Organiser son OT autour de Sitra 3 exemples

1. Organiser son OT autour de Sitra3 exemples

2. Le Contexte • OT de Saint Julien et du Genevois, Haute Savoie • Structure de 3 salariés : 2 pleins temps 1 mi temps • Tous les salariés utilisent Sitra pour la saisie, une personne pour l’exploitation (export des données)

3. Le Contexte Mise en place de Sitra dans notre OT : • Décision de travailler avec la base de données en septembre 2009. • Enorme travail de saisie d’octobre 2009 à décembre 2010. • Apprentissage de l’exploitation des données pour des supports papier. (exports Excel, publipostage Word,…) • Début 2011 apprentissage de l’exploitation des données pour intégration à nos sites Internet. • Rythme de « croisière » atteint au bout de 2 ans de travail.

4. Le Contexte • Phase d’intégration des informations : Saisie de tous les salariés, répartition par types objets • Phase de gestion au quotidien : 1 personne chargée des mises à jour des « objets pérennes » et des exports. 1 personne chargée des mises à jour des « fêtes et manifestations » ou « activités » périssables.

5. Le contexte Bien appréhender Sitra: • Comprendre les enjeux • Maitriser l’outil, y consacrer du temps ! importance des formations, soutien des animateurs • Volonté, persévérance! • Un réflexe à prendre

6. Le contexte Bénéfices obtenus: • Une saisie unique des infos, base d’informations de référence pour les salariés accessible partout. • Exploitation des données au quotidien : accueil, agenda, livrets thématiques. • Intégration des données Sitra dans un nouveau site web • Visibilité accrue à moindre coût ! (presse, web, …)

7. Le contexte Problèmes rencontrés: • Réticences au sein de l’équipe • Saisie non rigoureuse visible à l’export • Lenteur des recherches à l’accueil • Complexité des modèles d’export, nécessite une bonne connaissance des outils bureautiques. • Modèles à dupliquer sur chaque PC. • Limites de territoire, gestions d’objets limitée

8. La solution montrée Page hébergement de www.tourisme-genevois.fr

9. La solution montrée Livretthématique

10. Le Contexte • Ma structure ? Office de Tourisme de Combloux • Combien de salariés dans ma structure ? 10 • Combien de salariés utilisent Sitra ? 7

11. Le contexte Qui fait quoi sur Sitra ? 7 personnes capables d’intervenir dans tous les domaines. + Chacun a son domaine spécifique Animateur : tous les évènements et animations. Guide du patrimoine : visites guidées et toutes les fiches ayant trait au patrimoine et sa découverte Hôtesses d’accueil: Mise à jour des infos des prestataires en temps réel + chaque saison une vérification complète. Fiches rando, fiches massages… Webmaster : sélections pour les extractions web infos Combloux + toutes celles pouvant nous intéresser

12. Le contexte Quels sont les usages des données ? Éditions, web, diffusion… Formation nécessaires: basique + collègues + animateur Sitra

13. Le contexte • Problèmes rencontrés : • éditions impossibles avec Open Office, seulement Word. • Limites pour le web: http://www.combloux.com/fr/decouvrir/pays-du-mont-blanc/les-sites-culturels.html • Pas utilisé à l’accueil pour rechercher l’info: site web ou tel (OT, prestataires)

14. Le contexte Bénéfices obtenus : Gain de temps considérable Nos Infos toujours à jour - Diffusion

15. La solution montrée : Une fiche randonnée

16. La solution montrée : Lien vers la réservation en ligne

17. La solution montrée : extraction pour le programme animation

18. CHAMPAGNY EN VANOISE : située en Tarentaise – Vanoise – accès par la Vallée de Bozel. Altitude 1250m – 4700 lits touristiques dont 3500 marchands majoritairement dans le secteur locatif. Village traditionnel avant de devenir une station développée : Champagny s’est éveillée au tourisme : d’abord, estival dans les années 50/60 (Création du Parc national de la Vanoise en 1963) Puis hivernal en 1971 : naissance d’une remontée mécanique à partir du village marquant l’intégration de Champagny au domaine skiable de La Plagne à qui nous apportons notre versant Sud ensoleillé. Ce choix stratégique nous a permit d’assurer notre développement. Une véritable dualité Eté / Hiver : Champagny allie les charmes d’un village (architecture maitrisée) à ceux d’une vallée (Champagny le haut) ouverte sur les espaces naturels préservés (Le Parc), l’été; l’hiver, c’est l’accès aux plus grands domaines skiables. Actuellement, la clientèle hivernale de Champagny peut s’offrir Paradiski (La Plagne / Les Arcs) Le Contexte

