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Erfahrungen und Ergebnisse der Universität Osnabrück bei der Neugestaltung des Hochschul- Rechnungswesens.

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Erfahrungen und Ergebnisse der Universität Osnabrück bei der Neugestaltung des Hochschul- Rechnungswesens. Dr. Wilfried Hötker Vizepräsident für Personal und Finanzen Von der Kameralistik zur Doppik Der schwierige Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz

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Erfahrungen und Ergebnisse der Universität Osnabrück bei der Neugestaltung des Hochschul-Rechnungswesens.
  • Dr. Wilfried Hötker
  • Vizepräsident für Personal und Finanzen
  • Von der Kameralistik zur Doppik
  • Der schwierige Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz
  • Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur ersten Jahresabschlussbilanz
  • So ist das Finanz- und Rechnungswesen heute organisiert
  • Das CCC ein Erfolgsmodell
  • Was bringt uns die doppelte Buchführung?
i von der kameralistik zur doppik
I. Von der Kameralistik zur Doppik
  • Am 01.01.2000 wurde die Universität Osnabrück Landesbetrieb
  • Zum gleichen Zeitpunkt erfolgte der Wechsel von der kameralen Haushaltsführung zum kaufmännischen Rechnungswesen
  • Ab 01.01.2000 Nutzung von BaaN ERP+ als einzige Universität
  • Wechsel von BaaN ERP+ auf die Software SAP R/3 im Finanzwesen zum 1.1.2005 (mit Unterstützung des Niedersächsischen Hochschulkompetenzzentrums für SAP (CCC))
  • Wechsel von HIS SVA nach SAP HR in der Personalverwaltung zum 1.1.2006 (mit Unterstützung des CCC)
  • zum 1.1.2005 lag der Universität Osnabrück noch kein vom MWK genehmigter Jahresabschluss vor
  • Heute ist der Jahresabschluss 2006 fast fertig
ii der schwierige weg zur ersten jahres abschlu bilanz
II. Der schwierige Weg zur ersten Jahres-abschlußbilanz
  • Allgemeine Schwierigkeiten bei der Umstellung auf die kaufmännische Buchführung; zu kurze Umstellungsphase (1/2 Jahr)
  • zunächst nicht ausreichendes Personal mit Praxiserfahrung (Bilanzbuchhalter)
  • weitere Umstellungen (Neuorganisation NLBV, Auflösung Regierungsbezirkskassen)
  • Wechsel des Kontenrahmens zum 01.01.2001 auf Wunsch des MWK; notwendiger Wechsel von BaaN 5.0b auf 5.0c
  • Fehlende Anlagenbuchhaltung unter Baan bis Mitte 2003
  • Schlechter oder kein Support durch Baan bei techn. Probleme durch unklare Vertragssituation auf Landesseite
  • zusätzlicher Aufwand wegen der Umstellung auf SAP R/3
  • unzureichende Unterstützung durch die Wirtschaftsprüfer
  • Die Organisationsstruktur im Finanzwesen wurde unzureichend auf die neuen Anforderungen angepasst
iii erfolgsfaktoren auf dem weg zur ersten jahres abschlu bilanz
III. Erfolgsfaktoren auf dem Weg zur ersten Jahres-abschlußbilanz
  • Schaffung breiteren Fachwissens (Bilanzbuchhalter), Bündelung von Know-how ggf. mit externen Beratern zur Unterstützung der Jahresabschlussarbeiten
  • Einbindung der Fachbereiche u.a. hinsichtlich der Informationsbedürfnisse (Kontoauszüge etc.) – Projekt eSAPInfo mit dezentralem Online-Zugang
  • Austausch mit anderen Hochschulen
  • Betreuung durch das Niedersächsische Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC)
  • Vollständige Reorganisation des Finanzdezernates nach den Bedürfnissen des kfm. ReWe ( nicht nur eine FiBu als separate Einheit)
v das ccc ein erfolgsmodell
V. Das CCC ein Erfolgsmodell
  • Zentrale Unterstützung und Weiterentwicklung der SAP Systeme für 14 niedersächsische Hochschulen im niedersächsischen Hochschulreferenzmodell
  • Schnelle und gemeinsame Einführung neuer Module und Prozesse
  • Gutes Projekt- und Qualitäts- und Kostenmanagement bei Anpassungen und Neuimplementierungen
  • Schaffung einer Infrastruktur zum Informationsaustausch zwischen den beteiligten Hochschulen
  • Kostengünstige Bereitstellung hochschulspezifischen SAP Know-Hows
  • Keine externe Beratungskosten im laufenden Betrieb
  • Sehr gut funktionierendes Key-user-Konzept
vi was bringt uns die doppelte buchf hrung
VI. Was bringt uns die doppelte Buchführung ?
  • Transparentes, auch außerhalb der öffentlichen Verwaltung verständliches System durch Bilanz, GuV, Lagebericht zur Beurteilung der wirtschaftlichen Lage (Rechenschaftslegung)
  • Aussagen zum Anlage- und Umlaufvermögen, auch zur Abschätzung des Werteverzehrs
  • Überblick über den Stand der Projekte für Dritte (Erhaltene Anzahlungen/Unfertige Leistungen bzw. Sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten)
  • Vereinfachte Einführung und Pflege qualifizierter Kostenrechnungssysteme (KLR ohne Nebenrechnung als integrierte Lösung)
  • Transparenz des Rechnungswesens durch Kennzahlenbildung
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