Politiattester

1. Politiattester Kirsti O. Sletten

2. Politiattester • Fylkesarkivet har observert at det hersker usikkerhet i kommuner og fylkeskommuner om hvordan politiattester skal håndteres.

3. Politiattester • Kommuner og fylkeskommuner skal innhente politiattest i tilsettingssaker for en del yrkesgrupper • Helsepersonell • I skole- og skolefritidsordninger • I sosialtjenesten • I barnevern og barnehage • I kommunale krisesentre

4. Politiattester • Finnes det særlover som har bestemmelser om dette? • For skoler og barnehager skal politiattesten makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaker. • Jf. Forskrift til opplæringsloven § 15-4 • Jf. barnehageloven § 5

5. Politiattester • For barnevernet heter det at attesten skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen. • Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer (forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven § 8 • Andre særlover har ikke forskrifter som omtaler oppbevaringslengden

6. Politiattester • Helsedirektoratet sier i brev fra 2009 at det er tilstrekkelig at det er notert at politiattest er lagt fram i forbindelse med tilbud om stilling eller avtaleinngåelse. • Er dette i tråd med arkivlovens bestemmelser? • Riksarkivaren fattet i 2007 følgende vedtak om politiattester

7. Politiattester • Politiattester som innhentes i tilsettingssak er å betrakte som et saksdokument jf. Forskrift 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 2-6 • Det må registreres i journal at slike dokument er innhentet. • Riksarkivaren sier at det ikke er nødvendig å skanne politiattesten inn i elektronisk arkivsystem

8. Politiattester • Riksarkivaren sier også at disse attestene skal oppbevares så lenge det foreligger et administrativt behov. • Riksarkivaren har ikke hjemmel for å pålegge kassasjon i kommunal sektor. Det betyr at kommunen selv er overlatt å utøve skjønn når det gjelder hvor lenge materialet skal bevares.

9. Konklusjon • Skoler og barnehager – politiattest skal makuleres umiddelbart etter å ha vært benyttet i ansettelsessaker • Barnevern – politiattest skal oppbevares så lenge personen innehar stillingen • Helsepersonell og sosialtjeneste – politiattest skal oppbevares så lenge det finnes et administrativt behov

10. Overformynderiet Kirsti O. Sletten

11. Ny vergemålslov • Fylkesmannen tar over ansvaret for overformynderiet • Opprinnelig dato for overtakelse var 01.01.2012 • Ny dato for overtakelse er flyttet til 01.07.2013

12. Viktige oppgaver ved oppstart • Hvis kommunen har lagt noen andre oppgaver til overformynderiet, eksempelvis legatforvaltning, må kommunen starte arbeidet med å få plassert disse oppgavene annet sted da disse oppgavene ikke skal følge med til fylkesmannen

13. Viktige oppgaver ved oppstart • Noen kommuner har valgt såkalt fellesforvaltning av midlene som er under overformynderiets forvaltning. • Disse kommune må få plassert overformynderiets midler slik at de raskt lar seg konvertere til likvide midler. • Midler skal etter ny lov plasseres som bankinnskudd på individuelle konti i bank.

14. Viktige oppgaver ved oppstart • Kommunen bør også vurdere om det er andre avtaler som bør forberedes sagt opp som følge av reformen herunder mulige avtaler med advokater, revisjon, lokaler og datasystemleverandører. • De som er oppnevnt som hjelpeverger vil fortsette i vervet uten at det trengs noen ny oppnevning

15. Hvilke serier finnes • Forhandlingsprotokoller • Dagbøker (journaler) • Kopibøker • Store og mindre rulle • Protokoll over pantobligasjoner • Regnskapsbøker • Kassabøker

16. Overformynderiets arkiver • Arkivene skal ikke overføres til staten når ny organisering starter. • Alt arkivmateriale blir værende i kommunene og skal etter hvert oppbevares i kommunalt depot. • Det kan bli aktuelt med skanning eller utlån av dokumentasjon i aktive saker for bruk i videre saksbehandling i statlig regi

17. Overformynderiets arkiver • Arkivene ordnes og listeføres • Når arkivene avsluttes kan arkivene i sin helhet overføres til IKA Opplandene • Viktig å kvalitetssikre arkivene allerede nå slik at avlevering kan skje så effektivt som mulig når den tid kommer.

18. Overformynderiets arkiver • Det finnes en del overformynderiarkiver fra både Hedmark og Oppland på Statsarkivet i Hamar. Dette er arkiver før 1890 • Dette ble bestemt av Justisdep. • Finnes det hull i rekkene kan det tenkes at de er blitt avlevert til Statsarkivet.

