Управление проектами

1. Управление проектами Презентация принципов и методик Корпоративной системы управления проектами на примере «Запсибкомбанк» ОАО

2. Чтоявляетсятекущейдеятельностью?Чтоявляетсятекущейдеятельностью? Текущая деятельность - это деятельность, при которой четко регламентированы следующие параметры: • заданный объем («штук» в месяц); • заданный ритм (количество раз в месяц); • нормы времени на выполнение; • конкретный исполнитель; • известный результат.

3. Что такое проект? Проект: projectus (лат.) – «брошенный вперед» ограниченная временем деятельностьдля создания новых (уникальных) продуктов, услуг или результатов

4. Термин "проект" Проект – ограниченное во времени усилие, предпринимаемое для создания уникального продукта или услуги. (РМВОК Guide 2004 Edition) Проект – уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных и управляемых видов деятельности, имеющий начальную и конечную дату выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующей установленным требованиям, включая ограничение по времени, затратам, и ресурсам. (ISO 10006:2003) Проект - это организованная деятельность по созданию новых для Банка продуктов, услуг или результатов, требующая координации деятельности различных структурных подразделений, достигаемая при соблюдении установленных ограничений (бюджет проекта, срок, требования и т.п.) («Запсибкомбанк» ОАО).

5. Ограничения проекта Риски (Risks) Содержание (Scope) Сроки (Time) Качество (Quality) Стоимость (Cost)

6. Критерии проекта

7. Отсутствие корпоративной системы управления проектами. Проблемы и следствия. Отсутствие адекватной управленческой информации для принятия решений в сфере инвестиций Высокая степень риска не достижения бизнес задач Снижение эффективности деятельности Снижение конкурентных преимуществ

8. Цели внедрения проектного управления

9. Корпоративная Система Управления Проектами определяет единые правила и стандарты процессов управления проектами. Методология управления проектами предназначена для формирования и поддержки информационных потоков в ходе управления проектами обеспечивает организационную поддержку процессов управления проектами КСУП Информационная система управления проектами (Портал Проектного офиса и MS Project) Проектный офис

10. Структура корпоративной системы управления проектами

11. Задачи КСУП • Обеспечение соответствия проектов стратегии • Определение очередности выполнения проектов • Обеспечение проектов необходимыми ресурсами • Обеспечение выполнения проектов в срок • Предоставление полномочий менеджеру проекта • Координация усилий участников проекта • Мотивация сотрудников на достижение целей проектов • Управление рисками проекта и рисками результатов проекта • Контроль проектной деятельности

12. Организационная структура КСУП Постоянная составляющая Переменная составляющая * – В состав Проектного офиса условно входят сотрудники следующих отделов: Отдел стратегического управления– Оценка проектов на соответствие стратегии, ранжирование, выделение финансовых ресурсов Проектный офис– Сопровождение и контроль проектной деятельности **– начальники департаментов и самостоятельных отделов

13. Основные роли Менеджер проекта Контроль Отчетность Ресурсы Стандарты Владелец ресурсов Стандарты Проектный офис Информация по использованию ресурсов и результатах проектов

14. ПредоставлениеполномочийменеджерупроектаПредоставлениеполномочийменеджерупроекта Приказ Президента об открытии проекта $ Куратор проекта Менеджер проекта - предоставление данных для корректировки бизнес-плана (увеличение доходов/снижение расходов) Полномочия - управление проектной командой; - управление финансами проекта; - распределение проектной премии - за достижение бизнес-цели проекта и принятие продуктовой цели при закрытии проекта - за достижение продуктовой цели проекта Ответственность

15. Обязанности и ответственность субъектов управления Обязанности всех сотрудников Ответственность Ответственность специально назначенных работников (куратор проекта, менеджер проекта, члены проектной команды) • выполнять все нормы и требования системы управления проектами в компании • обеспечить выполнение Плана проекта • на основе творческого начала улучшать качество проекта и качество продукта проекта • за выполнение норм и требования системы управления проектами в компании • за достижение ключевых показателей Плана проекта Ответственность работников, принимающих участие в проекте в силу служебных обязанностей • за выполнение норм и требований системы управления проектами в компании • за выполнение своих служебных обязанностей, в том числе, обязанностей, установленных в Плане проекта

16. МотивациясотрудниковнадостижениецелейпроектовМотивациясотрудниковнадостижениецелейпроектов КЭР участников проектной команды Проектная премия Не менее 10% (цель 0, порог 1 замечание) • Критерии определения размера фонда премирования проекта: • эффективность; • длительность проекта; • срок окупаемости; • соблюдение сроков проекта • за соблюдение ключевых показателей проекта; • за исполнение утвержденного качества продуктовой цели проекта • за соблюдение сроков проекта; • за обеспечение качества выполнения работ по проекту

17. Основныепринципы КСУП • Проект управляется проектной командой на основе Плана проекта. • Проект выполняется по этапам (в соответствии с жизненным циклом проекта). • Текущее управление проектом осуществляется в соответствии с Контрольным списком проекта. • Проект контролируется в течение всего жизненного цикла проекта и на всех уровнях Банка. • Проектные решения принимаются на коллегиальной основе.

18. Контроль проектной деятельности Оперативное выявление нарушений и недоработок в проекте

19. Структура нормативных документов КСУП

20. Участники проекта Важно всем говорить на одном языке!

