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Oscar Enrique Alvarez

Administración del Tiempo Catamarca Octubre 2011 Herramientas para la Gestión productiva del Tiempo. Oscar Enrique Alvarez. Reflexiones.

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Presentation Transcript

  1. Administración del TiempoCatamarca Octubre 2011Herramientas para la Gestión productiva del Tiempo Oscar Enrique Alvarez

  2. Reflexiones Quienes piensan que no tienen tiempo para hacer ejercicio, tarde o temprano tendrán que hallar tiempo para enfermarse.Edward StanleySi esperamos, lo único que conseguiremos es ponernos viejos.Larry Mc Murtry

  3. La paradoja del Tiempo Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo

  4. Claridad y Disciplina Aprovechamiento del tiempo, tiene que ver con la claridad, con lo que queremos, con lograr el mejor retorno Gestión tiene que ver con la disciplina, tiene que ver con la ejecución, con no malgastar

  5. ¿Amas la vida? El material con el cual esta hecho la vida de cada uno es el tiempo, por lo tanto…

  6. Aprovechar el Tiempo Usar el tiempo sabiamente en actividades que te acercan a tus metas

  7. Ciclo del Cambio Paradigmas, tiene que ver con mis lentes Conductas, tiene que con el hacer Lograr, tiene que ver con los resultados

  8. Dos Noticias Una buena, ustedes son los pilotos Una mala, el tiempo vuela

  9. Frustración Sentimos que no estamos logrando lo que podríamos o queremos hacer Sentimos que hemos perdido el control

  10. Por qué hacemos lo que hacemos Si no están usando el tiempo para conseguir las metas más importantes, es el momento de HACER UN CAMBIO

  11. Objetivo Incrementar nuestra productividad personal y laboral Para lograr...

  12. Producir • Pro: Adelante • Ducir: Conducir Conducir hacia delante o hacia lo importante

  13. El Tiempo El elemento básico del tiempo es algo que ocurre, o sea un acontecimiento La clave para Administrar el tiempo es controlar los acontecimientos

  14. El tiempo ¿La energía del ser humano, es finita o infinita? ¿Puedo influenciar en el tiempo?

  15. El pensamiento y la acción En toda acción hay dos creaciones, la del pensamiento y la de la acción concreta En las acciones importantes hay tres creaciones, el pensar, el plan y la acción

  16. Pirámide de la productividad Actuar Planificar Descubrir

  17. Conectarse con los principios Para conectarse hay que encontrar la brújula antes que el reloj

  18. Los Principios El buque de Guerra de la Real Armada Inglesa, con el Capitán Jack Scott

  19. El descubrir Es encontrar el norte, la razón de la vida, teniendo en cuenta los roles de cada uno ¿Cuando uno no tiene en claro en qué ocupa más el tiempo?

  20. Para encontrar el camino PERSONAL FÍSICAS: Energía – Salud SOCIALES: Relaciones con los demás CRECIMIENTO Y MEJORAMIENTO: Desarrollar nuevas habilidades ESTRUCTURALES: Sentido claro de quien quiero ser, la huella a dejar ECONÓMICAS: Independencia

  21. Para encontrar el camino LABORAL CRECIMIENTO Y OPORTUNIDADES: Centrarse en las oportunidades y no en las crisis GESTIONAR PERSONAS: Arriba, abajo y a los laterales ADMINISTRATIVAS: El día a día

  22. Centrarse en lo importante Si uno sabe lo que quiere puede centrarse en lo importante, sino lo sabe que Dios lo ayude

  23. MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENTE I NO URGENTE II IMPORTANTE III IV NO IMPORTANTE

  24. MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENTE I NO URGENTE II Planificación Recreación Prevención Estrés Relaciones tensas IMPORTANTE DESARROLLO CRISIS Asuntos de poca importancia Evasión, juegos de internet TV, Spam, café, alcohol III IV NO IMPORTANTE ENGAÑO DESPERDICIO

  25. Qué hacer para centrarme en el II • Pensar antes de hacer • Planificar • Establecer Prioridades • Centrarse en lo importante • Prever urgencias y contingencias • Disciplina en la ejecución, para no apartarse de las prioridades y la planificación • Ejercer las elecciones URGENTE IMPORTANTE

  26. Prioridades Toda persona ocupada tiene generalmente más cosas para hacer que las que puede, . . . ¿qué es lo más importante . . . ? Dependerá de cada situación: • Las acciones que acercan hacia los objetivos son más importantes que las que son inoperantes para el logro de los mismos • Es más importante ocuparse de las oportunidades que de resolver problemas. • Las dificultades de la gente que quiero, son muchas veces mi mejor prioridad

  27. Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo • Toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados • Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los primero y últimos 15 minutos de labores, en planear día