19. Kommunale pasientjournaler Kirsti O. Sletten

20. Pasientjournaler • I Retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon i kommunale arkiv står det: • Bevares for det tidsrom Sosialdepartementets nye forskrifter vil bestemme • Deretter bevares pasientjournalene/mappene for personer født den 1, 11 og 21 i hver måned

21. Krav til oppbevaring • Forskrift om pasientjournal 21. desember 2000 • Journalene skal oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. Hvis ikke journalopplysningene deretter skal bevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes, jf. personopplysningsloven § 28. Avlevering eller deponering som nevnt i tredje og fjerde ledd bør ikke skje før det er gått minst 10 år etter siste innføring i journalen. • Journaler i offentlig virksomhet kommer inn under bestemmelsene om offentlige arkiver i og i medhold av arkivloven, herunder bestemmelsene om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot.

22. Pasientjournaler • Riksarkivet sier at kassasjonsregler som er gitt i forskrift av 01.12.1999 nr. 1566 ikke er særlig anvendbare, og det bes derfor om at man venter med kassasjon til Riksarkivaren har fattet nytt bevarings- og kassasjonsvedtak.

23. Pasientjournaler • Det har også vært snakk om at alle pasientjournaler, både statlig og kommunal, skulle til Norsk helsearkiv på Tynset • Riksarkivet har i brev 17.11.2011 klargjort at det er pasientjournaler fra de somatiske sykehus og poliklinikker, det psykiatriske helsevernet, privatpraktiserende spesialister, rusinstitusjoner, rehabiliterings- og habiliteringsinstitusjoner og sykehusapotekene.

24. Pasientjournaler • Riksarkivaren sier videre: • Norsk helsearkiv skal følgelig ikke bevare pasientjournaler fra kommunale og fylkeskommunale arkivskapere og har ingen planer som går i den retning

25. Pasientjournaler • Dette betyr at kommunale pasientjournaler skal avleveres til kommunalt depot

26. Behandling av forliksrådsenes arkiver Kirsti O. Sletten

27. Oppbevaring • Brev fra Riksarkivaren datert 04.11.2005 • Kommunen skal oppbevare materiale frem til omorganiseringstidspunktet 01.01.2006 • Dette inkluderer ordning, pakking og kassasjon

28. Kassasjon • For politiet gjelder egne kassasjonsregler som er godkjent av Riksarkivaren i 2005 • Disse reglene inkluderer forliksrådene og skal brukes på det materialet som skapes etter omorganiseringen. • For forliksrådenes materiale før omorganiseringen gjelder de kommunale kassasjonsregler som er gitt i forskrift av 01.12.1999 nr. 1566

29. Kassasjon • Riksarkivaren skriver imidlertid av disse reglene ikke er særlig anvendbare, og ber derfor om at man venter med kassasjon til Riksarkivaren har fattet nytt bevarings- og kassasjonsvedtak • Dette gjelder materialet produsert frem til 01.01.2006

30. Overføring • Forliksrådene skal overføre deler av materialet til politidistriktene. • Materiale fra de 10 siste årene skal overføres • 01.01.1996 – 31.12.2005 skal overføres politiet. • Dette inkluderer også papirutskrift av elektronisk journaler/registre.

31. Overføring • Politiet skal behandles dette materiale som bortsettingsarkiv og ikke tilføre nye saker. • Kommunene må utarbeide overføringsliste og arkivdepot skal motta kopi av denne ved overføring til politiet • Forliksrådenes materiale fra perioden frem til 31.12.1995 skal ordnes og avleveres til arkivdepot. Dette er kommunes ansvar

32. Overføring • Kommunene skal utarbeide overføringsliste og avleveringsliste og informere politidistriktene om hvor materialet fra perioden 1930 – 1995 er avlevert.

33. Hvor skal man avlevere • Arkiver i tiden før 1930 skal i henhold til rundskriv av 12.07.1933, 24.07.1933 og 22.07.1953 fra Justisdepartementet avleveres til statsarkivene. • Arkivmateriale fra perioden 1930 – 1995 • De forliksrådene som allerede har avlevert noe til statsarkivene, skal avlevere til statsarkivene

34. Hvor skal man avlevere • De forliksrådene som allerede har avlevert noe til kommunalt arkivdepot, skal avlevere til kommunalt arkivdepot • De forliksrådene som har avlevert både til et statsarkiv og til et kommunalt arkivdepot, skal avlevere til kommunalt arkivdepot. • De forliksrådene som ikke har avlevert noe tidligere skal avlevere til statsarkivene.