Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013

Presentation av NEKK-projektet Infoträff planeringsledare SLK27 augusti 2013 Magnus Staxäng, projektledare Per Svensson, projektcontroller

Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap En Stad Kommunikations-strategi Inköps- och Upphandlingspolicy Bolagsöversynen Gemensam byggprocess NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Per

Stadens systemflora – nuläge Flera olika tekniska plattformar Flera olika drifts-lösningar Ekonomistyrning Hypergene Mercur Real report Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster Excel Cognos planning MicrosoftBI VismaActit Qlickview XXX Flera olika lösningarför support Beställning till Betalning Ekonomihantering VismaProceedo AgressoEFH Gasell Horisonten Raindance Agresso Business World PaletteArena JeevesEFH BasWare VismaControl VismaBusiness VismaSPCS Flera licenser för samma produkt IFS E-faktura Logica XXX Jeeves IFS XXX NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Per

Bakgrund till projektet Med nytt ekonomikoncept menas en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept. NEKK kommer att införas i ett flertal etapper med olika parallella aktiviteter och leveranser. Överlämning till förvaltningsorganisation sker successivt under projektets gång. Göteborgs Stads förvaltningar har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok. Inom staden har därtill funnits en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Mot denna bakgrund startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009. NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Per

Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene) Verksamhets-system Personalsystem Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Koncern- konsolidering Framtida behov Modeller, strukturer och systemadm Kvalitetssäkrad datalagring Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Beställning till betalning (Winst 2.0, Visma Proceedo) Ekonomihantering(Unit4 Agresso) Huvudbok Faktura-motor Avtal Beställning Faktura-hantering Leverantör Anläggning Kund NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus Modeller, strukturer och systemadm Modeller, strukturer och systemadm

NEKK:s Färdplan 2011 2012 2013 2014 2015 Avtal Överlämnat Förberedelser Pilot Utrullning Utveckling Ekonomi-styrning(Hypergene) Avtal Överlämnat Förberedelser Pilot Utrullning Beställning till Betalning (Winst 2.0) Överlämnat Avtal Förberedelser Pilot Utrullning Ekonomisystem (Unit4 Agresso) Överlämnat Koncern-konsolidering(Cognos) Förberedelser Utrullning NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Nekksus - Hypergene Skapar förutsättningar för ekonomiskstyrning och uppföljning av verksamheten Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene) Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Modeller, strukturer och systemadm Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal • Delprojektet avslutat per 2013-06-30 • Utvärderingsrapport sammanställd – bra betyg för införandet! • Målbild för vidareutveckling av Nekksus beslutad av styrgruppen • Interimslösning för utvecklingsfrågor etablerad NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Per

Hur upplever du att NEKK-projektets införande av Nekksus har fungerat som helhet? NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Beställning till betalning – Winst • Nytt arbetssättet har under våren utformats och Winst har satts upp för att möta stadens behov och krav. • 9 septemberkommer Intraservice som första förvaltning att förändra sitt arbetssätt och gå över till Winst för fakturahantering och beställning. • 18 septemberkommer SDN Angered och Fastighetskontoret att införa det nya arbetssättet. • Utrullningen pågår fram till juni 2014 och då har 31 av stadens förvaltningar infört det nya arbetssättet och Winst. Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar för effektiv styrning och uppföljning av verksamhetens inköp Beställning till betalning (Winst 2.0, Visma Proceedo) Avtal Beställning Faktura-hantering NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus Modeller, strukturer och systemadm

Införandet av Winst 2.0 2012 2013 2014 2013 2014 nov aug okt nov dec jan feb mars april maj juni sept okt dec jan febr mars apr maj juni juli sept jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec Tidplan Över- lämning fas 1 Klart för test Pilot Milstolpar & beslutspunkter PILOTER Förb. & utb. Utr Projektledning, förändringsledning, riskhantering, kommunikation Projektledning GRUPP 1 Nyttovärdering, uppföljningsmodell Nyttovärdering GRUPP 2 Utformning och konfigurering Modell och process GRUPP 3 Integrationer Realisera integrationer GRUPP 4 Plan och utformning av förvaltarorganisation Förvaltarorg. GRUPP 5 Acceptanstest Test Central utbildning Central utbildning Utrullning Utrullning Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr Förb. & utb. Utr NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Ekonomihantering – Unit4Agresso Mötesplatsen Verksamhet, ekonomi, inköp, personal Skapar förutsättningar föreffektiv ekonomiadministration Ekonomihantering(Unit4 Agresso) Huvudbok Faktura-motor Leverantör Anläggning Kund • Unit4 Agressovaldes till nytt ekonomisystem i Göteborgs Stad! • Detaljplanering av införandet pågår tillsammans med systemleverantören • Förfrågan i nyhetsbrevet att utse lokala projektansvariga • Stormöte med förvaltningarna den 17 september NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus Modeller, strukturer och systemadm

