Maatwerk in de RI&E door interactie met de gebruiker

1. Maatwerk in de RI&E door interactie met de gebruiker De RI&E van doel tot middel AVR 2008

2. Inhoud van de workshop • Hoe is arbozorg georganiseerd binnen MCH • Stappen om te komen tot nieuwe RI&E • Waarom een nieuwe RI&E • Hoe ziet het nieuwe proces er uit • Hoe ziet het nieuwe instrument er uit • Betrokkenheid van werknemersvertegenwoordiging • Ervaringen tot nu toe AVR 2008

3. Medisch Centrum Haaglanden • Topklinisch Ziekenhuis met 2 ziekenhuislocaties • 785 erkende bedden en circa 2700 medewerkers • Decentrale besturingsfilosofie met integraal management • 5 medische divisies en daarnaast ondersteunende bedrijven AVR 2008

4. Arbozorg binnen MCH • Maatwerkregeling • Expertise binnen afdeling AVR binnen HRM • Stafmedewerker arbo • Stafmedewerker gevaarlijke stoffen • Bedrijfsfysiotherapeut • Reïntegratieconsulent • Bedrijfsarts • Bedrijfsmaatschappelijk werk • Arbocontactpersonen op afdelingen AVR 2008

5. Arbocontactpersonen (ACP) • Taken van de ACP-er • Inventariseren arbeidsomstandigheden (RI&E) • Adviseren en ondersteunen leidinggevende en medewerkers bij AVR (PvA) • Informeren nieuwe medewerkers over AVR • Brengt AVR in werkoverleg • Aanspreekpunt onderwerpen AVR, zoals gevaarlijke stoffen • Beheer documentatie (RI&E, BOEG) • Ergocoach AVR 2008

6. Ondersteuning Arbocontactpersoon • Interne basisopleiding van 4 dagen • Zes jaarlijkse bijeenkomsten • Zes nieuwsbrieven per jaar • Individuele ondersteuning door medewerkers AVR • Intranetsite met informatie over arbeidsomstandigheden AVR 2008

7. Stappen om te komen tot nieuwe RI&E • Inventarisatie ervaringen vorige RI&E • Vaststellen van verbeterpunten • Aanpassen van proces van RI&E • Aanpassen van systematiek van RI&E • Pilot nieuwe systematiek • Instructie uitvoering nieuwe RI&E • Uitrol nieuwe systematiek AVR 2008

8. Waarom een nieuwe RI&E?ervaringen uit het verleden • In 2008 moeten we, als heel MCH, een nieuwe RI&E uitvoeren volgens bestaande cyclus • Bij de vorige uitvoering is de RI&E als doel ervaren • Zwart gat na opsturen Plan van Aanpak • Veel administratieve handelingen • Overlap met Kwaliteit, MTO etc. • Oude systematiek gebaseerd op de RI&E zorg van 2002/2003, niet tussentijds aangepast AVR 2008

9. Opmerkingen over de vragen uit RI&E zorg 2002/2003 • Vragen sluiten niet aan bij proces op de afdeling, hierdoor herkent de uitvoerder zijn eigen afdeling niet • Onbalans in vragen, de vragen variëren van detailvraag tot procesvraag AVR 2008

10. Gewenste verbeteringen • Digitaal systeem • Integratie met andere systemen als Barometer en MTO • Minder handelingen/administratie • Betere kwaliteit en balans vragen • (Betere) terugkoppeling vanuit AVR • Aanpassen aan actuele regelgeving AVR 2008

11. Tijdspad nieuwe RI&E (1) • Eind 2006 inventarisatie ervaringen • Begin 2007 vaststellen verbeteringen • 1e helft 2007: • vaststellen proces • vaststellen inhoud • zoeken softwareleverancier • 2e helft 2007: • Bouwen van digitale RI&E • Pilot RI&E AVR 2008

12. Tijdspad nieuwe RI&E (2) • Begin 2008 • Instructie naar medewerkers • Uitrol van RI&E • Opstellen werkwijze interne audit • 2e helft 2008 • Uitvoeren interne audits • Uitvoeren externe audit AVR 2008

13. De nieuwe RI&E Hoe ziet het er uit? • Proces RI&E • Het nieuwe instrument AVR 2008

14. De nieuwe RI&EProces RI&E • Keuze van de modules • Invullen van de modules • Rondgang • Wegen van risico’s • Opstellen van het Plan van aanpak • Bespreking van het Plan van Aanpak • Interne audit • Externe audit • Jaarlijkse update AVR 2008

15. De nieuwe RI&EProces RI&E, modules • Algemeen en beleid • Onderzoek en behandeling van patiënten • Verpleging en verzorging • Laboratoriumwerk • Reiniging en sterilisatie instrumenten en toebehoren • Schoonmaak • Voedingsbereiding- en uitgifte • Administratieve werkprocessen • Bedrijfshulpverlening en beveiliging • Transport en Logistiek • Techniek en onderhoud • Verbouw, bouw, beheer en sloop • Kinderdagverblijf • Medicamentenbereiding Apotheek AVR 2008

