Rezultati monitoringa za II kvartal 2010 1. april - 30. jun Monitoring results for II quarter 2010 A pril 1st– J un

1. Rezultati monitoringa za II kvartal 20101. april - 30. junMonitoring results for II quarter 2010 April1st– June 30th 14. Decembar 2010.

2. Uzorak istraživanja i prikupljanje podatakaThe sample of research and data collection • Istraživanje je zasnovano na podacima koji su dobijeni od 88 naručilaca sa raznih nivoa vlasti i različite strukture • Zahtevi za pristup informacijama upućeni takođe i na adrese 19 naručilaca koji uopšte nisu dostavili odgovora i 21 naručilaca koji su dostavili delimične podatke • Podaci prikupljani od Uprave za javne nabavke i većine privrednih i prekršajnih sudova; nije dobijen odgovor od Republičke komisije za zaštitu prava • Results based on data obtained from 88 purchasing entities from different government levels and with different structure • Requests for access to information of public importance submitted also to 19 purchasing entities providing no answer at all and 21 entities providing only partial data • Data collected from Public procurement office and majority of Commercial and Misdemeanor courts; no answer from Republican commission for protection of rights

3. Prikupljanje podataka – uzorak istraživanja

4. Saradnja naručilaca

5. Ekonomičnost i efikasnost • Ekonomičnost i efikasnost u procesu planiranja javnih nabavki su obezbeđeni samo na osnovnom nivou, time što naručioci u velikoj većini slučajeva donose obavezne planove javnih nabavki. Međutim, nedostaju sveobuhvatni kriterijumi na osnovu kojih se takvo planiranje vrši. Sistem javnih nabavki je fragmentiran i nema višegodišnjeg planiranja. • Kod sprovođenja javnih nabavki načela ekonomičnosti i efikasnosti su delimično obezbeđena kroz osrednje uštede u odnosu na planirane izdatke i kroz raširenu praksu traženja sredstava finansijskog obezbeđenja. S druge strane, šanse da se ekonomičnost i efikasnost unaprede kroz korišćenje elektronskih nabavki se još uvek ne koriste. • U fazi izvršenja ugovora ekonomičnost i efikasnost narušavaju značajna kašnjenja u plaćanju od strane naručilaca. Osim toga, čitav sistem je ugrožen značajnim kašnjenjem u sprovođenju obuke i izdavanju sertifikata službenicima za javne nabavke

6. Skorza Ekonomičnost i efikasnost • Nabavke se sprovode sa ciljem da osiguraju ekonomično i efikasno korišćenje javnih fondova- 5.4 • Naručioci racionalno troše javna sredstva kroz procedure javnih nabavki– 6 • Široka upotreba interneta kako bi se povećala efikasnost procedura javnih nabavki i ssmanjili troškovi naručilaca - 0 • Naručioci su poštovali rokove u javnim nabavkama– 10 • Tenderska dokumentacija i kriterijumi za evaluaciju su u vezi sa obimom i predmetom nabavke – 4.6 • Finansijsko upravljanje naručioca vezano za javne nabavke funkcioniše odgovarajuće - 2,1 • Dobavljači poštuju ugovorne obaveze - 8 • Naručioci imaju kvalifikovane službenike za javne nabavke – 0 • Literatura o javnim nabavkama je dostupna - 7

7. Economy and efficiency • Economy and efficiency in planning phase of public procurement is ensured only on basic level, by preparation of mandatory annual public procurement plans, but without comprehensive criteria to base planning on, with large fragmentation of public procurement system and lack of multy-annual planning. • In middle phase of the process, economy and efficiency is moderately ensured through modest savings made in comparison with initial estimations and widespread practice to ask for financial guarantees. On the other hand, the chance to improve economy and efficiency by using of e-procurements is still not used. • In execution phase, the economy and efficiency is endangered by significant delays in payments. Furthermore, the whole system is endangered by delay in implementation of training plans and certification of public procurement officers.