Översiktligtidplan DP Ekonomihantering 2013 2014 2015 jan febr mars apr maj juni juli aug sept okt nov dec jan feb mars april maj juni jul aug sept okt nov dec jan feb mars apr maj jun Projektplanering. Projekt- ledning Kontrakt Upphandling Förfrågan, förhandling Start 2 av Transaktions- integrationer Start 3 av Transaktions- integrationer Start av masterdataintegrationer Start 1 av Transaktions- integrationer Klargöra förutsättningar för Intraservice Förstudie (Intraservice) Teknik & integration Utveckling, test & driftsättning av integrationer Dialog med förvaltningarna Startdag 1 Startdag 2 Startdag 3 Reservtid Utformningsprinciper Utf. & konfig. AR Modell & process Utformning & konfigurering Användning- start A Användning- Start B Användning- start C Lokala förberedelser Utrullning (mindre fack + Intraservice) Lokala förberedelser Utrullning (SDN) Utrullning Utrullningsstrategi Lokala förberedelser Utrullning (Fack) Utbildning Utbildningsstrategi Utb. För olika användargrupper Överlämning Avvecklingsstrategi Överlämning ek.applikationer Användning- start D Leveranskontroll 2 Krets & VA Anslutningsstrategi Utformning & konfigurering Lokala förberedelser (Krets/VA) Utrullning Leveranskontroll 1 Test Teststrategi Acceptanstest Acceptanstest NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Agenda vid informationsmöte med bolagen 21 maj Inledning och bakgrund Möjligheter Systempresentation Hypergene Fika (ca kl 10.00) Systempresentation Visma Proceedo Erfarenheter Förutsättningar Dialog – möjligheter och förutsättningar Avslutning NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Möjligheter • Nyttjanderätt för stadens samtliga förvaltningar och bolag • Ingen upphandling behövs • Sannolikt lägre nyttjanderättskostnader • Tillvarata tidigare erfarenheter • Standardprodukter • Egna anpassningar i modeller och processer • Gemensam support • Gemensam eller egen driftslösning (Hypergene) • Molntjänst (Visma Proceedo och nytt ekonomisystem) NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Bruttodokumentation från dialogen 1. Vilka möjligheter ser vi? NEKK som helhet Specifikt Winst 2.0 • Kunna nyttja de avtal som finns • Slipper egen upphandling • Samma uppdateringar och releaser som staden • Nyttja Göteborgs idéer för vår organisation • Dra nytta av erfarenheter och idéer från införandet i Nekk – både vad gäller själva projektet och utformningen av systemlösningarna • Återanvända integrationslösningar som utformats i NEKK • Använda avtal och istället kunna fokusera mer på den egna kärnverksamheten • Ta del av och tillgodogöra oss Göteborgs Stads upphandlingsarbete av konceptet • Samordning och kostnadseffektivitet • Gemensam drift och support (skalfördelar) • Fler användare och bättre support • Färre system • Bättre kontroll • Moderna system • Kompetensåterföring • Erfarenhetsutbyte inom ekonomi, IT och inköp • Gemensam kunskapsbank • Helhet, del av en större verksamhet • Kostnadseffektivt och • Lättare att möjliggöra en förändring • Benchmarking • Förbättrad och utvecklad intern kontroll • Avtalstrohet • Förbättrad inköpsstatistik • Effektivare inköpsprocess • Order/fakturamatchning • Standardisering Specifikt Hypergene • Förbättrad budgetering, planering, rapportering och uppföljning • Bättre analys • Snabbare beslut och effekt • Standardisering: rapportering styrning och uppföljning • Bättre uppföljning av verksamhetsmål • Bättre kostnadskontroll Specifikt Nytt ekonomisystem • Mer effektiva processer (ex. bokslut) • Standardisering NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Bruttodokumentation från dialogen 2. Vilka frågor behöver besvaras? • Hur ser ekonomi-/finansieringsmodellen ut? • Vad kostar det för oss? • När kan vi börja? • Hur skall vi prioritera/upprätta tidsplan? • Tidshorisont för uppstart? • Hur skall projektorganisation se ut/projektledning? • Hur tar vi oss igenom projektet? (idé checklista vad vi behöver göra) • Möjlighet till integration med övriga/andra beställningssystem, ex vis Fastighetssystem (reparationer, inre underhåll)? • Möjligheter till konsulthjälp (separat upphandling)? • Finansiering? • Krav på teknik? • Krävs tillgång till stadsnätet? • Hur göra vid leasingbeställning? • Historik? (ex. Kommunleasing) • När stängs program? • Inköpsprocessen! • Hur hantera stadens process kontra verksamhetskrav? • Hur ser den långsiktig målbild kopplat till hela staden perspektivet ut? • Hur vill vi jobba? • Vilka processer stödjer systemen? • Vilka faser behöver gås igenom i ett projekt? • Hur ser arbetsmodellen ut? • Vilka processer behöver gås igenom och hur görs detta bäst? • Vilket regelverk gäller? • Gränssnitt Winst/Beställningsportalen? • Översyn av nuvarande system? NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Magnus