21. План проекта Ключевые показатели: • резюме проекта • цели проекта; • ключевые требования заказчика; • ограничения; • требуемые ресурсы; • ключевые календарные события; • ключевые финансовые показатели • Рабочий план: • требования заказчика; • допущения; • анализ эффективности проекта; • команда проекта; • детальный календарный план; • управление рисками проекта; • поставки и контракты Ответственность за наличие и соответствие КСУП Ответственность за исполнение

22. Планпроектав рамкахтекущейдеятельности Ключевые показатели: • резюме проекта • цели проекта; • ключевые требования заказчика; • ограничения; • требуемые ресурсы; • команда проекта; • детальный календарный план Ответственность за исполнение

23. Требования к Планупроекта • Направленность на достижение конкретных целей • Экономическая обоснованность • Реализуемость • Регулярность мероприятий • Координированное управление работами, ресурсами и сроками • Подотчетность и контроль • Согласованность полномочий и ответственности

24. Название проекта Внедрение… Оптимизация процесса… Изменение… Вывод из эксплуатации… Создание…

25. Целипроекта Выгода от создания продукта проекта Непосредственный результат проекта

26. Последовательностьзадач разработки ДКП

27. Базовый и расширенный цикл проекта

28. Основные этапы управления проектами • Планирование проекта: • Планирование целей проекта • Планирование сроков реализации проекта • Планирование ресурсов по проекту • Планирование стоимости реализации проекта • Исполнение и контроль проекта: • Формирование заданий исполнителям • Сбор актуальной информации о ходе выполнения проекта • Контроль ключевых показателей проекта • Анализ «что-если», перепланирование детального плана проекта • Завершение проекта: • Анализ результатов проекта • Сохранение информации по проекту для накопления статистики и последующего использования полученного опыта

29. Управлениеработами и выполнениеработ Выполнение работ Открытие проекта $ $ $ Предварительное исследование Разработка и тестирование Внедрение План проекта, приказ об открытии Техническое задание, Карта рисков, уточненный План проекта Протестированный продукт, достигнутая продуктовая цель Внедренный продукт, утвержденная карта рисков Управление работами • На основе контрольного списка проекта составлять планы текущей работы; • ЕЖЕДНЕВНО контролировать выполнение работ; • Обрабатывать возникающие непредвиденные события; • Разработать меры по улучшению проекта; • Разработать следующую версию Плана проекта; • Утвердить новую версию Плана проекта; • Произвести необходимые закупки и заключение контрактов; • Составить отчет для Проектного офиса Закрытие проекта

30. Детальный календарный план проекта Фиксация 100% содержания проекта до необходимого уровня Распределение ответственности по каждой задаче Планирование регулярных ключевых результатов проекта Взаимосвязь всех задач в проекте Поддержание ДКП в актуальном состоянии

31. Определение экономической эффективности проекта $

32. Почему это важно

33. Алгоритм определения экономической эффективности проекта Определение расходов I Определение доходов II Определение экономического эффекта III NPV Срок окупаемости ROI

34. Экономическая эффективность Экономическая эффективность (прибыль) Доходы Единовременные затраты Текущие затраты - - = Коэффициент дисконтирования 1 / (1+i)n i – процентная ставка n – количество периодов = NPV n =  Прибыльt *Коэффициент дисконтированияt t=0 Рентабельность инвестиций (ROI) NPV Единовременные затраты / = Срок окупаемости Срок, за который доходы от инвестиций покрывают затраты от инвестиций =

35. Критерии оценки проектов

36. Электронная регистрация проекта

37. Список всех проектов

38. Сведения о проекте

39. Обеспечениевыполненияпроектов в срок

40. Контрольвыполненияпроекта менеджером Контроль – оценка размера отклонений запланированных результатов от фактически достигнутых, в том числе по срокам и стоимости • Линии хода выполнения выявляют наличие негативныхи позитивных отклонений по срокам выполнения задач проекта. • Контроль за ходом выполнения проекта позволит своевременно предпринять корректирующие воздействия в случае отклоненийот базового плана.

41. Отчётность по % Для отчётности по % завершения на странице PWA «Мои задачи» укажите значение в поле «Ход выполнения» или, щёлкнув по названию задачи, введите данные более детально. Пометив задачу, нажмите кнопку «Отправить избранное».

42. Отчётность через страницу «Мои задачи»

43. Утверждение обновлений Для утверждения обновлений на странице PWA «Утверждения» выделите обновление и нажмите кнопку «Принять»

44. ОтслеживаниеходавыполненияпроектаОтслеживаниеходавыполненияпроекта Отчетность о назначенных заданиях Ежедневный контроль хода выполнения проекта!!! План проекта Исполнитель Менеджер Контроль хода выполнения проектов Проектный офис Ежедекадный отчет для Проектного комитета и кураторов по портфелю проектов

46. КоординацияусилийучастниковпроектаКоординацияусилийучастниковпроекта 1 Стартовое совещание проектной команды 2 Предоставление команде проекта пространства для неформального общения и обмена информацией Результат: Эффективное взаимодействие участников проектной деятельности

47. ВозникновениенеобходимостипересмотраПланапроектаВозникновениенеобходимостипересмотраПланапроекта Необходимы дополнительные ресурсы Предложения по улучшению Плана проекта Срыв сроков проекта Непредвиденная критическая ситуация Выявлены риски результатов проекта План проекта Важно ДКП всегда поддерживать в «живом» и актуальном состоянии!

48. Электронный запрос на изменение плана проекта

49. Схема бизнес-процессов КСУП Формирование идеи и Плана проекта Ранжирование проекта Утверждение открытия проекта Выделение ресурсов для проекта Контроль проекта Выполнение работ по проекту Освобождение ресурсов по проекту Завершение проекта Улучшение КСУП Оплата проектной премии

50. Вопросы и ответы