19. Le ContexteL’organisation • Ce contexte explique l’organisation touristique structurelle « Grande Plagne » : Champagny en Vanoise est présente avec Aime, Macot et Bellentre au sein du Syndicat intercommunal de la Grande Plagne : collectivité locale qui possède : - la compétence « Gestion du domaine skiable » (déléguée à la SAP/Cgnie des Alpes) - la compétence « Promotion / communication/ Relations Presse/ commercialisation » (déléguée à l’Epic - Office de Promotion de la Grande Plagne) >> activités et missions de l’OT de Champagny (statut associatif) concentrées sur : > l’Accueil et l’information : édition, site web > l’Animation - Evènementiel > La Gestion d’installations touristiques et de loisirs (tennis, salle des fêtes…) > La Gestion et l’animation de l’Espace Glacialis : Centre d’interprétation sur les glaciers de montagne. > Les projets de développement touristique local en relation avec la Mairie

20. Le Contexte L’organisation L’Office de Tourisme de Champagny en Vanoise, c’est : 6 salariés permanents (dont 1 temps partiel) + 1 animateur en contrat de professionnalisation Direction Hôtesse Laisonnay (été) Conseillère Séjour Polyvalente Coordinatrice SITRA Conseillère séjour polyvalente Site internet Sitra Conseillère séjour polyvalente Sitra Animation Evènement Responsable Animatrice Chargée du Patrimoine Espace Glacialis, Animateur Contrat Prof.

21. Le contexte L’organisation Qui fait quoi sur Sitra ?:Les 3 conseillères en séjour : • Création et Mise à jour des objets; • Animation du réseau constitué des prestataires adhérents de l’OT : Mise en place de l’extranet : Hébergeurs professionnels, commerces … Quels sont les usages des données ?(hors consultation) • Essentiellement : export des objets vers les sites web www.champagny.com et la-plagne.com… • accessoirement : export pour les éditions (guide pratiques et Brochure Eté / Hiver) et également les listes papier des meublés de tourisme adhérents. Formation suivies : Modules « prise en main » et « Perfectionnement »

22. Le contexte L’organisation Mise en place de l’extranet pour les prestataires – adhérents (printemps 2011) : Retour d’expérience Objectifs : > Supprimer les questionnaires papier > faire participer les prestataires à la création de l’information > Déléguer le travail de mise à jour et responsabiliser les prestataires, dans un cadre prédéterminé (droits d’administration limités) : modification de textes descriptifs, dates d’ouverture, tarifs, photos etc… Moyens : Information; formation; relances avec dates « butoir » Bénéfices : > L’information reste à jour en temps réel > Le travail et le rôle de l’OT est plus visible pour les professionnels Difficultés : > Problèmes de réactivité > Certains prestataires préfèrent se décharger sur l’OT : >> Les Raisons : 2 ppales - Syndrome de : « je paie une cotisation, en contre -partie, j’attend des services de la part de l’OT ». - résistances techniques et/ou psychologiques aux outils internet . = Proportion des prestataires actifs sur Extranet SITRA : Hébergements : 100%; Restaurant : 40% ; Commerces : 30%

23. La solution montrée

25. La solution montrée

26. La solution montrée

27. La solution montrée Ex. Objet SITRA « site nordique »

28. La solution montrée Présentation des sélection d’ objets SITRA sur site web

29. La solution montrée L’EXTRANET : extrait de la procédure de mise à jour de l’objet

30. Les questions / réponses Avez-vous des questions ?