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第三章專案管理流程

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第三章專案管理流程. 4A01B027 陳慧軒 4A01B030 廖純亭 4A01B041 洪妙慈. 3-1 專案啟始階段. 專案流程中,最重要的就是專案啟始階段,也就是專案「定義」階段,在針對大部份失敗的專案做檢討時,大半都會發現,這些災難在最開始,已經注定會發生。. 需要與需求調查. 依據 PMBOK 指南,專案是因六種「需要」與「需求」之一而產生。 1. 市場需求 2. 商業需要 3. 顧客要求 4. 技術需要與需求 5. 社會需要與需求 6. 法律要求. 發展專案核准證明.

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第三章專案管理流程

4A01B027陳慧軒

4A01B030廖純亭

4A01B041洪妙慈

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3-1專案啟始階段
  • 專案流程中,最重要的就是專案啟始階段,也就是專案「定義」階段,在針對大部份失敗的專案做檢討時,大半都會發現,這些災難在最開始,已經注定會發生。
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需要與需求調查
  • 依據PMBOK指南,專案是因六種「需要」與「需求」之一而產生。

1.市場需求

2.商業需要

3.顧客要求

4.技術需要與需求

5.社會需要與需求

6.法律要求

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發展專案核准證明
  • 專案啟動的第一站是一個稱做「發展專案核准證明」的流程,是一份宣示專案正式成立的文件,主要目的正式核准專案開始以及投入資源,重要性在於清楚告訴所有的利害關係人:

1.有待解決的問題是什麼

2.本專案提供解決的方案是什麼

3.組織執行專案的決心

4.專案經理是誰以及他的權責

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發展初步專案範疇聲明
  • 專案工作聲明書,是描述專案承諾要完成的任務。

依據MBOK指南,聲明書應包含以下條件:

1.專案目的       8.假設

2.專案產品或服務的特性 9.概略性風險清單與定義

3.專案目的       10.里程碑

4.專案可交付的成果   11.初步工作分解結構

5.要求         12.成本估計

6.排除範疇以外之事物  13.型態管理要求

7.限制         14.專案驗收標準

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正式啟動會議成功的秘訣

1.找出所有應該與會的利害關係人:至少要邀請資助專案成立的「顧客」,所有專案團隊成員,以及與最終結果有關的其他人員參加。

2.由專案經理進行簡報:專案經理在會議上親口說明,最能強調專案的需要、重要性與承諾。

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3-2專案規劃階段
  • 專案規劃階段的第一個流程為「發展專案管理計劃」,協調整合所有各種輔助性專案計劃有關,有四項投入:

1.初步籌範說明書

2.專案管理流程

3.企業環境因素

4.組織流程資產

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專案規劃階段的管理焦點

1.專案規劃涵蓋範圍:該專案的計劃是否涵蓋了整個的專案?

2.關鍵時間點:專案的時程表與里程碑

3.關鍵要徑:萬一要徑出問題,有沒有其他替代方案可因應?

4.異議:利害關係人對此專案是否有何異議?

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3-3專案執行階段
  • 每個專案都有四個限制:「績效、成本、時間、範疇」,這四者間彼此相關,因此在這中間必須有所取捨與折衷。
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專案執行階段的管理焦點

1.專案進度與允諾執成的里程碑相較:專案是否按照原先核准過的計劃進度進行?

2.專案資源:是否分配適當資源?

3.專案預算:花費是否掌控在預算之內?

4.肯定並慶祝大大小小的成功:給與團隊肯定可滋生更多成功。

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專案執行階段常見問題

1.專案計劃中的各項工作無法順利銜接

2.各項工作時間會有浮誇情況

3.專案計劃排程的變動

4.無法準確完成專案計劃

5.超過預算

6.與其他專案搶奪資源

7.專案優先順序問題

8.專案團隊和管理階層的衝突

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3-4專案監督與控制階段
  • 專案管理的目的,在於讓專案在預算與範疇內準時完成,並達到預期成效,這就需要專案監督與控制。
  • 專案監督與控制的最高境界,是專案小組中的每一位成員都能掌控好自己所負責的工作,達到自我控制的目的。
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3-5專案結階段
  • 專案經理要檢討所專案績效以及建議要改建之處,主要討論的議題有:

1.技術績效    7.溝通

2.成本績效    8.問題的確認與解決

3.時程績效    9.建議

4.專案計劃與控制

5.顧客關係

6.團隊關係

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專案結案階段的管理焦點

1.檢視專案成效:專案團隊是否有效達到專案原先設定的目標?

2.確保專案團隊能從此一專案中吸取有用經驗

3.慶祝:論功行賞

4.協助專案團隊成員平順轉移

5.解散成員/人員歸建

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心得感想

慧軒:我覺得專案管理的流程最難是一開始的定義因為要先調查市場需求,還有觀察相同產業的成功要素, 如果一開始沒有考慮周全,就開始動工,那失敗率會很高,正所謂:「慮事周全 而長遠」幸好有專案範疇,可以依照這些要點,逐一實施,還有專案會議也很重要,讓顧客了解此專案的利害。

純亭:專案管理的流程看似簡單,但要執行其實也不易,尤其是要如何掌握好需要的問題,流程每一個步驟也都是很關鍵的因素,在團隊裡面要如何卻是執行且懂得運用優勢也是很重要的,而學會控制也是一項學問,不管是哪方面的控制階段,都將成為成功的最後一臂之力。

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心得感想
  • 妙慈:

專案管理就是將計畫、組織、管理資源的一些原則加以運用來成功的完全成特定的計劃目標或標的。一個專案是由很多個階段性的小專案所組成的,而每個小專案的運作過程還是依據著專案的五大流程在運作。課本中啟始階段、規劃階段、執行階段、控制階段、結案階段,詳細清楚的說明了各個重點分析,讓我能清楚了解每個部分的工作內容,這章節雖然較於一、二章少,但內容豐富明瞭,容易學習,對於專案管理流程課程的吸收,很有收穫!

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