8. Scores for Economy and Efficiency • Procurements are planned in order to ensure economy and efficiency of public funds usage - 5.4 • Procurement entities are saving public funds through public procurement procedures– 6 • Internet is widely used in order to increase efficiency of public procurement procedures and to decrease costs of purchasing entities - 0 • Legal deadlines in public procurement procedures are respected by purchasing entities– 10 • Tender documentation and evaluation criteria is related to the scope and subject of procurement – 4.6 • Financial management of purchasing entities related to public procurement functions properly - 2,1 • Suppliers are respecting contract obligations 8 • Purchasing entities have qualified public procurement officers – 0 • Public procurement literature is available - 7

9. Konkurentnost • Konkurentnostsistema je prema nalazima veoma dobra u fazi planiranja, ali slabija u potonjoj primeni tih planova. Prosečni broj ponuda po jednoj nabavci je prilično niska, što može da ukazuje na slabost privrede, previše stroge zakonske uslove i ograničenja za učešće u postupku javne nabavke te nizak nivo poverenja u integritet sistema. • Mogućnost korišćenja prednosti koje sa sobom nose javne nabavke po partijama nisu dovoljno iskorišćene. • U fazi izvršenja ugovora aneksi ugovora nisu retki, a opravdanje za njihovo zaključivanje obično ne postoji, ili makar ne postoji dokument koji o tome svedoči.

10. Skor za konkurentnost • Konkurentne procedure preovlađuju u sistemu javnih nabavki Score: 6 • Javni fondovi korišćeni u procesima nabavki izuzeti iz sistema javnih nabavki su ograničeni i minimalni Score: 10 • Postoji visok nivo konkurencije u postupcima javnih nabavki Score: 2,5 • Sistem javnih nabavki je otvoren za učešće stranih i domaćih ponuđača Score: 2 • Nekonkurentno ugovaranje sa prethodnim dobavljačima je ograničeno Score: 0

11. Competitiveness • The competitiveness of the system proofed to be almost excellent in the planning phase, but weaker in later implementation of plans. The average number of bids per tender is rather low, eventually indicating weaknesses of country’s economy, sharpness of legal conditions and limits for firms to participate in public procurements and low level of confidence in system integrity. • The possibility to use advantages of procurements in lots is not sufficiently used. • In contract execution phase, annexes are not rare practice and justification is missing.

12. Score for Competitiveness • Competitive procedures are dominant in system of public procurement Score: 6 • Public funds spent in public procurement procedures excluded from general system is limited and minimal Score: 10 • There is high level of competition in public procurement tenders Score: 2,5 • Public procurement system is opened for participation of foreign and domestic bidders Score: 2 • Non-competitive contracting with previous supplier is limited Score: 0

13. Transparentnost • Transparentnosti uopšte nema u fazi planiranja nabavki. • Naručioci u velikoj većini poštuju osnovne zakonske dužnosti u vezi sa objavljivanjem oglasa o javnim nabavkama (na Portalu javnih nabavki i Službenom glasniku), pri čemu su primećeni i pozitivni trendovi u vezi sa objavljivanjem nabavki male vrednosti na Portalu. Međutim, nivo pro-aktivnog objavljivanja informacija o javnim nabavkama (više od onoga što zakon nalaže) je i dalje na veoma niskom nivou. • Slično tome, informacije o izvršenju ugovora o javnim nabavkama naručioci objavljuju samo ponekad i samo ako su one kadre da stvore povoljnu sliku o institucijama koje su ih sprovele.

14. Skor za transparentnost • Planovi javnih nabavki su dostupni Score: 0 • Dokumenti vezani za procedure javnih nabavki su dostupni Score: 8 • Tenderska dokumentacija je dostupna po minimalnoj ceni Score: 1 • Pregled podataka o naručiocima Score: 3 • Informacije o izvršenju ugovora su dostupne Score: 0

15. Transparency • The transparency does not exist in planning phase. • The respect of basic legal duties related to the decision making procedure prevails (publishing of announcements in Portal and Official Gazette), with some positive trends in regards of publishing information about small value procurement, but the pro-active approach to publish more than the law asks for is largely missing. • Similarly, the information about contract execution are only occasionally published and only if preferable for procurement entities.