Bruttodokumentation från dialogen 3. Vilka krav ställs på oss eller på staden som helhet? OSS • Översyn och utvärdering av befintliga system och processer • Översyn av befintliga avtal i nuvarande system • Modell och processutformning viktig för att systemen ska fungera (ex. Hypergene) • Viktigt att göra sin hemläxa • Hur involvera verksamheterna i förändringsarbetet? • Kommunikation och information internt • Skapa trygghet • Fundera igenom sin strategi relaterat till dagens system och de möjligheter NEKK erbjuder • Avveckling av egna system • STADEN • Besvara frågan när vi kan dra igång • Tydligare kommunikation och information – vilka möjligheter finns och när? • Prioriteringsordning/turordning för införandet; många bolag samtidigt • Synka med styrmodell 2.0 • Avveckling av gemensamma system • Tydligt kommunicera vilken styrning staden har relaterat till användandet av NEKK-systemen, frivilligt eller obligatoriskt? • Behov av en kontaktperson för respektive system • Erfarenhetsutbyte och möjlighet att göra studiebesök • Viktigt med tillgång till bra supportfunktion (tillgänglighet och pris) • Vi behöver veta de långsiktiga förutsättningarna • Tydliggöra erbjudandet för produkterna (inkl prismodell) • Viktigt att det är enkelt för oss att bedöma om det är ett alternativ för oss NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21 Magnus

Enkätundersökning – våren 2013 • Bakgrund: I syfte att skapa en bättre förståelse för dagens systemlösningar i staden, eventuella behov och ambitioner att använda de system (och tjänster för ex. drift) som upphandlats genom NEKK-projektet genomfördes en webbenkätundersökning, vilket också informerades om på mötet den 21 maj. Enkäten riktade sig till ekonomichef, administrativ chef, IT-chef eller motsvarande för samtliga bolag och kommunalförbund i staden. • Syfte: Att få en bild av nuläget av stadens systemlösningar inom de systemlösningar som omfattas av nytt ekonomikoncept. • Målgrupp: Boplats, Bostadsbolaget, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder, Framtiden, Gatubolaget, go:teborg&co, Got Event, GotaLejon, Grefab, Gryaab, Gårdstensbolaget, Göteborg Energi, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgslokaler, Göteborgsregionens tekniska gymnasium AB, HIGAB, Kommunleasing, Lindholmen Science Park, Liseberg, Parkeringsbolaget, Portgot (Gbg Hamn AB), Poseidon, Renova, Räddningstjänsten, Spårvägen, Stadsteatern, Störningsjouren, Upphandlingsbolaget, Utveckling i Nordost AB, Älvstranden, Utveckling AB • Svarsfrekvens: 100%. Samtliga 31 tillfrågade bolag har svarat NEKK | Bolagsenkät Per

Enkätresultatet i korthet (31 av 31 svar) * Budget, uppföljning, prognos NEKK | Bolagsenkät NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27 Per

Reflektioner – ”Det spretar!” • Många olika system inom samma applikationsområde • Många leverantörer inom samma applikationsområde • Egna bolagsspecifika uppsättningar (låg grad av samordning) • Många relationer med systemleverantörer • Ex. Visma (13 olika installationer, 3 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturahanteringssystem) • Ex. ”lokalklustret” (5 bolag, 4 olika typer av ekonomisystem, 3 olika typer av leverantörsfakturasystem, 3 olika typer av ekonomistyrningssystem) • Flera olika system inom resp. ”bolagskluster” • Varierande driftslösningar (egen regi, Intraservice, externt) • Tre bolag måste byta ekonomisystem • Åtta bolag ”måste” byta system för leverantörsfakturahantering • Många saknar helt systemstöd för ekonomi-/verksamhetsstyrning • Störst visat intresse för beställning och leverantörsfakturahantering (Winst 2.0) NEKK | Bolagsenkät Per

Kontakt och mer information Nyhetsbrev nekk@stadshuset.goteborg.se https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk NEKK-projektet | Infoträff SLK | 2013-08-27

Infoträff planeringsledare SLK 27 augusti 2013