1 / 14

Örebro kommuns administrativa organisation

Kundfakturor via Excel Örebro kommun Proffsdagarna 14-15 maj Karin Helmrich Systemförvaltare Raindance. Örebro kommuns administrativa organisation. 3 Förvaltningskontor som styr och stödjer verksamheten i ekonomiska frågor Administrativa assistenter som är närstödjare till verksamheten

lanai
Download Presentation

Örebro kommuns administrativa organisation

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Kundfakturor via ExcelÖrebro kommunProffsdagarna14-15 majKarin HelmrichSystemförvaltare Raindance

  2. Örebro kommuns administrativa organisation 3 Förvaltningskontor som styr och stödjer verksamheten i ekonomiska frågor Administrativa assistenter som är närstödjare till verksamheten Systemförvaltare för Raindance med kring objekt tillhör det Förvaltningskontor där redovisningsenheten tillhör

  3. Raindance objektets organisation Systemägare, redovisningschefen Systemförvaltare, 2st Reskontraansvarig kund, leverantör 2st Systemansvarig e-handel o utdataekonomi 1st Ansvarig Projektmodulen 1st Användarstödredovisning (även ekonomisystem)

  4. Varför registrera kundfakturor via Excelintegration? Effektivisera administrationen vid återkommande kundfakturor trots att det inte finns ett verksamhetssystem En stort antal fakturor som ska registreras in vid ett tillfälle

  5. Externa kundfakturor via Excel i Classic Boendeavgift elever RGD/RGH Diverse kostnader Socialtjänsten Boende för funktionshindrades inbetalning till gemensamma hushållskassor (ej kommunens pengar) Matkostnader inom daglig verksamhet Boende för funktionshindrades matkostnader Diverse kostnader Kultur och Fritidsverksamheten

  6. Process för kundfakturering matkostnader Verksamhetens medarbetare Varje boendeenhet inkl fritids samt dagligverksamhet använder mall i Excel som skapats för inregistrering av antal olika typer av måltider Ändra fakturatexten Ett månatligt underlag för kundfakturor skickas till deras Administrativa assistent. Visa exempel, alla kolumner behövs inte för inläsningen utan mer för information för kvalitetssäkring.

  7. Process för kundfakturering matkostnader,Excelmall

  8. Process för kundfakturering matkostnader Administrativa assistenter närstödjare i verksamheten Kundfaktureringsunderlaget i Excel kvalitetssäkras av en administrativ assistent. Kontrollera att alla uppgifter är ifyllda Kontrollera orimliga belopp Fyll i förfallodagen Kundfakturaunderlaget läggs i en samarbetsmapp Skickar ett mail till Förvaltningskontorets funktionsbrevlåda där det framgår antal fakturor och totala beloppet (uppdrag).

  9. Process för kundfakturering matkostnader Ekonomiassistenter på Förvaltningskontoren Kontrollera formatet på kundID autogiro respektive övriga Kontrollera total beloppet och antal fakturor för avstämning mot mail Se till att formatet i Excelmallen är korrekt ”pensla” Slår ihop filer Sparar om filen till Blankstegs formaterad text PRN Samma förfarande som en integration Samma förfarande för autogiro, kundfakturautskick som andra kundfakturor

  10. Ett annat exempel på Excelmall med en rad

  11. Interna kundfakturor via Excel Årsavgift cykelhyra Abonnemangsfakturor för trådlösa accesspunkter

  12. Utbetalningar via Excel i Classic Habiliteringsersättning, 580 per mån Inackorderingsbidrag RGD/RGH, 80 per mån Kostersättning RGD/RGH, 150 per mån Vägbidrag, 200 2ggr per år

  13. Erfarenhet av Excelinläsning Kort startsträcka om det finns kompetens att konfigurera integrationer i Rd inom organisationen Excelinläsning ger en effektivare administration, men inte i alla fall Säkra upp en kvalitetssäker process genom bra rutinbeskrivningar Verksamhetens medarbetare, Administrativa assistenterna och Ekonomiassistenterna ska ha kompetens i Excel Låsa vissa celler i Excel Följ upp att man fick effekten som avsågs, om ev. något måste justeras

  14. Tack!Karin Helmrichkarin.helmrich@orebro.semarianne.gustavsson@orebro.seKundreskontraansvarig emma.victorin@orebro.seInternreskontraansvarig, Integrationerasa.schill@orebro.seLeverantörsreskontraansvarig

More Related