  28. Las Tareas Elefantes ¿Cómo se comerían un elefante?

  29. Técnicas para mejorar su productividad Una vez que sabe lo quiere, es el verdadero momento para ir más rápido

  30. Administrar el tiempo “Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.

  31. En el éxito, la casualidad no existe Los resultados más efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad

  32. Evalúe su tiempo analizando sus hábitos actuales Hay que ser conscientes de: • Cómo utiliza su tiempo • Cuánto tiempo necesitan algunos temas • Los puntos fuertes y débiles de sus hábitos laborales actuales • Las personas o circunstancias que le impiden o aumentan su rendimiento

  33. Las Prioridades A: “Imprescindible hacer”. Actividades decisivas. Algunas son por compromisos u ordenes administrativas, clientes importantes, oportunidades de éxito o desarrollo, que está llegando el tiempo límite B: “Debe hacerse”, actividades de valor medio, pueden contribuir pero no son tan esenciales o no hay un tiempo límite C: “Deseable de hacer” Son temas que se pueden eliminar o posponer para los momentos de poca presión

  34. En el día a día A: Es indispensable hacerlo hoy B: Debe hacerse hoy C: Podría hacerse hoy.

  35. MANEJO DE TIEMPO APRENDER DE LOS OBSTÁCULOS ANALIZAR LOS FACTORES CLAVES FIJAR ESTRATEGIAS ATACAR RETROALIMENTACIÓN

  36. APRENDER DE LOS OBSTÁCULOS • ERRORES TÉCNICOS Sin objetivos escritos, sin fechas, elegir malos momentos, no delegar, ambiente desorganizado, no recordar • REALIDADES EXTERNAS Entorno desorganizado, demasiada carga, problemas de salud, transición personal, ambiente problemático • OBSTÁCULOS PSICOLÓGICOS Saboteadores internos, objetivos pocos claros, disfruta de la presión, ignorar su vida por los demás, comprometerse mucho, perfeccionista

  37. ANALIZAR Y FIJAR ESTRATEGIAS FIJAR ESTRATEGIAS • DESARROLLE UN MAPA DEL TIEMPO • SELECCIONE SU AGENDA QUE FUNCIONA BIEN AHORA IDENTIFIQUE SUS PREFERENCIAS SUS MOMENTOS DE ENERGÍA

  38. Tiempo previsto Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. Imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, favorece la eficiencia Verificar después si tu estimación fue realista

  39. ATACAR D IRIGIR TAREAS E LIMINAR TAREAS QUE NADA AGREGAN S EÑALAR FECHAS E STABLECERLAS EN SU TIEMPO O BSERVAR LA EVOLUCIÓN

  40. DIRIGIR • RELACIÓN Y TIEMPO • ELIMINAR • SIMPLIFICAR - DELEGAR • SEÑALAR • PRIORIDAD - RAPIDAS - ENERGÍA - GEOGRÁFICAS • ESTABLECER EN SU TIEMPO • ENCUADRAR - MINIMICE INTERRUPCIONES NO AL PERFECCIONAMIENTO • OBSERVAR • MONITOREE - AJUSTE SU TIEMPO - PIENSE EN LAS CRISIS - PERDÓNESE - CELEBRE

  41. COMO PLANIFICAR SU AGENDA • IDENTIFIQUE SUS ROLES • SELECCIONE LAS METAS PARA CADA ROL • TRABAJE POR SEMANA • TENGA EN CUENTA LOS VALORES

  42. Puntos a tener en cuenta “Aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades” Tener oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción

  43. Descargar el Garaje • He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral. Lo escribo todo, y como dejo mis notas donde sé que aparecerán, una vez que he anotado algo lo olvido.

  44. La importancia de los supervisores, jefes y gerentes En las organizaciones con jefes organizados y decididos, todo es más fácil

  45. La Actividad • El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad...

  46. FALLAS EN LA DELEGACION • Los directivos obtienen resultados a través del trabajo de la gente. Quien realiza una tarea que pueda delegar está perdiendo su valioso tiempo.Principios: • Confiar la tarea al colaborador más competente explicándole el contenido y el sentido del encargo • Fijar fechas de cumplimiento • Utilizar un sistema de control de la ejecución • No desligar a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente, si esta mal él lo corrige

  47. COLABORACION DEFECTUOSA La inexistencia de una descripción de los puestos de trabajo es causa de que no se sepa claramente quién es el responsable de determinadas tareas y en otros casos que haya superposición. Todo ello provoca pérdidas de tiempo y es fuente de conflictos interpersonales.

  48. EXCESOS EN LA CENTRALIZACION Cuando hay un sólo "Gran Jefe" "imprescindible“ y el resto colaboradores sin autoridad, la empresa se vuelve vulnerable porque si falta, nadie puede reemplazarlo. Es importante tener diferentes grados de autoridad

  49. Mala Organización Desorganización personal (escritorio desorganizado, sin planificador, etc.) Duplicidad de esfuerzo (se malgasta la energía propia y la de los colaboradores) Falta de claridad de responsabilidades (falta de definición o dobles jefaturas) Burocracia (papelería excesiva sin sentido)

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