16. Score for Transparency • Public procurement plans are available Score: 0 • Documents related to public procurement procedures are available Score: 8 • Tender documentation available with minimal costs Score: 1 • An overview of purchasing entities' performance in public procurement is available Score: 3 • Information on execution of contracts are available Score: 0

17. Jednakost ponuđača • Jednakost ponuđača je obezbeđena samo delimično. Uslovi koji se postavljaju pred ponuđače i elementi kriterijuma u odnosu na koje treba da daju svoje ponude uglavnom postavljaju razumne zahteve u vezi sa finansijskim kapacitetima. S druge strane, procenu razložnosti traženih ljudskih i tehničkih resursa je gotovo nemoguće izvršiti u odsustvu dodatne dokumentacije – “procene potreba” na osnovu koje bi bilo utvrđeno da su baš takvi kapaciteti neophodni. • Pokazatelji o pretežnoj zastupljenosti “najniže cene” kao kriterijuma i veliki značaj koji je dat “najnižoj ceni” kao elementu kriterijuma, svakako su ohrabrujući sa stanovišta jednakosti ponuđača. Međutim, istovremeno, čini se da ova situacija negativno utiče na broj učesnika u nadmetanju jer uzrokuje određivanje karakteristika predmeta nabavke tako da se ne ostavlja mnogo prostora za modalitete prisutne na tržištu. • I dalje se prečesto zaključuju aneksi ugovora, što povređuje jednakost ponuđača post festum

18. Skor za jednakost ponuđača • Uslovi ponude su relevantni za predmet nabavke Bidding conditions are relevant for procurement subjects Score: 4 • Tenderski kriterijumi su u vezi sa predmetima javnih nabavki Tender criteria are related to the subject of public procurement Score: 10 • Uslovi iz ugovora o javnoj nabavci nisu menjani tokom izvršenja ugovora Terms of public procurement contract are not changed during contract implementation Score: 6

19. Equality of bidders • Equality of bidders seems to be partially ensured. Conditions and terms of references for bidders and bids are setting reasonable limits for financial capacity, while evaluation of asked human and technical capacities is impossible to make in absence of “needs assessment” documents and justification for public procurements. • Similarly, indicators of prevalence of “lowest price” method and high significance given to the “lowest price” within “value for money” are encouraging in terms of bidders’ equality, but at the same time, seems to affect adversary competition. • Annexes to the contracts are still present too often, thus harming post festum bidders’ rights.

20. Scores for Equality of bidders • Bidding conditions are relevant for procurement subjects Score: 4 • Tender criteria are related to the subject of public procurement Score: 10 • Terms of public procurement contract are not changed during contract implementation Score: 6

21. Integritet • Integritetsistema je samo delimično obezbeđen. Nizak procenat postupaka nabavki u kojima je podnošen zahtev za zaštitu prava više ukazuje na slabo poverenje koje ponuđači poklanjaju sistemu zakonske zaštite i želju da ne ulaze u sukobe sa potencijalnim budućim partnerima, nego na savršenost procedura i konkursne dokumentacije. • Odsustvo tužbi Upravnom sudu i odsustvo prekršajnih postupaka zbog kršenja Zakona o javnim nabavkama, kao i mali broj pokrenutih postupaka za zaštitu javnog interesa takođe su dokaz da se pravna sredstva za zaštitu integriteta sistema javnih nabavki ne koriste dovoljno.

22. Skorovi za Integritet • Sistem zaštite pred administrativnim telom funkcioniše Score: 6 • Sistem sudske zaštite funkcioniše Score: 5 • Sistem kontrole postoji Score: without answer

23. Integrity of the system • Integrity of the system is only partially ensured. The low percentage of procurements where request for protection of bidders’ right is lodged rather indicates low confidence in system and willingness not to go into conflict with possible future partners than perfectiveness of the procedures and terms of references. • The absence of lawsuits to administrative court and misdemeanor procedures as well as public interest protection initiatives proofs these legal tools to be not-sufficiently used.

