABY Réda KABBAJ

3. PLAN INTRODUCTION PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW Définition & Typologie Concepts fondamentaux Phases d’un projet Workflow INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW Avantages fonctionnels Workflow, Contrôle Interne & Audit CONCLUSION

4. PRÉSENTATION DU CONCEPT WORKFLOW

5. DEFINITION • QU’EST-CE QU’UN WORKFLOW ? “L’automatisation d’une procédure, en totalité ou en partie, pendant laquelle les documents, informations ou tâches sont transmis d’un acteur à un autre pour une autre action, selon un jeu de règles de procédures” • POURQUOI UNE ACTIVITÉ DEVRAIT UTILISER UN WORKFLOW • un outil qui apporte une véritable aide à • l’organisation • l’exécution • l’optimisation Processus

6. TYPOLOGIE DES WORKFLOWS WF centrés sur le document WF centrés sur le groupe Processus répétitifs et structurés par les documents Processus spécifiques et structurés par les intervenants de production Coopératif WF appliqués aux processus principaux (forte valeur ajoutée) Base de données et moteur de WF EX: demande de prêts bancaires EX: développement d’un nouveau produit Administratif Ad hoc WF appliqués aux processus support (faible valeur ajoutée) Messagerie et formulaires informatiques EX: remboursement de notes de frais EX: rédaction d’un document Processus « mode routine » Processus « mode projet »

7. TYPOLOGIE DES WORKFLOWS • EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER Entreprise d’édition M2 CCA Réunion du CE en AGEla semaine dernière Objectif: transformer leurs fichiers usuels en fichiers exploitables via internet

8. TYPOLOGIE DES WORKFLOWS • EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER • Etape 1: le workflow humain Le rédacteur choisit des articles, fait des résumés Le « leader d’opinion » choisit les articles à éditer et rédige des commentaires d’experts L’assistant à la production convertit les documents WORD en fichiers HTML ou XML Le gestionnaire de comptes distribue des rapports internes mensuels, externes trimestriels, et planifie les dates de promotion Le contenu est publié sur une base hebdomadaire Le REC approuve les articles. Puis, le Conseiller en communication effectue les contrôles nécessaires

9. TYPOLOGIE DES WORKFLOWS • EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER • Etape 2: la conversion du workflow Processus de conversion HTML Documents MS Word MRC XML PDF Autres sources Xtext XML

10. TYPOLOGIE DES WORKFLOWS • EXEMPLE ILLUSTRÉ D’UN PROCESSUS MÉTIER • Etape 3: le déploiement du workflow Sage Adonix SQL Database Données complètes Données incrémentées Centre de données

11. LES CONCEPTS FONDAMENTAUX D’UN WORKFLOW 3R Routes Règles Rôles Définition des itinéraires Regroupement des informations Définition des compétences

12. LES PHASES D’UN PROJET WORKFLOW PHASE 1 : DEFINITION DU WORKFLOW PHASE 2 : INTEGRATION A LA GESTION DE L’ORGANISATION PHASE 3 : MISE EN PLACE ET EVALUATION Identification Analyse Modélisation Formulation et conception Réalisation Tests Installation et Exécution Recommandation et Adaptation Formation et Accompagnement

13. ORDINOGRAMME Début de la souscription PROCESSUS : Encaissement Client Signe une proposition Remet un chèque J NON Commercial Complète la proposition Signe Proposition correcte? J+1 OUI Service souscription Service souscription Dispatche proposition et chèque Archive l’original Édite le contrat J+2 J+4 Service logistique Service comptable Envoi du contrat au client Fin de la souscription Encaisse le chèque J+5 J+10

14. INTÉRÊTS ET PERSPECTIVES DU WORKFLOW

15. AVANTAGES D’UN WORKFLOW Rationalisation Automatisation Sécurisation WORKFLOW Information

16. AVANTAGES D’UN WORKFLOWRATIONALISATION • REDÉFINITION DES PROCESSUS DE GESTION DE L’ENTREPRISE AFIN DE • suppression des redondances • standardiser des méthodes de travail • s’adapter rapidement aux évolutions

17. AVANTAGES D’UN WORKFLOWAUTOMATISATION • ÉLIMINATION DES « TEMPS MORTS » ENTRE LES DIFFÉRENTS ACTEURS D’UNE MÊME TACHE • DÉMATÉRIALISER LES PROCESSUS EN SUPPRIMANT LES FORMULAIRES PAPIERS

18. AVANTAGES D’UN WORKFLOWSECURISATION • RÉDUIRE LES RISQUES D’ERREURS HUMAINES • AMÉLIORER LA TRAÇABILITÉ ET LA TRANSPARENCE DE L’INFORMATION

19. AVANTAGES D’UN WORKFLOWINFORMATION EN TEMPS RÉEL • VISIBILITÉ IMMÉDIATE DES TÂCHES EFFECTUÉES, EN COURS, À FAIRE OU EN RETARD • ANTICIPATION DES BLOCAGES ET DYSFONCTIONNEMENT

20. AVANTAGES D’UN WORKFLOW Rationalisation Automatisation Sécurisation WORKFLOW Information

21. Contrôle interne Audit WORKFLOW, CONTRÔLE INTERNE & AUDIT • Workflow comme support • Évaluation des travaux réalisés en fin de période Prise en compte des dimensions autres qu’opérationnelles La partie opérationnelle est suivie d’un partie de contrôle • Workflow assimilé au Contrôle interne

22. CONCLUSION • Avant d’être un projet informatique, les Workflows sont essentiellement une problématique organisationnelle En somme, nous essayerons de répondre aux questions - Qui? -Fait quoi? -Quand? -Comment?

23. SOURCES http://jobfunctions.bnet.com/whitepaper.aspx?docid=176937 http://www.guideinformatique.com/fiche-workflow-394.html http://www.knowledgestormerp.com/kserp/search/keyword/Erp%20Ppt%20Workflow/Direct%20Related%20Searches/Erp%20Ppt%20Workflow

24. REMERCIEMENTS • M. Pierre DAGNIAU • M. TRENTESEAUX