16. De nieuwe RI&EProces RI&E, Invullen • Invullen door Arbocontactpersoon en/of Zorgmanager • Vragen: zijn de risico’s van een proces beheerst • Nadere informatie over vragen • Wegen van het risico • Maatregel in Plan van Aanpak AVR 2008

17. De nieuwe RI&EProces RI&E, rondgang Instructie naar uitvoerder: • Ga gericht kijken op basis van het invullen van de vragenlijst • Vraag collega’s hoe zij tegen het risico aankijken en er mee omgaan • Betrek zonodig de deskundigheid van de afdeling Arbo, Verzuim en Reïntegratie om een risico te beoordelen • Hou rekening met situaties die op een bepaalde tijd of incidenteel voorkomen AVR 2008

18. De nieuwe RI&EProces RI&E, wegen van risico’s • Gebruik van standaardmethodiek • De ernst van een risico (R) is afhankelijk van: • de waarschijnlijkheid dat werknemers aan het gevaar worden blootgesteld (W); • de frequentie waarmee deze blootstelling optreedt (B); • het effect dat de blootstelling heeft voor de betrokken werknemers (E). • In formule-vorm : R = W x E x B AVR 2008

19. De nieuwe RI&EProces RI&E, Wegen van risico’s AVR 2008

20. De nieuwe RI&EProces RI&E, Wegen van risico’s AVR 2008

21. Bron Verbeterpunt Gewenst eindresultaat Start Deadline Locatie Wie Status Acties Risicoscore Prioriteit Datum gerealiseerd Aanpassen kwaliteits-documenten Risicoscore De nieuwe RI&EProces RI&E, Plan van Aanpak AVR 2008

22. De nieuwe RI&EProces RI&E, Plan van Aanpak Instructie naar uitvoerder: • Bespreek Plan van Aanpak in werkoverleg met als doelen: • Verkrijgen van input van medewerkers over mogelijke oplossingen • Bekend maken van resultaten van de RI&E AVR 2008

23. De nieuwe RI&E Interne Audit • Deze wordt vanaf 2008 standaard uitgevoerd door de afdeling Arbo, Verzuim en Reïntegratie • Aandachtspunten: • Consistentie aanwezigheid verbetermaatregel bij geconstateerd risico • Volledigheid van de verbetermaatregel • Relatie risico en gekozen prioriteit • Betrokkenheid medewerkers bij de uitvoering AVR 2008

24. De nieuwe RI&E Externe Audit • Door gecertificeerde arbeidshygiënist • Lopende het jaar op basis van voortgang • Toetst op: • de RI&E volledig en betrouwbaar is; • de RI&E in overeenstemming is met de werkelijke en actuele situatie in het bedrijf; • in de RI&E de actuele inzichten op het terrein van veiligheid, gezondheid en welzijn zijn verwerkt. • Doet een steekproef AVR 2008

25. De nieuwe RI&EProces RI&E, Jaarlijkse update • Hier denken we nog over na en gaan dit waarschijnlijk doen op de werkwijze zoals bij de Barometer van kwaliteit wordt gehanteerd: • Kopie maken (afgeronde punten verdwijnen) • Vragen langslopen en eventueel aanpassen • Indien nodig nieuwe verbeterpunten opvoeren AVR 2008

26. De nieuwe RI&EHet instrument • Keuze voor software leverancier is gevallen op Compassweb omdat: • Eenvoudige internetapplicatie • Zelfde leverancier als barometer kwaliteit, hierdoor herkenbaar voor zorgmanager • Goede beheerderfunctie voor • Organisatiestructuur • Modules en vragen AVR 2008

27. De nieuwe RI&EHet instrument AVR 2008

28. Betrokkenheid van medewerkervertegenwoordiging • Afspraken in maatwerkregeling • Toetsing door gecertificeerde arbeidshygiënist • Instemming • proces RI&E • Informatie • Inzicht in nieuwe instrument van RI&E • Terugkoppeling pilot • Voortgang uitvoering AVR 2008

29. Ervaringen tot nu toe • Tot nu toe technische verbeteringen • Nauwelijks opmerkingen over de inhoud • Gebruiker ervaart de software als gemakkelijk • Als beheerder kunnen we makkelijk wijzigen in de organisatiestructuur • Traject met ondernemingsraad kostte veel tijd AVR 2008

30. Ervaringen tot nu toe (2) • Interne audit wordt als nuttig ervaren • Gebruik van risicoranking is beperkt • Output fysieke documenten sneller gewenst dan verwacht • Het (serieus) uitvoeren van de RI&E vraagt veel tijd AVR 2008

31. Aandachtspunten • Koppeling kwaliteit, MTO etc. • Borging bedrijfsbrede (arbo)processen (arbomanagementsysteem) • Kwaliteit van rapportages • Hoe om te gaan met afdelingsoverstijgende knelpunten • Volgen van uitvoering van verbeterpunten AVR 2008