24. Scores for Ingegrity • System of protection before administrative bodies functions Score: 6 • System of protection before courts functions Score: 5 • Oversight system is in place Score: without answer

25. Opšti zaključak • Ukupno, sistem javnih nabavki se pokazao umereno uspešan kada je reč o primeni osnovnih odredaba Zakona o javnim nabavkama. • Međutim, nedostaje spremnost da se učini više nego što zakon striktno nalaže i da se ostvare potpunije načela koja proklamuje, radi postizanja veće transparentnosti, planiranja budžeta i opravdanja potreba za javnim nabavkama. • Preterano oštra pravila za učešće u postupcima javnih nabavki, manjak profesionalnog osoblja kod naručilaca, malo poverenje u integritet sistema i slabo funkcionisanje kontrolnih mehanizama dodatno otežavaju postizanje načela i ciljeva javnih nabavki. • Zakonske mogućnosti za postizanje većih ušteda budžetskih sredstava se i dalje nedovoljno koriste.

26. Overall conclusions • In overall, the system of public procurement proofed to be moderately successful in terms of implementation of basic provisions of Law on public procurement. • However, the system still lacks initiatives to go beyond these legal duties, in terms of greater transparency, budget planning or justification of needs. • Harsh legal limits, lack of professional staff, confidence in integrity of the system and oversight mechanisms are further hampering achievement of public procurement principals and goals. • Available tools to increase savings of public monies are insufficiently used.

27. PlaniranjePlanning • Naručioci imaju plan nabavki, ali ne planiraju na period duži od jedne godine. • Procenat planiranih konkurentskih postupaka je 82%, ali opadne usled nabavki po hitnosti i neuspešnih konkurentnih postupaka • Centralizovane nabavke obuhvataju 3.2% ukupne vredosti • Purchasing entities are having annual procurement plans, but do not plan more in advance • Percentage of planned completive procedures is 82% but decreases in practice due to urgent and unsuccessful procurements • Centralized procurements are only 3.2% of overall procurement value

28. Postupak Procedure • Procenat ušteda u odnosu na planirane troškove je 12% • Naručioci traže finansijske garancije za dobro izvršenje posla kod 72% nabavki • Prosečan broj ponuda po tenderu je 3.3 • Prosečan broj ispravnih ponuda po tenderu je 2.7 • Pri oglašavanju naručioci poštuju zakonske obaveze, ali ne i više od toga • Percentage of savings compared with procurement plans is 12% • Purchasing entities asked for financial guarantees for good contract execution in 72% of cases • Overall number of bids per tender only 3.3 • Overall number of correct bids per tender is 2.7 • When publishing information, purchasing entities are respecting legal duties, but rarely going beyond it

29. PostupakProcedure • Internet prezentacije koristi 18% naručilaca • Portal za javne nabavke beleži preko 11000 poseta na mesečnom nivou (33 443 u ovom kvartalu) • Preko 75% naručilaca naplaćuje konkursnu dokumentaciju više od zakonom propisanih troškova • Procenat nabavki po kriterijumu najniže cene 32% • Prosečan broj pondera za cenu je 66 • Internet presentation used by 18% of purchasing entities • Public procurement portal widely used – 11000 visits on monthly level (33.443 within the quarter observed) • More than 75% of bidders are charging copies of terms of reference in greater amount than they should • Percentage of procurements based on “lowest price” criterion 32% • Average number of ponders for “price” element is 66 (out of 100)

30. IzvršenjeExecution • 28% naručilaca povremeno kasni sa plaćanjem • Najmanje12% ponuđača kasni sa izvršenjem nabavke • Naručioci ne naplaćuju sredstva obezbeđenja • 7% nabavki je uložen zahtev za zaštitu prava • 28% of purchasing entities have delay in payments • In 12% of cases delay identified in contract execution • Purchasing entities are not using financial guarantees • Request for right protection lodged in 7% of procurement procedures

31. Hvala napažnji! Thank you for your attention!